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Etat de la collaboration en entreprise début 2015


En cadence, les études et autres sondages sont publiés en cadence et début janvier c’est au tour de Constellation Research de partager son analyse de l’état de la collaboration en entreprise.

Comme vous pourrez le découvrir plus en détail dans la vidéo d’Alan Lepofsky ci-dessous, les tendances mises en avant sont :

  1. Les entreprises n’ont pas besoin de plus d’outils, mais d’outils plus efficients !
    Une remarque déjà faite sur ce blog quant à l’inflation de nouvelles propositions peu ou pas en phase avec la réalité des besoins business.
  2. Une nécessaire mise en oeuvre de processus d’analyse qui permettent de produire les données utiles à l’utilisateur dans le cadre de son quotidien (prise de décision, actions, …) avec pertinence.
    Une aide à la productivité
  3. Une utilisation de plus en plus fréquentes des outils collaboratifs et de messagerie plus simples, directs et légers (Slack par exemple) que les premiers réseaux sociaux d’entreprise.
  4. L’email reste l’outil qui prédomine dans les échanges bien que les éditeurs travaillent à des améliorations des solutions existantes et l’intégration de tous types de messages : email, discussions ou textes.
  5. L’émergence de solutions de niche, taillées pour un secteur économique ou une catégorie d’utilisateurs et mieux intégrées à leur environnement applicatif spécifique afin de limiter, notamment, les effets indésirables de l’infobésité.
  6. La mobilité est devenue une pratique au service du business et cela implique une organisation et des processus adaptés à un usage généralisé de toutes les technologies et matériels qui supportent ce nomadisme.
  7. Les outils de gestion des tâches prennent de plus en plus d’importance tant les collaborateurs ont besoin d’aide pour hiérarchiser et suivre le cadre de leur cahier des charges.
    Intégrées dans les applications en production ou indépendantes, ces solutions sont des facteurs de productivité dans un environnement caractérisé par un très (trop) grand nombre de sollicitations.
  8. Cloud et gestion de fichiers sont entrés dans une période de forte concurrence (prix, accessibilité, outils, etc.) entre les acteurs les plus anciens et les nouveaux.
    Les fichiers sont toujours clefs pour le business et les « share » peuvent représenter un facteur d’accélération de la collaboration !
  9. Les offres « packagées » font, avec leur disponibilité dans le cloud, leur grand retour après une tendance à chercher les meilleures solutions (best of breed) ces dernières années : un énième mouvement de balancier dans le monde de l’IT.

CONSTELLATIONr2015

Le détail de la présentation de Alan Lepofky :

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Plateformes et pratiques : partager d’abord pour mieux collaborer ensuite


Changeons d’habitude, à moins qu’il ne s’agisse de mieux utiliser les meilleures de nos habitudes !

share-button-on-keyboard-665x442La collaboration ne va pas « toute seule » et bien qu’elle soit un pilier de l’entreprise de demain, elle est parfois difficile à mettre en oeuvre dans les organisations.

Pourtant, il est une pratique qui nous est familière, celle du partage !

En effet, nous avons coutume, depuis la nuit des temps, de partager (plus ou moins selon les moments, les humeurs et les objets) au sein des communautés dans lesquels nous vivons.

L’entreprise, dans son schéma d’organisation, a privilégié l’individu pour des raisons de contrôle et de discipline : ainsi nous sommes « contraints » à garder « pour nous » la plupart des contenus que nous produisons.
Et l’individu dans sa logique de quête de pouvoir a su profiter de cette opportunité pour arrêter de partager au travail, mais continuer à le faire avec gourmandise, voir frénésie, dans son quotidien privé.
La quête de l’efficacité de l’entreprise s’est transformée en un individualisme forcené de la part des salariés !
Et la question est de savoir si le résultat est satisfaisant.
Apparemment pas complètement, car si le bénéfice de la collaboration est une évidence pour beaucoup, les projets souffrent, malgré tout, trop souvent d’un succès d’estime avant de sombrer dans le quotidien et d’être mis à mort par les mauvaises habitudes.

Et si à l’instar de ce que certains outils (rapidement bien nommés « share ») proposent, les solutions de partage pouvaient représenter un bon moyen pour une réelle pratique collaborative ?
En effet, si contrairement à ce qui se passe habituellement, à savoir la conduite d’un projet selon un plan en plusieurs étapes dont :

  • identification des sujets ou des thèmes propices au collaboratif en termes de besoins ou d’opportunités
  • choix de la plate-forme support
  • validation
  • travail au sujet de la gouvernance
  • mise en oeuvre des types de communautés
  • pilote
  • communication
  • recrutement des community managers
  • formation
  • ouverture des premiers espaces collaboratifs
  • etc…..

les entreprises mettaient en oeuvre – sans autre ambition annoncée – des solutions de partage (type SharePoint, Box ou encore DropBox) en remplacement des nombreux « share » plus ou moins officiels et sous contrôle (ne seraient-ce que du point de vue sécurité) pour les employés.

