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Donnez de l’ambition à vos projets techniques


Quel est le niveau de succès de vos projets techniques ?

Pourquoi cette question ?

Tous les projets techniques sont, d’après leurs initiants, de réels succès !
Pourtant la presse spécialisé (ou pas)se fait parfois, souvent (trop?) de projets abandonnés car :

  • Trop longs, trop compliqués, donc trop chers
  • Mal préparés, mal gérés, donc pas adaptés aux besoins
  • ……

En fait, du point des vue technique, les critères de succès d’un projet se résument souvent à livrer en temps, en heure et en budget un développement ou une installation porteuse d’une certaine valeur ajoutée pour ses utilisateurs.

Et ce sont, pour la plupart du temps, les business analystes qui travaillent sur la proposition de valeur au regard des besoins et des habitudes de travail des collaborateurs côté métiers.

De ce point de vue, rien à dire ou peut-être beaucoup à dire, c’est selon !

Et le client-utilisateur ?

On peut imaginer que les analystes ont pris le soin et le temps de discuter avec lui en préalable à la définition de la « backlog » du projet.

La backlog, c’est du « sérieux », sans elle on est perdu et la meilleure preuve c’est qu’elle fait partie, peu ou prou, des outils utilisés dans quasiment toutes les méthodes de gestion de projet (plus ou moins agiles).

Côté client, la backlog c’est le plus souvent le début de la frustration, pour autant qu’il en connaisse l’existence.

La backlog est censée être la synthèse entre le besoin décrit par le client et la contrainte technique à laquelle est soumise le développeur, DONC une étape indispensable à la livraison d’un service (application, développement, outil, appelez-le comme vous voulez) de qualité.

En résumé, une. backlog pertinente (c’est à dire résultant d’échanges fructueux avec les clients-utilisateurs) et une équipe technique de qualité devraient suffire au succès d’un projet !

Sauf que …….

La transformation numérique a compliqué la donne pour beaucoup d’acteurs, y compris les gestionnaires de programme ou de projets.

D’un monde ou les sections techniques décidaient et où les utilisateurs appliquaient (tant bien que mal) après avoir reçu la FORMATION adhoc, on est passé dans un « nouveau monde » dans lequel le client-utilisateur est actif : il décide et il choisit les options qui lui paraissent les meilleures.

Dans ce contexte, le niveau de succès de vos projets techniques va être évalué également au regard d’un nouveau critère : l’ADOPTION.

Et de ce point de vue, la stratégie la plus contre productive (à mon avis) consiste à délivrer, mettre en production et assumer que le client-utilisateur a l’envie, la maturité, le temps, etc.., de changer ses habitudes pour se consacrer entièrement à la découverte du résultat de la promesse qui lui a été faite dans le cadre des discussions préliminaires au projet !

Bien sur, il y a des circonstances favorables, par exemple quand le client-utilisateur n’a pas le choix !
Mais rien n’est gagné pour autant, car les « chemins de contournement » sont nombreux et le client-utilisateur a beaucoup d’imagination sans compter qu’il dispose d’un outil-ressource qui lui sert à tout ou presque : son EMAIL !

Donnez de l’ambition à vos projets.

Le seul rejet/refus par le client-utilisateur de votre développement remet en cause le succès de votre travail.

Seule, une stratégie d’accompagnement au changement – en complément des méthodes de gestion de projet – peut vous aider à mettre toutes les chances de votre côté et ainsi contribuer à asseoir la réussite de votre projet.

La première ambition d’un projet est de répondre aux attentes et elle ne peut pas se faire sans la participation active des clients-utilisateurs.

C’est pourquoi, vous auriez avantage à inscrire la démarche d’accompagnement au changement dès les premières phases de vos projets.

N’en déplaise à certains, l’aspect technique n’est qu’une facette de projets qui sont souvent de plus en plus complexes et pour le succès desquels toutes les compétences, y compris non techniques, sont indispensables.

A bon entendeur !

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Pour une réelle pratique de l’accompagnement du changement !


Le « change management », y avez-vous pensé ?

Quand le cours des évènements vous oblige à vous adapter et à mettre en œuvre une stratégie, ne vous-êtes pas souvent dit : « cela aurait été plus facile si j’avais eu le temps de m’y préparer » ?

Pour les organisations, c’est pareil !

Sauf que trop souvent la réflexion autour d’une stratégie, permettant que tous soient prêts, est absente.

Les efforts des gestionnaires de projets techniques, des équipes spécialisées et des acteurs de l’entreprise participant à la transformation sont nécessaires et essentiels.

Pour autant, nombreux sont les projets qui restent au stade de réussite quant à la mise en œuvre des outils, mais qui souffrent d’un déficit d’appréciation d’un point de vue adoption.

