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Réseaux sociaux : L’email est-il en sursis ?


En décembre dernier, Carnets RH reposait la question : Faut-il organiser une journée sans email ?

Cette note précise notamment  : « Dans une étude publiée l’an dernier, l’entreprise Intel affichait déjà des chiffres préoccupants sur l’inflation informationnelle:

  • Les salariés traitent entre 50 et 100 emails par jour, les dirigeants pouvant traiter jusqu’à 300 emails
  • Le volume d’emails reçu nécessite en moyenne 4 heures par jour pour les traiter
  • 30 % des emails sont inutiles

En commentant cette étude, Thierry Venin dans son très actuel blog Stress au travail et TIC rappelle en outre qu’à ce tir de barrage informationnel continu s’ajoute de nombreuses autres sources d’interruption: messagerie instantanée, appels téléphoniques, collègues, etc. En moyenne, il est impossible de travailler plus de 12 minutes sans être interrompu, et l’interruption a un coût, humain… et financier. »

Quelques chiffres à propos du courrier électronique

Email evolution

Le courrier électronique est-il en sursis ?

Oui, si on en croît certaines publications, qui comme Slate, annonçaient déjà sa mort en 2007.
Depuis, les articles de presse ainsi que les “prédictions“ continuent d’être mis en ligne et il semble que le courrier électronique est devenu (déjà) une trop vieille technologie !

Ainsi, le New York Times publiait en décembre 2010 une analyse de ce phénomène de désamour des jeunes générations qui semblent préférer la communication dans les réseaux sociaux au courrier électronique.

E-Mail’s Big Demographic Split

E-Mail’s Big Demographic Split

Le Spamming a-t’il tué l’email ?

Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous mais en ce qui me concerne, après 15 ans d’utilisation du courrier électronique, je dois constater que malgré les précautions prises (multiplicité d’adresses électroniques [privées, publiques, professionnelles], utilisation de filtres, etc.) rien n’y fait !
Le spamming tue le courrier électronique à petit feu et visiblement les éditeurs de serveurs et de messagerie sont incapables de nous offrir des solutions pour stopper cette incroyable pollution (près de 90% des courriers électroniques sont des pourriels !!).

Il est probable qu’à moyen ou long terme, cette technologie (simpliste) de portage et de routage va être supplantée par des solutions porteuses de valeur ajoutée et de sécurité.

La valeur ajoutée ne réside pas uniquement dans la rapidité de la transmission, l’économie (quel est le coût du spamming?), la dématérialisation ou encore la simplicité d’utilisation (destinataires multiples, pièces jointes) mais bien plus dans la contextualisation, la confiance et le contrôle.

En quoi le réseau social est l’avenir de la messagerie ?

Tout simplement parce qu’il intègre nativement la contextualisation !

Les réseaux sociaux et naturellement les réseaux sociaux sont nés de réflexions autour de processus (projets, rencontres, débats) et non de besoins primaires (parler, voir, lire) : qu’ils soient privés ou publics, entre amis ou à l’intérieur d’une entreprise, ces réseaux s’animent et s’enrichissent autour de nos réalités personnelles et professionnelles au delà des moyens et des medias.

Le courrier électronique vous permet d’envoyer et de recevoir des messages (ainsi que les trop fameuses pièces jointes) mais aussi de les lire (si vous en avez envie), et alors !!
Il nous faut, pour chaque message, redessiner le contexte (quand, comment, pourquoi, par qui) dans lequel il existe et fait sens !

Le courrier électronique est stressant de ce fait mais également parce qu’il est ressenti par beaucoup comme une « urgence » ou une intrusion impolie (qui n’a pas reçu un message comminatoire ou minimal, sans formule de politesse, de la part d’un collègue ou d’un manager ?) mais l’email peut se révéler un outil de fourbe (copie cachée, « forward » intempestif, « arrosage » systématique, absence de réponse, etc.) : il ne permet pas une réelle conversation !

Le courrier électronique est également porteur de risques (archivage des messages, problémes d’eDiscovery ) notamment pour les entreprises.

C’est un service difficile à contrôler.

De plus, il n’est pas en mesure de contribuer à la relation de confiance dont nous avons tous besoin.

