[Entreprise & Numérique] Le pouvoir des Apps !


Les apps sont devenues incontournables et leur adoption par les utilisateurs – à titre personnel – justifie à elle seule qu’on s’y intéresse comme levier au service de la transformation numérique de l’entreprise.

Il est souvent dit ou écrit (et c’est également le cas ici) que l’évolution de l’entreprise dans le monde digital n’est pas avant tout un défi technique et c’est probablement vrai.
Toutefois, cette lente (parfois longue) adaptation se fait aussi par l’apprentissage de nouvelles méthodes, par l’acquisition de nouveaux réflexes, par l’apparition de nouveaux souhaits et les « outils » en permettent la mise en scène et en oeuvre.

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Je partage le point de vue de Bertrand Duperrin quand il écrit : »Une app se sert à rien si elle ne vient en appui d’un programme, de quelque chose qui a une existence concrète en dehors de l’app, d’un dispositif qui a une composante online et une composante offline.« .

Du point de vue de l’entreprise, le déploiement d’Apps en remplacement des applications web et des formulaires traditionnels présente deux avantages indéniables :

  • Donner l’image d’une entreprise « dans le coup », favorisant la mobilité par exemple,
  • Faciliter l’agilité dans la mise en oeuvre et l’amélioration des outils par une pratique du type « perpetual beta » si chère à Harold Jarche.

Pour autant, les Apps ne remplaceront pas les efforts nécessaires à la contextualisation de la transformation, à la pédagogie, ni à l’accompagnement des utilisateurs.

Une fois le contexte général (stratégie, objectifs et planning) établi, l’étape suivante tient souvent à l’évaluation des outils et des plateformes techniques qui serviront cette phase de la vie de l’entreprise.

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Côté collaborateur et quel que soit le niveau d’écoute des « professions de foi » et autres discours, la vie – au bureau – se résume souvent à un cahier des charges bien rempli ainsi qu’à des outils dont on souhaiterait – toujours – qu’ils soient plus rapides, plus intuitifs, plus ergonomiques, plus personnalisés, plus disponibles, …
bref MIEUX !

Aujourd’hui, les éditeurs ont bien compris tout le bénéfice qu’ils avaient à intégrer « l’expérience utilisateur » dans leur offre.
Il ne suffit plus – bien au contraire – de proposer des interfaces plus ou moins « modernes », il faut écouter pour proposer les outils les plus convaincants et savoir optimiser la souplesse du cloud si besoin.

Il est loin le temps ou le « front-office » était uniquement le reflet des traitements et de l’architecture de l’information en back office.
On ne convainc pas d’utiliser Zalando ou Amazon en proposant des outils d’exploration ou d’administration d’une base de données.

Regardez l’évolution d’une plateforme telle que SharePoint de la version 2007 jusqu’à l’offre inclue dans Office 365 !
L’utilisateur – non informaticien – ne s’intéresse pas à la l’infrastructure, ni au code, pas plus qu’à l’organisation des contenus ; il réclame un service efficace, c’est à dire qui lui permet de traiter la majorité de ses opérations en confiance !

Avec l’offre PowerApps que j’ai l’occasion d’explorer, notamment dans le cadre de la migration d’infrastructures Lotus Notes vers Office 365, l’utilisateur bénéficie d’une continuité de services dans un environnement bien plus pertinent.

La mise à disposition en mobilité de ses applications est un facteur d’adoption tandis que les aspects graphiques permettent de luI offrir un confort équivalent à celui de son expérience personnelle dans son quotidien de consommateur ou de citoyen.

Le pouvoir des Apps tient essentiellement à favoriser la confiance dans une transformation qui ne trouve pas son sens dans les outils mais dans la vision de ceux qui la conduisent.

Et, je constate tous les jours que c’est un appui de premier ordre et dont on aurait tort de se priver !

 

#Hyperlean : Ce que signifie l’avènement du numérique


Beau programme s’il en est !

