Du Share au Drive : la lente évolution des pratiques


L’arrivée du Cloud a largement modifié les accès aux outils et aujourd’hui la « dématérialisation » des systèmes d’information est une réalité partielle voire plus avancée pour beaucoup d’organisations.

Les offres d’Apple, de Google et surtout de Microsoft, ont mis en avant les fonctionnalités collaboratives tout en permettant de s’affranchir d’un certain nombre de contraintes « spatio temporelles ».

Office 365 est largement déployé dans beaucoup d’entreprises et nous sommes nombreux à utiliser cette plateforme de services et d’outils à titre privé.

La mise en oeuvre de cette offre est facile et les migrations de données et de documents sont « accessibles » et rapidement mises en oeuvre avec les outils adhoc.

Pourtant, les usages ne semblent pas aller aussi vite que certains le souhaitent, le suggèrent ou plus simplement l’espèrent.
Le passage d’une « informatique de gestion » à une offre de fonctionnalités au service de la contribution ne se fait pas « tout seul ».

Les entreprises ont avantage à réfléchir à une offre et des méthodes d’accompagnement des utilisateurs, faute de quoi, elles prennent le risque d’un défaut d’exploitation de la pertinence fonctionnelle des outils.
En effet, nombreux sont les collaborateurs

  • qui continuent à raisonner en termes de propriété de documents,
  • qui attachent une importance inutile au support de conservation et aux droits qui y sont attachés,

alors que l’efficacité est beaucoup plus dans le partage des contenus, la précision, la richesse des métadonnées (propriétés des documents Office) et leur disponibilité (accessibilité) en toute sécurité.

La mise à disposition des « share » a été un pas important dans la sécurisation et la protection des contenus, mais aussi dans une première approche de la collaboration au sein d’une équipe ou d’un groupe de collaborateurs.
Aujourd’hui, cette approche est désuète ainsi que certaines pratiques qu’elle a engendrées dont les « backups croisés Poste de travail <=>Share réseau ».
Beaucoup de collaborateurs sont stressés à la simple évocation de perte de données ou de documents ou d’absence de sécurité autour des contenus qu’ils produisent et avec lesquels ils travaillent.
Cette défiance vis à vis des systèmes est à l’origine de pratiques (usage abusif de support tiers : clefs USB, disque externe non sécurisés et parfois égarés) qui aujourd’hui apparaissent largement contre productives et antinomiques avec une informatique de contribution et de collaboration.
Tout le monde (ou presque) est maintenant averti de la persistance des informations et des contenus publiés sur le web et notamment les réseaux et médias sociaux, et pourtant cela n’empêche pas les mêmes d’avoir peur de perdre (par magie ?!) les contenus stockés dans les plates-formes « cloud » !

La pratique collaborative, largement facilitée par les offres Cloud, est porteuse de valeur ajoutée pour l’entreprise et les collaborateurs et il serait dommage de s’en priver !

C’est pourquoi, la démarche d’accompagnement des employés – lors d’une transition vers des plateformes et des outils du type Office 365 – ne peut se décliner comme une offre traditionnelle de formation !
Les responsables – techniques, ressources humaines et métiers – ont avantage à réfléchir en terme d’offre de service et de travailler  – avec les cibles concernées par ces déploiements – à une approche du type marketing.

La capacité de contournement est telle aujourd’hui (notamment du fait d’un usage inconsidéré de l’email) que la question du « What’s in it for me » constitue une réflexion pleine de sens.
Sans capacité à déceler – avec les utilisateurs – la proposition de valeur pour eux de ces changements, l’entreprise prend le risque de passer à côté d’un élément clef de sa propre adaptation au « monde numérique ».

La généralisation des « drive » (personnels, équipes, communautés) et des canaux de diffusion (Microsoft Teams, Slack par exemple) autorise une approche des contenus en termes de cycle de vie, ce qui les rend bien plus pertinents que la seule considération de la propriété.

La valeur du « cycle de vie » tient notamment à ce que chaque collaborateur concerné dispose au bon moment (c’est à dire celui ou il a besoin de contribuer ou d’accéder) du contenu dans un environnement fiable.

C’est ce type d’approche qu’il faut mettre en valeur au regard des tâches quotidiennes des employés et c’est seulement au prix de cet effort que l’évolution des pratiques pourra se faire au plus grand bénéfice des entreprises et de leurs salariés.

 “People are afraid of what they don’t understand.” 

Pourquoi ne pas travailler à les rassurer en leur expliquant ?

