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[transformation numérique] Patron, on a oublié les équipes IT !


En aout 2019, je vous proposais un billet intitulé [transformation numérique] Patron, on a oublié les métiers ! dans lequel j’écrivais :.

Aujourd’hui, les métiers sont les principaux acteurs de la mise en œuvre des outils collaboratifs. Ces outils sont organisés autour de fonctionnalités de communication.
Et il est probable que la meilleure approche pour juger de l’intérêt de ces solutions est de confier leur appréciation aux métiers.

Ceci est toujours vrai, selon moi, et les évolutions des outils et des pratiques autour de la nouvelle « workplace », confirment jour après jour que la valeur ajoutée des métiers (le « business ») est essentielle dans cette évolution des organisations.

Parmi les pôles de la transformation numérique, l’expérience client et l’expérience employé ont occupé le devant de la scène côté projets et donc l’agenda des équipes côté métiers et techniques.

Si certaines catégories de collaborateurs ont été et continuent à être bien accompagnées au quotidien (les équipes business et certains services transverses comme les RH), d’autres sont très impliquées, mais paradoxalement ne bénéficient pas ou peu de la même qualité d’attention. Ce sont les services informatiques – administration, développement, production, support, sécurité et formation – à qui il est beaucoup demandé.
Pour autant, les collaborateurs de ces équipes qui oeuvrent à la transformation numérique sont parfois les oubliés des stratégies d’accompagnement au changement.

En effet, seuls ou accompagnés par des experts externes, les collaborateurs de ces équipe sont avant tout considérés comme ceux qui doivent faire que cela fonctionne bien pour leurs collègues et les clients.
Beaucoup d’entre eux vivent cette expérience au milieu de consultants externes spécialisés dans la mise en oeuvre des solutions choisies, dont la majeure partie s’exécute dans le Cloud. Ces expertises sont nécessaires pour que les projets soient délivrés en temps, en heure bien sur mais aussi conformément aux budgets alloués.
Ces équipes mixtes vivent généralement le temps d’un projet, après quoi chacun retourne à ses tâches habituelles ?

A QUOI ?

Pour certains collaborateurs des équipes techniques, les tâches « habituelles » ont parfois disparues !

Une infrastructure de services dans le cloud n’a pas besoin des mêmes compétences que des applications mise en production sur une infrastructure maison et nombreux sont ceux que cela inquiète (à juste titre souvent) !

La production de services informatiques dans le cloud a débuté à la fin des années 2010 (pour les plus audacieux ou innovants) et elle gagne aujourd’hui tous les acteurs y compris les plus résistants (ceux qui souvent ont une piètre évaluation de l’offre de services de sécurité des données).

Dans ce contexte, il n’est pas rare de rencontrer des équipes informatiques qui ne perçoivent pas bien le changement auquel elles participent et l’impact qu’il aura sur leur organisation, leurs responsabilités et les nouvelles compétences qu’elles devront intégrées.

C’est pourquoi l’accompagnement au changement est une stratégie qui doit intégrer ces réflexions au même titre que les autres préoccupations liées à l’expérience employé et l’expérience client (qui souvent se résument à des questions d’adoption et/ou de perception de valeur ajoutée par ces publics).

low code/no code
© hengki12 / 123RF

Low Code, Citizen Dev, DevOps, services hébergés, réseaux de communication, disponibilité des services, mobilité, gestion des identités, protection des données, pour ne citer que quelques thèmes qui doivent faire l’objet d’une mise en perpective au regard de la stratégie informatique de l’entreprise et des qualités nécessaires dans ses équipes.

Au delà des ingénieurs, développeurs, codeurs, testeurs, administrateurs, analystes, et autres rôles essentiels, il y a également les fonctions de support (N1 à N3) et de formation interne qui gagneraient à recevoir une communication pertinente et un accompagnement dédié afin de les préparer à leur mission de demain!

L’accompagnent au changement s’attache à préparer TOUTE l’entreprise dans son évolution, en ne laissant personne de côté quand bien même il/elle est supposé(e) avoir un meilleur niveau de compréhension des enjeux (car il/elle “est dans l’informatique!”).

