[Entreprise & Numérique]Collaboration : l’obsolescence du « canal historique »


La collaboration reste encore trop souvent un voeu pieu, voire un alibi dans les organisations.

Au delà des buzzwords et des effets de communication interne, les annonces incessantes des éditeurs et le bruit (cacophonie ?) permanent autour des réseaux et média sociaux ont fini par en lasser beaucoup.
Dans la plupart des entreprises, les outils de collaboration les plus utilisés restent l’email et la réunion !

Nous connaissons bien les avantages et les défauts du courrier électronique et il est inutile d’en remettre une couche à propos de réunions dont tout le monde se plaint, mais que la plupart continuez à programmer à longueur de semaine.

La collaboration est une attitude orientée résultat alors que la réunion est un outil qui sert très souvent les stratégies personnelles de présentéisme.

Le courrier électronique souffre de n’avoir jamais été présenté comme un outil au service de la productivité des collaborateurs.

De nouveaux outils font leur entrée dans le monde de l’entreprise pour servir de

Dessin de Xavier Gorce – Extrait de « Trop vite » de Jean-Louis Servan-Schreiber

meilleures pratiques.

Mais sans accompagnement, les espoirs mis dans les applications que ce sont Slack ou Microsoft Teams risquent d’être fortement déçus !

L’efficacité de ces canaux de communication tient à leur capacité à adresser à une audience des messages contextualisés, mais également à partager avec elle des contenus issus de différentes applications.

La pertinence est l’objectif de cette convergence informationnelle et les outils disponibles (planification, organisation, etc.) devraient permettre à tout à chacun de faire mieux ou plus intelligemment avec moins d’efforts et de temps.

La réalité constatée ici et là force à relativiser cet optimisme.

En effet, la résistance au changement est forte et parfois elle s’accentue dans les contextes de forte pression interne à adopter de nouveaux outils.
Une des erreurs est de focaliser sur les outils et leurs fonctionnalités sans prendre le temps de valoriser les pratiques et les améliorations potentielles.

De plus en plus, comme dans la multiplication des Drive d’entreprises et faute d’accompagnement la résistance s’organise autour d’un bon vieil outil que l’on a fini par adopter : le courrier électronique.

La vitesse à laquelle certains dirigeants ou responsables d’équipes, souvent férus de techniques et/ou de modernité, se précipitent sur ces nouvelles opportunités de mieux travailler ensemble est inquiétante car très souvent ressentie comme une pratique à la limite du harcèlement.

Il est vrai que recevoir des dizaines de notifications par semaine pousse parfois certains à perdre le peu de flegme que l’on n’ont peut-être jamais eu !

Pousser des contenus, des tâches, des rappels, des notifications, des demandes, des « je ne sais quoi encore » est (très – trop?) facile, mais potentiellement dangereux si on ne prend pas le temps d’expliquer les objectifs de cette pratique.

La plupart des collaborateurs, quelles que soient leurs occupations dans l’organisation, poussent des tâches, des demandes d’action vers leurs collègues, c’est si facile et pour un peu on aurait l’impression que le travail est déjà fait !

Par contre, beaucoup moins nombreux sont ceux qui prennent le temps de discuter avec leurs équipes de la manière dont ils pourraient utiliser ces outils et quelles sont les pratiques les plus pertinentes au regard de leurs objectifs communs, et c’est dommage !

L’entreprise de demain doit déjà composer avec le conservatisme des pratiques apprises il y a quelques années et les nouvelles pratiques des plus jeunes (instantanéité, dextérité, etc.).
Elle trouvera son équilibre dans la mise en oeuvre en harmonie de ces nouveaux canaux dont la richesse,  la pertinence et la facilité d’utilisation devraient satisfaire les uns et les autres, à condition d’en parler avec eux !

Une fois encore, tout (ou presque) est une question de formalisation de la proposition de valeur !

Digital fiction (n°7) : Ciel, mon job a été ubérisé !


Retour de vacances et me voici, moi aussi, victime de l’ubérisation !

Sans qu’on m’en informe, mon poste – bien réel sur l’organigramme et référencé par les RH – est largement concurrencé par le réseau social mis en oeuvre dans l’entreprise !