E-reputation et RH : l’infographie qui précise les enjeux


L’e-réputation des entreprises vue sous l’angle des ressources humaines

Permettez-moi de partager avec vous cette infographie produite sur la base de données croisées de 4 études qui traitent de la marque employeur, de l’impact du digital sur les comportements des salariés et des risques liés à une mauvaise e-réputation pour les services RH des entreprises.

A vous d’apprécier !

Infographie e-réputation

Digital fiction (n°3) : ça ronronne (pas mal) à la COM


A la « com », la pression on connaît et avec le temps on a appris à gérer presque toutes les situations y compris les crises à force de stages et autres formations.

Le numérique, c’est le nouvel alibi pour dénicher les agences tendances et tester des médias encore largement inconnus.
Par contre, inutile de se forcer à changer de pratiques (site web, relations presse, etc.), le « inbound », ses techniques et outils, c’est bon pour le département marketing tandis que le département communication gère la réputation de l’entreprise et celle des managers dans leur communication interne, du classique en somme.

Le numérique est depuis longtemps intégré dans les processus de communication externe et malgré l’arrivée quotidienne de nouveaux médias, on est en plein zone de confort.

Les sites web, les comptes Twitter ainsi que les pages Facebook sont en place depuis longtemps et le nombre de followers croît lentement, presque mécaniquement, tandis que les objectifs de « modernisation » de l’image de l’entreprise occupent les réunions et nombreuses séances internes et externes.
La numérique, côté communication, c’est presque uniquement utiliser des nouveaux outils pour populariser les mêmes messages (parfois en plus court) : on proclame, on annonce, on déclare, mais on n’écoute toujours pas ou si peu !

Instagram, YouTube, Pinterest, LinkedIn (non c’est réservé aux RH), Snapchat et encore timidement Periscope ou Merkatt sont plus ou moins largement et régulièrement utilisés, parfois selon le profil du ou de la stagiaire !

Relooker l’entreprise à la façon des émissions racoleuses de la télé réalité et imaginer un logo qui parle à la génération Y sont autant de sujets à l’agenda des chantiers du département alors que le dialogue avec les clients et l’écosystème de l’entreprise est « abandonné » aux équipes marketing et ventes.

L’objectif des personnes ou des équipes en charge de la com externe est de respecter l’orthodoxie du discours de l’entreprise dans le fond et dans la forme, ce qui dans le monde des médias sociaux tient parfois de l’équilibrisme et/ou du voeu pieu.
Puis, il y a les tendances (les modes) et on est encore dans celle du « durable » en attendant la prochaine vague de fond des discours qui pourraient s’accaparer la thématique de la transparence !
A la com, on ne fait pas du « storytelling » pour soutenir « une profession de foi » réelle, on est le plus souvent dans l’invention, l’adaptation, d’une histoire pour coller aux mots (valeurs) qui plaisent à l’opinion.
On est créatif ! Reste à trouver des talents pour créer les contenus qui iront bien!

Côté communication interne, la pression est plus sensible du fait d’un public d’employés plus ou moins exigeants et d’un niveau d’attente élevé notamment chez les managers de la C suite.
Il est vrai que la palette d’outils n’est pas aussi importante que dans la communication dite institutionnelle et qu’une partie du travail est déléguée aux managers intermédiaires qui transmettent à leurs équipes les messages.

La frustration est grande face à un intranet qui n’a jamais ou presque rencontré son public et dont le seul succès d’audience tient généralement aux pages trombinoscope et menu(s) de la cantine ou météo.
Ce n’est pas faute d’y déverser du contenu en grande quantité, mais rien ou presque n’y fait, les employés ne lisent pas ou très peu les messages émis au nom des directions et de leurs représentants.
Mais depuis trois ou quatre ans, il y a du nouveau sur le front de la communication interne avec l’arrivée des plateformes de réseaux sociaux d’entreprise et avec plus d’ambition, celle de la digital workplace !

Pourtant, ils ne sont pas vraiment enthousiasmants ces projets pour la com interne qui doit, soit partager, soit abandonner, le leadership avec les métiers, l’informatique ou d’autres directions plus impliquées dans les affaire au quotidien !

La tentation est grande de continuer à « ronronner » dans son coin en servant une communication « top down » inutile pour des équipes de com qui ont souvent bien compris qu’elles pouvaient être les premières victimes de la transformation numérique.
Au quotidien, la com telle que pensée, organisée et faite aujourd’hui par la plupart des entreprises est « hors sujet » dans un monde numérique.
survey_labusagesLe numérique (ou digital si vous préférez) fait de nous tous des communicateurs et ce rôle que nous endossons plus ou moins bien selon les circonstances va tuer, à petit feu, la fonction de responsable de la communication.
La légitimité des « chargé(e)s de com » tiendra à celle de leurs discours et de leurs actions et l’entreprise a tout intérêt à multiplier les acteurs au même titre que les canaux qu’elle souhaite exploiter.