Le besoin tel que nous le ressentons au travers de notre expérience est bien de :

  • Comprendre les enjeux de la transformation d’un point de vue technique​
  • Anticiper des besoins en compétences au regard de la transformation​
  • Mettre en perspective les services techniques internes​ et les compétences existantes
  • Créer un réel leadership technique

L’approche que nous pensons pertinente à propos de la mise en perspective des services techniques​ dans le cadre de la transformation numérique consiste à travailler sur ces quatre thèmes :

  • Le périmètre cible​ d’un point de vue technique :
    • Orientation stratégique de l’organisation​
    • Planning de réalisation​
  • Les compétences nécessaires :
    • Exploitation et support​
    • Projets et développement​
  • Les équipes existantes​ :
    • Organisation ​
    • Qualifications​
  • Le support requis​ :
    • Formation​
    • Partage des connaissances

Et selon vous et votre expérience ?

ROBOT/IA/FUTURE OF WORK
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Digital fiction (n°4) : plutôt à l’arrache côté RH 


Le numérique, vu par le département des RH, c’est plus souvent une source de soucis que l’occasion d’incroyables opportunités.

La gestion des personnels est une mission bien trop compliquée, qui demande discrétion et savoir-faire, pour trouver un quelconque intérêt dans le numérique.

Bulletins de paie. ClavierRécemment encore centrée autour de la gestion de la paie (une mission comptable), la préparation des contrats (droit du travail) et l’aide à l’organisation de certaines formations et de certains recrutements, la direction RH est peuplée majoritairement de collaborateurs compétents dans le traitement de tâches administratives de gestion.
Le SIRH (système d’information des ressources humaines) est d’ailleurs la plupart du temps composé de solutions de gestion et géré à part du SI global de l’entreprise comme pour montrer sa différence et son besoin d’isolement (le secret des rémunérations probablement !).

Depuis les premières expériences de dématérialisation telles celles des commandes et plus généralement des courriers entrants, il n’est pas un jour, une réunion, sans que quelqu’un (de bien intentionné) de l’informatique ou des métiers, voire du COMEX, ne soulève la question de la dématérialisation côté RH.
Ce ne sont pas les opportunités qui manquent, mais que ce soit pour la mise en place du « dossier employé » ou encore la validation des absences (congés par exemple) ou l’inscription a une formation, les RH font de la résistance avec plus ou moins de succès.

FEUILLE-DE-PAIEBien évidemment, beaucoup d’entreprises offrent maintenant aux collaborateurs – au travers de l’intranet – un dossier regroupant différents documents dont les fiches de paie ou encore des formulaires permettant de solliciter une formation, de déclarer une période de congés pour ne citer que les cas les plus fréquents, mais le numérique n’a pas encore pour autant modifié les pratiques de la gestion de la ressource humaine.

L’automatisation et la dématérialisation des processus ont été réalisés – à l’aide de logiciels – pour le traitement des CV au regard (même si on n’a pas le droit de le dire) de critères objectifs tels que l’âge, l’origine, le diplôme, la nationalité et bien d’autres.
Dans ce cas, le numérique devient le moyen de faire vite, mais il est aussi au coeur de la lâcheté des recruteurs en leur permettant une réponse anonyme, standardisée, automatisée (email envoyé de nuit et parfois le week-end) et immanquablement frustrante pour une personne qui avait mis probablement un peu d’espoir dans sa postulation !

En fait, le département des ressources humaines et c’est presque un paradoxe utilise les technologies pour « déshumaniser » le traitement des tâches qu’il lui sont confiées par l’entreprise !

Pourtant la pression gagne en intensité et sans avoir ne serait-ce qu’un strapontin à la C suite, les RH se retrouvent solliciter sur tous les fronts, de la bonne visibilité de la marque employeur telle que réclamés par la dir com et certains métiers à l’impact des nouveaux outils et aux questions de gouvernance soulevées, à juste titre, par la DSI et d’autres métiers !

ISOLEMENTLa mise en « silo » des informations RH et de leur traitement pour des raisons de sécurité et de confidentialité (dont on se demande toujours si elles ne pouvaient pas être traitées différemment mais au sein d’un SI global à l’entreprise) a conduit les équipes en charge de ces fonctions à travailler « à l’écart » de l’entreprise et à l’heure de l’évolution numérique il n’est pas étonnant de les voir « dépassées » par l’ampleur des sollicitations et des demandes.

