La gouvernance de l’information : une affaire trop sérieuse pour être laissée dans les mains des… ?


Qui pour prendre en charge, la stratégie et les programmes de gestion des actifs informationnels ?

La gouvernance de l’information est une affaire sérieuse, très sérieuse et probablement TROP sérieuse pour être laissée dans les SEULES mains des …….

1) informaticiens
Vous souvenez-vous du fameux tube des années 2000, ingénieur informaticien ?
– non, cliquez ici (ça a très mal vieilli !, vous êtes prévenu)
– oui (tant mieux, on peut continuer !)

Ce tube (sur la toile francophone) a révélé, par une dérision (de mauvais goût), la fin de la suprématie et de l’exclusivité des informaticiens sur les questions de traitement de l’information.

Les équipes informatiques sont en charge du bon fonctionnement des systèmes et des solutions décidées dans l’entreprise.
Leur rôle est essentiel et va au delà des préoccupations purement ou strictement techniques pour garantir le meilleur niveau de services.
Il s’agit pour les responsables informatiques, urbanistes, architectes et développeurs d’apporter en permanence la technologie la plus adaptée et la plus sure, l’organisation la plus agile, le ROI le plus avantageux, le TCO le plus acceptable, etc.
Et vous voudriez qu’en plus ils s’occupent de gouvernance de l’information !

Non, les équipes informatiques sont là pour soutenir l’entreprise dans sa mutation.
Elles testent, paramètrent, développent, intégrent, mettent en production, assurent le suivi, etc., les outils et les solutions qui servent de socle technique.

Les directions informatiques se soucient peu de la valeur de l’information, mais beaucoup plus de son coût (production, stockage,conservation, restitution, circulation, exploitation, sécurisation, etc.)

2) archivistes et records managers
Alors, vous me direz que la gouvernance de l’information, c’est une affaire à laisser entre les mains des archivistes et autres records managers.
Entre valeur patrimoniale, valeur « légale« , valeur « marchande« , qu’en est-il pour définir les actifs informationnels de l’organisation ?

Le « records management » ou l’archivage considère essentiellement la valeur patrimoniale et « légale » pour définir l’actif informationnel et supporter une politique de gouvernance de l’information, mais ce n’est pas à mon avis suffisant :

  • Le records management est statique alors que la gouvernance de l’information est dynamique,
  • le records management est réactif alors que la gouvernance de l’information se veut pro active,
  • le records management est principalement centré sur la rétention alors que la gouvernance de l’information est au service de l’exploitation des informations en support à la croissance des affaires.

A l’instar des services informatiques qui sont plus soucieuses du coût que de la valeur de l’information, les archivistes s’intéressent plus à la valeur patrimoniale et/ou « légale » de l’information qu’à sa valorisation par les métiers.

3) directeurs juridiques, risk managers et avocats
S’il n’est pas pertinent de laisser la gouvernance de l’information dans les seules mains, ni des équipes informatiques, ni des archivistes,  doit-elle revenir aux affaires juridiques ?

En effet, dans la gestion des actifs informationnels. il y a une dimension légale, respect des règles, recherche de conformité, dont seuls les départements juridiques sont aptes à superviser la mise en oeuvre.

Pourtant, ni les responsables juridiques, ni les risks managers ne peuvent prendre en charge à eux-seuls cette responsabilité.
Les responsables juridiques ne se soucient pas de la valeur de l’information, ils cherchent à protéger l’organisation contre les risques liées à l’existence de l’information !

Pour les responsables informatiques, le coût est souvent plus important que la valeur, pour les archivistes, la conservation est prépondérante alors que pour les juristes, c’est la réalité du risque inhérent à l’information et c’est pourquoi, ils ont tendance à tout conserver, « juste au cas où » !

4) exécutifs
Bien évidemment, ce rôle incombe à l’exécutif et aux dirigeants.
Pas si sur !
S’il est évident que les niveaux exécutifs des entreprises doivent s’intéresser à ces questions comme ils se passionnent quand il s’agit d’actifs financiers ou autres, il n’est pas certain qu’ils aient plus de pertinence que les autres pour instruire une réelle politique de gouvernance de l’information, par contre, eux seuls peuvent en décider.

Au niveau exécutif, l’information peut être analysée et comprise, selon les influences déterminantes, comme un coût, une obligation, un levier, etc. et il leur devient plus difficile de gérer, seuls, cette question.