La stratégie de communication des entreprises passera par tous les employés sans pour autant qu’il soient responsables de com et le « ronron » actuel n’engage rien de bon pour les collaborateurs en place, sauf à ce qu’ils réussissent à se profiler en tant qu’ambassadeurs indiscutables de l’entreprise ou plutôt en chefs d’orchestre et animateurs de communautés et de réseaux de communicants.
Les responsables de com ne seront plus seuls porteurs d’un message dont ils n’auront plus le contrôle !

A bon entendeur !

Retour d’expérience RSE : « le défi est d’apprendre à gérer le volume d’informations »


Pierre Nguyen Trong a accepté de partager avec nous son expérience des plateformes et autres réseaux sociaux d’entreprise.

Le parcours de Pierre l’a mené à alterner des fonctions de management opérationnel et des missions fonctionnelles dans le domaine de l’énergie. Il a toujours travaillé à distance, que ce soit avec ses responsables, ses collaborateurs ou ses collatéraux.

La question de la collaboration, s’est rapidement posée, et il n’a pas trouvé dans la messagerie une interaction qui construit et entretient un collectif satisfaisant.


 

  1. Votre expérience des espaces collaboratifs est-elle récente, si non quelles évolutions avez-vous constatées ces dernières années ?

En 1996 les premières bases Lotus Notes nous ont été mises à disposition. A cette époque j’animais des équipes opérationnelles relativement éloignées. En parallèle, dans l’agence où je me trouvais une démarche collective s’était engagée pour ne plus dupliquer les dossiers papiers, et disposer d’un classement commun. Chaque dossier n’était conservé qu’en un seul exemplaire dans le bureau du principal contributeur, et accessible à tous. La transposition électronique a été relativement simple. S’y est ajouté la dimension interactive par les discussions.

Ensuite, avec d’autres, je n’ai pas cessé de tenter de tirer profit des outils mis à notre disposition sur le plan professionnel, mais également sur internet.

Aujourd’hui l’offre est pléthorique, et je garde un oeil sur les nouveautés sans trouver toutefois une panacée.

Les fonctions proposées, l’expérience utilisateur sont en réalité complètement secondaires derrière l’entraînement du collectif. C’est sur ce thème qu’il reste encore beaucoup à faire.

  1. Y a t-il selon vous une taille optimale pour qu’une communauté soit efficace et pertinente? Est-ce en lien avec son objet ?

Deux c’est le bon début ! Avec un Drive on peut déjà démarrer.

C’est l’urgence, la cause commune qui crée la communauté. C’est une chose organique, qui naît, se construit, s’étend, se déforme et meurt quand la cause est atteinte.
Mais dans l’urgence on revient à nos démons : le mail. C’est pour cela qu’il faut installer sa communauté dans un équilibre entre nécessité et sérénité.

Indépendamment de la taille de la communauté, l’audience ne se crée qu’à partir du moment où la quantité de contenu est suffisante, régulièrement enrichie et correctement « publicisée ». A partir de 5 contributeurs, et idéalement autour de 10, j’estime que l’entraînement commence à se produire. Nombreux sont ceux qui resteront exclusivement spectateurs.

La culture d’expression numérique, si elle est devenue simple dans la vie courante avec tous nos outils de messagerie instantanée (SMS pour le premier d’entre eux), n’est pas forcément la plus avancée dans l’entreprise. La parole est autorisée du fait de sa mission, de ses responsabilités. Les mails sont encore souvent le reflet de nos anciens courriers papier.

  1. En quoi le leadership est-il ou pas essentiel dans une communauté et peut-il vraiment être partagé ?

Le discours qui consiste à laisser croire que les salariés vont trouver leur bonheur dans la communauté ne fonctionne pas. La collaboration numérique est un temps de réflexion, de prise de recul que l’on peine à s’accorder, surtout pour des salariés qui sont attendus pour la production procédurale.

La fonction sociale n’est que rarement considérée comme productive.

Dans ce contexte, il est essentiel de féliciter (likes) encourager (remerciements rédigés) visiblement.

