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Donnez de l’ambition à vos projets techniques


Quel est le niveau de succès de vos projets techniques ?

Pourquoi cette question ?

Tous les projets techniques sont, d’après leurs initiants, de réels succès !
Pourtant la presse spécialisé (ou pas)se fait parfois, souvent (trop?) de projets abandonnés car :

  • Trop longs, trop compliqués, donc trop chers
  • Mal préparés, mal gérés, donc pas adaptés aux besoins
  • ……

En fait, du point des vue technique, les critères de succès d’un projet se résument souvent à livrer en temps, en heure et en budget un développement ou une installation porteuse d’une certaine valeur ajoutée pour ses utilisateurs.

Et ce sont, pour la plupart du temps, les business analystes qui travaillent sur la proposition de valeur au regard des besoins et des habitudes de travail des collaborateurs côté métiers.

De ce point de vue, rien à dire ou peut-être beaucoup à dire, c’est selon !

Et le client-utilisateur ?

On peut imaginer que les analystes ont pris le soin et le temps de discuter avec lui en préalable à la définition de la « backlog » du projet.

La backlog, c’est du « sérieux », sans elle on est perdu et la meilleure preuve c’est qu’elle fait partie, peu ou prou, des outils utilisés dans quasiment toutes les méthodes de gestion de projet (plus ou moins agiles).

Côté client, la backlog c’est le plus souvent le début de la frustration, pour autant qu’il en connaisse l’existence.

La backlog est censée être la synthèse entre le besoin décrit par le client et la contrainte technique à laquelle est soumise le développeur, DONC une étape indispensable à la livraison d’un service (application, développement, outil, appelez-le comme vous voulez) de qualité.

En résumé, une. backlog pertinente (c’est à dire résultant d’échanges fructueux avec les clients-utilisateurs) et une équipe technique de qualité devraient suffire au succès d’un projet !

Sauf que …….

La transformation numérique a compliqué la donne pour beaucoup d’acteurs, y compris les gestionnaires de programme ou de projets.

D’un monde ou les sections techniques décidaient et où les utilisateurs appliquaient (tant bien que mal) après avoir reçu la FORMATION adhoc, on est passé dans un « nouveau monde » dans lequel le client-utilisateur est actif : il décide et il choisit les options qui lui paraissent les meilleures.

Dans ce contexte, le niveau de succès de vos projets techniques va être évalué également au regard d’un nouveau critère : l’ADOPTION.

Et de ce point de vue, la stratégie la plus contre productive (à mon avis) consiste à délivrer, mettre en production et assumer que le client-utilisateur a l’envie, la maturité, le temps, etc.., de changer ses habitudes pour se consacrer entièrement à la découverte du résultat de la promesse qui lui a été faite dans le cadre des discussions préliminaires au projet !

Bien sur, il y a des circonstances favorables, par exemple quand le client-utilisateur n’a pas le choix !
Mais rien n’est gagné pour autant, car les « chemins de contournement » sont nombreux et le client-utilisateur a beaucoup d’imagination sans compter qu’il dispose d’un outil-ressource qui lui sert à tout ou presque : son EMAIL !

Donnez de l’ambition à vos projets.

Le seul rejet/refus par le client-utilisateur de votre développement remet en cause le succès de votre travail.

Seule, une stratégie d’accompagnement au changement – en complément des méthodes de gestion de projet – peut vous aider à mettre toutes les chances de votre côté et ainsi contribuer à asseoir la réussite de votre projet.

La première ambition d’un projet est de répondre aux attentes et elle ne peut pas se faire sans la participation active des clients-utilisateurs.

C’est pourquoi, vous auriez avantage à inscrire la démarche d’accompagnement au changement dès les premières phases de vos projets.

N’en déplaise à certains, l’aspect technique n’est qu’une facette de projets qui sont souvent de plus en plus complexes et pour le succès desquels toutes les compétences, y compris non techniques, sont indispensables.

A bon entendeur !

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Principe de protection ou comment accompagner le changement inopiné


Difficile de préparer des stratégies d’accompagnement à des changements soudains, inopinés et subis !