En fait, il a fallu que je m’absente quelques petites semaines pour m’apercevoir que le volume des emails se tarissait, non pas sous l’effet de la canicule, mais simplement parce que mes collègues ne s’adressaient plus autant à moi.
Travaillant à la communication interne, on est habitué à crouler sous les emails, les demandes maintes fois répétées, les conseils inutiles, les sollicitations aussi grotesques qu’impolies ainsi que les demandes stupides.

Pour ma part, je me suis réjoui de l’arrivée du courrier électronique, quel progrès : plus besoin de décrocher son téléphone, un message sur un « mail pro » ou perso suffisait à faire passer les informations utiles mais aussi à mettre la pression selon les circonstances.

uber_plombierQuand le réseau social d’entreprise, le nouvel intranet, a été lancé, notre équipe a largement contribué à son déploiement tout en nous assurant de la primauté réservée à nos communications (enfin celles des managers et de l’organisation).
En fait, les communautés cela nous faisait bien rire, c’est un peu comme si on avait imaginé un jour que Monsieur Dupont (ou autre) allait faire le chauffeur de taxi au volant de sa nouvelle ClasseB : LOL ;  les communautés, il faut s’en occuper, les faire vivre, partager du contenu et qui à part nous – à la communication interne – sait et a le temps de la faire pour les collaborateurs ? Personne !

Ainsi, nous avons occupé les espaces que nous avions prévus pour faire du « push », ce que nous savons faire le mieux, en évitant les conversations trop longues en coupant court aux tentatives des collaborateurs qui n’avaient probablement rien de mieux à faire.

Pour le reste, les communautés, chacun pouvait en créer selon son envie et charge à lui de la faire vivre et de l’animer, pour le reste, c’est une histoire d’informatique et de « provisionning » (quel mot prétentieux!).

Depuis mon retour, j’ai l’impression qu’on m’évite à voir le nombre de messages que je reçois et quand je décroche mon téléphone pour aller aux nouvelles et si j’ai la chance que quelqu’un réponde (c’est encore les vacances pour certains) le ton est « frais » et on me conseille gentillement d’utiliser Lync (statut de disponibilité) ou le réseau social d’entreprise car c’est moins perturbant qu’un téléphone en pleine séance !

Je ne sais pas encore comment je vais réagir, mais une réunion avec les RH s’impose et il faut que notre « cahier des charges » soit clair : on ne peut pas se passer de communication interne, alors comment les collaborateurs font-ils pour rester informés et pourquoi sans nous ?

workcanbedonebyarobotSi le réseau social d’entreprise suffit à procurer à l’ensemble des collaborateurs un niveau d’information correct, c’est d’abord que l’exigence de qualité et de professionnalisme n’est plus au rendez-vous et que mes collègues et moi nous ne servons plus à grand chose : on s’est fait UBERISER !

Je suis inquiet, mais je sais qu’il y a des opportunités nouvelles avec le numérique et je compte bien faire valoir mes droits « historiques » et ma place dans l’organisation pour qu’on me trouve un poste à la mesure de mes compétences : CDO, peut-être !

THINK DIGITAL, avez-vous réellement besoin d’imprimer cet email ?


Traditionnellement le texte qui accompagne cette question en bas de messages et Think Green ……., mais tout cela n’a rien à voir avec une sensibilité écolo !
Tant mieux si cela aide à ne plus imprimer un courriel, mais la motivation n’est pas la bonne !

Si vous avez le réflexe d’imprimer emails et autres documents à réception, c’est que vous appartenez à la tribu des « analogiques » et il est temps de faire votre « révolution » !

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L’email est un outil qui illustre parfaitement selon moi les écueils sur lesquels échouent souvent les tentatives de transformation digitale !

Disponible depuis 1971, le courrier électronique a réellement « décollé » à partir du milieu des années 90, quand son usage s’est répandu à des fins de communication personnelle.

Ce qui se passe dans une transformation digitale conduite par l’apparition de nouveaux usages tient à un constat : les habitudes ne sont pas remises en cause, seuls les outils peuvent différer.