Et c’est Cecil Dijoux qui s’est attaqué – en pionnier et avec courage – à la mise en mots de cette réalité plus ou moins bien comprise et vécue, c’est selon 🙂

Disponible sous la forme d’un petit livre, ce guide se veut avant tout pratique et actionnable à l’usage des dirigeants et des managers :

  • Dans un premier temps, l’objectif est d’apporter un éclairage sur les impacts de la révolution numérique sur vos clients, votre organisation interne et sur votre propre rôle.
  • Dans un second temps, ce livre souhaite vous donner des pistes d’expérimentations pour exploiter les leviers formidables qu’offre le numérique.
    #hyperlean

    Illustration : Antoine Nogueira

#hyperlean entend aussi déconstruire un certain nombre de mythes ou d’idées reçues sur la révolution à laquelle nous assistons, en s’appuyant davantage sur sa dimension sociologique que sur sa dimension technologique. Eryk Brynjolfsson et Andrew McAfee l’expliquent fort bien dans The Second Machine Age: l’enjeu du numérique pour l’entreprise est avant tout un enjeu de management. C’est cette perspective que cet ouvrage a pour but de creuser, à travers un questionnement résolu.

Chaque chapitre du livre s’attache à donner des exemples précis de nouvelles pratiques, des anti-patterns (fausses croyances et autres pratiques allant à l’encontre des principes incarnés dans le numérique) ainsi qu’un certain nombre de questions afin de vous aider à dresser un état des lieux de votre organisation interne sur ces sujets puis d’identifier les pistes à creuser.

#hyperlean est disponible sur Amazon !
Son design et son format en font un parfait petit cahier de vacances ainsi qu’un ouvrage business chic à laisser indolemment trainer dans son salon ou dans vos locaux.

Open mind, Open data, Open innovation, mais pas Open space !


Depuis quelques années déjà, la tendance « open » n’est plus une option tant elle semble largement liée à l’évolution numérique et aux besoins d’analyse et de transparence qu’elle impose dans tous les domaines de notre quotidien professionnel et personnel.

rub_13511Pourtant, il est un domaine dans lequel la remise en cause de « l’open » est récurrente notamment aux US, c’est celui de l’espace de travail partagé à plusieurs, des centaines voir parfois des milliers de collaborateurs.

En Europe, la remise en cause est moins virulente probablement parce que cette organisation du lieu de travail est moins répandue (dans ses excès) qu’aux USA.

A priori, l’idée de « l’open space » largement inspirée des espaces de production industrielle est sympathique car elle paraît répondre à un besoin de valorisation des échanges et favoriser ainsi la productivité.

Capture d’écran 2015-03-03 à 10.17.39Apparemment et pour la plupart d’entre-nous, il n’en est rien et j’ai été surpris de constater à quel point la question de l’organisation de espaces de travail continuait à nourrir les débats !

Le billet publié dans le Washington Post est révélateur de la vivacité des critiques de ce modèle d’organisation.
A l’heure où « gourous », consultants et autres « coachs » n’ont pas d’autres mots dans la bouche que partage, collaboration et valorisation des relations sociales, il semble que le bureau IRL tel qu’imaginé par les entreprises – pour des raisons de coûts et de contrôle des employés – provoque l’inverse et nuise largement à la productivité.

Début 2013, j’avais publié un rapide billet reprenant le document produit par PSFK sur le futur du travail, document qui inclue des scénarios quant à l’évolution de la place de travail.

En fait, la productivité n’est plus à aller chercher dans les « espaces ouverts » ou sont rassemblés les collaborateurs, mais dans les flux et les interactions que ces collaborateurs créent et exploitent au quotidien.

Les entreprises qui l’ont compris commencent à mettre en oeuvre – avec pragmatisme –  une valorisation de la pratique du télé travail, mais également du « nomadisme » et du partage de lieu au regard des projets, des flux et des besoins plutôt que des seuls impératifs de présence sur le lieu de travail.

La collaboration et le partage sont bien mieux valorisés par les nombreux outils et solutions à disposition de tout à chacun et l’entreprise peut gagner en productivité – également en économie de loyer – en proposant à ses employés (ceux qui le souhaitent ou qui sont capables d’y trouver un cadre épanouissant) des solutions souples de travail à distance.

