Observatoire de la gouvernance de l’information [saison 2] : la suite


Lancée il y a quelques semaines, la saison 2 de l’observatoire de la gouvernance de l’information continue et ce ne sont pas moins de 630 personnes qui ont déjà participé à cette enquête !

Il n’est pas trop tard et vous pouvez vous aussi apporter votre contribution en récupérant votre invitation sur www.gouvinfo.org

En attendant, voici, en avant-première, quelques chiffres intéressants :

Tout d’abord, ce sont principalement les grandes sociétés (plus de 3’000 employés) qui sont représentées puisque 45 % des participants déclarent y travailler .
Et ce sont les membres de la direction générale (20,44%), de la direction de l’organisation et du système d’information (9,39%) et de la DSI (23,76%) qui ont donné leur avis.
Ils déclarent avoir des fonctions de management :

  • Global (exécutif, fonction de direction) : 26,24%
  • Local (manager, fonction de pilotage d’un service) : 25,14%
  • Projet (chef de projet, rôle de pilotage de projets) : 16,57%
  • Expertise (consultant expert, rôle de conseil) : 19,06%

Mais leurs responsabilités s’exercent, pour plus de la moitié d’entre-eux, sur des équipes n’excédant pas 15 personnes.

Point de situation

Apparemment, les organisations ont évolué sur cette question et notamment au niveau du management, mais au-delà de la prise de conscience, les projets restent encore dans les tiroirs :

Ainsi, ce sont 47% (32% en 2011) à affirmer que le C level est très moteur, qu’il a défini des objectifs clairs et qu’il se positionne en sponsor, mais également 72% (64% en 2011) à préciser que malgré la compréhension du sujet dans les grandes lignes, le niveau managérial gère d’autres priorités, tandis 65% (61% en 2011) affirment que leurs dirigeants estiment que ce type d’initiative manque encore de « justifications » !

Les enjeux

Il y a, pour le moment, peu d’évolution par rapport aux résultats de la « saison 1″, puis que pour la plupart l’enjeu principal reste : mieux gérer les risques autour de l’information, avoir une meilleure sécurité de l’information, être en accord avec la réglementation en vigueur !

Il est encourageant de constater que nombreux sont également ceux qui valorisent

  • le développement de la gestion des connaissances, c’est à dire la diffusion et le développement du savoir, la valorisation et productivité des employés, et le développment d’ un bien-être dans le cadre de leur travail
  • une meilleure agilité : amélioration de la prise de décision, de la qualité des produits et services, développement d’une plus grande capacité à innover
  • le business: faciliter et favoriser les opportunités d’affaires, mieux gérer la relation client, améliorer l’organisation ou la réorganisation des ressources

Mais dans ce contexte, il n’est pas très étonnant que beaucoup de décideurs ne trouvent pas (ou peu) de justifications à la mise en oeuvre de programmes de gouvernance de l’information.

On ne saurait trop conseiller à certains professsionnels, dont quelques éditeurs, de travailler à un argumentaire plus positif et valorisant plutôt que de rabacher sans cesse une argumentention uniquement basée sur « la peur », les risques encourus et la réponse technique !
Il s’agit de décisions stratégiques nécessaires pour assurer la performance économique de l’entreprise dans une certitude de confiance et non pas simplement d’ajouter une « brique de records management ou de gestion des règles »

Les instances

Une instance de gouvernance de l’information ?

Et selon vous ?

[podcast – 12|04]Enjeux des réseaux sociaux : la gouvernance


Il ne faut pas être naïf au point de considérer les média sociaux comme des espaces qui s’auto administrent et s’autorégulent au gré du temps qui passe !

Dans ces espaces, la granularité de la diffusion et du partage de l’information peut se révéler est une source de complexité dans la gestion des risques.
Et, il est souvent contre productif de vouloir offrir beaucoup (trop?) de personnalisation à des participants qui, par ailleurs, ne le demandent pas et qui pour la plupart d’entre-eux ne sauront pas qu’en faire.

