[Entreprise & numérique] L’étiquette de la gouvernance

3 facettes de l'information stewardship

S’il est bien un sujet qui me tient à coeur, c’est celui de la maîtrise des informations et de la gouvernance de l’information.

J’ai déjà eu l’occasion, sur ce blog , de préciser ma « vision » de la gouvernance de l’information et de la mise en oeuvre des stratégies.

Aujourd’hui, nous sommes à un stade de maturité des outils qui permet à tout à chacun de mettre en oeuvre sa stratégie. La numérisation de l’économie et son corollaire la dématérialisation obligent à s’intéresser à la gouvernance des données, e.g. leur protection, leur conservation et leur restitution.

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Le transfert des opérations dans le cloud, ainsi que la réglementation et les facilités de recherche (outils ediscovery) provoquent un réflexe salutaire de réflexion quant à la stratégie de gestion des informations.

Le premier réflexe en terme de gouvernance a été de décrété la rétention « ad aeternam » afin de remplir les obligations réglementaires.

La conservation de tout pour tout le temps n’est pas une stratégie, mais la réponse opérationnelle à une contrainte souvent légale.
Ce réflexe conduit inévitablement à conserver des volumes incroyablement important de données « au cas ou » et à complexifier, voire rendre impossible, la recherche précise d’éléments.

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Cette phase de réponse (réflexe) arrive en fin de vie et tout le monde – ou presque – a compris qu’aujourd’hui il fallait travailler avec plus de finesse, non seulement pour bien se protéger , mais surtout pour gagner en pertinence et en productivité dans l’exploitation des informations produites et stockées dans les systèmes.

Les éditeurs ont bien compris cette évolution et certains proposent aujourd’hui des outils  dédiés.

C’est le cas dans Office 365 qui, au delà d’un tableau de bord très bien organisé et personnalisé propose, dans le cadre de la rétention, la mise en oeuvre de stratégies précises et simples.

Il est possible de définir des politiques (ou stratégie) en précisant les paramètres telles que durée de conservation, conditions de suppression. ainsi que le périmètre de mise en oeuvre (les applications concernées):

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Ainsi les documents produits ou stockés par les collaborateurs de l’entreprise peuvent faire l’objet d’une rétention (en ligne) sécurisée pour la période voulue. A noter que par défaut, Office 365 ne propose pas de rétention des documents, ni l’archivage des emails qu’il faut paramétrer.

Les possibilités offertes vont plus loin en terme de granularité et l’option d’étiquette généralise (si on l’utilise) la stratégie de gouvernance à l’entier des contenus et  à l’ensemble des collaborateurs dans une approche plus fine que la systématique.

Au travers des propriétés des documents et des paramètres de listes ou de bibliothèques, le choix des étiquettes protège l’entreprise toute entière contre elle même.

price-tag-icon-8Ainsi, une fois précisé le type de contenus utilisés dans votre entreprise, il est facile de proposer d’étiqueter ce contenus à partir des applications Office par exemple. Ainsi le collaborateur choisira dans une liste d’étiquette la mieux adaptée au contenu avec lequel il travaille.

L’étiquetage des contenus peut également se faire en « automatique » au regard de mots clefs contenus dans le titre, le corps ou les propriétés du document (par exemple un document contenant les mots « travail », « salaire » et « contrat »  sera automatiquement étiqueté contrat de travail et conservé selon les règles définies pour ce label).

Cette étiquette – apposée au contenu – va organiser le cycle de vie du contenu dans les « repository » de l’entreprise. Sa durée de conservation, les conditions de sa destruction ou de sa migration vers une archive sont définies par son étiquette.

Par qu’une stratégie de gouvernance soit pleinement efficace, il faut que  :

  • sa mise en œuvre soit simple et facile du point de vue de l’utilisateur final
  • sa gestion soit sécurisé et pertinente au regard des objectifs de l’entreprise
  • la recherche des contenus soit rapide (par les étiquettes, par application, par le collaborateur)

En bref, une stratégie de gouvernance de l’information n’est pas une contrainte, mais bien au contraire une opportunité de créer de la confiance autour des contenus de l’entreprise !

Retour d’expérience RSE : « le défi est d’apprendre à gérer le volume d’informations »


Pierre Nguyen Trong a accepté de partager avec nous son expérience des plateformes et autres réseaux sociaux d’entreprise.

Le parcours de Pierre l’a mené à alterner des fonctions de management opérationnel et des missions fonctionnelles dans le domaine de l’énergie. Il a toujours travaillé à distance, que ce soit avec ses responsables, ses collaborateurs ou ses collatéraux.

La question de la collaboration, s’est rapidement posée, et il n’a pas trouvé dans la messagerie une interaction qui construit et entretient un collectif satisfaisant.


