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La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #5 CONFIANCE


#5 CONFIANCE

Tel est le maître mot de la gouvernance de l’information !

Selon Le Dictionnaire, la CONFIANCE c’est le fait de croire fortement ou l’impression de sécurité envers une personne à qui l’on se remet.

Parmi les 5 mots clefs choisis associés à la gouvernance de l’information, la CONFIANCE est probablement le catalyseur de tout ce qui a été écrit dans nos précédentes notes.

Nous parcourons, regardons, lisons, écoutons autant de contenus et d’informations qu’il nous est possible ou vers lesquels notre soif d’information et notre curiosité naturelle nous conduit.

Nous savons que les sources sont d’inégale qualité, et nous avons appris ensemble, ou seul, à faire la part des choses et à juger ces contenus avec un certain regard critique quant à leur qualité et surtout leur véracité.
L’espace informatif tel que nous le connaissons au travers des médias classiques (TV, radio, presse écrite) et du web n’est pas un espace de confiance, et cela n’est pas si grave (avons-nous le choix ?) !

Dans les entreprises et les organisations, les choses sont bien différentes, et il est impératif que chacun d’entre-nous ait confiance dans les informations, les données et les contenus qu’il utilise, manipule et communique.

La CONFIANCE ne se décrète pas ; elle se crée et se développe dans un système, un espace où les conditions lui sont favorables.

Avec la gouvernance de l’information, les contours et les règles de cet espace vont être non seulement définies, mais également contrôlées et mesurées dans leur application.

Au même titre que l’évaluation des actifs informationnels va être faite pour apporter un meilleur service et répondre aux exigences de conformité, ce sont les paramètres de sécurité, les règles d’accès et les contrôles de communication qui sont précisés.

L’espace de confiance va se construire autour de :

  • la parfaite connaissance des contenus,
  • la maîtrise de leur cycle de vie et de leur capacité d’exploitation,
  • l’utilisation facile de ces informations (métadonnées, documents et données structurés)
  • la gestion rigoureuse des questions de sécurité
  • le contrôle strict des accès.

Les conséquences pour l’organisation d’une incapacité à mettre en oeuvre son espace de confiance vont bien au-delà de dispositions légales.

C’est pourquoi, en s’attachant au respect des règles, la gouvernance de l’information contribue à instaurer cet espace de confiance dont elle doit en rester la garante.

La révolution numérique va nous pousser à devenir tous plus acteurs que consommateurs d’information et de contenus.
Cette mutation irréversible est porteuse d’opportunités incroyables pour les organisations qui sauront, à l’instar des technologies 2.0, mettre l’homme au coeur des projets et des processus.

En répondant aux légitimes inquiétudes quant à la CONFIANCE, la stratégie de gouvernance de l’information est une brique constitutive du socle sur lequel se bâtit la réalité économique de demain.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #4 SERVICE


#4 SERVICE

Pourquoi une stratégie de gouvernance de l’information ?

Par seule obligation de respect des normes, des lois ou également pour apporter un nouveau/meilleur SERVICE à toute l’organisation ?

Selon Le Dictionnaire, le service est défini comme l’action de servir, de s’acquitter de certains devoirs ou de certaines fonctions ; le résultat de cette action.

Ainsi, la mise en oeuvre fonctionnelle et technique d’une stratégie de gouvernance de l’information doit obligatoirement être l’occasion d’une meilleure qualité et/ou de nouveaux services tant en interne qu’au-delà des murs de l’entreprise.

Instruire, décider d’une stratégie, puis faire un travail d’évaluation des informations pour construire un référentiel de conservation est une tâche bien trop importante et donc trop onéreuse pour être considérée UNIQUEMENT comme une réponse à des besoins de conformité.

Il y a probablement beaucoup de moyens ou d’astuces pour limiter les risques de non conformité même si les retentissements donnés à certaines affaires outre-atlantique laissent à penser le contraire (Enron, Coleman Holdings Inc. v. Morgan Stanley & Co ou encore Zubulake vs. UBS Warburg Inc.) et le quotidien des gestionnaires de risques est d’identifier et d’anticiper autant que faire se peut ce type de « désagrément ».

Quand bien même, un vendeur pourrait se prévaloir de la solution miracle en réponse à ces questions de conformité (en perpétuelle évolution), quel argument saura-t’il utiliser pour convaincre l’exécutif d’une organisation, les responsables opérationnels ainsi que l’IT, d’investir des sommes considérables afin de «dormir sur ses deux oreilles» ?

Le besoin de conformité n’est jamais aussi pressant que lorsque l’autorité constate de manquements ou des fautes, c’est un peu comme pour les limitations de vitesse, et les contrôles radars qui permettent de s’assurer que les automobilistes sont vigilants dans certains secteurs dangereux mais qui ne garantissent pas que tout à chacun roule toujours à la limite imposée !

