[Entreprise & Numérique]Fatiguant, envahissant, stressant, l’outil de travail est-il hors de contrôle ?


Une récent étude publiée par Eleas arrive à point nommé pour préciser – en dehors des voeux pieux et des pratiques incantatoires autour de la digital work place et des outils numériques – la réalité de la perception des employés-utilisateurs.

L’objectif de ce travail réalisé par Opinion Way – et publié en ligne – est d’apprécier l’impact des outils numériques professionnels sur les salariés.

Trois informations ont retenu mon attention, en dehors du fait que ces outils (messagerie professionnelle, ordinateur fixe ou portable, smartphone ou tablette, Intranet, messagerie instantanée, etc.) sont largement utilisés au quotidien (plus de 3 heures pour plus de 75% des sondés !).


Et les employés y voient une proposition de valeur intéressante : le gain de temps !

Proposition de valeur des outils numériques
Proposition de valeur des outils numériques

En dehors cet aspect, les collaborateurs (cadres et non cadres) sont plus circonspect quant aux outils numériques et ils sont nombreux à les juger négativement même si certains apprécient le plus de réactivité !

Source de fatigue, de stress, parfois trop envahissant, ces outils et les nouvelles méthodes de travail qu’ils imposent sont loin de convaincre l’ensemble des salariés.

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Grosse fatigue !

 

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Trop d’infos

 


Trop d’infos, de la fatigue, le sentiment d’être débordé,

bref la perte de contrôle et ses conséquences ne sont pas toujours très loin !!

 

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Débordement

Sans parler de la pression ressentie qui « pousse » le collaborateur à opter pour une présence numérique 24/7 au détriment de sa vie personnelle et de ses loisirs !

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Et du coup, on fait la pause 🙂 

Capture d_écran 2018-11-28 à 16.07.32Seule (ou presque) proposition d’accompagnement dans la gestion du stress provoqué par les outils numériques.

 

 

 

Le salarié est contraint à trouver les solutions par lui-même le plus souvent.
Il n’est pas surprenant que la plupart n’y voit qu’une proposition de valeur réduite à un gain de temps et d’autonomie alors que l’entreprise rêve de plus de productivité, d’innovation et, pour certaines de bonheur au travail !

La mise en avant de la proposition de valeur de l’outil numérique au service du salarié dans son quotidien doit être au coeur de la stratégie des ressources humaines, du management, du déploiement des outils et plus globalement de l’entreprise.
A défaut, l’outil numérique sera souvent considéré comme un allié objectif d’un management déshumanisé, privilégiant la pression comme outil de gestion des hommes.

L’efficacité des outils de partage et de collaboration n’est plus à prouver, mais très nombreux sont les salariés qui s’en méfient et qui, faute d’un accompagnement dans l’entreprise, continueront à chercher toutes les stratégies de contournement possibles.

L’outil numérique permet beaucoup plus de confiance, il serait dommage qu’il ne soit ressenti que comme un outil de contrôle et une source de « burn-out » !

Découvrez tous les enseignements de ce sondage !

 

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[Entreprise & Numérique] Le pouvoir des Apps !


Les apps sont devenues incontournables et leur adoption par les utilisateurs – à titre personnel – justifie à elle seule qu’on s’y intéresse comme levier au service de la transformation numérique de l’entreprise.

Il est souvent dit ou écrit (et c’est également le cas ici) que l’évolution de l’entreprise dans le monde digital n’est pas avant tout un défi technique et c’est probablement vrai.
Toutefois, cette lente (parfois longue) adaptation se fait aussi par l’apprentissage de nouvelles méthodes, par l’acquisition de nouveaux réflexes, par l’apparition de nouveaux souhaits et les « outils » en permettent la mise en scène et en oeuvre.

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Je partage le point de vue de Bertrand Duperrin quand il écrit : »Une app se sert à rien si elle ne vient en appui d’un programme, de quelque chose qui a une existence concrète en dehors de l’app, d’un dispositif qui a une composante online et une composante offline.« .

Du point de vue de l’entreprise, le déploiement d’Apps en remplacement des applications web et des formulaires traditionnels présente deux avantages indéniables :

  • Donner l’image d’une entreprise « dans le coup », favorisant la mobilité par exemple,
  • Faciliter l’agilité dans la mise en oeuvre et l’amélioration des outils par une pratique du type « perpetual beta » si chère à Harold Jarche.