En fait, à l’heure où il est profitable tant d’un point de vue économique, politique et social de jouer la carte de la transparence et de l’ouverture, il est presque paradoxal de constater que l’espace de travail doit, probablement, être plus « privatisé » – géré différemment, avec finesse – pour accompagner cette évolution et contribuer à produire les résultats escomptés.

Arrêtez de lire vos emails et mettez-vous au travail!


Tout le monde (ou presque) s’en plaint, mais tout le monde use et parfois abuse de l’email !

youvegotmailDans les années 95, on se réjouissait de recevoir des courriers électroniques à un point tel que la notification sonore « You’ve Got a Mail » a fait un malheur en nombre de téléchargements.

Dans les années 2000, on s’est réjouit de voir s’afficher des notifications nous permettant de ne pas rater le ou les messages tant attendus ou espérés.

Depuis quelques années, nous sommes de plus en plus nombreux à recevoir et lire les messages électroniques sur plusieurs supports PC, tablettes et smartphones.

Du point de vue de la mise à disposition et des systèmes d’alertes, tout fonctionne bien !
Du point de vue de la productivité, le courrier électronique est de plus en plus un facteur de dégradation.
A entendre certains collaborateurs dans les entreprises et autres organisations, on serait presque tentés de penser que leur occupation est de « lire les emails ».

Si pour les communications personnelles, tout va pour le mieux, il en est différemment dans le monde professionnel et quand les deux se rencontrent, il n’est pas rare de frôler l’absurde !
L’email souffre, depuis sa mise à disposition, d’un déficit d’accompagnement !
A cet égard, il représente – à la limite de la caricature – les maux dont risquent de souffrir les outils, solutions  ou plateformes mises à disposition des employés pour une pratique collaborative et sociale plus intense, plus riche donc plus profitable.

Personne n’a jamais participé (ou cela remonte à longtemps) à une séance de formation au courrier électronique et il est vrai que les « clients emails » du type Mail ou Outlook sont suffisamment simples et intuitifs pour savoir s’en servir sans avoir besoin d’un guide technique.

Et personne, non plus, ne s’est vu proposé un accompagnement à l’utilisation de l’email !
Alors on distribue large (« just in case ») en abusant des CC voire des CCi et l’email est devenu pour certains :

  • un justificatif de présence
  • un alibi
  • un témoin de surcharge
  • un distributeur semi automatique de tâches
  • etc.

people-use-email-too-much-480x371Et une fois l’envoi fait, certains en rajoutent en vous demandant des accusés de réception, des accusés de lecture ou font « le suivi » directement en vous téléphonant dans les cinq minutes.

Dans ce contexte, certains collaborateurs n’hésitent pas à considérer l’application email comme l’outil indispensable, toujours ouvert et qui sert à tout (ou presque).

Si avec le courrier électronique la distribution est immédiate, cela ne signifie pas pour autant que les messages sont d’une importance égale !
L’indicateur d’importance est assez peu utilisé ou à mauvais escient car trop souvent il révèle plus l’empressement de l’émetteur à recevoir une réponse qu’un réel besoin de traitement rapide et/ou attentionné.

La manque d’anticipation de l’usage du courrier électronique conduit certains d’entre-nous au bord de la crise de nerfs quotidienne, tandis que d’autres commencent à mettre en oeuvre des « pratiques de contournement » pour éviter cet harcèlement !

Il y a bien sur de nombreuses options ouvertes, dont :

  • ne relever ses emails que deux à trois fois par jour (matin, midi et soir)
  • automatiser le classement desemailsrecus
    • par priorité (en CC)
    • par dossier ou projet
    • par thème (newsletter, résultat de veille, etc.)
  • ne pas paramétrer sa messagerie professionnelle sur son téléphone personnelle
  • ne pas relever les messages en weekend et congés
  • ….

Il y a quelques mois, certains ont cru voir dans le réseau social d’entreprise, une bonne réponse pour supplanter l’email dans les usages en entreprise.
Quelles que soient les les expériences, je crains qu’il faille chercher ailleurs que dans les outils !

Le réseau social d’entreprises est a priori, et sauf à prendre le temps de choisir ses paramètres, une machine à notifier par email !

