La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #1 STRATEGIE


#1 STRATEGIE

La gouvernance ou plus simplement la bonne gestion de l’information, c’est tout d’abord une stratégie !

Selon Le Dictionnaire, la définition du mot stratégie est l’art de combiner et de coordonner diverses actions pour atteindre un but.

Inutile ici de disserter sur l’art, mais prenons un peu plus de temps pour tenter de mieux comprendre les buts à atteindre et les actions ou moyens à disposition.

Quels buts ?

Le premier but de toute organisation est de grandir ou à défaut de «rester en vie».
Pour ce faire les entreprises, mais également les organisations à vocation moins profitable, vont décider et déployer des stratégies, souvent opportunistes, leur permettant, du moins le souhaite t’elle, d’assurer leur pérennité.

La différence des contextes, mais également la relative imprévisibilité des évènements va naturellement largement influencer à court et moyen terme la stratégie.

Pour atteindre ce but ultime, l’organisation va devoir mettre en oeuvre des stratégies «secondaires», quelquefois ponctuelles, toujours conjoncturelles.

En ce qui concerne la gouvernance de l’information, il s’agira, notamment, de :

  • gérer les risques de conformité (lois et règlements)
  • anticiper les évolutions fonctionnelles (entreprise 2.0)
  • contribuer au développement des affaires
  • etc.

Quelles actions ?

Dans la mesure où la gouvernance de l’information est partie intégrante (sous-ensemble) et importante de la stratégie de l’organisation, elle doit être instruite avec le concours de toute l’organisation pour une mise en oeuvre faite sous l’impulsion et le contrôle des dirigeants.

Au delà de cette étape nécessaire qu’est l’implication forte de l’exécutif des organisations, d’autres actions sont indispensables :

  • impliquer toute l’organisation (opérationnels, fonctionnels, IT, etc.)
  • expliquer la stratégie
  • communiquer sur l’importance des enjeux
  • préparer les prochaines étapes
  • adapter la structure organisationnelle et fonctionnelle
  • conduire et accompagner les changements qu’elle induit
  • définir les processus, les contrôles et les mesures
  • forcer son application et évaluer les résultats
  • assurer la disponibilité des solutions techniques

En fin de compte, le gouvernance de l’information est bien une stratégie centrée sur le traitement des informations produites et utilisées par l’entreprise.
Elle ne peut se résumer à une simple (ou très compliquée) question technique ou fonctionnelle de records management.

La gouvernance de l’information fait partie des anticipations de l’organisation.
Elle s’inscrit dans une attitude proactive et non pas simplement réactive aux évolutions structurelles ou contextuelles.

Records Management & gouvernance de l’information : état des lieux


Pemettez-moi de revenir sur une publication parue fin juin sur le blog ERM de AIIM.
Dans cette note, Mike Alsup dresse un bilan à mi-années des préoccupations majeures de ses clients et partenaires autour des questions de records management.

Le record management est le socle de la stratégie de gouvernance de l’information et il est intéressant de s’attarder un peu sur les 7 points clés relevés par Mike.

  1. le courriel : Cette question particulièrement ardue pour les records managers reste entièrement ouverte surtout depuis  que Microsoft n’a pas intégré dans les versions MS Office 2010, ni dans MS Exchange 2010 de solution de RM.
    Un des aspects de la solution fonctionnelle réside peut-être dans les réseaux sociaux d’entreprise qui feront, alors l’email est aujourd’hui sur-utilisé (puisque servant à véhiculer des documents, ou même souvent à remplacer la  messagerie instantanée), que son utilisation puisse se recentrer sur des échanges interpersonnels et impersonnels.
  2. la classification automatique : De ce point de vue, il semble que les solutions soient de plus en plus pertinentes et efficaces (pour exemple :  Kazeon, les « appliances » de StoredIQ ou encore les moteurs de recherche tels Autonomy ou Active Navigation). Déployées en premier dans des contexte de mise en oeuvre d’e-Discovery, elles permettent aujourd’hui une meilleure approche des référentiels existants, de leur migration vers des solutions plus adaptées aux besoins et aux contraintes, mais également de servir les métiers par leur apport aux solutions ECM.
  3. la fédération : tous les éditeurs et fournisseurs de solutions en parlent mais l’auteur ne les a pas vues en production !
  4. SharePoint 2010 RM : cette nouvelle version, bien qu’imparfaite et malgré certaines limitations (structurelles), est meilleure que MOSS 2007 RM. Les premières applications certifiées DOD 5015 pour Sharepoint 2010 sont les solutions RM des éditeurs OpenText, EMC, CA-Autonomy, HP et Laser Fiche. Ces solutions utilisent des référentiels externes à SharePoint et Mike Alsup de penser qu’il existe un vrai marché pour des solutions RM intégrées et dédiées à SharePoint.
  5. Les documents physiques : ce marché stagne malgré l’activité de vendeurs comme FileTrail (support RFID et intégration à SharePoint Term Store) ou Ocean Road Software (société canadienne, comme la plupart des vendeurs de solution RM reconnues !).
  6. External Blob Storage (EBS) : les nouvelles solutions du type HP Tower7 ou EMC EDRSMS Connectors utilisent les blobs externes pour améliorer les fonctionnalités de leurs solutions RM existantes en réponse aux besoins de SharePoint.
  7. Quel tiercé ? : Pour Mike Alsup, le problème ne réside pas dans la conversion des contenus existants dans les applications traditionnelles d’ECM, ni dans l’intégration des fichiers physiques ou dans la migration des applications web vers SharePoint ou des solutions open source.
    Le tiercé des préoccupations tient en : SharePoint, fichiers partagés (RSE) et courriers électroniques.
    L’enjeu : saisir l’opportunité d’une solution qui permettra d’appliquer des logiques de rétention ainsi que des politiques de classement à ces différents contenus qui représente 80 à 90 % de la totalité des contenus de l’entreprise.

