Plateformes et pratiques : partager d’abord pour mieux collaborer ensuite


Changeons d’habitude, à moins qu’il ne s’agisse de mieux utiliser les meilleures de nos habitudes !

share-button-on-keyboard-665x442La collaboration ne va pas « toute seule » et bien qu’elle soit un pilier de l’entreprise de demain, elle est parfois difficile à mettre en oeuvre dans les organisations.

Pourtant, il est une pratique qui nous est familière, celle du partage !

En effet, nous avons coutume, depuis la nuit des temps, de partager (plus ou moins selon les moments, les humeurs et les objets) au sein des communautés dans lesquels nous vivons.

L’entreprise, dans son schéma d’organisation, a privilégié l’individu pour des raisons de contrôle et de discipline : ainsi nous sommes « contraints » à garder « pour nous » la plupart des contenus que nous produisons.
Et l’individu dans sa logique de quête de pouvoir a su profiter de cette opportunité pour arrêter de partager au travail, mais continuer à le faire avec gourmandise, voir frénésie, dans son quotidien privé.
La quête de l’efficacité de l’entreprise s’est transformée en un individualisme forcené de la part des salariés !
Et la question est de savoir si le résultat est satisfaisant.
Apparemment pas complètement, car si le bénéfice de la collaboration est une évidence pour beaucoup, les projets souffrent, malgré tout, trop souvent d’un succès d’estime avant de sombrer dans le quotidien et d’être mis à mort par les mauvaises habitudes.

Et si à l’instar de ce que certains outils (rapidement bien nommés « share ») proposent, les solutions de partage pouvaient représenter un bon moyen pour une réelle pratique collaborative ?
En effet, si contrairement à ce qui se passe habituellement, à savoir la conduite d’un projet selon un plan en plusieurs étapes dont :

  • identification des sujets ou des thèmes propices au collaboratif en termes de besoins ou d’opportunités
  • choix de la plate-forme support
  • validation
  • travail au sujet de la gouvernance
  • mise en oeuvre des types de communautés
  • pilote
  • communication
  • recrutement des community managers
  • formation
  • ouverture des premiers espaces collaboratifs
  • etc…..

les entreprises mettaient en oeuvre – sans autre ambition annoncée – des solutions de partage (type SharePoint, Box ou encore DropBox) en remplacement des nombreux « share » plus ou moins officiels et sous contrôle (ne seraient-ce que du point de vue sécurité) pour les employés.

Pourquoi ne pas imaginer que des espaces communs de stockages de contenus (documents, fichiers, messages, etc.) seraient favorables à l’essor d’une collaboration guidée essentiellement par le besoin ?

Mais méfions-nous des raccourcis trop rapides, il ne s’agit pas de « lancer ces initiatives » et de laisser les choses se fairent toutes seules.
Les agissements du management depuis les 30 dernières années ont créée une culture de la méfiance et l’arrivée inopinée du courrier électronique à la fin du siècle dernier a contribué largement à affaiblir la collaboration en renforçant l’individualisme.

000000042890Aujourd’hui, les employés, à l’instar de l’étude reprise par Mashable, plébiscitent l’usage du courrier électronique au quotidien, loin devant les réseaux sociaux.

Le très fort taux d’usage de l’email, outil asynchrone, par rapport aux autres solutions dans le quotidien des employés est un véritable obstacle à une collaboration efficace et efficiente.

 

Dans un billet récent, Bertrand Duperrin mettait en garde contre l’utilisation d’outils asynchrones pour le traitement des tâches critiques et je partage ce point de vue.

La collaboration dans le traitement des tâches critiques doit se faire dans un contexte « rigoureux », professionnel, autour de pratiques discutées et acceptées par les parties prenantes afin de garantir un résultat pertinent en temps et en heure.

Le fait de créer de considérer que les contenus, messages et fichiers sont à l’origine ou en tout cas peuvent être les « déclencheurs » d’une collaboration intelligente et efficace est-il envisageable ?