 

  1. Votre expérience des espaces collaboratifs est-elle récente, si non quelles évolutions avez-vous constatées ces dernières années ?

En 1996 les premières bases Lotus Notes nous ont été mises à disposition. A cette époque j’animais des équipes opérationnelles relativement éloignées. En parallèle, dans l’agence où je me trouvais une démarche collective s’était engagée pour ne plus dupliquer les dossiers papiers, et disposer d’un classement commun. Chaque dossier n’était conservé qu’en un seul exemplaire dans le bureau du principal contributeur, et accessible à tous. La transposition électronique a été relativement simple. S’y est ajouté la dimension interactive par les discussions.

Ensuite, avec d’autres, je n’ai pas cessé de tenter de tirer profit des outils mis à notre disposition sur le plan professionnel, mais également sur internet.

Aujourd’hui l’offre est pléthorique, et je garde un oeil sur les nouveautés sans trouver toutefois une panacée.

Les fonctions proposées, l’expérience utilisateur sont en réalité complètement secondaires derrière l’entraînement du collectif. C’est sur ce thème qu’il reste encore beaucoup à faire.

  1. Y a t-il selon vous une taille optimale pour qu’une communauté soit efficace et pertinente? Est-ce en lien avec son objet ?

Deux c’est le bon début ! Avec un Drive on peut déjà démarrer.

C’est l’urgence, la cause commune qui crée la communauté. C’est une chose organique, qui naît, se construit, s’étend, se déforme et meurt quand la cause est atteinte.
Mais dans l’urgence on revient à nos démons : le mail. C’est pour cela qu’il faut installer sa communauté dans un équilibre entre nécessité et sérénité.

Indépendamment de la taille de la communauté, l’audience ne se crée qu’à partir du moment où la quantité de contenu est suffisante, régulièrement enrichie et correctement « publicisée ». A partir de 5 contributeurs, et idéalement autour de 10, j’estime que l’entraînement commence à se produire. Nombreux sont ceux qui resteront exclusivement spectateurs.

La culture d’expression numérique, si elle est devenue simple dans la vie courante avec tous nos outils de messagerie instantanée (SMS pour le premier d’entre eux), n’est pas forcément la plus avancée dans l’entreprise. La parole est autorisée du fait de sa mission, de ses responsabilités. Les mails sont encore souvent le reflet de nos anciens courriers papier.

  1. En quoi le leadership est-il ou pas essentiel dans une communauté et peut-il vraiment être partagé ?

Le discours qui consiste à laisser croire que les salariés vont trouver leur bonheur dans la communauté ne fonctionne pas. La collaboration numérique est un temps de réflexion, de prise de recul que l’on peine à s’accorder, surtout pour des salariés qui sont attendus pour la production procédurale.

La fonction sociale n’est que rarement considérée comme productive.

Dans ce contexte, il est essentiel de féliciter (likes) encourager (remerciements rédigés) visiblement.

Quelques impositions répétées s’imposent pour modifier les réflexes ancrés liés à l’urgence :

  • “J’envoies un mail”, ça va plus vite en apparence” sans penser que les 20 réponses attendues prendront un temps plus important de traitement, ne serait-ce que pour les agréger.
  • “tu le poses dans l’espace de discussion, les réponses ne s’y feront qu’à cette endroit”
    Chaque répondant voit la réponse des autres, une émulation s’installe, le ton employé est nécessairement plus neutre.
  1. Comment mesurez-vous l’efficacité des espaces que vous animez et ceux auxquels vous participez ?

Quand cela provoque l’envie de se voir, de se parler. Quand après avoir échangé électroniquement, dès la première rencontre on se trouve en phase avec ses interlocuteurs.

Que l’approche numérique nous amène rapidement dans le fond des sujets.

Cela se mesure à la largeur du sourire de ses interlocuteurs. Dans l’achèvement du travail commun.

Bien sûr, les outils d’analyse quantitatifs, les dispositifs de reporting sont utiles. Ils apportent quelques indices de fréquentation, sans être capable de mesurer la qualité de la collaboration.

  1. On dit souvent que le mieux est l’ennemi du bien ! Selon vous, l’attente des managers n’est-elle pas décalée de ce que peut produire un tel espace d’échanges et cela ne crée t-il pas trop de pression ?

Les attentes affichées du management sont multiples : réduction des temps en réunion ou en déplacement, dépollution des boites mails, modernité, accélération des processus d’ingénierie, d’innovation, etc., parfois tous ces objectifs à la fois.