Pour autant, les Apps ne remplaceront pas les efforts nécessaires à la contextualisation de la transformation, à la pédagogie, ni à l’accompagnement des utilisateurs.

Une fois le contexte général (stratégie, objectifs et planning) établi, l’étape suivante tient souvent à l’évaluation des outils et des plateformes techniques qui serviront cette phase de la vie de l’entreprise.

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Côté collaborateur et quel que soit le niveau d’écoute des « professions de foi » et autres discours, la vie – au bureau – se résume souvent à un cahier des charges bien rempli ainsi qu’à des outils dont on souhaiterait – toujours – qu’ils soient plus rapides, plus intuitifs, plus ergonomiques, plus personnalisés, plus disponibles, …
bref MIEUX !

Aujourd’hui, les éditeurs ont bien compris tout le bénéfice qu’ils avaient à intégrer « l’expérience utilisateur » dans leur offre.
Il ne suffit plus – bien au contraire – de proposer des interfaces plus ou moins « modernes », il faut écouter pour proposer les outils les plus convaincants et savoir optimiser la souplesse du cloud si besoin.

Il est loin le temps ou le « front-office » était uniquement le reflet des traitements et de l’architecture de l’information en back office.
On ne convainc pas d’utiliser Zalando ou Amazon en proposant des outils d’exploration ou d’administration d’une base de données.

Regardez l’évolution d’une plateforme telle que SharePoint de la version 2007 jusqu’à l’offre inclue dans Office 365 !
L’utilisateur – non informaticien – ne s’intéresse pas à la l’infrastructure, ni au code, pas plus qu’à l’organisation des contenus ; il réclame un service efficace, c’est à dire qui lui permet de traiter la majorité de ses opérations en confiance !

Avec l’offre PowerApps que j’ai l’occasion d’explorer, notamment dans le cadre de la migration d’infrastructures Lotus Notes vers Office 365, l’utilisateur bénéficie d’une continuité de services dans un environnement bien plus pertinent.

La mise à disposition en mobilité de ses applications est un facteur d’adoption tandis que les aspects graphiques permettent de luI offrir un confort équivalent à celui de son expérience personnelle dans son quotidien de consommateur ou de citoyen.

Le pouvoir des Apps tient essentiellement à favoriser la confiance dans une transformation qui ne trouve pas son sens dans les outils mais dans la vision de ceux qui la conduisent.

Et, je constate tous les jours que c’est un appui de premier ordre et dont on aurait tort de se priver !

 

#Hyperlean : Ce que signifie l’avènement du numérique


Beau programme s’il en est !

Et c’est Cecil Dijoux qui s’est attaqué – en pionnier et avec courage – à la mise en mots de cette réalité plus ou moins bien comprise et vécue, c’est selon 🙂

Disponible sous la forme d’un petit livre, ce guide se veut avant tout pratique et actionnable à l’usage des dirigeants et des managers :

  • Dans un premier temps, l’objectif est d’apporter un éclairage sur les impacts de la révolution numérique sur vos clients, votre organisation interne et sur votre propre rôle.
  • Dans un second temps, ce livre souhaite vous donner des pistes d’expérimentations pour exploiter les leviers formidables qu’offre le numérique.
    #hyperlean

    Illustration : Antoine Nogueira

#hyperlean entend aussi déconstruire un certain nombre de mythes ou d’idées reçues sur la révolution à laquelle nous assistons, en s’appuyant davantage sur sa dimension sociologique que sur sa dimension technologique. Eryk Brynjolfsson et Andrew McAfee l’expliquent fort bien dans The Second Machine Age: l’enjeu du numérique pour l’entreprise est avant tout un enjeu de management. C’est cette perspective que cet ouvrage a pour but de creuser, à travers un questionnement résolu.

Chaque chapitre du livre s’attache à donner des exemples précis de nouvelles pratiques, des anti-patterns (fausses croyances et autres pratiques allant à l’encontre des principes incarnés dans le numérique) ainsi qu’un certain nombre de questions afin de vous aider à dresser un état des lieux de votre organisation interne sur ces sujets puis d’identifier les pistes à creuser.

