Réseaux sociaux d’entreprise, gestion de contenu, gouvernance et records management


Le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise n’est pas un phénomène neutre du point de vue de la gestion de contenu (ECM), ni de l’archivage et/ou du « records management ».

S’il est de la responsabilité du management de décider des opportunités d’utilisation des RSE, il est patent que leur mise en production ne peut se faire sans l’appui et l’implication des équipes techniques mais également des responsables de la gestion de contenus et des archivistes.

Le contenu généré, partagé et utilisé dans les réseaux sociaux d’entreprise est éligible au programme de gouvernance de l’information.

Depuis quand sur les réseaux sociaux ? - Etude Equaero

Ainsi selon une étude réalisée fin 2010 par Isabelle Oudot-Klein, directrice du développement d’Equaero, étude dont les résultats sont disponibles en ligne, les entreprises viennent de se lancer sur les réseaux sociaux avec pour « premier objectif » la qualité de leur image.
En ce qui concerne l’image et la préoccupation, l’investissement dans les médias sociaux procède souvent d’un constat comme le souligne Isabelle Oudot-Klein : « Les entreprises ont remarqué que leurs clients sont déjà actifs sur Internet et parlent d’elles sans hésiter en bien ou en mal. Elles se sentent par conséquent obligées d’entrer à leur tour dans la conversation pour ne pas perdre la maîtrise de leur réputation ».

La maîtrise de la réputation est évidemment très importante et elle passe également par l’évaluation et le contrôle des informations et des contenus échangés et publiés.

Le réseau social d’entreprise participe à la croissance des volumes de contenus et il doit s’inscrire dans la politique au service de la gouvernance de l’information.

Nous avons déjà eu l’occasion sur ce blog de débattre de l’intérêt des RSE en matière de gouvernance de l’information, mais également de présenter le point de vue de professionnels quant à l’avenir des archivistes (records managers) au service des projets de gestion de contenus.

L’ECM ou Enterprise Content Management, a souvent été le type de projet géré par les équipes informatiques où il est question de mettre en production des  technologies et des outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et restituer les contenus qu’ils soient structurés ou non structurés.
L’ECM met l’accent sur trois défis:

  • Automatiser les processus de conformité tout en améliorant l’efficacité du personnel, grâce à la collaboration, la communication et le partage de l’information.
  • Transformer les processus d’affaires grâce à l’intégration des contenus et à l’automatisation des processus.
  • Optimiser l’infrastructure de gestion des contenus et la conformité grâce à la capture, l’archivage, la conservation, la recherche et la restitution des documents et des informations.

De toute évidence, vu les aspects techniques et architecturaux de la mise en production des référentiels, les équipes informatiques devraient être leaders de ces projets, or il semble que souvent il n’en n’est rien, car ils ne peuvent à eux seuls justifier de l’intérêt (ROI) des ces programmes !
C’est ici que le record manager ou archiviste peut intervenir et devenir un soutien déterminant aux projets ECM.


Le records manager peut « vous sauver la mise »

 

Les records manager sous pression

L’élément clé de toute mise en oeuvre d’un projet ECM est de savoir comment il se rapporte aux questions de conformité, à la gestion des risques, et aux besoins d’e-discovery.
Le fait que l’informatique peut réduire les redondances de données et rationaliser le stockage des documents et de sauvegarde est secondaire.

La réussite de tout programme de gestion de contenu s’articule autour de la mise en œuvre de règles de conservation des documents et des capacités de contrôle des différents types de contenu (messages électroniques [email ou IM], documents, contenus réseaux sociaux et espaces collaboratifs internes,contenu web,  bases de données, ou les lecteurs externes, pour n’en nommer que quelques-uns).

Le records manager peut devenir un allié dans le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise car lui seul permet, aujourd’hui, de les inscrire définitivement dans le périmètre des applications (d’infrastructure?) qui participe activement aux programmes de gouvernance de l’information et servent ainsi les besoins de conformité de l’entreprise.


La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #3 CYCLE


#3 CYCLE

Un des éléments déterminant de l’EVALUATION du capital informationnel d’une organisation est la notion de CYCLE.

Selon Le Dictionnaire, la définition du CYCLE est : une série de phénomènes se déroulant à périodicité régulière, la durée entre deux reproductions de cette série de phénomènes et par extension série d’événements marquant une étape de fabrication industrielle, une étape de maturation naturelle.

Les notions d’étapes, de périodicité et de durée sont essentielles quand on s’attache à la gouvernance de l’information.

En effet, la valeur d’un contenu, quel qu’il soit, n’est bien évidemment pas linéaire dans le temps.

Cette valeur, que nous avons déjà définie comme pouvant être métier ou d’usage, mais également juridique et patrimoniale, va fluctuer au fil du temps, des contextes ainsi que des évènements.

Le capital informationnel est soumis à des influences, des événements externes qui peuvent modifier la manière dont il doit être géré par l’organisation.

Très souvent, l’information n’a qu’une valeur évènementielle, ponctuelle voire instantanée, mais quand bien même le cycle de vie est court, il existe et doit être intégré dans les processus.
La notion de cycle est donc indépendante de la durée même si celle-ci en constitue un des paramètres.

Tout contenu, tout document, toute donnée, utilisé et produit par et dans l’organisation, a un cycle de vie qui inclut sa destruction ou son versement à des fonds d’archives patrimoniales (Archives Nationales par exemple).

La particularité du cycle de vie est, qu’en en faisant partie intégrante des paramètres de chaque typologie, il est intimement lié au référentiel de conservation des contenus structurés et non structurés.

Au niveau juridique, le cycle de vie reflète les dispositions légales quant à l’obligation de conservation des informations, c’est à dire la durée des différents cycles successifs auquel est soumis le contenu.

Au niveau métier, le cycle de vie intègre des notions de cycles qui peuvent être différenciés, non seulement du fait de la typologie du contenu, mais également du fait des exigences ou des besoins d’accessibilité et de restitution.

Enfin, d’un point de vue technique et financier, le cycle de vie épouse les contraintes de conformité ainsi que les politiques en matière de gestion des risques tout en privilégiant les coûts les plus bas en ce qui concerne les solutions techniques (déduplication notamment) et support hardware d’archivage.

La gouvernance de l’information est bien une stratégie organisée autour de l’évaluation des données et des documents dont l’usage et les besoins de conformité encadrent un cycle de vie défini dans le référentiel de conservation.