Si le travail en groupe dans des communautés et des espaces collaboratifs est plus efficace, mieux sécurisé et beaucoup plus productif, il n’en demeure pas moins que le dire ne suffit pas !

Dans l’entreprise, numérique tous les outils sont utiles, mais tous ne sont pas pertinents pour tous les usages et il est dommage que – faute d’accompagnement et de mise en valeur de pratiques « vertueuses », le client email soit devenu l’application centrale du collaborateur et l’objet principal de ses préoccupations quotidiennes.
De ce point de vue, on ne peut que regretter l’utilisation massive du courrier électronique à des fins de communication les plus diverses avec l’employé qui sait qu’il peut trouver dans sa boîte de réception :

  • messages officiels de sa hiérarchie,
  • convocations internes,
  • demandes pressantes d’information,
  • correspondance clients et/ou fournisseurs,
  • notifications diverses,
  • messages « humoristiques » de ses collègues et ou ami,
  • ………

Il est plus que temps que les entreprises, les responsables IT et tous les managers prennent des décisions quant à la place de l’accompagnement des collaborateurs dans leur stratégie.
Le courrier électronique n’est – pour le moment – que l’élément le plus visible mais il en sera ainsi pour toutes les pratiques que l’entreprise souhaitera favoriser à son meilleur bénéfice.

Un effort doit être fait par l’entreprise sans tarder pour redonner à tous les employés la disponibilité en temps et en concentration qui leur permettra de remplir leur cahier des charges avec engagement et professionnalisme.

Le reste n’est souvent qu’une perte de temps, d’énergie et parfois de ses nerfs !

Nouvelles fonctionnalités, nouveaux outils : n’en jetez plus la cour est pleine !


On n’en peut plus, on n’en veut plus !

La course à la nouvelle fonctionnalité, au « Wow Effect », à l’ergonomie qui « déchire », les employés n’en peuvent plus !

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La solution technologique comme unique réponse à toutes les questions posées par et dans l’entreprise, personne ne peut plus suivre !

Ces dernières années, nous  (vous, moi, les autres, les entreprises) aurions dû migrer nos applications professionnelles dans le cloud, y accéder avec des appareils mobiles, sans oublier de mettre en oeuvre une stratégie « big data » !

La réalité des entreprises est bien loin des présentations et discours des nombreux « évangélistes » supportés par les éditeurs de logiciels.
Prenez par exemple le « big data » :
Quelle est la valeur des analyses produites par ces outils pour votre business ?
De quelles données s’agit-il ?
Quelle en est la qualité ?

Le big data est au software business ce que l’alicament est pour l’industrie agro alimentaire : un relais de croissance sans pour autant que les effets escomptés (et vantés par les éditeurs) aient été réellement prouvés.
Il est en probablement tout autant pour bon nombre de « solutions », outils et fonctionnalités parmi lesquelles l’entreprise doit apprendre à faire le tri pour ne retenir que celles qui lui sont vraiment utiles dans une perspective organisationnelle et business.

Rachel Happe, co fondatrice de The Community Roundtable publiait récemment :

The biggest problem for me is that we haven’t even learned to effectively use the technology we already have. In fact, we haven’t even learned – at the organizational level – to use technology that is three decades old.

Les entreprises ont des objectifs précis et les outils qu’elles choisissent de mettre en production le sont pour servir la réalisation de ceux-ci et la performance.

new-technology-protestingLes entreprises ont beaucoup de contraintes en dehors des ressources humains et financières, elles doivent composer avec leur histoire (applications), leur mémoire (données) et leur environnement (besoins) et les équipes IT ne gèrent pas une infrastructure de services informatiques comme on gère son smartphone ou sa tablette.
Avant de décommissioner une application, il faut avoir instruit et décider du choix de ce qui va la remplacer, effectuer les tests nécessaires et travailler à l’infrastructure nécessaire pour que cela fonctionne correctement, tout autant de choses inutiles sur votre Iphone !

Parce que les enjeux sont différents, les organisations ont besoin de plus de temps pour analyser les impacts d’une technologie et faire les choix les plus pertinents.