Quelques impositions répétées s’imposent pour modifier les réflexes ancrés liés à l’urgence :

  • “J’envoies un mail”, ça va plus vite en apparence” sans penser que les 20 réponses attendues prendront un temps plus important de traitement, ne serait-ce que pour les agréger.
  • “tu le poses dans l’espace de discussion, les réponses ne s’y feront qu’à cette endroit”
    Chaque répondant voit la réponse des autres, une émulation s’installe, le ton employé est nécessairement plus neutre.
  1. Comment mesurez-vous l’efficacité des espaces que vous animez et ceux auxquels vous participez ?

Quand cela provoque l’envie de se voir, de se parler. Quand après avoir échangé électroniquement, dès la première rencontre on se trouve en phase avec ses interlocuteurs.

Que l’approche numérique nous amène rapidement dans le fond des sujets.

Cela se mesure à la largeur du sourire de ses interlocuteurs. Dans l’achèvement du travail commun.

Bien sûr, les outils d’analyse quantitatifs, les dispositifs de reporting sont utiles. Ils apportent quelques indices de fréquentation, sans être capable de mesurer la qualité de la collaboration.

  1. On dit souvent que le mieux est l’ennemi du bien ! Selon vous, l’attente des managers n’est-elle pas décalée de ce que peut produire un tel espace d’échanges et cela ne crée t-il pas trop de pression ?

Les attentes affichées du management sont multiples : réduction des temps en réunion ou en déplacement, dépollution des boites mails, modernité, accélération des processus d’ingénierie, d’innovation, etc., parfois tous ces objectifs à la fois.

De temps à autre, il m’est donné de voir la messagerie de mes collègues, managers, ou collatéraux. On y observe un système de classement souvent très sophistiqué : Dossiers, sous-dossiers, catégorisation des messages par codes couleurs plus ou moins automatisés.

Pour les plate-forme collaborative d’entreprise, les constats d’échec se traduisent souvent par une critique de l’outil, ce qui conduit parfois à son remplacement. L’outil a tous les maux, pas assez de fonctions. On le remplace alors par le suivant, plus complexe, long et coûteux à mettre en place, avec l’illusion de jours meilleurs.

Pire, la présentation de l’outil comme “la machine à café virtuelle” est totalement contre-productive. Pourquoi un manager chef perdrait du temps à la machine à café ? Pourquoi  inciterait-il ses collaborateurs à passer du temps à la machine à café.

  1.  Selon votre expérience de terrain et votre analyse, comment se dessine l’entreprise de demain ?
  1. Une ou plusieurs anecdotes à partager ?

En 1998, il nous a été demandé de rédiger une procédure complexe, dont le déroulé fait appel à de nombreuses compétences dispersées dans l’entité.
L’impossibilité de se réunir, y compris pour lancer le groupe, m’a amené à conduire les travaux au travers d’une discussion dans une base Lotus Notes, sans aucun échange de mail.

Le seul et unique post du management fut le dernier.
Son contenu, tout entier dans le titre : “validé !”


 

Merci Pierre

Production, distribution, la Révolution ? 


Le gros (grand) mot est jeté sur la table et puis zut, en voilà un deuxième : CROWD !

J’ai eu l’occasion cette semaine de suivre une présentation de Ganaël Bascoul de Soon Soon Soon qui était particulièrement intéressante :

Dans la foulée je rencontrais Nicolas Bard – ICI Montreuil – co fondateur du plus grand FabLab existant actuellement en France !

Découvrez l’histoire et la vision de cette initiative :

Il y a quelques semaines, je publiais un billet à propos de l’économie de la demande dans lequel j’écrivais notamment :

Demain, c’est peut-être également l’industrie qui va devoir « négocier » avec des opérateurs d’un nouveau type !

Comme souvent, ce sont les innovations technologiques qui permettent à de nouveaux modèles de se développer avec succès et s’il en est une qui va probablement provoquer de nombreux bouleversement c’est l’impression 3D !

Et voilà que j’entends, conjugués au présent et avec conviction, les mots:  innovation, création et production dans un esprit de proximité et de valorisation des liens et des communautés !

CROWDINNOVATIONCe billet est le premier d’une série que j’espère riche et pertinente autour des nouveaux modèles d’innovation et de production (fablabs notamment) qui pourraient révolutionner les pratiques industrielles, artisanales et commerciales de ces prochaines années.

Mon objectif est au travers des rencontres, des interviews et des publications qui vont suivre d’illustrer, d’un point de vue pratique les perspectives économiques, sociales, voire urbaine qu’ouvrent ces nouveaux modèles de réflexion et de création partagée.

