A propos des technos 2.0, de la gouvernance de l'information, des réseaux sociaux et de la valorisation des contenus au service de l'entreprise de demain
Dans le témoignage ci-après, Wendy Kopp, PDG et fondateur de Teach For America, estime que le changement est effectif dans les organisations quand les dirigeants engagent ces « évolutions » ou adaptations avec énergie et rigueur.
Comme dans tous les secteurs d’activité, les leaders en charge de la transformation dans l’éducation sont « obsédés » par la constitution de systèmes et d’équipes solides, mais également par l’instauration d’une culture d’engagement à la recherche permanente d’amélioration de ces systèmes.
On est presque dans le psychodrame, toutes les conditions sont réunies pour la première de « E-mail, je t’aime, moi non plus ! »
En début d’année, j’avais déjà publié un billet au sujet de l’email dans les environnements collaboratifs, sujet repris, développé par d’autres mais, en ce mois de novembre, le « bruit » est d’une toute autre ampleur : jugez-en vous même, Le Wall Street Journal publie en date du 28 novembre un billet sur Thierry Breton « The IT Boss Who Shuns Email« , tandis que Marc Zukerberg annonçait la mort de l’email, rien de moins !
Où est le problème ?
Au-delà des différentes interfaces utilisateurs, il faut bien reconnaître que l’email est devenu un outil incontournable dans la communication publique, privée, commerciale, amicale etc., et que cette utilisation massive ,voire systématique, est une des sources du nouveau mal « techno » : l’infobésité, sans compter les questions tenant à la gouvernance de l’information !
Au niveau de l »entreprise et de la mise en oeuvre de démarches plus collaboratives, il est probable que l’email, après avoir considérablement favorisé les échanges, est considéré par certains comme insatisfaisant, voire contre productif.
Il y a bien sur des inconvénients liés à l’usage que de l’email : nombre de messages, pièces jointes illisibles ou trop lourdes, information non sollicitée, etc.., mais le principal défaut de cet outil tient à la non contextualisation des informations qu’il véhicule !
Le message électronique, quelques fois, c’est un peu comme une bouteille à la mer où l’exercice d’écriture éphémère fait par ce chinois à Pékin ! L’émetteur envoie (dégage?) et se rassure tandis que le récipiendaire fait un effort important pour comprendre le pourquoi, le comment et l’exploitation qu’il doit faire du contenu reçu et, dans ces cas, on est bien loin d’une quelconque pratique collaborative !
Le problème est bien que l’email est un média peu ou pas du tout collaboratif !
Mais, l’email a beaucoup d’atouts !
Et le premier, n’est pas le moindre, l’email est devenu un média « universel », disponible et accessible rapidement sur tous les supports que nous utilisons.
Mais l’email représente également un moyen très souple pour communiquer : pas ou peu de contraintes dans le format, dans la structure, dans le contenu……, ce qui a largement contribué à son succès.
Contrairement aux solutions de discussions (chat), le courrier électronique permet de traiter l’information quand on le souhaite.
Si on le compare au « mur » des réseaux sociaux, le courrier électronique est incomparablement plus facile et surtout il est autonome et en rien dépendant d’outils tiers.
Que lui manque-t-il ?
Le courrier électronique doit évoluer pour être plus pertinent dans les pratiques collaboratives sans pour autant perdre ses qualités : facilité et souplesse d’utilisation.
Cette évolution (rien de nouveau du côté de l’email depuis au moins une dizaine d’année) peut se faire par l’apport de la contextualisation des contenus portés dans ces messages.
On aime l’email, notamment dans ses fonctions de « push » d’information, on adorerait le courrier électronique dans un rôle de facilitateur de collaboration, c’est à dire TOUJOURS pertinent et facile ! On entend peu les éditeurs et autres fournisseurs de solutions sur le sujet, panne d’idées ou difficultés à changer de paradigme ?