Par contre, l’abondance de contenus et la multiplicité des échanges peut rendre le contrôle plus compliqué et être une incitation à ceux qui voudraient nuire à l’entreprise. Si dans la plupart des espaces de ce type, le risque de divulgation d’informations sensibles pour l’entreprise est peu important, il ne faut pas pour autant le négliger. Certaines organisations y répondent avec la mise en oeuvre de charte d’utilisation des réseaux sociaux d’entreprise.
Mais, on peut se nuire à vouloir trop bien faire et le simple fait que les réseaux sociaux d’entreprise sont des espaces «privés» dans lesquels il n’y a pas de place pour l’anonymat devrait réduire considérablement les risques.

Par ailleurs et d’après les expériences, l’automodération semble bien fonctionner sur les réseaux sociaux, mais il reste préférable de prévoir un accompagnement, dans lequel la question de la discrétion et de la confidentialité sera traitée, pour écarter une menace souvent due à la méconnaissance plutôt qu’à une réelle volonté de nuisance.

D’un point de vue plus technique, le réseau social d’entreprise est une application très «centralisée» et de nombreuses fonctionnalités du type monitoring permette de suivre (contrôler?) l’activité des participants ainsi que les contenus mis en ligne et la gouvernance sera aussi l’affaire de l’animateur-modérateur, le «steward» de l’espace social.

D’un simple point de vue «pratique», il faut éviter d’enferme le réseau social d’entreprise dans un «carcans» de bons usages et de bonnes pratiques. Les chartes ne servent la plupart du temps que «d’alibi», ne sont lues et peuvent être ressenties comme une marque de défiance.
Un bon conseil : privilégier le bon sens et valoriser le rôle d’animation de ces espaces.

L’essentiel reste que lorsqu’on parle gouvernance, on pense immédiatement valeur et confiance !

——

——

Gouvernance de l’information, entreprise 2.0 : où en sommes-nous ?


Il est acquis pour « tout le monde » que l’entreprise de demain se construira également à partir de la mise en oeuvre de stratégies de gouvernance de l’information.

Jean-Pascal Perrein vient de livrer au nom de l’observatoire de la gouvernance de l’information un livre blanc sur le sujet.

Sujet qui est particulièrement vaste, mais l’ambition de ce travail « collectif » est à la hauteur du défi.

Cette initiative servie par des professionnels (consultants, éditeurs et utilisateurs) arrive à point nommé pour nous permettre de faire un point de situation à propos de la gouvernance de l’information et de l’évolution de l’entreprise mises en perspectives.

Je vous conseille vivement de télécharger ce document qui, en un peu plus de 60 pages, décrit la réalité des entreprises françaises en ce domaine.

Dans ce billet, je reviens sur 3 points qui me paraissent intéressant à développer (toute l’étude est intéressante, bien évidemment !)

La gouvernance de l’information en support à l’économie du savoir

L’économie de demain sera celle du savoir (en réseau), l’information est plus que jamais clef !
Comment gérer avec précicion et efficacité un « processus » de maturation de l’information sous forme de données jusqu’à la connaissance au service de l’accroissement des compétences ?

La donnée est au coeur et son utilisation doit être faite au regard des indicateurs clefs de « performance » de ceux pour qui elle est essentielle : les métiers.

Sans stratégie, ni cadres, ni référentiels, cette exploitation intelligente est  difficile si ce n’est impossible !

La gouvernance de l’information est aussi une pratique « collaborative »
Non seulement,  la mise en oeuvre d’une stratégie de gouvernance de l’information est au service du développement de l’entreprise de demain, mais elle ne peut se faire qu’au travers des « méthodes » (collaboration et transversalité) qui en sont les principales caractéristiques.

Dans le cas précis, on parle d’instance plutôt que d’espace, mais le principe est le même : rassembler autour d’un sujet/projet les rôles les plus pertinents (pas les fonctions les plus importantes) tout en « légitimant » et en crédibilisant le travail du groupe par un lien fort avec une direction opérationnelle de l’entreprise.

