[Entreprise & Numérique]Du Share au Drive : la lente évolution des pratiques


L’arrivée du Cloud a largement modifié les accès aux outils et aujourd’hui la « dématérialisation » des systèmes d’information est une réalité partielle voire plus avancée pour beaucoup d’organisations.

Les offres d’Apple, de Google et surtout de Microsoft, ont mis en avant les fonctionnalités collaboratives tout en permettant de s’affranchir d’un certain nombre de contraintes « spatio temporelles ».

Office 365 est largement déployé dans beaucoup d’entreprises et nous sommes nombreux à utiliser cette plateforme de services et d’outils à titre privé.

La mise en oeuvre de cette offre est facile et les migrations de données et de documents sont « accessibles » et rapidement mises en oeuvre avec les outils adhoc.

Pourtant, les usages ne semblent pas aller aussi vite que certains le souhaitent, le suggèrent ou plus simplement l’espèrent.
Le passage d’une « informatique de gestion » à une offre de fonctionnalités au service de la contribution ne se fait pas « tout seul ».

Les entreprises ont avantage à réfléchir à une offre et des méthodes d’accompagnement des utilisateurs, faute de quoi, elles prennent le risque d’un défaut d’exploitation de la pertinence fonctionnelle des outils.
En effet, nombreux sont les collaborateurs

  • qui continuent à raisonner en termes de propriété de documents,
  • qui attachent une importance inutile au support de conservation et aux droits qui y sont attachés,

alors que l’efficacité est beaucoup plus dans le partage des contenus, la précision, la richesse des métadonnées (propriétés des documents Office) et leur disponibilité (accessibilité) en toute sécurité.

La mise à disposition des « share » a été un pas important dans la sécurisation et la protection des contenus, mais aussi dans une première approche de la collaboration au sein d’une équipe ou d’un groupe de collaborateurs.
Aujourd’hui, cette approche est désuète ainsi que certaines pratiques qu’elle a engendrées dont les « backups croisés Poste de travail <=>Share réseau ».
Beaucoup de collaborateurs sont stressés à la simple évocation de perte de données ou de documents ou d’absence de sécurité autour des contenus qu’ils produisent et avec lesquels ils travaillent.
Cette défiance vis à vis des systèmes est à l’origine de pratiques (usage abusif de support tiers : clefs USB, disque externe non sécurisés et parfois égarés) qui aujourd’hui apparaissent largement contre productives et antinomiques avec une informatique de contribution et de collaboration.
Tout le monde (ou presque) est maintenant averti de la persistance des informations et des contenus publiés sur le web et notamment les réseaux et médias sociaux, et pourtant cela n’empêche pas les mêmes d’avoir peur de perdre (par magie ?!) les contenus stockés dans les plates-formes « cloud » !

La pratique collaborative, largement facilitée par les offres Cloud, est porteuse de valeur ajoutée pour l’entreprise et les collaborateurs et il serait dommage de s’en priver !

C’est pourquoi, la démarche d’accompagnement des employés – lors d’une transition vers des plateformes et des outils du type Office 365 – ne peut se décliner comme une offre traditionnelle de formation !
Les responsables – techniques, ressources humaines et métiers – ont avantage à réfléchir en terme d’offre de service et de travailler  – avec les cibles concernées par ces déploiements – à une approche du type marketing.

La capacité de contournement est telle aujourd’hui (notamment du fait d’un usage inconsidéré de l’email) que la question du « What’s in it for me » constitue une réflexion pleine de sens.
Sans capacité à déceler – avec les utilisateurs – la proposition de valeur pour eux de ces changements, l’entreprise prend le risque de passer à côté d’un élément clef de sa propre adaptation au « monde numérique ».

La généralisation des « drive » (personnels, équipes, communautés) et des canaux de diffusion (Microsoft Teams, Slack par exemple) autorise une approche des contenus en termes de cycle de vie, ce qui les rend bien plus pertinents que la seule considération de la propriété.