Tout change ou plus simplement tout peut changer et les incertitudes sont nombreuses au niveau des affaires, du management donc de la conduite de l’entreprise : recrutement, évaluations annuelles, formation, accompagnement, fracture numérique, télétravail sont parmi les dossiers les plus chauds d’un département qui n’arrive que difficilement à se projeter dans le tout numérique.

Il n’y pas de doute, côté RH, on est plutôt à l’arrache et aucune embellie ne se profile à court terme !

[Enquête]Intranet et stratégie numérique : agitation et zéro vision !


Après l’excellent travail présenté par The Community Roundtable semaine dernière, c’est au tout d’Arctus de publier les résultats de son enquête annuelle sur le thème Intranet et stratégie numérique.

Disponible gracieusement en téléchargement, ce dont nous les remercions,  ce travail s’attache à comprendre les évolutions – côté entreprise – autour de quatre thèmes :

  • Information et communication
  • Collaboration
  • Réseau social d’entreprise et fonctions sociales
  • Stratégie numérique

Côté communication, l’intranet c’est d’abord et toujours de la News, principalement proposée par la Com et les RH au travers de plateformes telles SharePoint ou Jalios.

contenus_intranet_2015

Plateforme_intranet-2015

Notons aussi le poids de la vidé toujours plus présente ainsi que les progrès en terme de gouvernance au sujet de la contribution tandis que pour le reste la situation reste inchangée.

On est encore loin de la digital workplace dont beaucoup parlent mais que – visiblement – peu s’attachent à mettre en oeuvre !

La collaboration – autre thème très tendance – reste principalement axée autour de l’existence de l’annuaire (profils riches) et des atouts des outils de recherche dans une évolution très sage et un déploiement principalement fait à partir de SharePoint.

 

Collaboration_obs_2015

Pour ma part, je retiendrai l’émergence de deux nouveaux types de « communautés » ou d’espaces collaboratifs : les espaces métiers et les communautés d’équipes !

Par contre, il est consternant de lire que la plupart des espaces collaboratifs sondes espaces fermés (66%) pour des raisons de confidentialité !
La confidentialité devient l’alibi pour reproduire les silos organisationnels !!!
Preuve, s’il en est du manque de maturité et de vision de la plupart des managers en charge de ce type d’initiatives dans les entreprises !

Les RSE continuent leur « bonhomme de chemin » et les fonctions sociales mises à disposition sont dans la plupart des cas le minimum requis, à savoir :  évaluation, suivi, recommendation voire parfois commentaire !

La seule « bonne nouvelle » sur le sujet est la présence de plus en plus importante des « community managers ».
Pour le reste, il semblerait que le réseau social ne soit considéré comme beaucoup que comme un « add-on » de l’intranet, sans objectif précis et on comprend ainsi mieux que les employés aient du mal à comprendre – pour eux – la valeur de ce « machin » !

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Enfin, côté stratégie numérique, le constat est très inquiétant !

Face à une quasi absence de vision stratégique de l’entreprise dans le numérique et à une pression (venant de la c suite notamment), les projets sont lancés n’importe comment, en pleine fébrilité !

A croire que leurs initiateurs ne comprennent les opportunités et les contraintes de ce type d’outils !

amont_projet_obs2015

On ne s’embête plus, ou moins en tout cas, de faire un travail de réflexion !
Les projets semblent guidés par un besoin compulsif de montrer que l’on fait quelque chose : c’est magique ! ou presque
Difficile de s’étonner de ce que l’on voit couramment dans les entreprises : déficit d’adoption des espaces collaboratifs, défiance vis à vis des solutions « sociales » et désengagement de bon nombre d’employés !

Tous les chiffres et graphiques à découvrir dans l’étude de l’Observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique.

Travail : êtes-vous plutôt analogique ou numérique ?


La transformation digitale des organisations est le sujet privilégié par les rédactions, les blogs et presque le commun des employés.
S’il est vrai que les entreprises ont fort à faire pour s’adapter à la réalité d’un monde numérique, qu’en est-il des collaborateurs ?

Humanity is the killer appEn effet, l’évolution d’une entreprise ne peut se faire sans son « équivalent » au niveau du quotidien de l’employé.