De temps à autre, il m’est donné de voir la messagerie de mes collègues, managers, ou collatéraux. On y observe un système de classement souvent très sophistiqué : Dossiers, sous-dossiers, catégorisation des messages par codes couleurs plus ou moins automatisés.

Pour les plate-forme collaborative d’entreprise, les constats d’échec se traduisent souvent par une critique de l’outil, ce qui conduit parfois à son remplacement. L’outil a tous les maux, pas assez de fonctions. On le remplace alors par le suivant, plus complexe, long et coûteux à mettre en place, avec l’illusion de jours meilleurs.

Pire, la présentation de l’outil comme “la machine à café virtuelle” est totalement contre-productive. Pourquoi un manager chef perdrait du temps à la machine à café ? Pourquoi  inciterait-il ses collaborateurs à passer du temps à la machine à café.

  1.  Selon votre expérience de terrain et votre analyse, comment se dessine l’entreprise de demain ?
  1. Une ou plusieurs anecdotes à partager ?

En 1998, il nous a été demandé de rédiger une procédure complexe, dont le déroulé fait appel à de nombreuses compétences dispersées dans l’entité.
L’impossibilité de se réunir, y compris pour lancer le groupe, m’a amené à conduire les travaux au travers d’une discussion dans une base Lotus Notes, sans aucun échange de mail.

Le seul et unique post du management fut le dernier.
Son contenu, tout entier dans le titre : “validé !”


 

Merci Pierre

[Enquête]Intranet et stratégie numérique : agitation et zéro vision !


Après l’excellent travail présenté par The Community Roundtable semaine dernière, c’est au tout d’Arctus de publier les résultats de son enquête annuelle sur le thème Intranet et stratégie numérique.

Disponible gracieusement en téléchargement, ce dont nous les remercions,  ce travail s’attache à comprendre les évolutions – côté entreprise – autour de quatre thèmes :

  • Information et communication
  • Collaboration
  • Réseau social d’entreprise et fonctions sociales
  • Stratégie numérique

Côté communication, l’intranet c’est d’abord et toujours de la News, principalement proposée par la Com et les RH au travers de plateformes telles SharePoint ou Jalios.

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Notons aussi le poids de la vidé toujours plus présente ainsi que les progrès en terme de gouvernance au sujet de la contribution tandis que pour le reste la situation reste inchangée.

On est encore loin de la digital workplace dont beaucoup parlent mais que – visiblement – peu s’attachent à mettre en oeuvre !

La collaboration – autre thème très tendance – reste principalement axée autour de l’existence de l’annuaire (profils riches) et des atouts des outils de recherche dans une évolution très sage et un déploiement principalement fait à partir de SharePoint.

 

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Pour ma part, je retiendrai l’émergence de deux nouveaux types de « communautés » ou d’espaces collaboratifs : les espaces métiers et les communautés d’équipes !

Par contre, il est consternant de lire que la plupart des espaces collaboratifs sondes espaces fermés (66%) pour des raisons de confidentialité !
La confidentialité devient l’alibi pour reproduire les silos organisationnels !!!
Preuve, s’il en est du manque de maturité et de vision de la plupart des managers en charge de ce type d’initiatives dans les entreprises !

Les RSE continuent leur « bonhomme de chemin » et les fonctions sociales mises à disposition sont dans la plupart des cas le minimum requis, à savoir :  évaluation, suivi, recommendation voire parfois commentaire !

La seule « bonne nouvelle » sur le sujet est la présence de plus en plus importante des « community managers ».
Pour le reste, il semblerait que le réseau social ne soit considéré comme beaucoup que comme un « add-on » de l’intranet, sans objectif précis et on comprend ainsi mieux que les employés aient du mal à comprendre – pour eux – la valeur de ce « machin » !

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Enfin, côté stratégie numérique, le constat est très inquiétant !

Face à une quasi absence de vision stratégique de l’entreprise dans le numérique et à une pression (venant de la c suite notamment), les projets sont lancés n’importe comment, en pleine fébrilité !

A croire que leurs initiateurs ne comprennent les opportunités et les contraintes de ce type d’outils !

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On ne s’embête plus, ou moins en tout cas, de faire un travail de réflexion !
Les projets semblent guidés par un besoin compulsif de montrer que l’on fait quelque chose : c’est magique ! ou presque
Difficile de s’étonner de ce que l’on voit couramment dans les entreprises : déficit d’adoption des espaces collaboratifs, défiance vis à vis des solutions « sociales » et désengagement de bon nombre d’employés !

Tous les chiffres et graphiques à découvrir dans l’étude de l’Observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique.

yOS Tour : une première étape de très haut niveau à Genève !


La première étape du yOS Tour 2015, opération soutenue notamment par Harmon.ie, EMS Conseils et SII services Suisse a largement tenu toutes ses promesses !