L’incroyable appétit des utilisateurs que nous sommes pour des outils comme l’email (ou encore la « vidéo conférence » à la Skype ou Face Time) tient à l’apport indéniable en vitesse, confort et convivialité.
La possibilité d’embarquer des contenus numériques (audio, images et vidéos) et de les partager en temps réel avec famille et amis a suffi à nous convaincre, à juste titre !
Et les entreprises ont commencé à mettre l’outil à disposition des utilisateurs sans autre formation puisque déjà utilisé à titre privé, l’email n’avait aucun secret pour eux !
Depuis, l’email est le plus souvent utilisé comme un « courrier traditionnel » – gratuit – avec en plus la puissance de diffusion et la quasi absence de limite pour les pièces jointes.

Le premier atout de la transformation digitale a été ainsi – faute de vision et de réflexion – largement galvaudé sans que personne ne s’en préoccupe vraiment !
Qu’en sera-t-il des autres qui en manqueront pas de figurer dans le jeu des CDO ?

Il est important que les employés soient à l’aise avec les outils proposés dans et hors l’entreprise, mais, comme mous l’écrivons – Franck Lapinta et moi-même – dans un billet publié ce jour sur Facteur H :

Aujourd’hui, le conservatisme des uns et l’impétuosité de quelques autres fragilisent l’entreprise ….

mais, si

l’employé ne comprend pas bien pourquoi ce qui lui est si facile à faire dans le monde numérique pour son quotidien privé devient difficile, voire impossible dans l’entreprise!

Il est essentiel de mettre un peu de pédagogie, d’accompagnement pour que l’usage dans la relation professionnelle soit pour l’email et les autres outils disponibles parfaitement compris comme différent !

Et les recettes ne manquent pas : la règle des 3 emails ou encore la méthode forte, c’est selon 🙂

Et puis pensez numérique, arrêtez d’imprimer vos emails et passez moins de temps à les lire et plus à les exploiter !

Arrêtez de lire vos emails et mettez-vous au travail!


Tout le monde (ou presque) s’en plaint, mais tout le monde use et parfois abuse de l’email !

youvegotmailDans les années 95, on se réjouissait de recevoir des courriers électroniques à un point tel que la notification sonore « You’ve Got a Mail » a fait un malheur en nombre de téléchargements.

Dans les années 2000, on s’est réjouit de voir s’afficher des notifications nous permettant de ne pas rater le ou les messages tant attendus ou espérés.

Depuis quelques années, nous sommes de plus en plus nombreux à recevoir et lire les messages électroniques sur plusieurs supports PC, tablettes et smartphones.

Du point de vue de la mise à disposition et des systèmes d’alertes, tout fonctionne bien !
Du point de vue de la productivité, le courrier électronique est de plus en plus un facteur de dégradation.
A entendre certains collaborateurs dans les entreprises et autres organisations, on serait presque tentés de penser que leur occupation est de « lire les emails ».

Si pour les communications personnelles, tout va pour le mieux, il en est différemment dans le monde professionnel et quand les deux se rencontrent, il n’est pas rare de frôler l’absurde !
L’email souffre, depuis sa mise à disposition, d’un déficit d’accompagnement !
A cet égard, il représente – à la limite de la caricature – les maux dont risquent de souffrir les outils, solutions  ou plateformes mises à disposition des employés pour une pratique collaborative et sociale plus intense, plus riche donc plus profitable.

Personne n’a jamais participé (ou cela remonte à longtemps) à une séance de formation au courrier électronique et il est vrai que les « clients emails » du type Mail ou Outlook sont suffisamment simples et intuitifs pour savoir s’en servir sans avoir besoin d’un guide technique.

Et personne, non plus, ne s’est vu proposé un accompagnement à l’utilisation de l’email !
Alors on distribue large (« just in case ») en abusant des CC voire des CCi et l’email est devenu pour certains :

  • un justificatif de présence
  • un alibi
  • un témoin de surcharge
  • un distributeur semi automatique de tâches
  • etc.

people-use-email-too-much-480x371Et une fois l’envoi fait, certains en rajoutent en vous demandant des accusés de réception, des accusés de lecture ou font « le suivi » directement en vous téléphonant dans les cinq minutes.

Dans ce contexte, certains collaborateurs n’hésitent pas à considérer l’application email comme l’outil indispensable, toujours ouvert et qui sert à tout (ou presque).

