Digital fiction (n°3) : ça ronronne (pas mal) à la COM


A la « com », la pression on connaît et avec le temps on a appris à gérer presque toutes les situations y compris les crises à force de stages et autres formations.

Le numérique, c’est le nouvel alibi pour dénicher les agences tendances et tester des médias encore largement inconnus.
Par contre, inutile de se forcer à changer de pratiques (site web, relations presse, etc.), le « inbound », ses techniques et outils, c’est bon pour le département marketing tandis que le département communication gère la réputation de l’entreprise et celle des managers dans leur communication interne, du classique en somme.

Le numérique est depuis longtemps intégré dans les processus de communication externe et malgré l’arrivée quotidienne de nouveaux médias, on est en plein zone de confort.

Les sites web, les comptes Twitter ainsi que les pages Facebook sont en place depuis longtemps et le nombre de followers croît lentement, presque mécaniquement, tandis que les objectifs de « modernisation » de l’image de l’entreprise occupent les réunions et nombreuses séances internes et externes.
La numérique, côté communication, c’est presque uniquement utiliser des nouveaux outils pour populariser les mêmes messages (parfois en plus court) : on proclame, on annonce, on déclare, mais on n’écoute toujours pas ou si peu !

Instagram, YouTube, Pinterest, LinkedIn (non c’est réservé aux RH), Snapchat et encore timidement Periscope ou Merkatt sont plus ou moins largement et régulièrement utilisés, parfois selon le profil du ou de la stagiaire !

Relooker l’entreprise à la façon des émissions racoleuses de la télé réalité et imaginer un logo qui parle à la génération Y sont autant de sujets à l’agenda des chantiers du département alors que le dialogue avec les clients et l’écosystème de l’entreprise est « abandonné » aux équipes marketing et ventes.

L’objectif des personnes ou des équipes en charge de la com externe est de respecter l’orthodoxie du discours de l’entreprise dans le fond et dans la forme, ce qui dans le monde des médias sociaux tient parfois de l’équilibrisme et/ou du voeu pieu.
Puis, il y a les tendances (les modes) et on est encore dans celle du « durable » en attendant la prochaine vague de fond des discours qui pourraient s’accaparer la thématique de la transparence !
A la com, on ne fait pas du « storytelling » pour soutenir « une profession de foi » réelle, on est le plus souvent dans l’invention, l’adaptation, d’une histoire pour coller aux mots (valeurs) qui plaisent à l’opinion.
On est créatif ! Reste à trouver des talents pour créer les contenus qui iront bien!

Côté communication interne, la pression est plus sensible du fait d’un public d’employés plus ou moins exigeants et d’un niveau d’attente élevé notamment chez les managers de la C suite.
Il est vrai que la palette d’outils n’est pas aussi importante que dans la communication dite institutionnelle et qu’une partie du travail est déléguée aux managers intermédiaires qui transmettent à leurs équipes les messages.

La frustration est grande face à un intranet qui n’a jamais ou presque rencontré son public et dont le seul succès d’audience tient généralement aux pages trombinoscope et menu(s) de la cantine ou météo.
Ce n’est pas faute d’y déverser du contenu en grande quantité, mais rien ou presque n’y fait, les employés ne lisent pas ou très peu les messages émis au nom des directions et de leurs représentants.
Mais depuis trois ou quatre ans, il y a du nouveau sur le front de la communication interne avec l’arrivée des plateformes de réseaux sociaux d’entreprise et avec plus d’ambition, celle de la digital workplace !

Pourtant, ils ne sont pas vraiment enthousiasmants ces projets pour la com interne qui doit, soit partager, soit abandonner, le leadership avec les métiers, l’informatique ou d’autres directions plus impliquées dans les affaire au quotidien !

La tentation est grande de continuer à « ronronner » dans son coin en servant une communication « top down » inutile pour des équipes de com qui ont souvent bien compris qu’elles pouvaient être les premières victimes de la transformation numérique.
Au quotidien, la com telle que pensée, organisée et faite aujourd’hui par la plupart des entreprises est « hors sujet » dans un monde numérique.
survey_labusagesLe numérique (ou digital si vous préférez) fait de nous tous des communicateurs et ce rôle que nous endossons plus ou moins bien selon les circonstances va tuer, à petit feu, la fonction de responsable de la communication.
La légitimité des « chargé(e)s de com » tiendra à celle de leurs discours et de leurs actions et l’entreprise a tout intérêt à multiplier les acteurs au même titre que les canaux qu’elle souhaite exploiter.

La stratégie de communication des entreprises passera par tous les employés sans pour autant qu’il soient responsables de com et le « ronron » actuel n’engage rien de bon pour les collaborateurs en place, sauf à ce qu’ils réussissent à se profiler en tant qu’ambassadeurs indiscutables de l’entreprise ou plutôt en chefs d’orchestre et animateurs de communautés et de réseaux de communicants.
Les responsables de com ne seront plus seuls porteurs d’un message dont ils n’auront plus le contrôle !

A bon entendeur !