Le « parent pauvre » de la communication en entreprise sera-t-il le socle de la mutation 2.0 ?
L’intranet, c’est un peu tout le monde connaît, mais très peu l’utilise !
Généralement déployé dans le début des années 2000, l’intranet n’a jamais (ou très rarement) trouvé sa place dans le quotidien des collaborateurs des organisations.
Il y a eu la semaine dernière la conférence « rencontres internationales des responsables intranet« , conférence qui sous le hashtag #riri11 a connu un grand succès (voir le TweetLive #RIRI11) et à l’occasion duquel, l’expression Digital Workplace a connu un début de consécration, notamment sous l’impulsion des organisateurs (@netjmc) et à l’écoute des nombreux retours d’expérience.
Fin de semaine dernière, j’ai publié un podcast dans lequel je tente, en moins de 3′, de donner mon point de vue sur ce qui pourrait » se cacher » derrière cette appellation en provenance d’outre-atlantique :
Quoi de neuf ?
« L’intranet nouveau » est fonctionnellement organisé à partir de l’annuaire et non plus des flux d’informations ou des espaces de mise à disposition de documents, formulaires, liens et autres contenus.
Ce changement de perspective permet notamment de placer « le collaborateur » au centre et ainsi, et bien au-delà de la symbolique, de lui apporter la reconnaissance qu’il souhaite en permettant également de mettre en oeuvre une logique de services personnalisés.
La personnalisation est, à mon avis, un aspect essentiel de cette nouvelle approche.
L’entreprise est entré depuis au moins une décennie dans une logique de service vis à vis de ses clients, aujourd’hui, elle doit mettre en oeuvre ce même type de logique vis à vis de ses employés, ne serait-ce que dans un souci de profitabilité !
La généralisation des offres de collaboration L’entreprise collaborative est un sujet de consensus et il est probable que la mise à disposition des espaces collaboratifs (y compris GED) se fera au travers d’un « portail » de mise à disposition de services accessibles par le collaborateur, l’employé, selon son (ses) rôle(s) et le support hardware qu’il utilise au moment de sa connection.
La plateforme contribue ainsi à la mise ne oeuvre d’une logique de services internes pertinente, personnelle et productive (Pertinence-Personnalisation-Productivité, les 3 P qui doivent ses substituer aux très contestés Processus-Profit-Pouvoir).
La généralisation de la nouvelle « digital workplace » ne peut se faire qu’en y intégrant une ouverture vers le social. Beaucoup d’entreprises l’ont déjà mis en production des espaces ouverts au niveau interne, de leur écosystème, qui intègrent des flux d’informations des médias sociaux, mais également des espaces d’échanges.
A l’instar d’IBM, dont le cas est présenté dans ce billet, le but est de faciliter le quotidien des employés.
Si l’entreprise est dans une logique de services vis à vis des collaborateurs, ceux-ci adoptent (en réciprocité) le même type de logique dont ils savent qu’elle est garante de reconnaissance et de loyauté !
Le nouvel intranet n’est plus un « machin » isolé et produit en interne, il devient un « outil » parfaitement intégré et disponible pour tous.
Collaboratif, social et contributeur à une meilleure productivité, le nouvel intranet sera également la plateforme à partir de laquelle les employés auront à disposition les applications et autres solutions métiers indispensables à leur « mission » au service de l’entreprise.
Support d’un nouvel environnement du travail caractérisé notamment par le « télétravail« , la mobilité, le nouvel intranet devient le socle sur lequel l’entreprise 2.0 peut se construire en valorisant au mieux les évolutions technologiques à sa disposition (outils 2.0, cloud computing et supports mobiles) tout en réalisant des économies sur des postes importants tels que l’immobilier, les transports, etc.
Reste la question de la gouvernance, ou plutôt les nombreuses questions liées à la gouvernance : gouvernance de l’entreprise, du SI, de l’information, des données, des médias sociaux, ……..
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