Observatoire de la gouvernance de l’information [saison 2] : la suite


Lancée il y a quelques semaines, la saison 2 de l’observatoire de la gouvernance de l’information continue et ce ne sont pas moins de 630 personnes qui ont déjà participé à cette enquête !

Il n’est pas trop tard et vous pouvez vous aussi apporter votre contribution en récupérant votre invitation sur www.gouvinfo.org

En attendant, voici, en avant-première, quelques chiffres intéressants :

Tout d’abord, ce sont principalement les grandes sociétés (plus de 3’000 employés) qui sont représentées puisque 45 % des participants déclarent y travailler .
Et ce sont les membres de la direction générale (20,44%), de la direction de l’organisation et du système d’information (9,39%) et de la DSI (23,76%) qui ont donné leur avis.
Ils déclarent avoir des fonctions de management :

  • Global (exécutif, fonction de direction) : 26,24%
  • Local (manager, fonction de pilotage d’un service) : 25,14%
  • Projet (chef de projet, rôle de pilotage de projets) : 16,57%
  • Expertise (consultant expert, rôle de conseil) : 19,06%

Mais leurs responsabilités s’exercent, pour plus de la moitié d’entre-eux, sur des équipes n’excédant pas 15 personnes.

Point de situation

Apparemment, les organisations ont évolué sur cette question et notamment au niveau du management, mais au-delà de la prise de conscience, les projets restent encore dans les tiroirs :

Ainsi, ce sont 47% (32% en 2011) à affirmer que le C level est très moteur, qu’il a défini des objectifs clairs et qu’il se positionne en sponsor, mais également 72% (64% en 2011) à préciser que malgré la compréhension du sujet dans les grandes lignes, le niveau managérial gère d’autres priorités, tandis 65% (61% en 2011) affirment que leurs dirigeants estiment que ce type d’initiative manque encore de « justifications » !

Les enjeux

Il y a, pour le moment, peu d’évolution par rapport aux résultats de la « saison 1″, puis que pour la plupart l’enjeu principal reste : mieux gérer les risques autour de l’information, avoir une meilleure sécurité de l’information, être en accord avec la réglementation en vigueur !

Il est encourageant de constater que nombreux sont également ceux qui valorisent

  • le développement de la gestion des connaissances, c’est à dire la diffusion et le développement du savoir, la valorisation et productivité des employés, et le développment d’ un bien-être dans le cadre de leur travail
  • une meilleure agilité : amélioration de la prise de décision, de la qualité des produits et services, développement d’une plus grande capacité à innover
  • le business: faciliter et favoriser les opportunités d’affaires, mieux gérer la relation client, améliorer l’organisation ou la réorganisation des ressources

Mais dans ce contexte, il n’est pas très étonnant que beaucoup de décideurs ne trouvent pas (ou peu) de justifications à la mise en oeuvre de programmes de gouvernance de l’information.

On ne saurait trop conseiller à certains professsionnels, dont quelques éditeurs, de travailler à un argumentaire plus positif et valorisant plutôt que de rabacher sans cesse une argumentention uniquement basée sur « la peur », les risques encourus et la réponse technique !
Il s’agit de décisions stratégiques nécessaires pour assurer la performance économique de l’entreprise dans une certitude de confiance et non pas simplement d’ajouter une « brique de records management ou de gestion des règles »

Les instances

Une instance de gouvernance de l’information ?

Et selon vous ?

Observatoire de la gouvernance de l’information [saison 2] : c’est parti !


BREAKING NEWS !

L’observatoire de la gouvernance de l’information [saison 2], vient d’ouvrir ses portes le 14 juillet en France .

Pour rappel, il s’agit d’une initiative, pilotée par Jean-Pascal Perrein (blogueur avec qui j’ai commencé à vous apporter de la matière sur le sujet il y a 2 ans).
La première édition de l’observatoire avait permis de collecter des informations de qualité, informations analysées et commentées dans un live blanc qui a connu un grand succès (plus de 1400 téléchargements le premier mois).