Réseaux sociaux d’entreprise et gouvernance de l’information


L’entreprise 2.0 va se développer par la mise en production de RSE basés sur des solutions techniques pleinement matures.

Ces applications de RSE sont le plus souvent encore très généralistes, elles sont le terreau  nécessaire au développement des nouvelles pratiques, mais certaines commencent à proposer des approches plus verticales et spécialisées.
Que ce soit Jalios, SharePoint ou encore Jive ou Jamespot.pro, ces solutions
s’appuient sur un pack fonctionnel commun permettant de mettre en oeuvre les dimensions relationnelles et conversationnelles, si caractéristiques du monde 2.0.

Avec ces solutions ce sont des nouvelles fonctionnalités mais surtout une rupture avec les solutions de gestion de contenus qui se met en place dans l’entreprise. Ainsi, l’organisation est centrée sur les conversations ou l’activité des membres (le document est associé et non plus au centre de la ou des discussions).
Les RSE impliquent tous les processus de l’entreprise 2.0 et sont porteurs de rupture à tous les niveaux de l’organisation.

En matière de contenu et de données, ce sont les RSE qui participent le plus à la croissance des volumes de contenus non structurés (± 80% de l’information utilisée dans l’entreprise).
Ce contenu doit pouvoir être utilisé directement et indirectement en association avec les informations existantes dans les bases des ERP (données structurées), des CRM mais également des solutions de gestion de documents (ECM).

L’entreprise 2.0, pour être encore plus efficace, doit pouvoir relier, associer, agréger tous ces contenus et ce, afin de rationaliser des processus tel celui de la relation client (facturation, après-vente, gestion de compte, etc.).

Elle doit également pouvoir mettre à disposition des RSE ces contenus afin de favoriser la dimension conversationnelle et ceci en toute sécurité, fiabilité et facilité.

Les RSE impliquent également une rupture dans la gestion de la gouvernance de l’information car ils obligent à une stratégie où les contenus structurés et non structurés sont gérés par des règles communes permettant à l’entreprise de valoriser ce patrimoine informationnel mais également de se protéger.

Contrairement au web, l’entreprise 2.0 a l’obligation de mettre en place un système où la confiance dans les contenus, les processus, est indéniable.
Cette confiance passe obligatoirement par une évaluation précise et objective de l’actif informationnel (information stewardship) et de son utilisation.

Elle passe également par ne connaissance des risques et le respect absolu des cadres juridiques dans lesquels l’entreprise évolue.

Les RSE doivent donc contribuer à la réalité de cet espace de confiance. Leur supervision ainsi que leur contrôle doit accompagner leur formidable développement dans l’entreprise.

L’entreprise 2.0 va, avec les réseaux sociaux d’entreprise, se doter d’outils pour gérer la gestion des savoirs et des  savoir-faire informels. Elle doit s’attacher à ce que ces outils servent également la mise en oeuvre des espaces de confiance.

e-volution 2.0 : chance ou risque ?


L’été est bien là et profitons de la bonne humeur générale pour regarder notre révolution 2.0 d’une oeil légèrement malicieux !

J’ai toujours été amusé de constater en écoutant les prévisions météos aux Etats-Unis que de temps en temps, il y avait des chances d’averses pluvieuses tandis qu’en France les météorologues parlent plus souvent de risques.