Dans la réalité, peu d’entreprises (moins de 30% des participants à l’étude) ont « institutionnalisé » ce mode de fonctionnement pour la gouvernance de l’information : autant dire que le(s) chemin(s) sera(ont) long(s) et très probalement propres à chaque organisation.

La gouvernance de l’information concerne toute l’organisation

C’est en effet une stratégie qui a des effets « structurants » pour l’organisation car tous les contenus (émis, reçus, partagés, stockés, archivés, …) sont éligibles aux programmes qui la supporte.
Et les espaces sociaux sont également concernés, de même que les « outputs » des applications traditionnelles.
Ceci implique que toute l’organisation et ses métiers participent à la « formulation  » de la stratégie – ne serait-ce que pour en apprécier les impacts, mais également à la mise en oeuvre des solutions techniques et/ou fonctionnelles.

Il y aurait beaucoup à dire à propos des enseignements de cette emquête et du contenu de ce livre blanc.
S’il en est une que j’ai particulièrement apprécié, c’est la « remise en cause » de l’approche de la gouvernance de l’information faite du seul point de vue du risque.

Je regrette également que pour certains, il faut attendre l’émergence d’un « gros risque », donc d’une douleur intense probale avant d’entamer une réflexion sur le sujet.
je regrette également que certains éditeurs n’arrivent pas à valoriser leurs solutions techniques, au delà du « painfull », dans une vision (quelle valeur ?) plus structurante et pertinente au service de l’entreprise de demain.

Quoiqu’il en soit, merci à l’Observatoire de la Gouvernance de l’Information !

————————– Articles complémentaires ————–
Medias sociaux : quel besoin de gouvernance pour l’entreprise 2.0 ?

Interopérabilité : clef de voûte de l’entreprise de demain ?

Dialogue, gouvernance et business (Social) 2.0 : Qui a dit Digital Board ?

Gouvernance de l’information et entreprise 2.0 : perspectives 2012

L’entreprise de demain [#e20] – en confiance, jusqu’où ?

Gouvernance de l’information : l’essentiel est dans la valeur !

La gouvernance de l’information : une approche holistique de l’optimisation et de la gestion de l’information

Que d’information (suite), y a-t-il un pilote ???

Méthodes et usages pour une politique de gouvernance de l’information

Réseaux sociaux d’entreprise, gestion de contenu, gouvernance et records management

Entreprise 2.0, réseaux sociaux et information stewardship

Réseaux sociaux d’entreprise, joker de la gouvernance de l’information ?

La gouvernance de l’information : une affaire trop sérieuse pour être laissée dans les mains des… ?

L’information (les données) plus que jamais au coeur de l’entreprise de demain


Quoi de neuf me direz-vous !

Aucune révolution, en effet, mais quelques précisions ( nécessaires ?)

Distinguer l’information de l’application

Les récentes évolutions techniques ont largement contribué à ce que les utilisateurs s’intéressent de très près aux outils qu’on leur propose à titre professionnel et bien sur privé (la frontière est parfois un peu tenue).

Hors, l’application, bien que nécessaire, n’a en fin de compte aucun intérêt hors de ses phases de conception (pour les éditeurs) et d’utilisation (pour les entreprises) et la vision qu’on en a pourrait être « contreproductrice ».

Dans un modèle basé sur une informatique de gestion, chaque application est « détentrice » des informations et des données qu’elle recueille, qu’elle utilise en phase d’exploitation et qu’elle stocke ou archive.
L’architecture opérationnelle qui en résulte est une organisation qualifiée de « silos », donc fortement verticalisée par métier (et par application!).
Si ce type d’organisation va bien aux directions informatiques (logique matricielle) ainsi qu’à beaucoup d’employés (habitude et confort), elle représente souvent un non-sens pour les entreprises !
L’appropriation des flux d’information par les applications à leur seul bénéfice, c’est un peu comme si chaque appareil électrique avait son approvisionnement en direct avec le fournisseur de courant.
Il existe des référentiels « communs » et partagés par les applications informatiques d’une entreprise, mais l’absence des standards et les « querelles de chapelle » rendent difficile la mise en production d’une architecture plus homogène, basée sur des solutions interopérables!