Hors depuis plusieurs années, on a pris pour argent comptant le fait que les employés avaient une « maturité numérique » réelle du simple fait qu’ils avaient, pour la plupart, adopté la tablette, les téléphones intelligents et les applications qu’ils utilisent au quotidien avec plaisir, voire parfois avec avidité.

Mais, la maturité numérique des individus (Y generation inclue) n’est pas celle qu’on aimerait croire et le succès des apps est, pour la plupart, dû à un business model largement basé sur la désintermédiation synonyme d’autonomie et d’économie !

Et ce que l’entreprise entreprend – en matière de transformation digitale – ne répond pas forcément, ni directement à ce type de proposition de valeur !

Alors, pour vous aider, prenez le temps de lire les assertions ci-après et d’y apporter la réponse qui vous caractérise le mieux, elles pourraient vous aider à évaluer votre propre maturité numérique au travail !

  • Le terme « analogique » a-t-il une signification pour vous ?
  • Transmettez-vous des documents ou des liens dans les messages ?
  • Avez-vous une taxonomie personnelle ?
  • Imprimez-vous vos emails ?
  • Imprimez-vous les documents ?
  • Préférez-vous une relation de travail « one to one » ?
  • Craignez-vous de partager « publiquement » vos idées, vos remarques ?
  • Utilisez-vous un cahier ou un bloc pour la prise de notes en réunion ?
  • MindMap est-il selon vous un jeu de cartes ?
  • Utilisez-vous la vidéo pour vos messages ou annonces ?
  • Avez-vous paramétré des « périodes » – ne pas déranger – pour votre confort ?
  • Répondez-vous directement par email à une question concernant un sujet objet d’une discussion dans une communauté ?
  • Avez-vous des difficultés à supprimer des messages, des contenus, dont vous jugez qu’ils ne vous seront pas utiles ?
  • Utilisez-vous massivement le « tagging » ?
  • Travaillez-vous à distance (télétravail par exemple)
  • Avez-vous une activité soutenue sur les réseaux et médias sociaux ?
  • Avez-vous créé un profil LinkedIn à la demande de vote employeur ?
  • Parlez-vous de votre travail sur votre profil Facebook ?
  • Pour vous Tesla est une marque de pâte à tartiner ?
  • Protégez-vous vos données en ligne ?
  • Avez-vous pris des initiatives pour faciliter l’évolution numérique de votre quotidien au travail ?
  • Selon vous la digital work place est un gadget de consultants ?
  • Pour vous l’expression « knowlegde worker » ne veut rien dire au quotidien ?
  • Selon votre fonction, le client n’est pas ou pas du tout important à vos yeux ?
  • …..

Pour en reparler …..

Transformation digitale de l’entreprise, si on parlait stratégie d’influence ?


Au coeur de la réussite des étapes constitutives de la transformation numérique il y a la communication autour des objectifs et de la mise en oeuvre des moyens qui la supportent.

Dans le « monde analogique » des entreprises, le quotidien était animé de nouvelles applications dont la mise en production consacrait la réussite.
Focalisée sur les outils, plus que sur la manière dont ils produisaient (ou pas) des résultats réellement pertinents, l’entreprise imposait son cadre de travail, ses applications et ses procédures !
A chaque changement de management, on pouvait constater les mêmes remises en cause de procédures et de logiciels, les mêmes querelles de chapelles, pour asseoir son autorité sans pour autant le plus souvent influer ni sur la stratégie, ni sur les résultats.

L’entreprise d’hier était en réalité un « champ de bataille » dans lequel certains arrivaient à se dégager de ces sempiternelles luttes intestines pour s’engager dans un autre combat, au service de la survie économique de l’organisation.

L’entreprise de demain se construit autour des réseaux, en continuité temporelle et pour cela elle a besoin de consensus quant aux objectifs et à la stratégie  !
value-proposition-signQuand j’écris consensus, je ne me réfère pas à un accord à minima, mais bien à une réelle convergence autour d’une proposition de valeur !

S’il n’y a pas de divergences importantes quant à la nécessité de ce consensus, ce n’est pas pour autant que la transformation de l’entreprise se fasse au meilleur rythme.

En effet, derrière les bonnes intentions et les premières étapes de projets structurants de l’entreprise de demain que sont notamment les « digital workplace » – mais aussi les espaces collaboratifs ou encore le support à l’innovation ou la réflexion sur le modèle d’affaires et notamment la relation client – se cachent trop souvent des hésitations et des incohérences décisionnelles qui créent les conditions de leurs échecs.