Intranet et stratégie numérique : état des lieux 2014


Comme chaque année, l’Observatoire de l’Intranet et de la stratégie numérique – une initiative du cabinet Arctus – publie la synthèse d’une enquête réalisée en ligne de janvier à mars 2014 et pour laquelle 474 participants ont été retenus.

Tout d’abord, rien de très surprenant dans les résultats présentés qui viennent conforter ceux présentés en décembre dernier par le Lab des Usages (initiative du cabinet Voirin).

Je vous propose quelques extraits intéressants et je vous invite à télécharger le document ainsi qu’à suivre sur le blog de Claude Malaison une analyse précise et pertinente – en plusieurs billets – de ces résultats.

A propos des informations disponibles dans les intranets :

contenu des intranets

Les fonctionnalités collaboratives disponibles

 

fonctionnalités  collaboratives

Les espaces collaboratifs ont le vent en poupe :

espaces collaboratifs

 

Une pratique sociale « à la traine » sauf quand la valeur ajoutée est explicite !

Pratiques sociales en entreprise

et globalement uns stratégie numérique « très conservatrice » (manque de maturité ?)

Projets numériques

Et enfin, une évolution douce marquée par l’importance grandissante du socio-type des « bâtisseurs » rami les entreprises qui ont participé à cette enquête.

socio types des entreprises

La journée « sans-papier » : contenus et processus 2.0


Soyons clair, ce n’est pas un appel à un gigantesque autodafé du contenu des bibliothèques privées et publiques, pas plus qu’une nouvelle manifestation de soutien aux nombreux réfugiés politiques et économiques qui errent dans les rues de nos métropoles occidentales.

Non, il s’agit d’une initiative lancée par AIIM et dont la première édition s’est tenue le 28 octobre avec un seul but : épargner notre planète en imprimant moins ou plus du tout !

Comment y arriver :

  1. Imprimer ou copier que ce qui doit IMPERATIVEMENT l’être
  2. Numériser tous les contenus imprimés et les détruire
  3. Mettre en production en interne des outils collaboratifs (wikis, blogs)
  4. Centraliser la conservation des documents (en cours de révision) dans un référentiel
  5. Déployer au maximum l’utilisation des formulaires électroniques tant en interne que dans vos relations extérieures.
  6. Adopter les systèmes de facturation et de paiements électroniques (EDI)
  7. Utiliser la signature électronique
  8. Dessiner, gérer et imaginer tous les processus métiers en tant qu’applications dématérialisées.

Entreprise 2.0 et applications mobiles : nouvelle frontière de la gestion de contenus ?


Le modèle 2.0 et l’incroyable rapidité du développement des applications mobiles constituent une nouvelle frontière pour les applications de gestion de contenus.

Jusqu’alors, les fournisseurs de solutions de gestion de contenus travaillaient à partir du postulat suivant : verrouiller les contenus et organiser les échanges en fonction de processus (flux) métiers très structurés – en parfaite harmonie avec une organisation client-serveur, et la sécurisation des informations dans une zone protégée (firewall).

Mais les besoins des organisations d’aujourd’hui sont différents, notamment depuis que le lieu de travail peut être hors des murs de l’organisation et que les collaborateurs ont de plus en plus souvent besoin d’être en mesure d’accéder et partager du contenu à partir de n’importe où et avec n’importe quel appareil.

Tout sur Mobile

La demande pour l’accès mobile à des applications métiers et à l’information émane de partout.

Cell Phone Features
Via: Cell Phones

C’est un phénomène bottom-up (les utilisateurs ainsi que les services informatiques recherchent des solutions qui permettent d’ «étendre le bureau» en toute sécurité), et top-down (chacun s’attend naturellement à ce que les appareils utilisés quotidiennement – iPhone, Android, Blackberry – servent également pour faciliter la vie professionelle).

Forrester estime que d’ici la fin de 2010, 30% des employés auront téléchargé au moins une application métier qu’ils utilisent pour leur travail sur un smartphone.

Du  côté des services informatiques, on s’active également pour trouver les solutions permettant une main-d’œuvre plus mobile: environ la moitié des entreprises en Amérique du Nord et en Europe sont engagées dans des stratégies mobiles et tandis que Blackberry reste dominant, on constate que d’autres plates-formes comme IOS, Android et Windows Mobile gagnent rapidement en légitimité.

Quelles conséquences pour la gestion de contenus ?

Tout d’abord, les éditeurs qui n’ont pas compris l’importance des technologies mobiles sont en complet décalage avec la transformation massive qui se déroule dans les entreprises, tandis que les autres gardent un avantage concurrentiel significatif.

Au delà de ce constat, il faut comprendre que les solutions doivent être «agnostiques» au regard des questions de plate forme et qu’elles devront assurer les services quelque soit l’hétérogénéité des dispositifs dans les organisations d’aujourd’hui et de demain.

Les solutions de gestion de contenus, à l’instar des applications du type  Yammer, GoToMeeting, Salesforce, etc.,  qui sont disponibles sur mobiles, doivent franchir le pas pour «servir» sur mobiles les contenus et documents qui sont au centre des processus métiers.

