La valorisation des savoirs telle que vous ne l’avez jamais imaginée


Les vacances c’est bien pour se reposer, déconnecter, revoir des amis, etc. et découvrir ou prendre le temps de voir et relire des présentations, des études ou des billets particulièrement intéressants et pertinents.

Dans la série « on se sent plus intelligent après qu’avant »,  je ne saurais trop vous conseillé la lecture de ce document publié par Harold Jarche à propos de « Institutional Memory and Knowlegde Management » ou selon une traduction très personnelle : Création (constitution des fonds) et stratégie de valorisation des savoirs.

En guise de mise en bouche pour ceux qui ont des doutes, jetez un oeil à ce tableau dont je suis certain qu’il vous donnera envie de passer en revue tout le document !

Institutional memory and Knowledge Management

Bonne lecture

eDiscovery, records management, gouvernance de l’information : ce qu’il faut savoir !


Gouvernance de l’information, litigation hold, eDiscovery, records management,…. les éditeurs sont prolifiques et les contenus ne manquent pas de Alfresco à Nuxeo en passant par IBM, Microsoft ou encore Open Text.

Ci-après le point de vue de EMC :

La journée « sans-papier » : contenus et processus 2.0


Soyons clair, ce n’est pas un appel à un gigantesque autodafé du contenu des bibliothèques privées et publiques, pas plus qu’une nouvelle manifestation de soutien aux nombreux réfugiés politiques et économiques qui errent dans les rues de nos métropoles occidentales.

Non, il s’agit d’une initiative lancée par AIIM et dont la première édition s’est tenue le 28 octobre avec un seul but : épargner notre planète en imprimant moins ou plus du tout !

Comment y arriver :

  1. Imprimer ou copier que ce qui doit IMPERATIVEMENT l’être
  2. Numériser tous les contenus imprimés et les détruire
  3. Mettre en production en interne des outils collaboratifs (wikis, blogs)
  4. Centraliser la conservation des documents (en cours de révision) dans un référentiel
  5. Déployer au maximum l’utilisation des formulaires électroniques tant en interne que dans vos relations extérieures.
  6. Adopter les systèmes de facturation et de paiements électroniques (EDI)
  7. Utiliser la signature électronique
  8. Dessiner, gérer et imaginer tous les processus métiers en tant qu’applications dématérialisées.

Intégration « content management » et entreprise 2.0


L’entreprise 2.0 est un modèle qui va permettre à nos organisations de continuer d’évoluer, mais cela n’est pas sans difficultés tant l’existant est important, voire stratégique, surtout quand on aborde la question des processus métiers.

Dans ce contexte, la gestion des contenus (ECM) fait partie des préoccupations des responsables métiers et des équipes informatiques et le chemin peut être semé d’embûches, alors autant suivre quelques balises utiles !

Evaluation
Tous les contenus produits, reçus et utilisés dans votre organisation n’ont pas la même valeur d’usage et, de ce seul point de vue, il est urgent de procéder à leur évaluation tant le volume grossit rapidement.
Pour évaluer le contenu, il y a quelques moyens qu’il faut  mettre en oeuvre en « standard ». Il peut s’agir de règles basées sur les métadonnées liées au contenu (type, auteur, mots clefs), mais cela risque de ne pas être suffisant.
D’autres moyens sont à envisager, tels le suivi de l’usage des contenus et documents (tracking), mais comme nous l’avons déjà mentionné au travers de nombreuses notes sur ce blog, la valeur d’usage ne représente pas la valeur « légale », ni la valeur patrimoniale, et le premier écueil de l’intégration d’une solution efficace d’ECM dans le modèle de l’entreprise 2.0 réside dans la capacité et les méthodes d’évaluation des actifs informationnels.

Utilisation
Les documents et contenus utilisés dans un processus, par une application, sont-ils susceptibles de servir également d’autres services de l’organisation (CRM, ERP, etc.) et si oui, à court, moyen ou long terme ?
L’utilisation des informations par plusieurs processus associés, ou non, ne doit pas signifier duplication ou copie des contenus et des documents, mais mutualisation, ce qui implique la création de référentiels communs.

Conservation
La conservation des documents et des contenus est souvent faite à l’image de l’organisation des organisations : dans des référentiels verticaux.
La migration de ces dizaines (voire plus) de solutions en production est illusoire (en tout cas très difficile et risquée).
Des processus métiers adaptés et automatisés (BPM) et la fédération des solutions d’archivage peuvent apporter à l’utilisateur le contenu dont il a besoin, indépendamment des architectures d’archivage en production dans l’organisation.

Restitution
Un contenu inaccessible est un contenu inutile !
L’existence d’un contenu n’est dû qu’à la possibilité d’y accéder, de le réutiliser, de l’échanger, etc.
C’est bien pourquoi sa restitution doit être TOUJOURS possible (en respect des règles de confidentialité et des droits d’utilisation) à partir de solutions centralisées ou au moins communes aux utilisateurs, processus et applications qui en ont besoin.

Protection
Comment protéger un document quant il est sauvegardé sur un disque local ou sur un appareil mobile ?
Des solutions de DLP (Data Loss Prevention) permettent de « monitorer » dans le périmètre de votre organisation, mais il faut également se prémunir conte les risques inhérents aux contenus qui « sortent » de ce périmètre et protéger les actifs informationnels.

Dématérialisation
Permettre un accès plus rapide, plus facile aux documents, en toute sécurité ET être « green », ce sont le plus de la dématérialisation et de la fin de l’ère Gutenberg !
C’est une réalité pour beaucoup d’organisations qui dématérialisent tous les contenus qu’elles peuvent en proposant à leurs clients (factures, contrats, etc.), partenaires (bons de commande, relevés, etc.) et employés (fiche de salaire, etc.) l’utilisation de documents électroniques.

Contextualisation
La pertinence est une priorité absolue pour l’utilisateur et l’efficacité des systèmes.
Seule la contextualisation des contenus et des documents permet la mise en oeuvre de cet environnement favorable au développement et à la croissance des organisations.

Collision
L’arrivée des réseaux sociaux d’entreprise, l’exposition des organisations sur Facebook, LinkedIn, Viadeo ou encore Twitter, le développement des applications mobiles sont à l’origine de beaucoup de questions (encore ouvertes) qui ont fait l’objet de nombreuses notes sur ce blog (contrôles, mesures, politiques, etc).

Qu’en est-il des possibilités d’e-Discovery pour ces documents et contenus ?
Les risques de collision entre Entreprise 2.0 et impératifs d’e-Discovery sont bien réels !