Pourquoi ne pas imaginer que des espaces communs de stockages de contenus (documents, fichiers, messages, etc.) seraient favorables à l’essor d’une collaboration guidée essentiellement par le besoin ?

Mais méfions-nous des raccourcis trop rapides, il ne s’agit pas de « lancer ces initiatives » et de laisser les choses se fairent toutes seules.
Les agissements du management depuis les 30 dernières années ont créée une culture de la méfiance et l’arrivée inopinée du courrier électronique à la fin du siècle dernier a contribué largement à affaiblir la collaboration en renforçant l’individualisme.

000000042890Aujourd’hui, les employés, à l’instar de l’étude reprise par Mashable, plébiscitent l’usage du courrier électronique au quotidien, loin devant les réseaux sociaux.

Le très fort taux d’usage de l’email, outil asynchrone, par rapport aux autres solutions dans le quotidien des employés est un véritable obstacle à une collaboration efficace et efficiente.

 

Dans un billet récent, Bertrand Duperrin mettait en garde contre l’utilisation d’outils asynchrones pour le traitement des tâches critiques et je partage ce point de vue.

La collaboration dans le traitement des tâches critiques doit se faire dans un contexte « rigoureux », professionnel, autour de pratiques discutées et acceptées par les parties prenantes afin de garantir un résultat pertinent en temps et en heure.

Le fait de créer de considérer que les contenus, messages et fichiers sont à l’origine ou en tout cas peuvent être les « déclencheurs » d’une collaboration intelligente et efficace est-il envisageable ?

Si oui, les plateformes traditionnelles dites « collaboratives » souvent issues ou associées à des solutions de gestion documentaire et/ou de gestion de projets vont devoir se transformer pour apporter avec plus de souplesse et d’agilité le cadre et les fonctionnalités nécessaires pour le bon fonctionnement de la collaboration et selon la granularité induite par l’objet, le thème et les objectifs assignés.

En tant qu’élément de la stratégie, la plateforme se doit s’être intuitive, disponible, adaptée (et adaptable) aux parties prenantes et aux circonstances.

Un des éléments clefs de la montée en puissance des « share » est la capacité des moteurs de recherche et autres solutions d’indexation à servir la pratique avec excellence et célérité.

Aujourd’hui, le hastag (#) représente à lui seul, d’infinies opportunités de collaboration !
Il suffit pour se laisser convaincre d’utiliser Twitter ou Facebook et de suivre avec curiosité où peuvent vous mener ces tag et autres métadonnées associées aux messages, aux contenus et aux profils.

Les métadonnées sont des éléments essentiels du monde numérique et il est contre productif de ne pas vouloir les utiliser pour qualifier, indexer, diffuser, rechercher, trouver et collaborer autour des contenus produits.

Le hashtag permet au partage de servir une collaboration efficace, il est donc un élément clef dans votre stratégie de gouvernance de l’information et de gestion des contenus !

Intranet 2.0 : source de productivité ou machin inutile ?


Si le titre de ce billet est un brin provocateur, il n’en est pas moins le reflet d’une question que devrait se poser responsables de communication interne, RH et équipes IT.

Intranet_priorites_2014Et la question est vraiment d’actualité si on en juge par le dernier article de Collaboratif Info qui annonce – chiffres à l’appui – que le Réseau Social d’Entreprise est la priorité 2014 des responsables intranet.
On ne peut que s’en réjouir !

La première remarque qui me vient à l’esprit est en fait une question quant à la place du réseau social vis à vis de l’intranet existant.

Question d’autant plus pressante que beaucoup d’entreprises optent actuellement pour des « plateformes internes » hybrides alliant avec plus ou moins de succès communication interne (e.g. top down), dialogue et collaboration (e.g. dimension sociale).

A chacun sa stratégie, ses choix techniques et ses contraintes culturelles mais il serait dommage de retomber dans les pièges qui – à la fin des années 90 – ont conduit au lancement d’une offre de contenus peu pertinente et donc décevante.
Pourtant, l’intranet est l’une des rares plateformes qui pourrait être commune à tous les salariés dans les entreprises, mais pour autant elle ne reçoit souvent pas plus qu’un succès d’estime.