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Opération de désinfection pour limiter la propagation du coronavirus Covid-19 dans le métro de Séoul, le 12 mars 2020. YONHAP / AFP

Pourtant, comme pour la gestion de crise, nous avons les moyens d’aider les organisations et les collaborateurs à gérer au mieux les perturbations générées par ces événements.

L’impossibilité de contrôle des causes du changement et du rythme qu’il impose ne signifie pas pour autant que la seule attitude possible soit le fatalisme.

L’accompagnement des tous les acteurs est plus que jamais nécessaire et les conditions de sa mise en oeuvre doivent être empruntes – a minima – de bienveillance et de pédagogie.

La brutalité d’un changement forcé fait que les phases initiales à savoir la sensibilisation, la découverte et l’approfondissement de la connaissance sont quasiment simultanées et que la prise de recul – souvent salvatrice – n’est pas (ou alors très peu) possible.

Le changement imposé par les circonstances nous obligent à être « tout de suite » opérationnels face à la perturbation et à gérer les conséquences d’un nouvel environnement.

Les organisations n’ont pas le choix du moment, ni de l’ampleur, mais elles peuvent mettre à profit leur responsabilité et leur compétences pour RASSURER en proposant un cadre clair (une gouvernance) de ce qui doit et peut être fait dans les nouvelles circonstances.

L’absence de volonté de changement et de choix n’implique pas une adoption automatique des pratiques et/ou des comportements souhaités. La résistance au changement existe toujours et la capacité des uns et des autres à contourner les conventions est toujours aussi réelle.

La méthode mise en oeuvre aujourd’hui par les états face à la crise est largement basée sur la contrainte (lois et règlements), souvent pour combler l’inefficacité des approches plus pédagogiques.car celles-ci ont souvent largement failli du fait de l’indiscipline et de l’irresponsabilité de beaucoup.
Le principe de protection qui prévaut actuellement au niveau des relations sociales est également pertinent au niveau des organisations et des entreprises.

Quels que soient les outils et les pratiques mises en oeuvre dans le plan de continuité (BCP), la réelle protection des affaires passe inévitablement par des actions de communication directes, récurrentes et pertinentes auprès des acteurs involontaires de ce changement.

Personne ne sait aujourd’hui quelles seront les conséquences de la crise épidémique que nous traversons et il serait irraisonnable d’en sous évaluer les risques. Mais en s’attachant à prendre les mesures de protection efficaces pour les personnes tout autant que pour le business, on engage une démarche vertueuse au service de la réussite de la gestion du changement (inopiné).

Les outils sont disponibles en mobilité et en permanence. Faisons en sorte qu’ils soient utilisés dans un cadre clair et rassurant afin d’aider les acteurs et les organisations à franchir cette étape très perturbante !

Bon courage !

Utilisation des solutions de travail à distance et de collaboration : vive la stratégie Open bar ?

Parlez dans l'hygiaphone

Depuis quelques semaines, nous sommes très nombreux à travailler à distance et les éditeurs ont mis les bouchées doubles pour faciliter l’installation des applications et en réduire l’impact uniquement en termes de coûts (pas du reste car ce n’est pas leur objectif !).

On ne peut que se réjouir d’une telle mobilisation et d’un tel enthousiasme.

Pourtant discussions vidéos en ligne et coédition facilitées ne signifient pas adoption renforcée, ni meilleure compréhension des usages.

Demain, chacun ou presque aura sa solution préférée et cela risque de devenir compliqué : à quoi peut vous servir la solution que vous aimez tant si personne dans vos contacts ne l’utilise ?

Parlez dans l'hygiaphoneAujourd’hui Zoom est en dans le top 10 des applications téléchargées et le nombre de billets à propos des avantages de l’une ou de l’autre, des risques de l’autre ou de l’une, croît exponentiellement sur les plateformes sociales !

Open bar ? So cool !

Pas si sûr car l’efficacité (raison principale d’utilisation de ces outils) n’est pas due qu’à la facilité d’installation, pas plus qu’au bruit ambiant ni aux considérations ou préfèrences personnelles.