Hors cette analogie un peu rapide, il faut reconnaître que le moteur des organisations réside dans leur but de développement (ou a minima de survie dans certaines conjonctures) et que toute stratégie secondaire doit concourir à la réalisation de cet objectif premier.

Avec l’entreprise 2.0, la gouvernance de l’information doit constituer une opportunité de création de nouveaux services, sources de plus d’efficacité et supports de croissance.

La mise en oeuvre de référentiels, l’évaluation du capital informationnel et le recensement des informations peut-il servir de socle au développement des plates-formes du savoir et de la collaboration dont nous pressentons tous qu’elles sont à l’origine des organisations de demain ?

La déduplication des informations (métadonnées, documents, données structurées) partagées entre les CRM, ERP, ECM et plate-formes collaboratives, ainsi que leur valorisation (multi canal, mode push, etc.), au delà des architectures en silo, sont autant de considérations intégrées à une stratégie de gouvernance de l’information.

Cette stratégie, de part sa capacité à améliorer le SERVICE apporté à et par l’organisation, devient moteur de développement et support de la mutation vers l’entreprise 2.0.

Contenu/Contexte : quels actifs informationnels ?


A l’occasion de la dernière édition de Enterprise 2.0 à Boston au début juin 2010, de nombreuse discussions et présentations ont traité du management et de l’apport des réseaux sociaux et collaboratifs.

Le développement des espaces de collaboration peut être un formidable accélérateur du partage des connaissances, mais est-il pour autant un levier de croissance pour l’entreprise ?

Pour nous la réponse est clairement OUI !

Pour autant les contenus crées, échangés, commentés dans ces espaces ont une valeur inégale dans le temps et seuls certains d’entre-eux répondent aux critères de définition de ce qu’est un actif informationnel (cf. Quelle économie pour le XXIe siècle ? par Jacques Sapir).

« Il n’y a pas d’information ou de connaissance en dehors d’un contexte précis » rappelle Sapir avant de poursuivre par la définition de l’actif informationnel comme « une information considérée comme simultanément pertinente et utilisable pour une décision donnée ».

La gouvernance de l’information est une stratégie qui consiste à recenser, à organiser ces actifs et à valoriser leur contenu au service de la croissance.
Cette stratégie est clairement pro active dans le sens où elle tient d’une volonté d’optimiser l’utilisation de tous les actifs de l’organisation, notamment par le mise en oeuvre de référentiels. Il ne s’agit pas seulement de protéger l’organisation en s’assurant de la conformité de ses pratiques quant à la conservation des informations (sécurité, gestion des accès, cycle de vie, anonymisation, destruction) mais bien plus, de mettre à disposition des processus métiers, une information identifiée pour sa valeur et son apport.

Les plateformes E2.0 évoluent rapidement vers le concept de  Social Business Design (voir la définition de ce concept sur le blog d’Aximark) dans lequel on ne se contente pas de valoriser un peu plus le contenu non structuré existant dans l’entreprise au travers de réseaux collaboratifs, mais surtout de mettre en oeuvre une réelle stratégie de création de richesse en utilisant la valeur de ces actifs.

Dans ce contexte, la gouvernance de l’information doit être considérée comme le socle sur lequel sera bâti l’architecture de l’entreprise 2.0.
Cette évolution majeure dans l’approche du contenu doit trouver, pour chaque organisation, sa justification en tant que support de croissance.

Quelques liens :
Boston 2010 sur le site de NextModernity et Usage2.0
L’entreprise 2.0 par Frédéric CAVAZZA
Enterprise 2.0 – Boston 2010 sur le blog d’Anthony Poncier
Aximark, le blog

Réseaux sociaux et entreprises


Nous sommes de plus en plus nombreux à partager des informations au travers de Twitter (microblogging) ou des sites comme Linkedin ou encore Facebook, YouTube, et cela commence à impacter les entreprises.

Une anecdote rapportée par Olivier Buquen vaut sans doute plus qu’un long discours : « un PDG du CAC 40 a dû se séparer d’un collaborateur direct membre du comité exécutif parce que, dans ses états Facebook, il racontait sa journée quasiment en direct en révélant dans quel pays son patron se rendait et quelles personnes il rencontrait. »

Cette anecdote nous renvoie au contrôle des contenus que peut et doit exercer l’entreprise, mais les réseaux sociaux peuvent également être un support de croissance pour les organisations, le modèle de la wikinomie serait-il en marche ?

Les entreprises sont également très intéressées par ces nouveaux espaces de communication nés avec le web 2.0 et la mise en oeuvre de solutions telles Microsoft Office SharePoint Serveur et elles n’hésitent pas à les utiliser en interne.

Certaines expériences (Bouygues, CEA, Danone, Ubisoft, Lufthansa, etc. ) sont à découvrir dans le dossier le le collaboratif à l’heure du 2.0 publié par le Le journal du Net.