Si oui, les plateformes traditionnelles dites « collaboratives » souvent issues ou associées à des solutions de gestion documentaire et/ou de gestion de projets vont devoir se transformer pour apporter avec plus de souplesse et d’agilité le cadre et les fonctionnalités nécessaires pour le bon fonctionnement de la collaboration et selon la granularité induite par l’objet, le thème et les objectifs assignés.

En tant qu’élément de la stratégie, la plateforme se doit s’être intuitive, disponible, adaptée (et adaptable) aux parties prenantes et aux circonstances.

Un des éléments clefs de la montée en puissance des « share » est la capacité des moteurs de recherche et autres solutions d’indexation à servir la pratique avec excellence et célérité.

Aujourd’hui, le hastag (#) représente à lui seul, d’infinies opportunités de collaboration !
Il suffit pour se laisser convaincre d’utiliser Twitter ou Facebook et de suivre avec curiosité où peuvent vous mener ces tag et autres métadonnées associées aux messages, aux contenus et aux profils.

Les métadonnées sont des éléments essentiels du monde numérique et il est contre productif de ne pas vouloir les utiliser pour qualifier, indexer, diffuser, rechercher, trouver et collaborer autour des contenus produits.

Le hashtag permet au partage de servir une collaboration efficace, il est donc un élément clef dans votre stratégie de gouvernance de l’information et de gestion des contenus !

Numérique, Robotique, Informatique, c’est Magique !


En fait, non !

Et c’est bien une partie du problème des entreprises.

La pensée « positive » et le besoin de rassurer pour mieux contrôler les employés ont conduit par le passé de nombreux dirigeants et managers à promettre un lendemain technologique facile, efficace et convivial.

Aujourd’hui, ces discours ont encore cours dans bon nombre d’organisations où la production informatique jongle comme elle peut avec un héritage hybride d’applications et de systèmes d’exploitation.

fix_20100825_cafeFaute d’avoir eu les moyens d’anticiper de tels bouleversements dans les usages, les équipes informatiques ont continué, avec l’appui bienveillant des managers métiers, à laisser croire que leurs efforts associés aux nouvelles applications ou fonctionnalités contribuaient à créer un « monde meilleur » du côté du bureau !
Et il est toujours fréquent d’entendre à l’occasion de réunions d’équipes, le manager annoncer « le nouveau CRM » ou la nouvelle application qui va (enfin) apporter la SOLUTION à tous les problèmes.

Mais, personne n’est dupe et depuis le temps qu’on promet de « raser gratis » demain, les employés ont pris l’habitude de la politesse et retournent sans grand espoir d’amélioration à leur quotidien.

La réalité est toujours plus compliquée et les projets moins faciles à mettre en oeuvre qu’initialement espéré, aussi je me demande pourquoi ne pas tenir un discours objectif sur ces sujets.
La communication interne devrait participer à ces initiatives et prendre la main (ou du moins donner son avis) sur les moyens et les messages.
Au même titre, que les décisions absurdes du management, les promesses trop rapides et mal étayées sont cause de désengagement !

La transformation de l’entreprise est soutenue par des initiatives et des solutions techniques, mais elle se fait au travers des hommes et donc du management.
La magie n’y a pas place, pas plus que les croyances, ni les superstitions !

L’entreprise est un monde dans lequel l’objectivité doit être valorisée au maximum afin que les collaborateurs aient confiance et s’investissent autant qu’ils le souhaitent à son service.

Dans ce contexte, il est assez difficile de faire la part des choses entre l’appétit d’employés toujours plus habiles à utiliser des applications souvent plus intuitives et agréables que les outils dont ils disposent au bureau et la qualité de l’offre réelle en terme d’applications et de service des entreprises.
Le fossé qui se creuse pourrait rapidement devenir très inquiétant, voire disqualifiant, pour bon nombre d’entreprises dont les dirigeants ont tant de mal à comprendre l’évolution numérique et ses conséquences directes ou indirectes, proches ou plus lointaines, pour eux et les organisations qu’ils animent ou gèrent, ou les deux.