On sait que la plupart des managers n’ont pas ou peu de maturité numérique et que la plupart des projets sont toujours à l’initiative d’équipes de communication (interne) avec le support des équipes informatiques.
En 2013, selon une étude réalisée et publiée par Cap Gemini Consulting et MIT Sloan Management Review :

  • Mobiliser l’ensemble des collaborateurs est un facteur clé de réussite. La concurrence avec les autres priorités au sein de l’entreprise et le manque de compétences dans le domaine du digital sont cités comme les deux principaux obstacles à l’exécution d’un programme de transformation digitale.
  • L’implication des dirigeants dans les projets de transformation digitale est une nécessité. Le premier obstacle à la transformation de l’entreprise que citent les sondés est l’absence de « situations d’urgence ». En outre, seulement 36 % des dirigeants ont présenté une stratégie de transformation digitale à leurs employés ; mais lorsqu’ils l’ont fait, 93 % des collaborateurs se sont mobilisés à leurs côtés.
  • Il est nécessaire de prouver la nécessité de la transformation digitale, or seulement la moitié des entreprises effectuent des analyses de rentabilité des investissements numériques.
  • La mise en place d’une gouvernance appropriée est indispensable pour piloter les initiatives. Cependant, 40 % des entreprises sondées ne disposent pas de processus de gouvernance adéquats en matière de transformation digitale et 26 % seulement s’appuient sur des indicateurs de performance pour suivre l’avancement de cette transformation.

notdigital En 2015, la situation a peu évolué et les obstacles sont très probablement les mêmes.

Hormis le ridicule et stupide « pas le temps » (comment ne peux t-on pas avoir le temps de travailler à la pérennité de l’entreprise qu’on dirige ?), le manque de familiarité avec ce qui se cache derrière la réalité du monde virtuel est une réelle source de blocage et d’échec des initiatives !

Les points de blocage peuvent être nombreux et les porteurs de projets ont tout intérêt à considérer avec soin le travail de marketing et de communication qu’ils auront à mettre en oeuvre pour espérer arriver à leurs fins.

La principale raison de la lenteur de la transformation tient, selon une étude relayée ici, à l’incapacité à prendre une décision lorsqu’il faut vraiment se lancer [80% des échecs].
Et le plus souvent, c’est l’absence de budget qui renvoie les projets aux « oubliettes » des idées vertueuses !

Pour assurer les budgets et les ressources dont vous avez besoin, vous devez convaincre de la valeur de vos projets !
C level, métiers et autre sponsors sont derrière vous à condition que vous puissiez mettre en exergue les atouts et l’indéniable valeur (je ne parle pas de ROI) que votre initiative (intranet 2.0, digital workplace, espaces collaboratifs par exemple) peut apporter au niveau des pratiques donc in fine d’une meilleure agilité et performance de l’entreprise.

Comment faire ? Quelle stratégie mettre en oeuvre ? Quels moyens sont-ils nécessaires ?

amplify-content-3Le recrutement de « sponsors » côté métiers est la première étape indispensable d’une stratégie d’influence pour ce type de projet, car c’est souvent de ce côté que l’expression de la valeur est la plus explicite et parfois la plus facilement mesurable.
N’oubliez pas les fonctions « transverses » qui peuvent représenter des appuis utiles et pour qui la valeur de ces initiatives est réelle même si parfois le manque de maturité numérique de certaines équipes les cantonnent dans une approche « trop classique » de leur mission au service de l’entreprise.

C’est avec ce noyau restaient que vous allez discuter, partager, collaborer et agir en tant que REVELATEUR pour pouvoir formuler les propositions de valeur que vous scénariserez ensuite pour mieux les communiquer.

En effet, il vous faudra communiquer en interne auprès de vos sponsors (en premier lieu) et au delà pour profiter au mieux de la viralité au sein de différentes sphères d’influence et pouvoir espérer asseoir les premières étapes de déploiement de votre projet.

Quel leadership êtes-vous en mesure de favoriser pour vous aider dans cette démarche ?

Quel « communicant » êtes-vous pour prétendre recevoir les budgets dont vous avez besoin ?  Quelle est la dimension « marketing » de votre équipe ? Avez-vous besoin d’aide ?