La valeur du « cycle de vie » tient notamment à ce que chaque collaborateur concerné dispose au bon moment (c’est à dire celui ou il a besoin de contribuer ou d’accéder) du contenu dans un environnement fiable.

C’est ce type d’approche qu’il faut mettre en valeur au regard des tâches quotidiennes des employés et c’est seulement au prix de cet effort que l’évolution des pratiques pourra se faire au plus grand bénéfice des entreprises et de leurs salariés.

 “People are afraid of what they don’t understand.” 

Pourquoi ne pas travailler à les rassurer en leur expliquant ?

La collaboration, premier pilier de l’entreprise de demain


Quels que soient les produits et/ou les services que les nouvelles entreprises développent et proposent, elles ne peuvent plus faire l’impasse – au niveau organisation – sur la mise en oeuvre de pratiques collaboratives et d’outils ad-hoc.

Au delà de l’innovation technique ou commerciale, la collaboration est un des facteurs de réussite des petites et moyennes entreprises.
Nécessaire, mais pas suffisante, elle contribue à créer la performance économique et c’est pourquoi la collaboration est le premier pilier de l’entreprise de demain.

Ce n’est pas un besoin, ni même une exigence nouvelle, mais tout le monde s’accorde à reconnaître que l’évolution technologique de ce début de siècle rend la pratique collaborative plus facile, donc très certainement plus efficace.

9_types_of_collaborators_infographicLa collaboration est d’abord une attitude, un état d’esprit, qui consiste à travailler ensemble sur des projets, des dossiers, des idées.

C’est à dire qu’elle requiert notamment et en dehors des aspects culturels, une unicité de lieu de travail (physique ou virtuel).

C’est dans cet espace que les idées sont discutées, que les travaux d’instruction sont réalisés, que les décisions sont prises, mais surtout que tous les contenus sont centralisés tout au long de leur cycle de vie.

Dans les entreprises de taille moyenne ou petite, il est communément convenu que la collaboration va de soi et fonctionne bien, quasi naturellement.

Hors, il n’en est rien.

Si la taille des communautés (des équipes) est un facteur important pour la bonne marche des projets, elle n’influe que très peu sur la pratique collaborative en elle-même.

La volonté de collaborer est plus forte chez certains que chez d’autres et c’est pourquoi il est nécessaire de veiller à ce que le contexte soit favorable à son expression la plus utile.

En effet, pourquoi collaborer ?

Au-delà d’une réponse très convenue et banale du type « pour de meilleurs résultats », il est plus intéressant de mettre la pratique collaborative en perspective du point de vue du collaborateur et du point de vue de l’organisation.

Maslow-SNEn ce qui concerne le collaborateur, il est acquis qu’en dehors de prédispositions particulières, la première attente, donc un facteur motivant, est la reconnaissance personnelle.

L’altruisme est probablement la vertu la moins bien partagée et tout en chacun attend d’être « rétribué » d’une manière ou d’une autre pour ses actions au service de la communauté.
La reconnaissance explicite par ses pairs est une forme de rétribution de l’effort consenti.

Qu’est-ce qui peut inciter un employé, cadre ou non, à s’impliquer plus dans un espace collaboratif en dehors de la reconnaissance de ses pairs ?

Voici une liste non exhaustive :

  • aller plus vite ;
  • confronter et valider des hypothèses ;
  • donner plus d’autonomie au projet ;
  • apprendre des autres ;
  • montrer sa pertinence ;
  • assurer un leadership ;
  • maîtriser une équipe ;
  • dissimuler ses faiblesses.

Tout autant de bonnes raisons guidées par des préoccupations personnelles et souvent mises en pratiques selon les envies de chacun, car il en est de la collaboration comme de beaucoup de nos comportements, il est impératif de donner envie.

Du point de vue de l’entreprise, la collaboration est cruciale, notamment dans les phases de création et de consolidation d’un modèle d’affaires.

Les attentes de l’organisation sont d’abord sur le terrain du pragmatisme en bénéficiant de l’intérêt de l’intelligence collective, le fait qu’à plusieurs on est très souvent plus intelligent que seul.