Plus que jamais, management et communication sont étroitement liés dans une course à la bonne compréhension des enjeux commerciaux, humains, technologiques.
Ils doivent – avec pragmatisme, réalisme et humilité – travailler ensemble à la déclinaison de leur stratégie sur le terrain.
L’heure n’est plus (si elle l’a été un jour) aux grands shows, aux prédications des « gourous », aux pratiques incantatoires ou pire à la « prise de distance ».
La stratégie doit coller au terrain pour être bien comprise, acceptée et mise en oeuvre avec succès.
Les entreprises qui l’ont compris sont aujourd’hui concentrée sur leurs clients (le chiffre d’affaires, i.e. l’argent qui rentre IRL en dehors des feuilles de calcul Excel) et leurs employés dont ils savent que l’engagement est clef au service de la survie économique.

Rien de magique, que du travail, de la méthode, de l’empathie et une formidable envie, bref rien de nouveau de ce côté du business !

Le moteur de cette course à l’innovation technologique est le quotidien de chacun d’entre-nous et la carburant notre besoin « insatiable » d’information !

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Et pour tous ceux qui se passionnent pour les tendances, je vous propose de lire ce que Brian Solis anticipe pour les années à venir !
Pour les autres, c’est peut-être un bon moyen de se réveiller et de prendre le temps d’une réflexion salutaire pour espérer « survivre » ou mieux « gagner » dans un monde technologique qui va très vite, qui n’attend personne !

Sinon, c’est comme vous voulez !

Social business : le mieux est parfois aussi l’ennemi du bien!


On  est très nombreux à avoir fait l’expérience d’interfaces applicatives dans lesquelles il est parfois difficile de trouver l’information ou pire la fonctionnalité dont on aurait besoin.

Avec le web 2.0 et les nombreuses formations en « usability » et autres sciences du comportement (Cognitique) des utilisateurs, on pouvait penser que le pire était derrière nous !
Hors, il semblerait que le mal se situe également ailleurs que dans l’interface !

Hier, je participais à une journée organisée par le Club des utilisateurs SharePoint de Suisse romande à Genève. Ce fut un excellent moment de convivialité et de discussion autour de présentations intéressantes (projets utilisateurs et bonnes pratiques).
Bien entendu, il ne peut pas y avoir de réunions de ce type de club sans invitation faite à l’éditeur afin qu’il précise ou dessine la « roadmap » du produit à moyen terme.
Chez Microsoft, on ne communique plus de roadmap, en tout cas pas à cette occasion.
Par contre, on se délecte d’un discours marketing qui offre l’opportunité de recenser tous les « buzzwords » du moment et qui en plus réussirait presque à faire passer des vessies pour des lanternes!

Hier, nous avons bien compris le virage « tout cloud » proposé par l’éditeur et on a tenté d’imaginer la pertinence des solutions proposées (si cela vous intéresse, vous trouverez facilement le détail de ces offres sur le site de Microsoft).
Au delà de ces déclaration bien huilées et appuyées par des slides (format 16/9) diffusées à partir d’une tablette Surface 2 et un projecteur qui ne supportait que la format 4/3, beaucoup de participants n’ont pu que constater la réalité de la « fracture » existante entre les outils en production et la vision de l’éditeur.

science-fiction-thinkstock-167172846-617x416Tout cela pour illustrer une fois de plus le manque de pragmatisme et ses conséquences désastreuses pour les équipes IT mais aussi pour les porteurs de projets numériques.
La pression qu’induit automatiquement ces annonces et ces présentations est inutile et contre productive !
Qu’un expert de l’entreprise numérique ou un spécialiste de l’IT dresse des perspectives en terme de besoins et de solutions pour demain, tout le monde dit BRAVO !
Que des responsables techniques et commerciaux viennent nous servir un avenir radieux au travers de solutions qu’ils décrivent (mais ne peuvent pas montrer en démo) tout en nous expliquant que les roadmaps sont confidentielles, c’est se moquer de leurs clients et des autres.