Tout le monde sait que le mot chance est employé dans le sens de probabilité, mais il n’empêche que son emploi est peut-être révélateur d’une approche différente du  monde.

Partir du principe que la probabilité qu’une chose arrive est également porteuse d’opportunités (si vous me permettez ce raccourci extrêmement rapide) relève d’une pensée positive qui me séduit bien plus que de considérer toute chose du point de vue du ou des risques qu’elle porte en elle-même ou génère.

Pour revenir aux averses (de pluie ou de neige), le risque est de gâcher une belle journée ensoleillée, de rendre la circulation moins fluide et de probablement de réduire votre brushing à néant!
Par contre, l’opportunité ou la chance d’une averse, c’est d’abord  un phénomène naturel indispensable à notre existence, une occasion de se rafraîchir ou de « farter » ses skis, que sais-je encore !

La « révolution 2.0 » que nous sommes en train de vivre et/ou de subir met en exergue une différence comportementale importante entre ceux qui considérent qu’il s’agit d’une opportunité et ceux qui y voient surtout des risques (donc des menaces).

Pour chacun d’entre nous, le choix entre conservatisme (confort) et audace est permanent et nous savons trouver nos solutions et nous adapter plus ou moins rapidement (opportunisme ?).
Au niveau des entreprises et selon le point de vue et le réalisme de leur dirigeants, le choix entre chance et risque sera déterminant de leur avenir.
Dans une étude récente, USEO illustre les changements actuels liés à l’apparition des « Réseaux Sociaux d’Entreprises (RSE ) qui vont se distinguer des Intranets traditionnels en introduisant de nouvelles règles:

  • Une existence numérique : L’accès est conditionné à la création d’une identité numérique
  • La transparence : La possibilité de savoir qui est venu consulter une information. Plus globalement, l’activité de chacun est affichée : ses lectures, ses contributions, ses interactions,  etc.
  • La mise en relation: L’identification d’autres membres ayant des centres d’intérêt communs et la possibilité de rentrer en contact avec eux.
  • La conversation : La possibilité pour chacun d’engager la conversation, de s’insérer dans une discussion, d’apporter une information

Ces nouvelles règles conduisent au développement de nouvelles valeurs au sein de l’entreprise :

  • La capacité à entrer en contact avec les autres
  • L’abondance
  • La confiance, l’e-réputation,

Des valeurs portées par l’Organisation, mais qui bousculent les modes d’organisation hiérarchiques et dérangent ceux qui estiment que leur «utilité» tient à l’information qu’ils possèdent. Pour cette raison, les RSE se développent dans les contextes où les collaborateurs s’emparent de l’outil avec l’approbation de la Direction. Mais c’est l’encadrement intermédiaire qui en réinventant son mode de management va permettre d’utiliser pleinement le levier procuré par les RSE (pour : fluidifier la circulation de l’information, valoriser les compétences, augmenter le partage d’expertise, etc.) au service d’objectifs métiers. »

En ce qui me concerne, il est clair que nous avons des chances d’entreprise 2.0 dans les mois qui viennent !

Retrouvez ici les publications de la société USEO


Que d’information !


En début d’année, The Economist publiait un article sur la gestion de l’information illustré par des exemples qui permettent de mieux comprendre l’ampleur du problème, s’il en est !

Et de citer le cas Wal-Mart, un géant mondial de la grande distribution qui enregistre plus de 1 million de transactions à l’heure générant ainsi plus de 2.5 petabytes de données stockées (soit 167 fois le volume des livres conservés dans la bibliothèque du Congrès!).
Facebook, à lui seul, héberge 40 milliards de photos, l’accélérateur de particules du CERN (LHC) génère quant à lui plus ou moins 40 terabytes de données par seconde qui font l’objet d’analyses et/ou de stockage pour certaines.

Tout ceci montre à quel point il est possible maintenant d’utiliser le capital que constitue l’information pour améliorer ses affaires, planifier, anticiper, prévoir, protéger, etc.

Mais cette réalité n’est pas sans créer de nouveaux challenges.

  • Comment et ou stoker ces données ?
  • Comment assurer la sécurité, la confidentialité de ces informations ?

Nombreux sont ceux qui s’interrogent.

Alex Szalay, astrophysicien à l’Université Johns Hopkins souligne que la multiplication des données les rend encore plus inaccessibles. Joe Heelerstein (Université de Berkeley) parle de « révolution industrielle de l’information/ou des données » (the industrial revolution of data).
Les effets de cette prolifération se font sentir partout, du monde des affaires à celui des sciences, des milieux politiques aux cercles artistiques, faisant que les scientifiques et les informaticiens se sont accordés pour inventer un nom pour ce phénomène : »big data« .