Quelle est la légitimité des éditeurs à nous proposer des systèmes « propriétaires », fermés, souvent plus au service de leurs intérêts financiers que de ceux de leurs clients ?
A ce stade, il est peut-être temps que certains réfléchissent à leur modèle d’affaire et nous proposent des applications pertinentes, performantes, au service d’un traitement efficace de l’information, réflexion qui peut, à l’instar de ce qui se passe dans d’autres industries, conduire à d’autres modèles plus aptes à servir le « business » à moyen terme.
Tout à chacun utilise des applications sur son poste de travail, mais également sur son smartphone, l’essentiel est le résultat du traitement, non pas les caractéristiques du logiciel qui a permis de le réaliser.

Open data : une opportunité pour l’entreprise de demain

Si, comme moi, vous considérez que l’information (les données) sont la valeur au service des affaires, vous devez regarder avec intérêt les démarches « open data« .

Est-il encore possible, et si oui pour combien de temps, de penser l’entreprise hors des initiatives open data ?

L’open data est un peu au monde de l’informatique ce que Ikéa est à celui du mobilier :

Les données déposées dans le domaine public et mises à disposition de tous sont une réelle source de valeur ajoutée pour les organisations.
Pour que leur exploitation soit facilitée, il est prudent de les accompagner d’un mode d’emploi.
Pour que cet usage soit largement adopté, il faut décrire les scénarios d’utilisation des données (le type de meuble : étagère, table, etc.) ainsi que les étapes de leur « ingestion » dans le système ou l’application cible (descriptif de montage) et les processus qu’elle gère et/ou commande.

Il est probable qu’une certaine rationalisation s’impose en ce qui concerne la multitude de données dupliquées dans les systèmes publics et privés.
Combien de systèmes différents (reliés ou non) contiennent des informations du type nom, adresse, vous concernant par exemple ?
Ces informations sont publiques et rien n’empêche leur mise à disposition dans un modèle « open data », si ce n’est à préciser qui est/sont le(s) responsable(s) /steward(s) de ces informations.

Les données sont l’information ; une partie d’entre-elles est dupliquée dans un nombre inimaginable de systèmes générant ainsi des surcoûts sans aucune contre partie en terme de valeur ajoutée.

Préserver l’essentiel

Après tout peu importe que certaines données sont partagées si on peut en garantir la qualité !

Les organisations ne pourront continuer, sauf à y consacrer des budgets très importants, à gérer toute l’information dont elles peuvent avoir besoin !
De ce point de vue, il est temps de réfléchir à la mutualisation de données publiques (recensements, annuaires, etc.) au service des entreprises et des administrations.
Et pour avancer sur cette voie, il faut d’ores et déjà adresser, outre la question de « stewardship », celle plus globale de la définition et du périmètre de la sphère privée : débat 2.0 que tout le monde cherche à éviter au mépris de l’intérêt légitime du « citoyen ».

Ce sont là des suggestions au service d’une exploitation (valorisation) facilitée et sécurisée de l’information pour notre plus grand bénéfice et en confiance.

A votre avis ?

Medias sociaux : quel besoin de gouvernance pour l’entreprise 2.0 ?


Nul n’est besoin d’en écrire des pages et des pages sur l’importance (en terme de contenus) des médias sociaux.

Actuellement, l’Entreprise 2.0 Summit se tient à Paris et vous pouvez suivre en « direct » les débats sur Twitter (#e20s).
Je vous conseille également le blog de @haikUsages sur lequel vous trouverez un compte-rendu de ces journées.

La question de la gouvernance est abordée, mais presque « par erreur« , comme si cette question dérangeait, que peu d’entre-nous sont confortables avec ce concept de gouvernance de l’information.