Le réseau social (y compris le réseau social d’entreprise) est un espace où :

  • les conversations (donc les messages) sont organisées (contrôlées, gérées) selon un « fil rouge » (thème, projet, évènement, etc.),
  • tous les documents ou contenus sont disponibles en un point central sécurisé,
  • les messages sont publics (au moins pour les membres de l’espace) pour une meilleure transparence et moins de risques,
  • la maîtrise (création, suppression et pérennisation [archivage]) des contenus est facilitée pour les administrateurs et le SI.

Le réseau social représente à lui seul une opportunité de croissance et de valorisation pour ce qui est des relations personnelles et professionnelles (entre collègues, avec les clients et les fournisseurs).

Le courrier électronique fut une évolution majeure dans nos modes de communication, mais il reste basé sur une relation asynchrone, système considéré maintenant comme archaïque, entre expéditeur(s) et récipiendaire(s) alors que nous avons besoin et envie d’interaction !

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Records Management & gouvernance de l’information : état des lieux


Pemettez-moi de revenir sur une publication parue fin juin sur le blog ERM de AIIM.
Dans cette note, Mike Alsup dresse un bilan à mi-années des préoccupations majeures de ses clients et partenaires autour des questions de records management.

Le record management est le socle de la stratégie de gouvernance de l’information et il est intéressant de s’attarder un peu sur les 7 points clés relevés par Mike.

  1. le courriel : Cette question particulièrement ardue pour les records managers reste entièrement ouverte surtout depuis  que Microsoft n’a pas intégré dans les versions MS Office 2010, ni dans MS Exchange 2010 de solution de RM.
    Un des aspects de la solution fonctionnelle réside peut-être dans les réseaux sociaux d’entreprise qui feront, alors l’email est aujourd’hui sur-utilisé (puisque servant à véhiculer des documents, ou même souvent à remplacer la  messagerie instantanée), que son utilisation puisse se recentrer sur des échanges interpersonnels et impersonnels.
  2. la classification automatique : De ce point de vue, il semble que les solutions soient de plus en plus pertinentes et efficaces (pour exemple :  Kazeon, les « appliances » de StoredIQ ou encore les moteurs de recherche tels Autonomy ou Active Navigation). Déployées en premier dans des contexte de mise en oeuvre d’e-Discovery, elles permettent aujourd’hui une meilleure approche des référentiels existants, de leur migration vers des solutions plus adaptées aux besoins et aux contraintes, mais également de servir les métiers par leur apport aux solutions ECM.
  3. la fédération : tous les éditeurs et fournisseurs de solutions en parlent mais l’auteur ne les a pas vues en production !
  4. SharePoint 2010 RM : cette nouvelle version, bien qu’imparfaite et malgré certaines limitations (structurelles), est meilleure que MOSS 2007 RM. Les premières applications certifiées DOD 5015 pour Sharepoint 2010 sont les solutions RM des éditeurs OpenText, EMC, CA-Autonomy, HP et Laser Fiche. Ces solutions utilisent des référentiels externes à SharePoint et Mike Alsup de penser qu’il existe un vrai marché pour des solutions RM intégrées et dédiées à SharePoint.
  5. Les documents physiques : ce marché stagne malgré l’activité de vendeurs comme FileTrail (support RFID et intégration à SharePoint Term Store) ou Ocean Road Software (société canadienne, comme la plupart des vendeurs de solution RM reconnues !).
  6. External Blob Storage (EBS) : les nouvelles solutions du type HP Tower7 ou EMC EDRSMS Connectors utilisent les blobs externes pour améliorer les fonctionnalités de leurs solutions RM existantes en réponse aux besoins de SharePoint.
  7. Quel tiercé ? : Pour Mike Alsup, le problème ne réside pas dans la conversion des contenus existants dans les applications traditionnelles d’ECM, ni dans l’intégration des fichiers physiques ou dans la migration des applications web vers SharePoint ou des solutions open source.
    Le tiercé des préoccupations tient en : SharePoint, fichiers partagés (RSE) et courriers électroniques.
    L’enjeu : saisir l’opportunité d’une solution qui permettra d’appliquer des logiques de rétention ainsi que des politiques de classement à ces différents contenus qui représente 80 à 90 % de la totalité des contenus de l’entreprise.