Ainsi, les créateurs d’entreprises, les porteurs de projets innovants tout autant que les dirigeants de petites et moyennes entreprises ont tout intérêt à privilégier d’emblée ce mode de fonctionnement car il est porteur de valeur ajoutée.

Le lancement d’une idée est une chose, sa matérialisation dans un modèle d’affaires en est une autre et la concrétisation du succès de la valorisation des deux étapes précédentes dans une entreprise en est encore une autre.

Il est difficile d’exceller dans les trois domaines et rares sont ceux qui y parviennent.

La mise en œuvre d’outils et de pratiques en support à la collaboration entre les différents participants de toutes les phases de l’éclosion d’une « jeune pousse » sont autant de facteurs de succès car ils portent en eux :

  • la rapidité ;
  • la confrontation ;
  • la synthèse ;
  • le pragmatisme.

Il s’agit de conditions favorables et nécessaires, mais bien évidemment insuffisantes, pour réussir le pari de l’innovation avec une nouvelle idée (approche), un nouveau produit ou un nouveau service.

Parlons-en ensemble le 26 septembre à Yverdon à l’occasion de la conférence : Innovation, Start-Up et PME 2.0.

Social Business : un parcours singulier à conjuguer au pluriel !


Le récent E20 Summit à Paris a été une bonne occasion de remettre en perspective certaines expériences autour d’initiatives « sociales » mises en oeuvre par beaucoup de grandes organisations.

De toutes les sessions et les présentations que j’ai pu suivre, il en ressort un premier constat : le social business est une expérience singulière !

En effet, tous les retours d’expérience qui ont été présentés sont différents, uniques, particuliers !
unique

La singularité des initiatives du type social business tient :

  • à la stratégie propre à chaque projet,
  • aux objectifs
  • à la culture
  • à la période
  • etc.

mais également aux particularités de LA communauté, un objet unique de par :

  • son rythme
  • son objet
  • son périmètre
  • ses membres
  • ses leaders
  • son cycle de vie
  • etc.

à l’instar des fondements de la relation sociale et de son capital de richesse !

Mais pour être pouvoir espérer bénéficier de tout ou partie de ce capital social, il est nécessaire de MULTIPLIER les initiatives, les projets, les communautés.

Et comme une difficulté n’arrive jamais seule 😉 ce chemin semé d’embûches, que vous seuls pouvez construire avec l’aide de quelques garde-fous ne vous mènera au Graal qu’à la condition, non seulement de vous affranchir des méthodes trop rigoureuses, mais surtout d’accepter de découvrir de « nouveaux territoires ».

Jon Husband et Claude SuperQuand Jon Husband parle de Wirearchy :

..is a dynamic flow of power and authority, based on information, trust, credibility and a focus on results, enabled by interconnected technology and people.

il nous encourage à découvrir ces « nouveaux territoires » crées par la relation, la connexion ; territoires qui vivent, respirent et grandissent (et parfois disparaissent) au rythme des flux d’information, des discussions, de leur pertinence et du leadership légitime de ceux qui en sont les « porteurs de messages » !

La richesse naît de la pluralité des espaces, des communautés, qui restent tout autant d’objets uniques, singuliers, avec leurs propres caractéristiques.

Reste que dans le monde des affaires et des entreprises, le social business est la stratégie qui permet de conjuguer ces initiatives singulières au pluriel pour une meilleure performance économique et, on l’espère, également sociale !

Pour en parler 😉

Records management, ECM, gestion de l’information : quel rôle pour les archivistes ?


La séance du 8 novembre 2010 du forum des archivistes genevois a été l’occasion pour Alain Dubois, archiviste paléographe, de présenter une réflexion très pertinente à propos du rôle de l’archiviste et basée sur son expérience à l’Etat du Valais (Suisse).

Pour ceux qui pensent que rien ne vaut les retours d’expérience du terrain pour aller de l’avant dans nos réflexions, prenez le temps de parcourir cette présentation.