Il est encore courant de mesurer la taille d’un projet à la jauge des budgets alloués et du nombre de nouveaux outils déployés ainsi que des processus de travail.

Il est moins courant de mesurer également la taille d’un projet à la jauge de l’impact qu’il a ou doit avoir sur les habitudes de travail, la productivité et le confort des salariés.

Pourtant, ces éléments de mesure sont – au même titre que les autres sus mentionnés – au cœur de l’appréciation de la réussite d’un projet technique.

Les circonstances que nous subissons tous ont accéléré l’évolution des outils et des pratiques dans beaucoup d’organisations et plus que jamais l’accompagnement du changement doit être intégré dans les stratégies et donc les projets.

Un rôle à promouvoir.

L’accompagnement du changement est un des trois piliers au service de la réussite d’un projet.

Avec un « sponsoring » fort et une gestion de projet rigoureuse et efficace, la conduite de l’accompagnement du changement est clef et elle doit être intégrée en amont dans tous les projets.

La mission du « change manager » est la même quels que soient les projets, par contre les tâches inhérentes à ce rôle sont bien évidemment liées aux particularités de chaque projet.

Et c’est notamment dans cette diversité que réside, entre autres, l’intérêt de ce rôle.

Un rôle riche d’expérience

Être associé en tant que consultant à l’accompagnement du changement d’une organisation, c’est :

–       Comprendre une culture et une organisation 

–       Collaborer avec des profils et des rôles différents

–       Partager des bonnes pratiques

–       Donner la parole aux acteurs

–       Aider à construire une stratégie basée sur

  •   L’anticipation
  • L’empathie
  • La singularité culturelle
  • L’objectivité
  • L’ambition

Il existe des méthodes pour nous aider à présenter, proposer et dérouler la mission de conduite du changement.

Une opportunité professionnelle

Encore trop rares sont les professionnels qui choisissent d’assumer « publiquement » ce rôle qui – rappelons-le – est complémentaire de celui des acteurs techniques, organisationnels ou de celui des gestionnaires.

Il ne s’agit pas de faire du « coaching » ou de la formation, mais de bâtir des stratégies au service de l’entreprise.

Le « change manager » ne s’apparente pas aux équipes RH, ni à celle de communication, il est dans un rôle porté par une dimension, qui n’est pas nouvelle, mais qui a pris beaucoup d’importance du fait de la rapidité des changements.

La pratique est devenue, selon moi, incontournable et elle représente une opportunité pour beaucoup de profils.

Un rôle pour vous ?

Si vous êtes un peu (mais pas trop) technique, si vous avez un peu de pratique de « business analyse », si vous avez une bonne culture générale et si, enfin, vous êtes passionné à relever – en travaillant avec d’autres – les défis que crée la transformation des outils et des pratiques, vous avez beaucoup d’atouts et le rôle de « change manager » est pour vous !

Les formations et la pratique du terrain seront alors autant d’opportunités au service de votre expertise.

Si ce plaidoyer vous a intéressé et que vous l’avez lu jusqu’à ces lignes, prenez contact avec moi, nous pourrions discuter de vos objectifs professionnels et de l’accompagnement du changement !

Merci et tout de bon 😊

Billet initialement publié sur LinkedIn le 18 janvier 2021

Utilisation des solutions de travail à distance et de collaboration : vive la stratégie Open bar ?

Parlez dans l'hygiaphone

Depuis quelques semaines, nous sommes très nombreux à travailler à distance et les éditeurs ont mis les bouchées doubles pour faciliter l’installation des applications et en réduire l’impact uniquement en termes de coûts (pas du reste car ce n’est pas leur objectif !).

On ne peut que se réjouir d’une telle mobilisation et d’un tel enthousiasme.

Pourtant discussions vidéos en ligne et coédition facilitées ne signifient pas adoption renforcée, ni meilleure compréhension des usages.

Demain, chacun ou presque aura sa solution préférée et cela risque de devenir compliqué : à quoi peut vous servir la solution que vous aimez tant si personne dans vos contacts ne l’utilise ?

Parlez dans l'hygiaphoneAujourd’hui Zoom est en dans le top 10 des applications téléchargées et le nombre de billets à propos des avantages de l’une ou de l’autre, des risques de l’autre ou de l’une, croît exponentiellement sur les plateformes sociales !

Open bar ? So cool !

Pas si sûr car l’efficacité (raison principale d’utilisation de ces outils) n’est pas due qu’à la facilité d’installation, pas plus qu’au bruit ambiant ni aux considérations ou préfèrences personnelles.