Alors que peu d’entre nous sont réellement prêts ou préparés à cette « mutation » accélérée vers la virtualisation (digitalisation) des échanges et du travail, il est essentiel de réfléchir et de décider du cadre d’utilisation des outils (au regard de nos contraintes et de nos objectifs), bref de parler gouvernance ! (Contrairement a ce qui a été fait lors de la généralisation des applications de courrier électronique).

Enseignants, étudiants, consultants, employés de bureau, dirigeants, élus, …, amis etc., nous avons tous des objectifs différents en utilisant ces outils.

Sachons dessiner le ou les cadres ( selon les cas d’usage) qui nous ressemblent, nous protègent et nous aident à passer ce cap et les suivants !

A bon entendeur et pour en reparler 😉

[transformation numérique] Patron, on a oublié les métiers !


Ce n’est pas le titre d’une nouvelle comédie, mais un simple constat!

Il est vrai que cela est difficile à imaginer pour beaucoup de praticiens tant les métiers sont au cœur de l’évolution des outils et des pratiques, mais il semble pourtant que ce soit encore monnaie courante dans certaines entreprises !

Aujourd’hui les applications destinées à favoriser le travail en équipe par, notamment, une pratique plus ouverte de la communication et du partage d’informations en interne et avec l’externe, font souvent l’objet d’une période de tests ou d’essais.

Or a l’instar de ce qui se faisait il y a encore quelques années, et malgré le rôle des business analystes, la charge du test reste trop souvent confiée aux équipes techniques !

Je m’étonne toujours que des tests d’outils de communication soient proposés en test à des équipes à propos desquelles tout le monde s’accorde ou presque à reconnaître que leur première qualité n’est pas la communication.

Si cette pratique se justifiait par le besoin d’une « garantie » de qualité des outils et de leur parfaite cohérence (système et exploitation) dans le paysage applicatif de l’entreprise, il n’en est plus rien pour la majeure partie des nouvelles applications hébergées dans le cloud, utilisées en tant que service et conformes aux principaux standards.

Aujourd’hui, les métiers sont les principaux acteurs de la mise en œuvre des outils collaboratifs. Ces outils sont organisés autour de fonctionnalités de communication.

POCEt il est probable que la meilleure approche pour juger de l’intérêt de ces solutions est de confier leur appréciation aux métiers.

Qu’il s’agisse de Yammer ou de Teams pour ne parler que des outils de Microsoft, l’adoption passe par l’appréciation de la proposition de valeur pour des cas d’usages connus des business analystes.

Afin de juger de la pertinence d’un outil, il est préférable que les porteurs de projets associent équipes techniques et utilisateurs côté métiers dans une approche d’appréciation.

La pratique vertueuse passe par l’engagement ou l’intégration des principaux intéressés et la mise en œuvre – avec eux – d’un « plan de test » dans lequel seront précisés, entre autres :

  • Les objectifs métiers,
  • Les fonctionnalités à évaluer,
  • Les éléments de gouvernance requis par l’organisation,
  • Les personnes en charge du test,
  • Les éléments de mesure,
  • La durée,
  • Le support à apporter aux utilisateurs concernés pendant la période.

La méthode est simple et pertinente au regard des attentes des uns et des autres.
Elle permet de mettre en œuvre des stratégies au service de l’adoption des « nouvelles manières de travailler » qui ne sont pas à l’initiative des services techniques et à propos desquelles leur apport est important mais limité.
La méthode est efficace, mais c’est à vous de voir !

[Entreprise & Numérique]Du Share au Drive : la lente évolution des pratiques


L’arrivée du Cloud a largement modifié les accès aux outils et aujourd’hui la « dématérialisation » des systèmes d’information est une réalité partielle voire plus avancée pour beaucoup d’organisations.

Les offres d’Apple, de Google et surtout de Microsoft, ont mis en avant les fonctionnalités collaboratives tout en permettant de s’affranchir d’un certain nombre de contraintes « spatio temporelles ».