#hyperlean est disponible sur Amazon !
Son design et son format en font un parfait petit cahier de vacances ainsi qu’un ouvrage business chic à laisser indolemment trainer dans son salon ou dans vos locaux.

Open mind, Open data, Open innovation, mais pas Open space !


Depuis quelques années déjà, la tendance « open » n’est plus une option tant elle semble largement liée à l’évolution numérique et aux besoins d’analyse et de transparence qu’elle impose dans tous les domaines de notre quotidien professionnel et personnel.

rub_13511Pourtant, il est un domaine dans lequel la remise en cause de « l’open » est récurrente notamment aux US, c’est celui de l’espace de travail partagé à plusieurs, des centaines voir parfois des milliers de collaborateurs.

En Europe, la remise en cause est moins virulente probablement parce que cette organisation du lieu de travail est moins répandue (dans ses excès) qu’aux USA.

A priori, l’idée de « l’open space » largement inspirée des espaces de production industrielle est sympathique car elle paraît répondre à un besoin de valorisation des échanges et favoriser ainsi la productivité.

Capture d’écran 2015-03-03 à 10.17.39Apparemment et pour la plupart d’entre-nous, il n’en est rien et j’ai été surpris de constater à quel point la question de l’organisation de espaces de travail continuait à nourrir les débats !

Le billet publié dans le Washington Post est révélateur de la vivacité des critiques de ce modèle d’organisation.
A l’heure où « gourous », consultants et autres « coachs » n’ont pas d’autres mots dans la bouche que partage, collaboration et valorisation des relations sociales, il semble que le bureau IRL tel qu’imaginé par les entreprises – pour des raisons de coûts et de contrôle des employés – provoque l’inverse et nuise largement à la productivité.

Début 2013, j’avais publié un rapide billet reprenant le document produit par PSFK sur le futur du travail, document qui inclue des scénarios quant à l’évolution de la place de travail.

En fait, la productivité n’est plus à aller chercher dans les « espaces ouverts » ou sont rassemblés les collaborateurs, mais dans les flux et les interactions que ces collaborateurs créent et exploitent au quotidien.

Les entreprises qui l’ont compris commencent à mettre en oeuvre – avec pragmatisme –  une valorisation de la pratique du télé travail, mais également du « nomadisme » et du partage de lieu au regard des projets, des flux et des besoins plutôt que des seuls impératifs de présence sur le lieu de travail.

La collaboration et le partage sont bien mieux valorisés par les nombreux outils et solutions à disposition de tout à chacun et l’entreprise peut gagner en productivité – également en économie de loyer – en proposant à ses employés (ceux qui le souhaitent ou qui sont capables d’y trouver un cadre épanouissant) des solutions souples de travail à distance.

En fait, à l’heure où il est profitable tant d’un point de vue économique, politique et social de jouer la carte de la transparence et de l’ouverture, il est presque paradoxal de constater que l’espace de travail doit, probablement, être plus « privatisé » – géré différemment, avec finesse – pour accompagner cette évolution et contribuer à produire les résultats escomptés.

Arrêtez de lire vos emails et mettez-vous au travail!


Tout le monde (ou presque) s’en plaint, mais tout le monde use et parfois abuse de l’email !

youvegotmailDans les années 95, on se réjouissait de recevoir des courriers électroniques à un point tel que la notification sonore « You’ve Got a Mail » a fait un malheur en nombre de téléchargements.

Dans les années 2000, on s’est réjouit de voir s’afficher des notifications nous permettant de ne pas rater le ou les messages tant attendus ou espérés.

Depuis quelques années, nous sommes de plus en plus nombreux à recevoir et lire les messages électroniques sur plusieurs supports PC, tablettes et smartphones.

Du point de vue de la mise à disposition et des systèmes d’alertes, tout fonctionne bien !
Du point de vue de la productivité, le courrier électronique est de plus en plus un facteur de dégradation.
A entendre certains collaborateurs dans les entreprises et autres organisations, on serait presque tentés de penser que leur occupation est de « lire les emails ».