Ainsi, à côté des responsables informatiques, de nouvelles fonctions émergent pour des profils sachant combiner des compétences informatiques, des connaissances statistiques et des talents d’extraction, d’analyse et de présentation de la « substantifique moelle » de cet incroyable capital d’information.

Nous sommes dans une phase de transition et le passage de la rareté de l’information à sa surabondance est une incroyable source opportunités.
Les données deviennent une nouvelle matière première pour l’entreprise: un apport économique presque sur un pied d’égalité avec le capital et le travail.

Mais « BIG DATA » est source de crises.

Au cours de la récente crise financière, il est devenu clair que les banques et les agences de notation s’étaient appuyés sur des modèles qui, bien que nourris d’une énorme quantité de renseignements et de données, ne permettaient pas d’anticiper totalement le risque financier encouru dans le monde réel.
Il s’agissait de la première crise déclenchée par « BIG DATA » et ce ne sera pas la dernière!

La façon dont l’information est gérée touche tous les domaines de la vie.
Au tournant du 20e siècle de nouveaux flux d’information au travers du télégraphe et du téléphone ont soutenu la production de masse. Aujourd’hui la disponibilité de données en grand nombre permet aux entreprises de répondre à certains segments de marché partout dans le monde. La production économique était habituellement basée dans une usine où les gestionnaires travaillaient à rendre plus efficaces chaque machine et chaque processus. Maintenant, les statisticiens exploitent toutes les informations produites à tous les niveaux de l’entreprise pour trouver de nouvelles idées.

« Une économie basée sur les données est en train de naître », admet M. Mundie de Microsoft. « Vous pouvez en dessiner les contours, mais les implications techniques, d’infrastructure et même les modèles commerciaux ne sont pas encore bien compris ».

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L’original des articles sur The Economist en ligne (payant):
A special report on managing information: Data, data everywhere ///All too much – Monstrous amounts of data

Contrôle, mesure, centralisation, quelle place pour l’individu ?


La révolution numérique a de nombreux impacts sur notre vie quotidienne.
Au delà des facilités pratiques, qu’en est-il de notre liberté et de notre vie de citoyen ?

Nous avons déjà abordé la question de la protection de la sphère privée et des informations personnelles dans de précédentes notes.

Je ne sais pas s’il faut quitter Facebook (voir l’article publié par l’Express en mars 2010), mais je constate que nous sommes toujours plus nombreux à publier en ligne des informations personnelles souvent anecdotiques et sans grand intérêt (désolé de décevoir certains) sauf pour un petit nombre et pour très peu de temps.

Nous sommes également toujours plus enclin à demander une protection plus importante et « sérieuse » en ce qui concerne l’utilisation de ces informations.
Avec l’émergence du monde 2.0, nous sommes tous devenus des rédacteurs, commentateurs, etc. bref, des ACTEURS et, comme vous, je m’en réjouis !

Cette opportunité nous inquiéte car nous n’avons pas ou plus le contrôle de l’utilisation et de l’exploitation  des informations qui nous concernent.
Aussi, naturellement nous demandons à l’Etat de nous protéger contre d’éventuelles dérives du systéme.

Il n’y a pas de doute quant à la légitimité de la demande et le rôle de l’Etat dans nos démocratie est bien, entre autres, de protéger l’individu.
Mais, en mettant en oeuvre le cadre de cette protection (lois et réglements), l’Etat va également se donner les moyens de contrôle.
Ainsi, les organisations seront contraintes de se doter d’outils de mesure de la réelle conformité de leur politiques internes au regard des dispositions légales.

Parmi toutes les questions ouvertes par la révolution numérique, une doit tous nous préoccuper : cette interventionnisme étatique signifie-t’il la fin programmée du schéma libéral dans lequel évoluent aujourd’hui nos sociétés occidentales ?

Sommes-nous prêts à accepter un contrôle important voire très important de la vie économique et sociale au nom du respect de la sphère privée ?
ou souhaitons-nous laisser le système avancer et « s’autoréguler » ?

Le débat est ouvert depuis longtemps et la passage accéléré au monde 2.0 le rend encore plus actuel.

J’ai dit « Big Brother« , non …….. mais l’aurais-je pensé si fort !

En savoir un peu plus
Dossier publié par l’Agefi du 28.06.2010 et en particulier l’éditorial d’Edmond Tavernier
Dossier « Promesses et périls du monde numérique » à lire sur Ababord
Les fonctions régaliennes de l’Etat
Rapport du groupe de travail « Ethique du Numérique » (UMP-France) mai 2010
Le site de la Ligue des Droits de l’Homme