Si avec le courrier électronique la distribution est immédiate, cela ne signifie pas pour autant que les messages sont d’une importance égale !
L’indicateur d’importance est assez peu utilisé ou à mauvais escient car trop souvent il révèle plus l’empressement de l’émetteur à recevoir une réponse qu’un réel besoin de traitement rapide et/ou attentionné.

La manque d’anticipation de l’usage du courrier électronique conduit certains d’entre-nous au bord de la crise de nerfs quotidienne, tandis que d’autres commencent à mettre en oeuvre des « pratiques de contournement » pour éviter cet harcèlement !

Il y a bien sur de nombreuses options ouvertes, dont :

  • ne relever ses emails que deux à trois fois par jour (matin, midi et soir)
  • automatiser le classement desemailsrecus
    • par priorité (en CC)
    • par dossier ou projet
    • par thème (newsletter, résultat de veille, etc.)
  • ne pas paramétrer sa messagerie professionnelle sur son téléphone personnelle
  • ne pas relever les messages en weekend et congés
  • ….

Il y a quelques mois, certains ont cru voir dans le réseau social d’entreprise, une bonne réponse pour supplanter l’email dans les usages en entreprise.
Quelles que soient les les expériences, je crains qu’il faille chercher ailleurs que dans les outils !

Le réseau social d’entreprises est a priori, et sauf à prendre le temps de choisir ses paramètres, une machine à notifier par email !

Si le travail en groupe dans des communautés et des espaces collaboratifs est plus efficace, mieux sécurisé et beaucoup plus productif, il n’en demeure pas moins que le dire ne suffit pas !

Dans l’entreprise, numérique tous les outils sont utiles, mais tous ne sont pas pertinents pour tous les usages et il est dommage que – faute d’accompagnement et de mise en valeur de pratiques « vertueuses », le client email soit devenu l’application centrale du collaborateur et l’objet principal de ses préoccupations quotidiennes.
De ce point de vue, on ne peut que regretter l’utilisation massive du courrier électronique à des fins de communication les plus diverses avec l’employé qui sait qu’il peut trouver dans sa boîte de réception :

  • messages officiels de sa hiérarchie,
  • convocations internes,
  • demandes pressantes d’information,
  • correspondance clients et/ou fournisseurs,
  • notifications diverses,
  • messages « humoristiques » de ses collègues et ou ami,
  • ………

Il est plus que temps que les entreprises, les responsables IT et tous les managers prennent des décisions quant à la place de l’accompagnement des collaborateurs dans leur stratégie.
Le courrier électronique n’est – pour le moment – que l’élément le plus visible mais il en sera ainsi pour toutes les pratiques que l’entreprise souhaitera favoriser à son meilleur bénéfice.

Un effort doit être fait par l’entreprise sans tarder pour redonner à tous les employés la disponibilité en temps et en concentration qui leur permettra de remplir leur cahier des charges avec engagement et professionnalisme.

Le reste n’est souvent qu’une perte de temps, d’énergie et parfois de ses nerfs !

Social business : pourquoi veulent-ils tuer l’email ?


Côté social business, l’email est à nouveau dans le viseur de certains éditeurs.

ATOS, à qui on ne peux pas reprocher un manque d’audace (peut être de lucidité), annonce la mise sur le marché de son application qui va tuer l’email (BlueKiwi Zen) et en faire voir de toutes les couleurs à Yammer !

Rien de moins que celà !

Il est vrai que le courrier électronique est une solution pratique mais souvent insatisfaisante, mais de là à affirmer qu’il est aujourd’hui possible d’en supprimer l’usage !

Début 2011, j’avais, avec d’autres, lancé une discussion ouverte au sujet du courrier électronique et des espaces collaboratifs et sociaux et en relisant les nombreuses contributions, je constate qu’on n’a pas beaucoup avancé.

Le déni de la valeur d’usage

N’ayant pas eu accès à la plateforme lancée par Atos (uniquement quelques copies d’écran), il est difficile de juger – au delà du pitch – de la pertinence de l’offre fonctionnelle proposée.
Mais et si le débat n’est pas nouveau (voir les déclarations de l’époque de Zuckerberg ou l’analyse de Gartner), il est certain que les réponses ou les tentatives apportées jusqu’à maintenant n’ont pas eu d’effet quant à l’utilisation de ce média !