Bien sur, personne ne veut écarter la question, mais on préfère parler d’engagement, de confiance, de loyauté.

La gouvernance de l’information peut impliquer des contraintes dont certains pensent qu’elles nuisent à la qualité de l’expression, donc à l’apport des médias sociaux.

Tout est question d’équilibre et je reste convaincu qu’une stratégie de gouvernance de l’information ne peut que servir les objectifs et la mise en oeuvre  de l’entreprise de demain !

A votre avis ?

Pour alimenter votre réflexion, retrouvez ici le point de vue de Jesse Wilkins – Aiim.

Gouvernance de l’information et entreprise 2.0 : perspectives 2012


La gouvernance de l’information, c’est un peu comme l’entreprise 2.0 (et ce n’est pas un hasard) : on en parle beaucoup, mais on la « réalise » peut être un peu moins !

La gouvernance de l’information est un élément indispensable à la construction de l’entreprise de demain car elle est déterminante pour la CONFIANCE.

Pour beaucoup, la gouvernance a été jusqu’alors une stratégie de défense, de protection et les mises en oeuvre de solutions ont été principalement faites pour répondre à des litiges !
C’est peu dire que la gouvernance n’est pas encore directement « intégrée » dans notre quotidien !

Et pourtant, la stratégie de gouvernance doit être proactive, mais également « naturelle » pour porter ses fruits et supporter la transformation de l’entreprise !

J’ai eu l’occasion de participer à différentes réunions, mais également initiatives (dont celle lancée par Jean-Pascal Perrein que je salue ici), lu différentes études, et il me semble qu’il manque à tout cela une dimension clairement affichée : le business !

La gouvernance au service du business

Que ce soit au niveau des applications et/ou processus « internes » ou des nouveaux espaces : réseaux sociaux d’entreprise, intranet 2.0 ou bien digital work place, la gouvernance de l’information doit être réfléchie principalement en tant que soutien aux affaires et non pas seulement comme une stratégie de défense décidée par les « risk managers » et les directions juridiques.
Revenons à la « définition de la gouvernance de l’information selon Gartner :

 Gartner’s own (official, which means we argued about every word) definition of is as follows:
Information governance is the specification of decision rights and an accountability framework to encourage desirable behavior in the valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals

Un usage réel et efficace des informations au service de la réussite des objectifs !

Dans le contexte plus concret du quotidien des organisations, cela oblige, pour autant qu’on le veuille, à un certain nombre de « nouveautés », à savoir :

  • rendre la « prise de décision » plus facile et transparente,
  • définir clairement les rôles et les responsabilités,
  • décider de « règles » (guidelines) à propos des contenus partagés et générés par les « utilisateurs » (versus ceux générés au niveau des applications d’infrastructure)
  • et ,, pouvoir « quantifier » les coûts de la non conformité des informations par rapport aux « règles » métiers (usages) ce qui implique de pouvoir disposer d’indicateurs clairs et pertinents pour le « business ».

Big Data vu par The Economist

En 2012, il est souhaitable que les entreprises mettent en oeuvre des stratégies en soutien à la valeur de l’information qui ne réside pas dans sa possession mais bien dans l’usage qu’on peut en faire !

Et c’est bien pour cela que les programmes (projets) de gouvernance de l’information et de « data quality », voire de « data excellence »  vont prendre un nouvel élan en 2012 : ils constituent le meilleur moyen de continuer à être efficace, pertinent, mais également mobile (et agile) et confiant dans un environnement « encombré de données et d’informations : selon IBM, nous produisons chaque jour 2.5 trillion bytes de données et 90% du volume actuel a été généré ces deux dernières années !)

Et pour vous, quelles sont les perspectives en ce qui concerne les programmes de gouvernance de l’information en 2012 ?

L’entreprise de demain [#e20] – en confiance, jusqu’où ?


Une des caractéristiques de l’entreprise de demain est la CONFIANCE.