Développé par des équipes techniques à des fins de communication « top down », l’intranet souffre d’un cruel manque de leadership et d’une réelle non adéquation avec les besoins des employés.
Du fait de l’absence de « reconnaissance » de l’employé et de l’absence de profilage des informations, l’intranet s’est trop souvent « dupliqué » en un nombre incalculable de plateformes par branche, par site, par département, par pays et que sais-je encore sans compter les « wikis pirates » qui prolifèrent au sein des équipes IT !

La faiblesse de l’audience (sauf pour les pages « utiles » : annuaire, formulaires [frais, congés, formation], etc.) – bien que peu communiquée en interne – couplée avec les coûts de maintenance, oblige à réagir et à valoriser ce « canal presque historique » de communication numérique en interne !

C’est pourquoi , aujourd’hui, beaucoup  d’équipes de communication avec l’appui des ressources humaines et de l’IT travaillent à renouveler cet outil pour qu’il soit plus pertinent, plus riche, plus personnel et ainsi plus utile mais aussi plus simple au niveau publication et mise à jour.

Cette évolution centrée sur l’utilisateur et une approche plus ouverte de la communication est devenue plus facile avec la disponibilité d’outils de gestion de contenus et l’intérêt pour les réseaux sociaux d’entreprise.

Basé autour d’un quadriptyque – profil, social, applications, contenus – et largement guidé par un cadre de gouvernance, l’intranet de demain est une plate-forme utile, fiable, universelle et connectée à l’infrastructure de l’entreprise.

C’est une plateforme riche de services et de contenus largement personnalisés et disponibles.

Aujourd’hui différentes solutions sont disponibles et en publiant avec le Lab des Usages la note de synthèse (cf. plus bas), nous souhaitons partager les premiers retours d’expérience de mise en œuvre dans le cadre de projets d’intranet sociaux d’une solution largement utilisée pour la gestion de documents, mais également la collaboration autour de projets.
Cette première note de 2014 concerne donc SharePoint dont nous savons que ce n’est ni la seule, ni la meilleure, solution pour la publication de contenu ou le déploiement d’un réseau social.
Nous espérons avoir bientôt l’opportunité de publier une note à propos d’une autre solution qui remporte – à juste titre – un franc succès en Europe : Jalios !
Les autres solutions du marché suivront au gré des projets et de la pertinence des retours d’expérience.

Pour revenir à SharePoint 2013, nous estimons que les atouts, outre un périmètre iso fonctionnel avec les autres solutions, sont à chercher du côté de son architecture – principalement le positionnement et les capacités du moteur de recherche – mais également en tant que brique d’une infrastructure de gestion des contenus et d’espaces collaboratifs et opportunité de valorisation de l’expertise déjà acquise en interne.

Au stade de la plupart des projets que nous connaissons, il est acquis que tant les fonctionnalités offertes que leur mise en œuvre sont suffisantes pour proposer un intranet 2.0 qui serve une information fiable et profilée tout en laissant les communautés se développer dans un cadre de gouvernance opérationnelle

SharePoint 2013 anticipe bien l’évolution de nos besoins et de nos pratiques face à la masse d’information disponible en mettant en avant des fonctionnalités de recherche riches pour des résultats incluant – selon la demande – les contenus, mais également les personnes et les communautés.

Un intranet social est basé sur une plateforme qui doit autoriser une publication de contenus facile et intuitive pour une diffusion classique ou plus ciblée (profil ou communautés) tout en ouvrant à l’utilisateur (reconnu au travers d’un profil riche) des espaces d’expression (commentaires ou contributions) au gré de ses besoins et envies et de ce point de vue SP 13 apporte des réponses satisfaisantes.

Selon vous ?

[SharePoint 2013] Elle n’est pas riche ma communauté ?


Au fur et à mesure de l’avancement des projets basés sur SharePoint 2013 auxquels je contribue, il me plaît de constater à quel point cette plateforme offre un panel d’outils ou d’applications riches et pertinentes pour les utilisateurs.

On est beaucoup à regretter le manque d’ergonomie de SP (y compris de cette version) et sans participer aux débats qui agitent les « pros » et les « antis » sur le web, je me permets de relever un certain nombre d’atouts, notamment en ce qui concerne le volet social, que cette plateforme peut mettre à disposition des organisations.

Le volet « social » de SharePoint doit être organisé à partir du profil de l’utilisateur et en cela rien d’original par rapport aux autres plateformes que vous pourriez utiliser.