Les initiatives qui réussissent à faire évoluer l’entreprise dans le monde numérique sont celles qui sont adaptées, dont le déploiement est maitrisé, pour lesquelles les objectifs sont clairs et dans lesquelles la proposition de valeur est explicite !

A force de surenchère sur les versions et les fonctionnalités, les éditeurs sèment la confusion et le trouble.

écoute-clientHier, les démos n’ont pas bien fonctionné parce que la connection wi-fi était mauvaise et ce n’est pas une exception !
Les présentations n’étaient pas affichées d’une manière satisfaisante parce que le matériel n’était pas adapté !

Les clients n’ont entendu parler que « cloud » et encore « cloud » alors que l’on connaît la frilosité des entreprises suisses (et autres) à héberger leurs données dans des data centers aux Etats-Unis !

On en peut pas « rêver » d’une construction de l’entreprise de demain sans tenir compte de la réalité de ses contraintes, notamment en ce qui concerne son infrastructure de gestion de l’information et de communication.

Ce manque de pragmatisme est source d’incompréhension et de conflits entre les équipes techniques et les  tenants d’une évolution rapide. Le rôle des éditeurs est de les accompagner, sans trop en rajouter !

Hier, nous avons eu droit à une parfaite illustration de l’autosuffisance érigée en technique marketing et de la non écoute des clients.
Dommage pour les clients, mais aussi pour les organisateurs, qui méritaient mieux, plus simple, plus proche, plus pertinent car plus utile !

La mobilité va-t-elle tuer l’interface homme machine ?


tom_cruise_minorityreportOn a tous quelques difficultés à « se plier » aux exigences des interfaces « hommes-machines » et il faut bien reconnaître que la discipline – bien réelle depuis les début de l’informatique de gestion – connaît aujourd’hui quelques faiblesses.

Au delà des questions classiques de valorisation de l’expérience utilisateur, nous n’en sommes encore qu’aux débuts et « tout ou presque » est ouvert !

Comme le disait Donal Norman en 1990:

The real problem with the interface is that it is an interface. Interfaces get in the way. I don’t want to focus my energies on an interface. I want to focus on the job…I don’t want to think of myself as using a computer, I want to think of myself as doing my job.

J’ai plaisir à partager cette excellente présentation faite par MC Casal (Relax in the Air) à l’occasion du talk du 28 octobre à Fribourg organisée par la toute jeune Swiss Tech Association (initiative que je salue et à qui je souhaite « tout de bon »).

Pour en reparler ces prochains mois

La valorisation des savoirs telle que vous ne l’avez jamais imaginée


Les vacances c’est bien pour se reposer, déconnecter, revoir des amis, etc. et découvrir ou prendre le temps de voir et relire des présentations, des études ou des billets particulièrement intéressants et pertinents.

Dans la série « on se sent plus intelligent après qu’avant »,  je ne saurais trop vous conseillé la lecture de ce document publié par Harold Jarche à propos de « Institutional Memory and Knowlegde Management » ou selon une traduction très personnelle : Création (constitution des fonds) et stratégie de valorisation des savoirs.

En guise de mise en bouche pour ceux qui ont des doutes, jetez un oeil à ce tableau dont je suis certain qu’il vous donnera envie de passer en revue tout le document !

Institutional memory and Knowledge Management

Bonne lecture

Les PME de Suisse romande partent dans le nuage


121122-Boost-197Après Lionel Tissot qui nous dressait un portrait de la mise en oeuvre de projets sociaux et collaboratifs dans le monde de l’horlogerie suisse, c’est au tour de  Jean-Philippe Gierczak, Associé Boost (Suisse) de nous parler de « digital workplace » dans le monde des petites et moyennes entreprises en Suisse romande.

Bonjour Jean-Philippe, en premier lieu, quel impact le cloud peut-il avoir en général sur l’organisation des petites et moyennes entreprises ?

