[Entreprise & numérique] L’étiquette de la gouvernance

3 facettes de l'information stewardship

S’il est bien un sujet qui me tient à coeur, c’est celui de la maîtrise des informations et de la gouvernance de l’information.

J’ai déjà eu l’occasion, sur ce blog , de préciser ma « vision » de la gouvernance de l’information et de la mise en oeuvre des stratégies.

Aujourd’hui, nous sommes à un stade de maturité des outils qui permet à tout à chacun de mettre en oeuvre sa stratégie. La numérisation de l’économie et son corollaire la dématérialisation obligent à s’intéresser à la gouvernance des données, e.g. leur protection, leur conservation et leur restitution.

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Email privacy

Le transfert des opérations dans le cloud, ainsi que la réglementation et les facilités de recherche (outils ediscovery) provoquent un réflexe salutaire de réflexion quant à la stratégie de gestion des informations.

Le premier réflexe en terme de gouvernance a été de décrété la rétention « ad aeternam » afin de remplir les obligations réglementaires.

La conservation de tout pour tout le temps n’est pas une stratégie, mais la réponse opérationnelle à une contrainte souvent légale.
Ce réflexe conduit inévitablement à conserver des volumes incroyablement important de données « au cas ou » et à complexifier, voire rendre impossible, la recherche précise d’éléments.

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Cette phase de réponse (réflexe) arrive en fin de vie et tout le monde – ou presque – a compris qu’aujourd’hui il fallait travailler avec plus de finesse, non seulement pour bien se protéger , mais surtout pour gagner en pertinence et en productivité dans l’exploitation des informations produites et stockées dans les systèmes.

Les éditeurs ont bien compris cette évolution et certains proposent aujourd’hui des outils  dédiés.

C’est le cas dans Office 365 qui, au delà d’un tableau de bord très bien organisé et personnalisé propose, dans le cadre de la rétention, la mise en oeuvre de stratégies précises et simples.

Il est possible de définir des politiques (ou stratégie) en précisant les paramètres telles que durée de conservation, conditions de suppression. ainsi que le périmètre de mise en oeuvre (les applications concernées):

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Ainsi les documents produits ou stockés par les collaborateurs de l’entreprise peuvent faire l’objet d’une rétention (en ligne) sécurisée pour la période voulue. A noter que par défaut, Office 365 ne propose pas de rétention des documents, ni l’archivage des emails qu’il faut paramétrer.

Les possibilités offertes vont plus loin en terme de granularité et l’option d’étiquette généralise (si on l’utilise) la stratégie de gouvernance à l’entier des contenus et  à l’ensemble des collaborateurs dans une approche plus fine que la systématique.

Au travers des propriétés des documents et des paramètres de listes ou de bibliothèques, le choix des étiquettes protège l’entreprise toute entière contre elle même.

price-tag-icon-8Ainsi, une fois précisé le type de contenus utilisés dans votre entreprise, il est facile de proposer d’étiqueter ce contenus à partir des applications Office par exemple. Ainsi le collaborateur choisira dans une liste d’étiquette la mieux adaptée au contenu avec lequel il travaille.

L’étiquetage des contenus peut également se faire en « automatique » au regard de mots clefs contenus dans le titre, le corps ou les propriétés du document (par exemple un document contenant les mots « travail », « salaire » et « contrat »  sera automatiquement étiqueté contrat de travail et conservé selon les règles définies pour ce label).

Cette étiquette – apposée au contenu – va organiser le cycle de vie du contenu dans les « repository » de l’entreprise. Sa durée de conservation, les conditions de sa destruction ou de sa migration vers une archive sont définies par son étiquette.

Par qu’une stratégie de gouvernance soit pleinement efficace, il faut que  :

  • sa mise en œuvre soit simple et facile du point de vue de l’utilisateur final
  • sa gestion soit sécurisé et pertinente au regard des objectifs de l’entreprise
  • la recherche des contenus soit rapide (par les étiquettes, par application, par le collaborateur)

En bref, une stratégie de gouvernance de l’information n’est pas une contrainte, mais bien au contraire une opportunité de créer de la confiance autour des contenus de l’entreprise !

Yammer, Office 365, SharePoint, Oh yOS!


Le 13 avril, Genève accueillera la première étape du yOS Tour 2015 !yos-tour-N

Le yOS Tour veut, à partir d’un format innovant et très spécifique, accueillir sur un même évènement :

  • Des sessions techniques yOS (Yammer, Office 365, SharePoint)
  •  Une FeedbackSession : le but est d’avoir des retours d’expériences variés venant de clients locaux, nationaux et internationaux qui apporteront leurs propres visions et problématiques.
  •  L’échange autour d’une table ronde permettant à tous de s’exprimer dans un cadre convivial afin d’exposer leurs différentes expériences.

L’yOS-Tour est né de la rencontre entre deux idées.
Tout d’abord, celle de partager une passion commune aux participants (MVPs et utilisateurs) pour la plateforme yOS (Yammer – Office 365 – SharePoint).
L’ambition est de faire le point de l’état d’évolution d’une technologie qui prend ses racines dans le produit SharePoint, outil de portail puis de collaboration destiné à toutes les entreprises de la plus petite à la plus grande.
Ce produit qui fut l’un des plus gros succès de Microsoft a été complété en 2012 par l’achat du service de réseau social Yammer.
La plateforme avait déjà entamée sa marche vers le Nuage, celui d’Office 365 où elle s’est fondue avec d’autres produits de références (Exchange et Lync).
Office 365 ce sont, aujourd’hui, plusieurs millions d’utilisateurs, des Po de données au service des entreprises et avec Azure, le lieu où se déploient toutes les innovations que Microsoft propose aux entreprises.

Mais l’yOS-Tour c’est avant tout un rendez-vous avec les utilisateurs quotidiens de ces outils.

La participation est gratuite mais l’inscription est obligatoire pour mieux vous accueillir et gérer la logistique (salle et repas).

Le programme de cette première étape promet des échanges riches et pertinents !

Jugez-en par vous-mêmes :

YOS Tour GVA matin 1

yOS Tour GVA matin 2

yOS Tour GVA après-midi

Cette première en 2015 est organisée au IATA Conférence Center et n’oubliez pas de vous inscrire pour cette étape ou une prochaine en France ou ailleurs !