Selon le site Email Marketing Reports :

According to the Pew Internet and American Life Project data from May 2011, 92% of adult US Internet users send or read email. The same source suggests that 66% of those email users do so as part of a typical day.

An April 2012 report by technology market research firmThe Radicati Group estimates that there are 3.3 billion email accounts in 2012, expected to rise to over 4.3 billion by the end of 2016.

Oui, mais vous me direz que l’objectif est de « tuer l’usage en entreprise » et vous avez raison.
Pourtant, il est aujourd’hui bien difficile de faire la différence entre l’usage privé et l’usage professionnel pour ce type d’outils.
C’est, à mon avis, d’autant plus vrai que le succès des plateformes sociales et collaboratives en entreprises est largement dépendant de la familiarisation avec les outils 2.0, outils disponibles sur les réseaux sociaux publics, par les employés.

Evaluer la pluralité des usages

Si certains font le choix de la mise en oeuvre progressive d’une stratégie de suppression totale de l’email dans les échanges internes (ou tous les échanges) et sans juger de la pertinence de leur choix, je préfère pour ma part une démarche plus souple !

En effet, le défaut majeur du courrier électronique réside pour beaucoup dans sa capacité à provoquer quasi automatiquement une  » surdose d’information » en étant le terreau fertile de l’infobésité dans les organisations.
Ainsi l’email devient l’ennemi de la productivité car il est chronophage (argument également utilisé pour dénigrer les plateforme sociales!) et il faut proposer d’autres moyens de communication pour plus d’efficacité.

A ce stade, je m’en voudrais de ne pas vous avoir signaler ce billet de Luis Suarez, billet dans lequel il raconte et décrypte sa propre expérience par rapport à l’utilisation de la messagerie électronique.

Gageons que les fournisseurs de solution entendent cette expérience et sachent en tirez les enseignements notamment en terme de valeur d’usage pour nous proposer des systèmes de notifications, d’alerte et de « push d’information » efficaces.

Charge à chacun d’adapter (ou pas) ses usages et ses habitudes pour utiliser le courrier électronique pour ce qu’il a été initialement pensé et de savoir partager nos contenus (textes, images, contributions, etc.) dans des espaces mieux adaptés pour plus de confort, plus de sécurité et une collaboration bénéfique.

L’email n’est pas un enjeu de positionnement marketing, ni de guerre commerciale, c’est un outil qui à défaut de solutions réellement plus pertinentes (facilité d’utilisation, disponibilité, simplicité, universalité) nous rend quotidiennement service !

A votre avis ?

2.0, social et collaboration en entreprise : où en sommes-nous ?


En juillet Collaboratif-info titrait « L’entreprise collaborative : où est-ce que ça coince ?« , Fred Cavazza nous expliquait, suite à la parution du livre de Dion Hinchcliffe que le social business était avant tout une question d’intégration et aujourd’hui, Bertrand Duperrin nous rassure : le community management est (comme « la force ») en nous !!!

Bon, mais concrètement, où en sommes-nous ?

Tout d’abord et quels que soient les efforts de communication et/ou commerciaux déployés par les uns et les autres, il semblerait que l’outil « social » le plus utilisé actuellement reste encore l’email, eh oui le courrier électronique !
Et ceci est probablement encore plus vrai dans l’entreprise !

Logique commerciale vs. besoin utilisateur

A chaque besoin une application et à chaque application une interface !
A ce régime, nos écrans ne seront plus suffisants (comme c’est le cas sur les smartphones) pour afficher les icônes des applications avec lesquelles nous travaillons au quotidien et l’organisation de son « bureau »  deviendra vite une tâche bien ennuyeuse, mais ô combien nécessaire.
La logique commerciale des éditeurs et l’absence de pression des clients pour des standards communs nous a conduit à une situation qui privilégie largement les intérêts commerciaux des premiers aux dépens des besoins de souplesse des seconds !
Et les premiers qui ont fait les efforts pour s’adapter aux particularités de chaque solution, ce sont les employés !
Il n’est pas étonnant, dans ce contexte, que le « seul » outil qui soit devenu universel ou presque est le courrier électronique et la convergence (pour ne pas dire la similitude) des interfaces n’y est pas pour rien !
L’étanchéité des silos applicatifs y compris dans les interfaces utilisateurs a consacré une « certitude » fermée, rigide, protectrice alors que l’entreprise a plus que jamais besoin d’ouverture, d’échanges, d’agilité et d’interaction.