Le cloud peut permettre aux petites et moyennes entreprises de les libérer de contraintes opérationnelles et de se concentrer sur leurs activités. Confiant l’intégralité de ces tâches à des professionnels (opérations liées à la maintenance, la sécurité des données, les sauvegardes, …), ces entreprises réduisent leurs risques. Leur infrastructure est sous contrôle et la gestion des postes de travail est très simplifiée. La mise en œuvre très rapide de nouvelles solutions applicatives, une infrastructure qui s’adapte instantanément  à leur besoins leur permettent d’être extrêmement réactives face aux opportunités du marché comme à leurs contraintes.Une meilleure utilisation des fonds avec une structure de coût adaptée au plus près de l’utilisation réelle.
Enfin, les solutions Cloud constituent une réponse très efficace aux besoins de mobilité des collaborateurs ou aux besoins de partage et de collaboration des entreprises présentes dans plusieurs sites.

Y a t-il des bonnes pratiques déjà répandues ou en est-on encore à un stade plus « expérimental »

Nous voyons se dégager deux tendances :

  • Soit le passage au cloud est réalisé à l’occasion d’un nouveau besoin applicatif, et il est aujourd’hui difficile de ne pas s’intéresser aux solutions SaaS…
  • Soit à périmètre applicatif identique, l’environnement du client est rationnalisé et passé en mode cloud.

Dans tous les cas, il est important de bien communiquer auprès des employés et de les accompagner dans ces changements, même s’ils sont mineurs en termes d’utilisation. Gérer cette transition comme un vrai projet est nécessaire pour son succès.
Je qualifierais plus d’« expérimentale » la pratique qui consiste à laisser à chaque utilisateur la possibilité de répondre de façon ad-hoc à un nouveau besoin. Ces solutions s’adoptent ensuite par contagion, mais les effets dans le temps ne sont pas maitrisés et peuvent mettre en péril la sécurité des données et la productivité : tout employé devient administrateur informatique !

Quels sont les principaux facteurs de l’adoption d’une offre disponible dans le cloud ?

La richesse de l’offre applicative disponible permet d’identifier des solutions en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Le temps de mise en œuvre et l’investissement initial faibles permettent d’avoir un retour sur investissement plus rapide, qui de plus n’est pas dégradé dans le temps par des dépenses de gestion ou d’évolution de l’infrastructure.
Enfin nous retrouvons les facteurs de mobilité (accessibilité depuis tout point connecté), de disponibilité et de sécurité (gestion par des équipes expérimentées sur des infrastructures de haut niveau).

En terme de sécurité d’accès et des informations, quelles précautions faut-il prendre?

Bien que chaque profession ait ses propres pratiques, il est préférable en règle générale de ne pas laisser une législation étrangère s’imposer à ses données.
Etudier dans le détail le SLA (service level agreement) offert par le prestataire, notamment en termes de préservation et d’accès aux données bien sûr.
Pour l’accès, depuis un simple couple nom d’utilisateur/mot de passe jusqu’aux solutions de token ou OTP (One Time Password) comme dans l’eBanking, le fournisseur devrait pouvoir apporter à chacun une solution adaptée à ses contraintes.
Cette solution permet de créer des accès temporaires à des externes à un groupe restreint d’application ou de données. L’intégration de collaborateurs « occasionnels » est simplifiée ; sa productivité et sa valeur ajoutée sont augmentées.
A nouveau, il sera nécessaire de communiquer les bonnes pratiques auprès des utilisateurs, en particulier lorsqu’ils accèdent à leur environnement en déplacement.
Un avantage considérable pour les collaborateurs en mobilité, notamment au delà de nos frontières : n’avoir aucune donnée sur le poste lui-même est rassurant en cas de perte ou de vol de leur portable…
Enfin, une clause de réversibilité qui permette la récupération des données durant toute la durée du contrat mais surtout en cas de rupture est naturel, mais c’est mieux en l’écrivant.