La « révolution » SP 13 tient à la mise en oeuvre du moteur de recherche au coeur de la solution et donc à l’optimisation de l’usage des métadonnées (propriétés des contenus) et autres « tags » (folksonomie et  taxonomie) et de mon point de vue c’est un énorme progrès dans la mesure où la valorisation des contenus, des personnes et des communautés se fait dynamiquement selon mes centres d’intérêt au travers de mes recherches (contenu, personnes, communautés) !

Au delà de la plateforme structurante (gestion de documents, records management) et donc rassurante, SharePoint 2013 est également – si on le souhaite – un outil favorable à l’épanouissement des relations, des discussions et des échanges dans l’entreprise.

En effet, le « socle social » disponible dans la solution va beaucoup plus loin que beaucoup de « concurrents » ou de partenaires que ce soient des réseaux sociaux d’entreprises ou des solutions de mise en oeuvre d’espaces collaboratifs.

Sans faire état du détail des outils disponibles, il est objectif de reconnaître que les applications mises à disposition des animateurs de communautés est presque exceptionnel quand il s’agit de SharePoint 2013.

Cette richesse fonctionnelle peut permettre aux utilisateurs « avertis » de créer des espaces communautaires et sociaux d’une qualité, d’une pertinence et donc d’une valeur indéniable pour l’entreprise.

Mais, en l’état et comme c’est souvent le cas avec les logiciels produits par Microsoft mais également d’autres éditeurs, rien ou presque n’est explicite pour le « commun des employés ».

On regrettera ce côté presque « happy few » ou « club privé IT » dont on sait par ailleurs qu’il peut contribuer à renforcer certains silos opérationnels, ce qui dans certains cas devient carrément contreproductif puisque hors stratégie !
Pourtant, il existe des moyens de s’approprier, voir de domestiquer, cette richesse fonctionnelle mais cela demande de l’accompagnement plutôt que de la formation à proprement parler.

En effet, au delà des gestes techniques et des modalités de paramétrages des communautés, des habilitations, des applications, des menus, des messages, de la popularité, etc. – et j’en passe – il est très important (plus?) que l’initiateur d’une communauté (vous, moi, lui, tout à chacun) comprenne l’intérêt éditorial d’utiliser telle ou telle application (un sondage, un wiki, un blog, une ou plusieurs bibliothèque de documents).
Cette compréhension est clef pour que SharePoint 2013 devienne également, dans sa dimension réseau social, l’outil qui permettra à l’entreprise d’avancer dans la réalisation de ses objectifs de performance économique et sociale.

Pour le reste, votre communauté peut vite être très riche en fonctionnalités, reste à vous de la rendre pertinente et séduisante pour ceux dont vous souhaitez qu’il la rejoigne pour la renforcer et en valoriser l’apport aux métiers, aux autres membres et à l’entreprise toute entière.

Pour en reparler ,-)

[Survey] Réseaux sociaux d’entreprise : approche, méthode, projet, bilan ?


L’année dernière, le Lab des Usages avait mené une enquête sur les RPI pour le compte du Journal du Net (Réseaux Professionnels Internes dénommés encore RSE – réseaux sociaux d’entreprise) avec pour objectif de réaliser un état des lieux des usages actuels et des attentes.

Elle avait laissé entrevoir de nombreux projets à venir, et laissait à penser que les RPI allaient, de plus en plus, devenir des « outils » incontournables dans les organisations.

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L’enquête de cette année porte sur la gestion des projets RSE (Réseaux sociaux d’Entreprise) et a pour objet l’évolution et le déroulement des projets RSE dans les organisations, qu’elles soient publiques ou privées.

Il s’agira notamment de comprendre comment ces projets, souvent synonymes de changements profonds, sont menés :

  • Quelle est l’approche choisie ?
  • Une conduite du changement est-elle été mise en place ?
  • Quels sont les éléments de gouvernance ?
  • Quels sont les freins et moteurs à la gestion de ces projets ?
  • Quelle est la corrélation entre la volonté stratégique affichée et l’utilisation effective de l’outil ?
  • De plus, si les réponses obtenues le permettent, cette enquête sera l’occasion d’effectuer une mise en perspective entre le niveau régional et le niveau national.

C’est dans cette optique que je vous fait part de cette initiative à laquelle vous êtes largement conviés à participer ne serait-ce que pour partager votre expérience et votre vision prospective à propos de cette thématique.

En tant que participant, vous serez bien évidemment bénéficiaire prioritaire du dossier d’analyse qui en découlera.

A vos claviers : http://fr.surveymonkey.com/s/enqueteRPI

surveyMerci beaucoup 😉