Alors que peu d’entre nous sont réellement prêts ou préparés à cette « mutation » accélérée vers la virtualisation (digitalisation) des échanges et du travail, il est essentiel de réfléchir et de décider du cadre d’utilisation des outils (au regard de nos contraintes et de nos objectifs), bref de parler gouvernance ! (Contrairement a ce qui a été fait lors de la généralisation des applications de courrier électronique).

Enseignants, étudiants, consultants, employés de bureau, dirigeants, élus, …, amis etc., nous avons tous des objectifs différents en utilisant ces outils.

Sachons dessiner le ou les cadres ( selon les cas d’usage) qui nous ressemblent, nous protègent et nous aident à passer ce cap et les suivants !

A bon entendeur et pour en reparler 😉

Une année 2019 exaltante !


[Entreprise & numérique] L’étiquette de la gouvernance

3 facettes de l'information stewardship

S’il est bien un sujet qui me tient à coeur, c’est celui de la maîtrise des informations et de la gouvernance de l’information.

J’ai déjà eu l’occasion, sur ce blog , de préciser ma « vision » de la gouvernance de l’information et de la mise en oeuvre des stratégies.

Aujourd’hui, nous sommes à un stade de maturité des outils qui permet à tout à chacun de mettre en oeuvre sa stratégie. La numérisation de l’économie et son corollaire la dématérialisation obligent à s’intéresser à la gouvernance des données, e.g. leur protection, leur conservation et leur restitution.

email

Email privacy

Le transfert des opérations dans le cloud, ainsi que la réglementation et les facilités de recherche (outils ediscovery) provoquent un réflexe salutaire de réflexion quant à la stratégie de gestion des informations.

Le premier réflexe en terme de gouvernance a été de décrété la rétention « ad aeternam » afin de remplir les obligations réglementaires.

La conservation de tout pour tout le temps n’est pas une stratégie, mais la réponse opérationnelle à une contrainte souvent légale.
Ce réflexe conduit inévitablement à conserver des volumes incroyablement important de données « au cas ou » et à complexifier, voire rendre impossible, la recherche précise d’éléments.

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Cette phase de réponse (réflexe) arrive en fin de vie et tout le monde – ou presque – a compris qu’aujourd’hui il fallait travailler avec plus de finesse, non seulement pour bien se protéger , mais surtout pour gagner en pertinence et en productivité dans l’exploitation des informations produites et stockées dans les systèmes.

Les éditeurs ont bien compris cette évolution et certains proposent aujourd’hui des outils  dédiés.

C’est le cas dans Office 365 qui, au delà d’un tableau de bord très bien organisé et personnalisé propose, dans le cadre de la rétention, la mise en oeuvre de stratégies précises et simples.

Il est possible de définir des politiques (ou stratégie) en précisant les paramètres telles que durée de conservation, conditions de suppression. ainsi que le périmètre de mise en oeuvre (les applications concernées):

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Ainsi les documents produits ou stockés par les collaborateurs de l’entreprise peuvent faire l’objet d’une rétention (en ligne) sécurisée pour la période voulue. A noter que par défaut, Office 365 ne propose pas de rétention des documents, ni l’archivage des emails qu’il faut paramétrer.

Les possibilités offertes vont plus loin en terme de granularité et l’option d’étiquette généralise (si on l’utilise) la stratégie de gouvernance à l’entier des contenus et  à l’ensemble des collaborateurs dans une approche plus fine que la systématique.

Au travers des propriétés des documents et des paramètres de listes ou de bibliothèques, le choix des étiquettes protège l’entreprise toute entière contre elle même.

price-tag-icon-8Ainsi, une fois précisé le type de contenus utilisés dans votre entreprise, il est facile de proposer d’étiqueter ce contenus à partir des applications Office par exemple. Ainsi le collaborateur choisira dans une liste d’étiquette la mieux adaptée au contenu avec lequel il travaille.

L’étiquetage des contenus peut également se faire en « automatique » au regard de mots clefs contenus dans le titre, le corps ou les propriétés du document (par exemple un document contenant les mots « travail », « salaire » et « contrat »  sera automatiquement étiqueté contrat de travail et conservé selon les règles définies pour ce label).

Cette étiquette – apposée au contenu – va organiser le cycle de vie du contenu dans les « repository » de l’entreprise. Sa durée de conservation, les conditions de sa destruction ou de sa migration vers une archive sont définies par son étiquette.

Par qu’une stratégie de gouvernance soit pleinement efficace, il faut que  :

  • sa mise en œuvre soit simple et facile du point de vue de l’utilisateur final
  • sa gestion soit sécurisé et pertinente au regard des objectifs de l’entreprise
  • la recherche des contenus soit rapide (par les étiquettes, par application, par le collaborateur)

En bref, une stratégie de gouvernance de l’information n’est pas une contrainte, mais bien au contraire une opportunité de créer de la confiance autour des contenus de l’entreprise !