Est-il possible de disposer d’un « poste de travail  » distant et complet en termes de besoins applicatifs?

boost-cloudOui, il est possible de disposer d’un poste qui permette de d’accéder à l’ensemble de ses applicatifs, qu’ils soient web ou client lourd.
Nous avons développé Boost Connect, qui représente une nouvelle génération de bureau virtuel : il s’agit d’une interface web qui permet à nos clients d’accéder à l’ensemble de leurs applications, et qui inclut des fonctionnalités de collaboration et de partage d’information.
Le poste de travail physique n’est plus aussi important : depuis n’importe quel terminal (pc sous windows, Mac, tablette etc), nos clients ont  accès de façon sécurisée à l’ensemble de leurs applications et données.
L’assistance à l’utilisateur n’est pas oubliée : en standard, un accès au support est disponible directement dans Boost Connect.

En résumé, c’est un poste complet qui simplifie l’accès aux applications (Single Sign On), dispose d’une interface directe avec le support, et propose fonctionnalités de réseau social d’entreprise pour favoriser les échanges et la cohésion des équipes.

Ces « postes de travail à distance » bénéficient de quel niveau de maintenance ?

Le bureau virtuel et les applications font l’objet de l’attention d’équipes expérimentées en 7×24. Les logiciels sont maintenus en configuration optimale et les données sauvegardées quotidiennement.
Ce qui permet de s’engager sur des taux de disponibilité très élevés qui atteignent les 99,9%.
Quant au poste physique, il peut être substitué en quelques secondes, par un nouveau « device ». Les clients peuvent bien sûr conserver leurs contrats de support, ou bien les alléger…

 Comment voyez- vous l’évolution du poste de travail à moyen terme ?

Un poste de travail virtualisé qui permette d’être efficace, adapté à toute situation d’utilisation et accessible quel que soit le « device ».
Cette indépendance du poste physique permet aux utilisateurs de choisir leur terminal (ou device) : qu’ils soient MS Windows ou Mac, peu importe.
Un environnement qui présente à chacun, de façon personnalisée ses propres applications/alertes/flux d’information, tâches, … liés à son métier.
Nous avons beaucoup progressé avec Boost Connect, et nombre de ces caractéristiques sont déjà implémentées… Je me demande si je ne suis pas en train de vous décrire le présent !

Utilisez-vous ce type de services pour votre société ?

Oui, très largement. Les bénéfices ont été une mobilité inégalée (une réalité pour le télétravail), une communication informelle enrichissante, toujours la dernière version des logiciels sans s’en préoccuper.
Tous y trouvent leur compte dans l’entreprise, y compris les irréductibles qui souhaitent conserver quelques données sur leur poste de travail : un service de synchronisation automatique sécurisé se charge de leurs données…

Personnellement, je n’ai aucune application sur mon mac book air, 100% à distance !

Merci Jean-Philippe pour la richesse de ce retour d’expériences !

En complément,vous trouverez sur ce blog d’autres billets à propos de la digital workplace et notamment :

Entreprise 2.0, Social business, collaboration : quel intranet demain ?

L’intranet est mort, vive la #DigitalWorkPlace !

E 2.0 : vers une culture numérique (socialization, digital workplace, gen y)

Social business et gestion de contenus : taxonomie vs folksonomie ?


maturitymodelecm3Depuis plusieurs années, les solutions de gestion de contenu ont été mises en production dans un contexte de dématérialisation et d’économie, mais parfois également de besoin de gouvernance et d’une meilleure productivité !

Récemment, à l’occasion de Lotus Sphere 2013, Femke Goedhart proposait une présentation particulièrement intéressante quant à l’histoire de l’ECM et à l’impact du social business dans les pratiques et l’organisation des contenus.

socialcontentmanagement

La mise en perspective de la pratique de la folksonomie versus ou en complément de la taxonomie ouvre de nouveaux horizons quant à la pertinence ou encore à la légitimité des contenus.

Pour en reparler !