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Le programme donnait la part belle aux questions tenant à l’architecture qu’à celles liées à l’adoption ou plus globalement à ce qui peut contribuer à faire des projets des vrais succès au niveau de l’utilisation.

Au delà du cadre du yOS Tour,

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les participants ont pu échanger et suivre les présentations déroulées par d’excellents conférenciers (pour la plupart MVP)

Les conférenciers de l’édition de Genève :

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  • Claude Super (alias @Claude Super)
  • Mylène Dumon
  • Aurélien Prévot (alias @APrSpPro)
  • Benoît Jester (alias @SPAsipe et MVP SharePoint
  • Kevin TRELOHAN (alias @ktreholan MVP SharePoint)
  • Nabil Babaci (alias @NabilBABACI et MVP SharePoint)
  • Yoan Topenot (alias @YoanTopenot et MVP Office 365)
  • Gilles Pommier (alias @Gipisback et MVP Office 365)
  • Patrick Guimonet (alias @Patricg et MVP Office 365 & MS RD)
  • Sylvain Cortes (alias @SylvainCortes et MVP Identity & Access Management)
  • Joris Faure (alias @Faurejoris et MVP Identity & Access Management)
  • Serge Tremblay (Canada, alias @SergePoint et MVP SharePoint)
  • Julien Stroheker (Canada, alias @Ju_Stroh et MVP Azure)

ont su apporter une information de haut niveau aux participants sur les thèmes :

Adoption, gestion des habilitations dans SharePoint,  la gestion des fichiers volumineux et des grandes listes ou encore mettre en oeuvre des outils de BI à partir de SharePoint, mais également la démarche « user centric » des projets, questions de migration et retour d’expérience ont occupé les écrans le matin tandis qu’en début d’après-midi « Docteur » Serge Tremblay partageait avec nous les tips et astuces bien utiles pour devenir un champion, que Sylvain Cortes nous présentait l’expérience de la SNCf (gestion des plannings d’occupation des salles de réunion) et que Kevin Trelohan mettait en valeur l’usage de Drive avec un SP « on premise ».

Un échange dynamique a clôturé cette journée riche et bien sympathique au IATA Conference Center de Genève.

Le pari d’organiser des tables rondes où les participants se rencontrent réellement et peuvent échanger directement avec leurs homologues sur leurs problématiques et leurs succès a été largement réussi et les supports sont à disposition des participants à cette édition.

Merci à tous et vivement la prochaine édition !

Yammer, Office 365, SharePoint, Oh yOS!


Le 13 avril, Genève accueillera la première étape du yOS Tour 2015 !yos-tour-N

Le yOS Tour veut, à partir d’un format innovant et très spécifique, accueillir sur un même évènement :

  • Des sessions techniques yOS (Yammer, Office 365, SharePoint)
  •  Une FeedbackSession : le but est d’avoir des retours d’expériences variés venant de clients locaux, nationaux et internationaux qui apporteront leurs propres visions et problématiques.
  •  L’échange autour d’une table ronde permettant à tous de s’exprimer dans un cadre convivial afin d’exposer leurs différentes expériences.

L’yOS-Tour est né de la rencontre entre deux idées.
Tout d’abord, celle de partager une passion commune aux participants (MVPs et utilisateurs) pour la plateforme yOS (Yammer – Office 365 – SharePoint).
L’ambition est de faire le point de l’état d’évolution d’une technologie qui prend ses racines dans le produit SharePoint, outil de portail puis de collaboration destiné à toutes les entreprises de la plus petite à la plus grande.
Ce produit qui fut l’un des plus gros succès de Microsoft a été complété en 2012 par l’achat du service de réseau social Yammer.
La plateforme avait déjà entamée sa marche vers le Nuage, celui d’Office 365 où elle s’est fondue avec d’autres produits de références (Exchange et Lync).
Office 365 ce sont, aujourd’hui, plusieurs millions d’utilisateurs, des Po de données au service des entreprises et avec Azure, le lieu où se déploient toutes les innovations que Microsoft propose aux entreprises.

Mais l’yOS-Tour c’est avant tout un rendez-vous avec les utilisateurs quotidiens de ces outils.

La participation est gratuite mais l’inscription est obligatoire pour mieux vous accueillir et gérer la logistique (salle et repas).

Le programme de cette première étape promet des échanges riches et pertinents !

Jugez-en par vous-mêmes :

YOS Tour GVA matin 1

yOS Tour GVA matin 2

yOS Tour GVA après-midi

Cette première en 2015 est organisée au IATA Conférence Center et n’oubliez pas de vous inscrire pour cette étape ou une prochaine en France ou ailleurs !