On saurait gré aux éditeurs et en particulier aux « product managers » de mettre un peu plus d’énergie à travailler sur les aspects « utilisation » et « proposition de valeur » des nouvelles versions qu’ils proposent plutôt que se limiter à « sur vendre » des fonctionnalités dont les utilisateurs ne voient pas toujours la pertinence dans leur quotidien au bureau ou à l’atelier.

L’évolution numérique des entreprises ne se fera pas uniquement par la mise en oeuvre de technologies et fonctionnalités nouvelles mais également (et surtout) par la mise en oeuvre de stratégies d’écoute et d’accompagnement qui permettront « d’embarquer » les employés sans qui tout cela n’est que chimère et le restera !

Un bon conseil : investissez temps et moyens dans l’accompagnement des employés, les questions de management et de leadership et oubliez les « nouveautés technologiques » pendant un certain temps.
Il est grand temps de faire – à nouveau confiance – aux équipes IT qui ont su, jusque là, mettre en oeuvre les bonnes solutions et les bonnes pratiques au service du business !

La dématérialisation : pré-requis de l’entreprise numérique!


En cette rentrée, les projets de digital workplace continuent à se préciser et c’est tant mieux !

Et dans la plupart des cas, la réflexion menée par les porteurs de projets – côté business et infrastructures – soulève très souvent la question de la réalité de la dématérialisation des documents dans l’entreprise.

Le constat est objectif : les échanges dans l’entreprise (ou l’administration) ne sont pas – ou si peu – dématérialisés !

Si pour vous, le titre de ce billet est un truisme, ce en quoi vous n’auriez pas tort, il n’en reste pas moins qu’à l’heure de la transformation numérique des organisations, tout reste à faire pour beaucoup d’entre elles !

La dématérialisation des outputs et autres flux d’impression a été largement mise en oeuvre ces dernières années, de même que les fonds documentaires (archives) et les courriers entrants.
Nécessaire et souvent bienvenue pour des raisons évidentes de commodités et soutenues par des ROI (ou des espérances) bien documentés, cette étape de la dématérialisation a permis à de nombreuses organisations de considérer qu’elles avaient d’ores et déjà atteint une bonne maturité numérique.

Et puis, il y a l’EMAIL, le super « convoyeur » de documents et toutes les applications métiers bénéficiant d’un espace de gestion documentaire ou d’un accès à des solutions d’archivage électronique : tout pour donner l’illusion d’une entreprise bien dans l’iconomie !

Au fur et à mesure que les réflexions avancent et que les projets se précisent, il n’est pas rare de découvrir des pans entiers de l’entreprise qui ont échappé à la dématérialisation, voire à l’informatisation (sauf à considérer le traitement de texte et le parapheur comme des solutions numériques).

Très souvent, les procédures internes les plus simples ont échappé à la volonté de dématérialisation du simple fait qu’elles sont singulières, peu connues des responsables de projets des équipes IT et que globalement tout le monde en est satisfait et qu’il n’y a pas d’urgence, ni de ROI qui pousse à réfléchir à leur transformation.
Et chacun de valider une facture, une note de frais, voire une commande, en y apposant son paraphe avant de la « pousser » vers le bureau du prochain validateur, etc., tout le monde connaît ce quotidien dans les services : on re matérialise (imprimer) des documents entrants dématérialisés à l’arrivée pour les faire circuler dans un parapheur de signataire en signataire avant de les re-dématériliser (numériser) pour les conserver dans des applications ou les archiver !

Ces pratiques posent deux problèmes :

  1. elles sont pour la plupart peu sécurisées même si tout le monde pense le contraire (ou presque)
  2. elles sont des points de blocages (des grains de sables) au coeur des initiatives d’évolution vers l’entreprise numérique et des chantiers (change management) qui l’accompagnent et la facilitent.

La question de l’automatisation et de l’interopérabilité des solutions et des processus ne peut être traitée avec succès que si – entre autres – les collaborateurs ont acquis une maturité numérique dans leur quotidien au travail.
Une digital workplace pertinente est d’abord une offre de service numérique pertinente organisée autour du mieux travailler des collaborateurs pour leur meilleur confort et le plus grand bénéfice de l’organisation.

L’entreprise numérique – et c’est bien le cas des entreprises « digital natives » – est une entreprise affranchie du besoin de documents matérialisés.