Si pour les communications personnelles, tout va pour le mieux, il en est différemment dans le monde professionnel et quand les deux se rencontrent, il n’est pas rare de frôler l’absurde !
L’email souffre, depuis sa mise à disposition, d’un déficit d’accompagnement !
A cet égard, il représente – à la limite de la caricature – les maux dont risquent de souffrir les outils, solutions  ou plateformes mises à disposition des employés pour une pratique collaborative et sociale plus intense, plus riche donc plus profitable.

Personne n’a jamais participé (ou cela remonte à longtemps) à une séance de formation au courrier électronique et il est vrai que les « clients emails » du type Mail ou Outlook sont suffisamment simples et intuitifs pour savoir s’en servir sans avoir besoin d’un guide technique.

Et personne, non plus, ne s’est vu proposé un accompagnement à l’utilisation de l’email !
Alors on distribue large (« just in case ») en abusant des CC voire des CCi et l’email est devenu pour certains :

  • un justificatif de présence
  • un alibi
  • un témoin de surcharge
  • un distributeur semi automatique de tâches
  • etc.

people-use-email-too-much-480x371Et une fois l’envoi fait, certains en rajoutent en vous demandant des accusés de réception, des accusés de lecture ou font « le suivi » directement en vous téléphonant dans les cinq minutes.

Dans ce contexte, certains collaborateurs n’hésitent pas à considérer l’application email comme l’outil indispensable, toujours ouvert et qui sert à tout (ou presque).

Si avec le courrier électronique la distribution est immédiate, cela ne signifie pas pour autant que les messages sont d’une importance égale !
L’indicateur d’importance est assez peu utilisé ou à mauvais escient car trop souvent il révèle plus l’empressement de l’émetteur à recevoir une réponse qu’un réel besoin de traitement rapide et/ou attentionné.

La manque d’anticipation de l’usage du courrier électronique conduit certains d’entre-nous au bord de la crise de nerfs quotidienne, tandis que d’autres commencent à mettre en oeuvre des « pratiques de contournement » pour éviter cet harcèlement !

Il y a bien sur de nombreuses options ouvertes, dont :

  • ne relever ses emails que deux à trois fois par jour (matin, midi et soir)
  • automatiser le classement desemailsrecus
    • par priorité (en CC)
    • par dossier ou projet
    • par thème (newsletter, résultat de veille, etc.)
  • ne pas paramétrer sa messagerie professionnelle sur son téléphone personnelle
  • ne pas relever les messages en weekend et congés
  • ….

Il y a quelques mois, certains ont cru voir dans le réseau social d’entreprise, une bonne réponse pour supplanter l’email dans les usages en entreprise.
Quelles que soient les les expériences, je crains qu’il faille chercher ailleurs que dans les outils !

Le réseau social d’entreprises est a priori, et sauf à prendre le temps de choisir ses paramètres, une machine à notifier par email !

Si le travail en groupe dans des communautés et des espaces collaboratifs est plus efficace, mieux sécurisé et beaucoup plus productif, il n’en demeure pas moins que le dire ne suffit pas !

Dans l’entreprise, numérique tous les outils sont utiles, mais tous ne sont pas pertinents pour tous les usages et il est dommage que – faute d’accompagnement et de mise en valeur de pratiques « vertueuses », le client email soit devenu l’application centrale du collaborateur et l’objet principal de ses préoccupations quotidiennes.
De ce point de vue, on ne peut que regretter l’utilisation massive du courrier électronique à des fins de communication les plus diverses avec l’employé qui sait qu’il peut trouver dans sa boîte de réception :

  • messages officiels de sa hiérarchie,
  • convocations internes,
  • demandes pressantes d’information,
  • correspondance clients et/ou fournisseurs,
  • notifications diverses,
  • messages « humoristiques » de ses collègues et ou ami,
  • ………

Il est plus que temps que les entreprises, les responsables IT et tous les managers prennent des décisions quant à la place de l’accompagnement des collaborateurs dans leur stratégie.
Le courrier électronique n’est – pour le moment – que l’élément le plus visible mais il en sera ainsi pour toutes les pratiques que l’entreprise souhaitera favoriser à son meilleur bénéfice.

Un effort doit être fait par l’entreprise sans tarder pour redonner à tous les employés la disponibilité en temps et en concentration qui leur permettra de remplir leur cahier des charges avec engagement et professionnalisme.

Le reste n’est souvent qu’une perte de temps, d’énergie et parfois de ses nerfs !