Créer de la fluidité entre applications

(Photo: Garratt Gallgher)
The graphic user interface (GUI) created by MIT engineer Garratt Gallagher (similar to the one seen in the Hollywood movie The Minority Report starring Tom Cruise).

Dès lors, il n’est pas étonnant de constater que la mise en oeuvre des espaces collaboratifs, des réseaux sociaux d’entreprises, n’est pas facile et parfois semble impossible.
Les réticences ne manquent pas et il faut avouer que rien ou presque n’a été fait pour faciliter la vie des utilisateurs.
Partant du fait que « c’est aussi simple que Facebook » ou « intuitif » que la gamme MS-Office, chacun y est allé de son « wall » ou de son « ruban », c’est selon.
Du côté de l’utilisateur, pas d’autre choix que de s’adapter ou alors ne pas utiliser !
Et c’est bien le problème, y compris du côté de MS-SharePoint !
A moins de vouloir de mettre en production des logiciels qui restent sous-utilisés, il faut privilégier les solutions qui s’intégrent dans l’univers de l’utilisateur, dans ses outils habituels dont le client email !

Fort heureusement, d’autres l’ont compris et travaillent à apporter des solutions novatrices et surtout pertinentes à ce réel problème de l’adhésion des employés aux outils collaboratifs et sociaux proposés par les organisations.

Aujourd’hui, j’en ai retenu deux : harmon.ie et  Azendoo.
Tout d’abord harmon.ie parce que parler social business, engagement, etc., c’est bien, mais que faciliter l’adoption de ces usages c’est mieux, surtout quand on s’intégre aux applications d’infrastructures des entreprises !
La solution d’harmon.ie n’a rien de spectaculaire, mais côté pratique, simplicité, elle n’est pas en reste pour faciliter l’utilisation de SharePoint ou Google Docs avec Outlook ou un client Lotus Notes.
Pour les utilisateurs, nul doute que cette solution apporte du confort, de la fluidité et de la sécurité et de la gouvernance (toutes les fonctions MS-SharePoint dont le records management sont disponibles) dans le travail collaboratif et l’exploitation des contenus structurés ou non-structurés.
Pour l’entreprise, Harmon.ie est une solution pour faire coexister des solutions d’infrastructures a priori incompatibles ou pour amorcer en douceur des migrations.

Azendoo, de son côté, a déjà eu les honneurs de la presse francophone et s’inscrit dans une tendance lourde : mettre les tâches (et non les messages) au coeur de la collaboration, en

  • Aidant chaque employé à organiser ses « Tâches » en portant le concept de post-it, connu de toutes les cultures et utilisés sur tous les bureaux, sur une application web. Azendoo est assez proche d’une méthode d’organisation Anglo-Saxonne : « GTD » (Get Things Done) qui donne quelques clefs d’efficacité professionnelle.
  • Fluidifiant la collaboration via des « Sujets ». Chaque sujet rassemble a) les personnes, b) les documents, c) les flux de discussions et d) les tâches de tous pour une vision unique et centrale du travail d’équipe vers des projets agiles.
  • Diminuant les emails en facilitant les échanges, dans des espaces sociaux et collaboratifs

Il s’agit ici de connecter le travail, l’accélèrer et aider à accomplir celui-ci, seul ou en équipes, tout en intégrant d’autres applications que les employés utilisent déjà : email, Evernote, Google docs, etc.

A part ces deux exemples (merci de faire part de vos expériences Podio, Zyncro etc.), de mon point de vue, on n’a guère avancé !

En début d’année, je lançais (avec d’autres) un appel à plus d’interopérabilité pour une adoption facilitée, et je sais que nous sommes nombreux à partager ce point de vue, loi du discours attendu des éditeurs, aussi je pressens que l’avenir ne manquera pas de nouvelles solutions pertinentes, pratiques, faciles et utiles à l’instar des deux solutions abordées plus haut !

Le monde, même 2.0, ne s’est pas fait en un jour et n’oublions pas qu’il ne se fera pas sans les utilisateurs !