Du Share au Drive : la lente évolution des pratiques


L’arrivée du Cloud a largement modifié les accès aux outils et aujourd’hui la « dématérialisation » des systèmes d’information est une réalité partielle voire plus avancée pour beaucoup d’organisations.

Les offres d’Apple, de Google et surtout de Microsoft, ont mis en avant les fonctionnalités collaboratives tout en permettant de s’affranchir d’un certain nombre de contraintes « spatio temporelles ».

Office 365 est largement déployé dans beaucoup d’entreprises et nous sommes nombreux à utiliser cette plateforme de services et d’outils à titre privé.

La mise en oeuvre de cette offre est facile et les migrations de données et de documents sont « accessibles » et rapidement mises en oeuvre avec les outils adhoc.

Pourtant, les usages ne semblent pas aller aussi vite que certains le souhaitent, le suggèrent ou plus simplement l’espèrent.
Le passage d’une « informatique de gestion » à une offre de fonctionnalités au service de la contribution ne se fait pas « tout seul ».

Les entreprises ont avantage à réfléchir à une offre et des méthodes d’accompagnement des utilisateurs, faute de quoi, elles prennent le risque d’un défaut d’exploitation de la pertinence fonctionnelle des outils.
En effet, nombreux sont les collaborateurs

  • qui continuent à raisonner en termes de propriété de documents,
  • qui attachent une importance inutile au support de conservation et aux droits qui y sont attachés,

alors que l’efficacité est beaucoup plus dans le partage des contenus, la précision, la richesse des métadonnées (propriétés des documents Office) et leur disponibilité (accessibilité) en toute sécurité.

La mise à disposition des « share » a été un pas important dans la sécurisation et la protection des contenus, mais aussi dans une première approche de la collaboration au sein d’une équipe ou d’un groupe de collaborateurs.
Aujourd’hui, cette approche est désuète ainsi que certaines pratiques qu’elle a engendrées dont les « backups croisés Poste de travail <=>Share réseau ».
Beaucoup de collaborateurs sont stressés à la simple évocation de perte de données ou de documents ou d’absence de sécurité autour des contenus qu’ils produisent et avec lesquels ils travaillent.
Cette défiance vis à vis des systèmes est à l’origine de pratiques (usage abusif de support tiers : clefs USB, disque externe non sécurisés et parfois égarés) qui aujourd’hui apparaissent largement contre productives et antinomiques avec une informatique de contribution et de collaboration.
Tout le monde (ou presque) est maintenant averti de la persistance des informations et des contenus publiés sur le web et notamment les réseaux et médias sociaux, et pourtant cela n’empêche pas les mêmes d’avoir peur de perdre (par magie ?!) les contenus stockés dans les plates-formes « cloud » !

La pratique collaborative, largement facilitée par les offres Cloud, est porteuse de valeur ajoutée pour l’entreprise et les collaborateurs et il serait dommage de s’en priver !

C’est pourquoi, la démarche d’accompagnement des employés – lors d’une transition vers des plateformes et des outils du type Office 365 – ne peut se décliner comme une offre traditionnelle de formation !
Les responsables – techniques, ressources humaines et métiers – ont avantage à réfléchir en terme d’offre de service et de travailler  – avec les cibles concernées par ces déploiements – à une approche du type marketing.

La capacité de contournement est telle aujourd’hui (notamment du fait d’un usage inconsidéré de l’email) que la question du « What’s in it for me » constitue une réflexion pleine de sens.
Sans capacité à déceler – avec les utilisateurs – la proposition de valeur pour eux de ces changements, l’entreprise prend le risque de passer à côté d’un élément clef de sa propre adaptation au « monde numérique ».

La généralisation des « drive » (personnels, équipes, communautés) et des canaux de diffusion (Microsoft Teams, Slack par exemple) autorise une approche des contenus en termes de cycle de vie, ce qui les rend bien plus pertinents que la seule considération de la propriété.

La valeur du « cycle de vie » tient notamment à ce que chaque collaborateur concerné dispose au bon moment (c’est à dire celui ou il a besoin de contribuer ou d’accéder) du contenu dans un environnement fiable.

C’est ce type d’approche qu’il faut mettre en valeur au regard des tâches quotidiennes des employés et c’est seulement au prix de cet effort que l’évolution des pratiques pourra se faire au plus grand bénéfice des entreprises et de leurs salariés.

 “People are afraid of what they don’t understand.” 

Pourquoi ne pas travailler à les rassurer en leur expliquant ?

Réseaux sociaux d’entreprise : pourquoi ça marche ?


J’aurais pu intituler cette note « retour aux sources » tant le succès des réseaux sociaux d’entreprise nous replonge dans nos « fondamentaux »  et ce ne sont pas les débats et conférences du récent Salon de l’Intranet qui vont nous contredire !

Le réseau social d’entreprise n’est pas un projet technique

En effet, les outils mis à disposition des utilisateurs servent avant tout la dimension humaine et c’est bien pour cela que ça marche !

Si les frontières entre « maison et bureau » sont de plus en plus tenus, il semble, à lire l’étude de IDC, que le fossé numérique se creuse entre les entreprises et leurs salariés.

Si « la crainte de perdre le contrôle face à une organisation virtuelle par définition complexe à appréhender » est bien réelle du côté des entreprises, l’adoption des outils web 2.0 par les salariés reste une formidable opportunité pour les entreprises.

Le réseau social d’entreprise supporte des projets ouverts

En valorisant l’humain, le réseau social d’entreprise est un ensemble de solutions imaginées pour supporter et faire avancer des projets ouverts, loin des cloisonnements traditionnels.
L’ouverture de l’entreprise à son ecoystème se fait au gré de ses intérêts et de ses besoins et à un rythme maîtrisé.

Avec le RSE, l’ouverture ne signifie pas perte de contrôle !

Bien au contraire, le réseau social d’entreprise permet de « garder la main » tout en valorisant les échanges, les apports externes et l’implication, selon les espaces et les projets, des employés et cadres de l’entreprise aux côtés des partenaires et de certains clients.

La mise en oeuvre d’un réseau social d’entreprise est facile !

Et ce n’est pas le moindre des avantages !
Si les projets n’ont généralement pas une dimension technique, il n’en demeure pas moins qu’ils s’appuient sur des outils développés sur des plateformes technologiques et les équipes techniques doivent, pour le moins, en assurer la mise en oeuvre !

Disponible en SaaS ou dans le Cloud, le RSE s’inscrit parfaitement dans les nouvelles réalités des entreprises et des nouvelles applications qu’elles mettent en production en  complément et en interaction avec les outils traditionnels que ce sont les ERP, CRM, ECM et autres solutions métiers.

Sortir de « l’informatique de gestion » pour se projeter dans une « informatique de contribution« , c’est aussi pour cela que le réseau social d’entreprise, ça marche !