Cette année, la seconde édition continue d’être originale et décalée en nous proposant notamment, un sondage dédié aux experts de l’information, qui sont ils, que souhaitent ils et que pensent ils ?
En exclusivité, je peux d’ores et déjà livrer à votre insatiable curiosité quelques chiffres, surprenants pour certains, mais ATTENTION ces données peuvent encore fortement varier, en fonction de la météo des futures réponses:

A J+3, ce sont plus de 100 experts qui ont bien voulu répondre !
Le panel actuel est composé d’experts d’un âge moyen de 37 ans avec une expérience moyenne de 14 ans (soit un début d’activité professionelle aux alentours de 23 ans).
Ils se présentent comme des personnes :

  1. A l’écoute et disponibles
  2. Ambitieuses et créatives
  3. Créatives et imaginatives

et affichent des priorités :
1 : être heureux et se faire plaisir
….
8 : Gagner beaucoup d’argent

A la question concernant les seniors et le monde du travail, quel est votre avis ?
Pour les répondants, on devient senior à partir de 53 ans [Note de l'auteur : ça va ou bien !]
Position 1 = [· Les seniors savent être facilement très opérationnels]
Position 8 = [· Les seniors respectent les générations plus récentes]

Ces mêmes experts estiment que le principal besoin au niveau RH dans 5 ans sera :
«….. postes de management ayant une compréhension globale de l’information et ses enjeux et une aisance à dialoguer avec de multiples experts de l’information »

Tandis que leur « vision » de l’évolution des expertises autour de l’information dans les 5 ans, leur font penser que les rôles autour de la gestion des usages collaboratifs et communautaires vont évoluer tandis que les rôles autour des documents physiques vont régresser [Note de l'auteur :ouf ! On aurait eu du mal à imaginer le contraire de la part d'experts ;-)]

D’autres sujets sont couverts : Le big data, le cycle de vie de l’information, l’information stratégique, la relation entre les offreurs et les utilisateurs de services de gestion d’information, la Direction marketing et la gouvernance de l’information, et une extension d’évaluation usages et organisation qui a été construite par Fabien Grenet que je salue au passage.

Cet observatoire est très riche, il vaut le coup, à mon avis, de prendre quelques minutes pour le balayer après avoir récupéré votre invitation sur www.gouvinfo.org

Données, réseaux, médias sociaux : on contrôle tout et on sécurise !!


Le Journal du Net vient de publier un dossier très complet sur les solutions techniques permettant de se protéger contre la fuite des informations et données stratégiques (Data Loss Prevention), mais la question est plus complexe que le déploiement d’un logiciel.

Il n’est pas une entreprise qui ne soit concernée par la protection des données et nous aurons l’occasion d’en discuter avec celles du Jura suisse à Delémont ce week-end.

Au delà des questions de gouvernance, de management, il y a la nécessaire et salutaire prise de conscience des risques encourus et vous trouverez dans la présentation ci-dessous les principaux points que nous allons développé à l’occasion d’un workshop.

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Collaboration, RH, sécurité, ISO 27002, gouvernance, …….

Collaboration, RH, sécurité, ISO 27002, gouvernance, …….


Pas toujours simple, mais un rappel plus que nécessaire.

La collaboration,ce ne sont pas que des bonnes intentions ,-) et ISO 27002Code de bonnes pratiques pour la gestion de la sécurité de l’information en français.

Par Jacques Folon

eDiscovery, records management, gouvernance de l’information : ce qu’il faut savoir !


Gouvernance de l’information, litigation hold, eDiscovery, records management,…. les éditeurs sont prolifiques et les contenus ne manquent pas de Alfresco à Nuxeo en passant par IBM, Microsoft ou encore Open Text.

Ci-après le point de vue de EMC :

Réseaux sociaux d’entreprise, gestion de contenu, gouvernance et records management


Le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise n’est pas un phénomène neutre du point de vue de la gestion de contenu (ECM), ni de l’archivage et/ou du « records management ».

S’il est de la responsabilité du management de décider des opportunités d’utilisation des RSE, il est patent que leur mise en production ne peut se faire sans l’appui et l’implication des équipes techniques mais également des responsables de la gestion de contenus et des archivistes.