Il est important pour toutes les organisations d’engager des actions afin de transformer le quotidien des collaborateurs pour finalement réussir à proposer une organisation du travail plus pertinente et plus efficace.

Ce changement ne peut pas se faire sans eux, et les personnes qui ont la responsabilité de la gestion de cette évolution auraient tort de s’en tenir aux seules volontés exprimées par leurs « managers ».

Une pratique collaborative fructueuse : question d’échelle ?


Même si la « courte échelle » est un bon exemple de collaboration pour arriver plus haut, ce n’est pas l’objet – vous vous en doutez – de ce billet !

Une des questions récurrentes à propos de l’efficacité de la collaboration est liée à la taille – en terme de membre – des communautés.

Que l’on se réfère aux travaux de Robin Dunbar et de son hypothèse :

… there is a cognitive limit to the number of individuals with whom any one person can maintain stable relationships, that this limit is a direct function of relative neocortex size, and that this in turn limits group size … the limit imposed by neocortical processing capacity is simply on the number of individuals with whom a stable inter-personal relationship can be maintained.

ou à ceux de Peter Killworth, il est vraisemblable que des groupes trop importants ne sont pas les plus efficaces.

Nous avons maintenant un bon niveau de retour d’expérience autour des communautés de projets, dont les premières ont été mises en oeuvre depuis une dizaine d’années dans les entreprises, et il apparaît clair qu’outre un objectif affiché et compris ainsi qu’une gouvernance simple et efficace, ces groupes sont le plus souvent très fructueux en termes de résultats.

Faut-il en déduire que les « grandes communautés » sont inutiles, ou simplement vouées à l’échec et que par delà les entreprises doivent se réorganiser autour de groupes restreints pour être plus performantes d’un point de vue économique et social ?

Du côté des entreprises, elles n’ont pas attendu (surtout les collaborateurs) pour adopter une organisation réelle (parfois éloignée des organigrammes) et un fonctionnement en groupes restreints et c’est probablement pour cela qu’elles fonctionnent assez bien.
Les plus grandes ont compris l’intérêt de la taille – non pas en terme d’efficacité organisationnelle, commerciale ou d’innovation – d’un simple point de vue du pouvoir : lobbying, poids social et économique (voir le « too big to fail » et le soutien des économies aux mastodontes bancaires en perdition il y a quelques années !) ou que sais-je encore !

Le danger pour ces entreprises est dans le silo ou plutôt dans l’aspect hermétique de certains silos organisationnels.

Une entreprise doit – pour se pérenniser – agir comme un corps social harmonieux et fort de la richesse de ses flux et connexions internes et les silos sont généralement des zones difficilement accessibles de l’extérieur.

Et de ce point de vue, seules les communautés sont un support réel à la transversalité à qui elles offrent une structure d’accueil et de pérennité.

Même, si la pratique collaborative est la plus efficace au sein de groupes constitués de 150 à 300 individus, il n’est pas pour autant que des communautés plus importantes en nombre de membres sont inutiles ou improductives !

Ainsi, je pense que tant dans un contexte personnel que professionnel, la communauté et la pratique collaborative plus ou moins riche, fréquente et intense produit des résultats et fait sens !

En dehors de cercles purement personnels que sont le couple, la famille et les amis, les espaces collaboratifs et les communautés sont pertinentes en tant que support actif aux :

  • groupes de travail (on le savait déjà !)
  • partages des connaissances et des expertises, ce qui de l’apprentissage au gain de temps quotidien pour des millions d’employés représente une valeur indéniable et difficilement estimable d’un point de vue global.
  • expériences de « social learning » et d’une mise en commun de connaissances, mais également de pratiques et de méthodes dans des univers aussi éloignés que sont aujourd’hui les milieux économiques et académiques.
    Le social learning par son « approche pédagogique » représente une opportunité également pour tous ceux qui souhaitent approfondir une formation ou réorienter une carrière.
  • aux besoins et envies de découverte et de partage (cf. Wikipédia) ouverts et disponibles du fait d’un infrastructure (outils et communications) efficaces.

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Et selon-vous ?