Loin des discours et des présentations des « experts », il y a, sur le terrain, des hommes et des femmes, des responsables et des employés, des commerçants et des clients, qui mettent en commun des contenus, des informations pour mieux faire et apporter des réponses plus pertinentes à tout point de vue (pour ceux qui s’intéressent à des démarches écologiques au quotidien, allez jeter un oeil au projet LIGER mis en oeuvre par la municipalité de Locminé).

Issue de la scène « ouverte », cette proposition (au sens le plus large) s’appuie sur le crowd …. sourcing, making, funding, l’utilisation des market places … bref de la collaboration en pratique et valorisée par des résultats tangibles pour tous !

A très vite pour la suite ….

Et si vous avez une expérience que vous souhaitez partager, laissez moi des infos ci-après :

[Enquête]Intranet et stratégie numérique : agitation et zéro vision !


Après l’excellent travail présenté par The Community Roundtable semaine dernière, c’est au tout d’Arctus de publier les résultats de son enquête annuelle sur le thème Intranet et stratégie numérique.

Disponible gracieusement en téléchargement, ce dont nous les remercions,  ce travail s’attache à comprendre les évolutions – côté entreprise – autour de quatre thèmes :

  • Information et communication
  • Collaboration
  • Réseau social d’entreprise et fonctions sociales
  • Stratégie numérique

Côté communication, l’intranet c’est d’abord et toujours de la News, principalement proposée par la Com et les RH au travers de plateformes telles SharePoint ou Jalios.

contenus_intranet_2015

Plateforme_intranet-2015

Notons aussi le poids de la vidé toujours plus présente ainsi que les progrès en terme de gouvernance au sujet de la contribution tandis que pour le reste la situation reste inchangée.

On est encore loin de la digital workplace dont beaucoup parlent mais que – visiblement – peu s’attachent à mettre en oeuvre !

La collaboration – autre thème très tendance – reste principalement axée autour de l’existence de l’annuaire (profils riches) et des atouts des outils de recherche dans une évolution très sage et un déploiement principalement fait à partir de SharePoint.

 

Collaboration_obs_2015

Pour ma part, je retiendrai l’émergence de deux nouveaux types de « communautés » ou d’espaces collaboratifs : les espaces métiers et les communautés d’équipes !

Par contre, il est consternant de lire que la plupart des espaces collaboratifs sondes espaces fermés (66%) pour des raisons de confidentialité !
La confidentialité devient l’alibi pour reproduire les silos organisationnels !!!
Preuve, s’il en est du manque de maturité et de vision de la plupart des managers en charge de ce type d’initiatives dans les entreprises !

Les RSE continuent leur « bonhomme de chemin » et les fonctions sociales mises à disposition sont dans la plupart des cas le minimum requis, à savoir :  évaluation, suivi, recommendation voire parfois commentaire !

La seule « bonne nouvelle » sur le sujet est la présence de plus en plus importante des « community managers ».
Pour le reste, il semblerait que le réseau social ne soit considéré comme beaucoup que comme un « add-on » de l’intranet, sans objectif précis et on comprend ainsi mieux que les employés aient du mal à comprendre – pour eux – la valeur de ce « machin » !

rse_obs2015

Enfin, côté stratégie numérique, le constat est très inquiétant !

Face à une quasi absence de vision stratégique de l’entreprise dans le numérique et à une pression (venant de la c suite notamment), les projets sont lancés n’importe comment, en pleine fébrilité !

A croire que leurs initiateurs ne comprennent les opportunités et les contraintes de ce type d’outils !

amont_projet_obs2015

On ne s’embête plus, ou moins en tout cas, de faire un travail de réflexion !
Les projets semblent guidés par un besoin compulsif de montrer que l’on fait quelque chose : c’est magique ! ou presque
Difficile de s’étonner de ce que l’on voit couramment dans les entreprises : déficit d’adoption des espaces collaboratifs, défiance vis à vis des solutions « sociales » et désengagement de bon nombre d’employés !

Tous les chiffres et graphiques à découvrir dans l’étude de l’Observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique.

Facteurh : La mise en valeur du facteur humain


Une fois n’est pas coutume, bien que je ne rechigne pas à faire la promotion des blogs, des sites et des publications de beaucoup !

Un nouveau magazine en ligne à propos de RH proposé par une équipe québécoise, mais qui s’adresse à toute la francophonie, en voilà une belle idée !

A vous de juger, le numéro de mai vient d’être mis en ligne avec des billets proposés par des signatures reconnues pour leur pertinence !

Et, c’est gratuit !!!

Alors, bon vent à Facteurh

Magazine Facteur RH