Le contenu généré, partagé et utilisé dans les réseaux sociaux d’entreprise est éligible au programme de gouvernance de l’information.

Depuis quand sur les réseaux sociaux ? - Etude Equaero

Ainsi selon une étude réalisée fin 2010 par Isabelle Oudot-Klein, directrice du développement d’Equaero, étude dont les résultats sont disponibles en ligne, les entreprises viennent de se lancer sur les réseaux sociaux avec pour « premier objectif » la qualité de leur image.
En ce qui concerne l’image et la préoccupation, l’investissement dans les médias sociaux procède souvent d’un constat comme le souligne Isabelle Oudot-Klein : « Les entreprises ont remarqué que leurs clients sont déjà actifs sur Internet et parlent d’elles sans hésiter en bien ou en mal. Elles se sentent par conséquent obligées d’entrer à leur tour dans la conversation pour ne pas perdre la maîtrise de leur réputation ».

La maîtrise de la réputation est évidemment très importante et elle passe également par l’évaluation et le contrôle des informations et des contenus échangés et publiés.

Le réseau social d’entreprise participe à la croissance des volumes de contenus et il doit s’inscrire dans la politique au service de la gouvernance de l’information.

Nous avons déjà eu l’occasion sur ce blog de débattre de l’intérêt des RSE en matière de gouvernance de l’information, mais également de présenter le point de vue de professionnels quant à l’avenir des archivistes (records managers) au service des projets de gestion de contenus.

L’ECM ou Enterprise Content Management, a souvent été le type de projet géré par les équipes informatiques où il est question de mettre en production des  technologies et des outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et restituer les contenus qu’ils soient structurés ou non structurés.
L’ECM met l’accent sur trois défis:

  • Automatiser les processus de conformité tout en améliorant l’efficacité du personnel, grâce à la collaboration, la communication et le partage de l’information.
  • Transformer les processus d’affaires grâce à l’intégration des contenus et à l’automatisation des processus.
  • Optimiser l’infrastructure de gestion des contenus et la conformité grâce à la capture, l’archivage, la conservation, la recherche et la restitution des documents et des informations.

De toute évidence, vu les aspects techniques et architecturaux de la mise en production des référentiels, les équipes informatiques devraient être leaders de ces projets, or il semble que souvent il n’en n’est rien, car ils ne peuvent à eux seuls justifier de l’intérêt (ROI) des ces programmes !
C’est ici que le record manager ou archiviste peut intervenir et devenir un soutien déterminant aux projets ECM.


Le records manager peut « vous sauver la mise »

 

Les records manager sous pression

L’élément clé de toute mise en oeuvre d’un projet ECM est de savoir comment il se rapporte aux questions de conformité, à la gestion des risques, et aux besoins d’e-discovery.
Le fait que l’informatique peut réduire les redondances de données et rationaliser le stockage des documents et de sauvegarde est secondaire.

La réussite de tout programme de gestion de contenu s’articule autour de la mise en œuvre de règles de conservation des documents et des capacités de contrôle des différents types de contenu (messages électroniques [email ou IM], documents, contenus réseaux sociaux et espaces collaboratifs internes,contenu web,  bases de données, ou les lecteurs externes, pour n’en nommer que quelques-uns).

Le records manager peut devenir un allié dans le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise car lui seul permet, aujourd’hui, de les inscrire définitivement dans le périmètre des applications (d’infrastructure?) qui participe activement aux programmes de gouvernance de l’information et servent ainsi les besoins de conformité de l’entreprise.


Epoque Facebook, Flickr, … : quelle gouvernance de l’information ?


En complément de la note publiée fin septembre à propos de Facebook et des actifs informationnels,  j’ai plaisir à partager avec vous la présentation de John Mancini (AIIM).

Savez-vous que d’ici 2020, le volume d’information va être multiplié par 44 ?

Quels sont les conséquences de la migration IT de Systems of records vers Systems of Engagement ?

Tous les détails et considérations utiles ci-dessous.