L’émergence d’un nouveau rôle
Les réflexions autour de la valorisation et la gestion des actifs informationnels des organisations
vont contribuer à l’émergence de nouveaux rôles à propos desquels certains analystes n’hésitent pas à parler de formation dans les toutes prochaines années (voir le programme d’IBM).

C’est un manager qui sait gérer une équipe pluridisciplinaire réunissant des juristes, des spécialistes métiers, des responsables marketing, des architectes/urbanistes et des utilisateurs informatiques.
Cette équipe a mission d’instruire le programme de gouvernance de l’information à des fins de décision par l’exécutif au niveau global ainsi que des différents métiers.

Son rôle consiste à :

  • mener à bien la synthèse de tous les besoins,
  • valider l’évaluation des actifs informationnels (au regard des différents besoins),
  • instruire les processus décisionnaires
  • contrôler la mise en application des outils et des nouveaux services qui en sont issus.

La gouvernance de l’information est une affaire trop sérieuse pour ne pas être laissée dans les mains d’un collège d’experts doués de bon sens et soucieux d’efficacité et de pragmatisme.

Records Management & gouvernance de l’information : état des lieux


Pemettez-moi de revenir sur une publication parue fin juin sur le blog ERM de AIIM.
Dans cette note, Mike Alsup dresse un bilan à mi-années des préoccupations majeures de ses clients et partenaires autour des questions de records management.

Le record management est le socle de la stratégie de gouvernance de l’information et il est intéressant de s’attarder un peu sur les 7 points clés relevés par Mike.

  1. le courriel : Cette question particulièrement ardue pour les records managers reste entièrement ouverte surtout depuis  que Microsoft n’a pas intégré dans les versions MS Office 2010, ni dans MS Exchange 2010 de solution de RM.
    Un des aspects de la solution fonctionnelle réside peut-être dans les réseaux sociaux d’entreprise qui feront, alors l’email est aujourd’hui sur-utilisé (puisque servant à véhiculer des documents, ou même souvent à remplacer la  messagerie instantanée), que son utilisation puisse se recentrer sur des échanges interpersonnels et impersonnels.
  2. la classification automatique : De ce point de vue, il semble que les solutions soient de plus en plus pertinentes et efficaces (pour exemple :  Kazeon, les « appliances » de StoredIQ ou encore les moteurs de recherche tels Autonomy ou Active Navigation). Déployées en premier dans des contexte de mise en oeuvre d’e-Discovery, elles permettent aujourd’hui une meilleure approche des référentiels existants, de leur migration vers des solutions plus adaptées aux besoins et aux contraintes, mais également de servir les métiers par leur apport aux solutions ECM.
  3. la fédération : tous les éditeurs et fournisseurs de solutions en parlent mais l’auteur ne les a pas vues en production !
  4. SharePoint 2010 RM : cette nouvelle version, bien qu’imparfaite et malgré certaines limitations (structurelles), est meilleure que MOSS 2007 RM. Les premières applications certifiées DOD 5015 pour Sharepoint 2010 sont les solutions RM des éditeurs OpenText, EMC, CA-Autonomy, HP et Laser Fiche. Ces solutions utilisent des référentiels externes à SharePoint et Mike Alsup de penser qu’il existe un vrai marché pour des solutions RM intégrées et dédiées à SharePoint.
  5. Les documents physiques : ce marché stagne malgré l’activité de vendeurs comme FileTrail (support RFID et intégration à SharePoint Term Store) ou Ocean Road Software (société canadienne, comme la plupart des vendeurs de solution RM reconnues !).
  6. External Blob Storage (EBS) : les nouvelles solutions du type HP Tower7 ou EMC EDRSMS Connectors utilisent les blobs externes pour améliorer les fonctionnalités de leurs solutions RM existantes en réponse aux besoins de SharePoint.
  7. Quel tiercé ? : Pour Mike Alsup, le problème ne réside pas dans la conversion des contenus existants dans les applications traditionnelles d’ECM, ni dans l’intégration des fichiers physiques ou dans la migration des applications web vers SharePoint ou des solutions open source.
    Le tiercé des préoccupations tient en : SharePoint, fichiers partagés (RSE) et courriers électroniques.
    L’enjeu : saisir l’opportunité d’une solution qui permettra d’appliquer des logiques de rétention ainsi que des politiques de classement à ces différents contenus qui représente 80 à 90 % de la totalité des contenus de l’entreprise.