Confiance entre les différents acteurs de son écosystème, confiance entre les collaborateurs, confiance dans la vision et confiance dans l’entreprise !

J’ai déjà, à l’occasion de précédents billets, insisté sur l’indispensable confiance entre les hommes, mais aujourd’hui, je souhaite m’arrêter sur un autre domaine : la confiance dans l’information.

La question est vaste et elle ne peut pas être considérée sans son corollaire qui tient à la valeur de l’information.

L’entreprise de demain a besoin de gouvernance pour établir la confiance.

La stratégie de gouvernance de l’information dont va se doter l’organisation est une des composantes nourricières du terreau dans lequel l’entreprise de demain va commencer à se développer avant de se déployer.

Concrètement et au-delà de la simple question – données versus contenu – il est temps que les organisations considèrent l’ information comme un capital dont la principale valeur réside non le fait d’en avoir la propriété mais bien plus dans l’usage qu’on en fait !

A partir de là, rien ou presque ne s’oppose à la mutualisation des informations, la transmission du savoir, ni à la collaboration autour des contenus.

La maturité est clef dans cette démarche et les points d’interrogation restent nombreux.

Quelles réponses pouvez-vous apporter rapidement aux questions clefs :

  • Quelles sont les conséquences financières directes d’une non conformité de mes données avec mes objectifs métiers ?
  • Quelles informations servent le plus la vision de l’entreprise ?
  • Quels sont nos indicateurs clefs en terme de valeur ?
  • Qui a la responsabilité des informations, des données ?
  • Comment les métiers valorisent-ils au quotidien la pertinence des données qu’ils utilisent ?

Savoir apporter des réponses à ces questions (et à d’autres) est essentiel pour mettre en oeuvre un cadre au service de la qualité et de la gouvernance des informations.

La mise en oeuvre du modèle de gouvernance des données est en rupture avec les usages très répandus (data quality) qui considèrent qu’il faut «régler» le problème en amont !

L’idée de considérer qu’une donnée ou une information est «bonne» une fois pour toute est aberrante, car elle «oublie» le contexte de l’utilisation et les règles établies par les utilisateurs.
Inutile et inefficace au regard de la réalité des métiers, cette pratique est un «alibi» facile et coûteux.

Le seul moyen pertinent d’établir la confiance est de donner aux utilisateurs les moyens de «juger» de la pertinence et de la conformité des informations au regard de leurs propres exigences.

Quand Gartner anticipe la «main mise» des services marketing sur la gestion de l’information aux dépens des services informatiques, il ne s’agit ni plus ni moins que d’une évolution inéluctable dans laquelle les directions informatiques vont devoir prendre leur part de responsabilité notamment en terme de services (SLA) et de sécurité.

Mais au-delà de cette perspective, le cadre de la gouvernance des données est un projet qui s’inscrit, lui aussi, dans une démarche de collaboration.

En effet, il y a un ou plusieurs réseaux de compétences et de besoins qui se sont construits autour des ces informations.

Les participants de ces réseaux se différencient par leurs rôles : utilisateurs, responsables, stewards, etc. , ils travaillent en complémentarité et créent la confiance par une approche pertinente de valorisation des actifs informationnels au moyen d’indicateurs chiffrés.

Beaucoup ont cru voir dans la stratégie de gouvernance de l’information qu’un moyen de se protéger (le C-level) en cas de problèmes liés à un non respect des lois, des codes et que sais-je encore.

Cette approche est «stérile» car elle oublie la dimension «business» et le fait que les données, les informations, ne sont rien hors de cette dimension !

Pouvoir évaluer le manque à gagner dû à une non conformité de certaines données (délai, client, etc.) de facturation par rapport à ses règles et ses exigences est bien plus pertinent !

Et c’est par une approche pragmatique et porteuse de valeur ajoutée pour toute l’entreprise que la gouvernance des données et des informations va contribuer à renforcer la collaboration et surtout à établir la confiance.

A votre avis, quel est le niveau de maturité de votre organisation ?