Office 365 est largement déployé dans beaucoup d’entreprises et nous sommes nombreux à utiliser cette plateforme de services et d’outils à titre privé.

La mise en oeuvre de cette offre est facile et les migrations de données et de documents sont « accessibles » et rapidement mises en oeuvre avec les outils adhoc.

Pourtant, les usages ne semblent pas aller aussi vite que certains le souhaitent, le suggèrent ou plus simplement l’espèrent.
Le passage d’une « informatique de gestion » à une offre de fonctionnalités au service de la contribution ne se fait pas « tout seul ».

Les entreprises ont avantage à réfléchir à une offre et des méthodes d’accompagnement des utilisateurs, faute de quoi, elles prennent le risque d’un défaut d’exploitation de la pertinence fonctionnelle des outils.
En effet, nombreux sont les collaborateurs

  • qui continuent à raisonner en termes de propriété de documents,
  • qui attachent une importance inutile au support de conservation et aux droits qui y sont attachés,

alors que l’efficacité est beaucoup plus dans le partage des contenus, la précision, la richesse des métadonnées (propriétés des documents Office) et leur disponibilité (accessibilité) en toute sécurité.

La mise à disposition des « share » a été un pas important dans la sécurisation et la protection des contenus, mais aussi dans une première approche de la collaboration au sein d’une équipe ou d’un groupe de collaborateurs.
Aujourd’hui, cette approche est désuète ainsi que certaines pratiques qu’elle a engendrées dont les « backups croisés Poste de travail <=>Share réseau ».
Beaucoup de collaborateurs sont stressés à la simple évocation de perte de données ou de documents ou d’absence de sécurité autour des contenus qu’ils produisent et avec lesquels ils travaillent.
Cette défiance vis à vis des systèmes est à l’origine de pratiques (usage abusif de support tiers : clefs USB, disque externe non sécurisés et parfois égarés) qui aujourd’hui apparaissent largement contre productives et antinomiques avec une informatique de contribution et de collaboration.
Tout le monde (ou presque) est maintenant averti de la persistance des informations et des contenus publiés sur le web et notamment les réseaux et médias sociaux, et pourtant cela n’empêche pas les mêmes d’avoir peur de perdre (par magie ?!) les contenus stockés dans les plates-formes « cloud » !

La pratique collaborative, largement facilitée par les offres Cloud, est porteuse de valeur ajoutée pour l’entreprise et les collaborateurs et il serait dommage de s’en priver !

C’est pourquoi, la démarche d’accompagnement des employés – lors d’une transition vers des plateformes et des outils du type Office 365 – ne peut se décliner comme une offre traditionnelle de formation !
Les responsables – techniques, ressources humaines et métiers – ont avantage à réfléchir en terme d’offre de service et de travailler  – avec les cibles concernées par ces déploiements – à une approche du type marketing.

La capacité de contournement est telle aujourd’hui (notamment du fait d’un usage inconsidéré de l’email) que la question du « What’s in it for me » constitue une réflexion pleine de sens.
Sans capacité à déceler – avec les utilisateurs – la proposition de valeur pour eux de ces changements, l’entreprise prend le risque de passer à côté d’un élément clef de sa propre adaptation au « monde numérique ».

La généralisation des « drive » (personnels, équipes, communautés) et des canaux de diffusion (Microsoft Teams, Slack par exemple) autorise une approche des contenus en termes de cycle de vie, ce qui les rend bien plus pertinents que la seule considération de la propriété.

La valeur du « cycle de vie » tient notamment à ce que chaque collaborateur concerné dispose au bon moment (c’est à dire celui ou il a besoin de contribuer ou d’accéder) du contenu dans un environnement fiable.

C’est ce type d’approche qu’il faut mettre en valeur au regard des tâches quotidiennes des employés et c’est seulement au prix de cet effort que l’évolution des pratiques pourra se faire au plus grand bénéfice des entreprises et de leurs salariés.

 “People are afraid of what they don’t understand.” 

Pourquoi ne pas travailler à les rassurer en leur expliquant ?