Un réel défi

Traditionnellement, les systèmes d’ECM ont été pensés et construits pour contrôler les contenus, non pas pour les diffuser.
De plus, de nombreuses fonctionnalités ont été développées en fonction des plates-formes et de l’infrastructure serveur (OS), mais la mobilité nécessite des procédures probablement plus simple et une présentation de l’information adaptée au support et à la capacité des réseaux (notamment en terme de volume et de bande passante).

Au delà des questions techniques, il s’agit d’une opportunité incroyable pour repenser et refondre la façon dont le contenu est présenté et consommé.
En effet, la forme du téléphone mobile et les limites inhérentes (taille, etc.) sont autant de facteurs qui font que les différentes solutions doivent «muter» de systèmes parfois lourds vers des organisations (architectures) plus agiles et rationnelles et à de interfaces beaucoup plus conviviales et faciles d’utilisation.

Lors de la conception d’un environnement mobile, les fournisseurs doivent décider quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour l’utilisateur mobile afin de faciliter l’accès, le partage et la collaboration autour des contenus.
Ils doivent également penser à l’affichage et à la présentation des contenus (par exemple : «file plan» et noms de fichiers, fil (liens) de contenus ou de discussions en temps réel, etc.).

Le tout dans le Cloud

Les périphériques mobiles sont devenus également un facteur essentiel pour le développement de technologies dans le «cloud», parce qu’ils représentent la catégorie de supports qui nécessite absolument le «cloud».

La réalité d’une main-d’œuvre mobile est à portée de main du fait d’un accès à Internet facile partout et d’un large éventail d’appareils mobiles sophistiqués à disposition, mais également de l’existence des solutions logicielles qui utilisent le «cloud» pour le stockage et l’archivage et dont le contenu peut être à disposition des mobiles également.

Les solutions de gestion de contenus disponibles sur le cloud en soutien aux plates-formes mobiles vont définitivement renvoyer aux «oubliettes» les questions de stockage local tout en permettant des intégrations fortes avec des suites mobiles du type QuickOffice (Quickoffice » Home), ou des solutions CRM comme Salesforce mobile (Mobile Lite – salesforce.com).

Source : Zenoss.com

Le support de la mobilité est la prochaine frontière pour les acteurs de l’ECM, et les éditeurs devront y faire face en  créant des outils plus rationnels et des interfaces plus simples, plus faciles et plus conviviales.

L’ECM devient la plate-forme de service des contenus au delà des appareils et des plateformes et, pour ce faire, elle doit également être disponible dans le cloud, qu’il soit public, hybride ou privé.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #3 CYCLE


#3 CYCLE

Un des éléments déterminant de l’EVALUATION du capital informationnel d’une organisation est la notion de CYCLE.

Selon Le Dictionnaire, la définition du CYCLE est : une série de phénomènes se déroulant à périodicité régulière, la durée entre deux reproductions de cette série de phénomènes et par extension série d’événements marquant une étape de fabrication industrielle, une étape de maturation naturelle.

Les notions d’étapes, de périodicité et de durée sont essentielles quand on s’attache à la gouvernance de l’information.

En effet, la valeur d’un contenu, quel qu’il soit, n’est bien évidemment pas linéaire dans le temps.

Cette valeur, que nous avons déjà définie comme pouvant être métier ou d’usage, mais également juridique et patrimoniale, va fluctuer au fil du temps, des contextes ainsi que des évènements.

Le capital informationnel est soumis à des influences, des événements externes qui peuvent modifier la manière dont il doit être géré par l’organisation.

Très souvent, l’information n’a qu’une valeur évènementielle, ponctuelle voire instantanée, mais quand bien même le cycle de vie est court, il existe et doit être intégré dans les processus.
La notion de cycle est donc indépendante de la durée même si celle-ci en constitue un des paramètres.

Tout contenu, tout document, toute donnée, utilisé et produit par et dans l’organisation, a un cycle de vie qui inclut sa destruction ou son versement à des fonds d’archives patrimoniales (Archives Nationales par exemple).

La particularité du cycle de vie est, qu’en en faisant partie intégrante des paramètres de chaque typologie, il est intimement lié au référentiel de conservation des contenus structurés et non structurés.

Au niveau juridique, le cycle de vie reflète les dispositions légales quant à l’obligation de conservation des informations, c’est à dire la durée des différents cycles successifs auquel est soumis le contenu.

Au niveau métier, le cycle de vie intègre des notions de cycles qui peuvent être différenciés, non seulement du fait de la typologie du contenu, mais également du fait des exigences ou des besoins d’accessibilité et de restitution.

Enfin, d’un point de vue technique et financier, le cycle de vie épouse les contraintes de conformité ainsi que les politiques en matière de gestion des risques tout en privilégiant les coûts les plus bas en ce qui concerne les solutions techniques (déduplication notamment) et support hardware d’archivage.

La gouvernance de l’information est bien une stratégie organisée autour de l’évaluation des données et des documents dont l’usage et les besoins de conformité encadrent un cycle de vie défini dans le référentiel de conservation.