La gouvernance de l’information : une affaire trop sérieuse pour être laissée dans les mains des… ?


Qui pour prendre en charge, la stratégie et les programmes de gestion des actifs informationnels ?

La gouvernance de l’information est une affaire sérieuse, très sérieuse et probablement TROP sérieuse pour être laissée dans les SEULES mains des …….

1) informaticiens
Vous souvenez-vous du fameux tube des années 2000, ingénieur informaticien ?
– non, cliquez ici (ça a très mal vieilli !, vous êtes prévenu)
– oui (tant mieux, on peut continuer !)

Ce tube (sur la toile francophone) a révélé, par une dérision (de mauvais goût), la fin de la suprématie et de l’exclusivité des informaticiens sur les questions de traitement de l’information.

Les équipes informatiques sont en charge du bon fonctionnement des systèmes et des solutions décidées dans l’entreprise.
Leur rôle est essentiel et va au delà des préoccupations purement ou strictement techniques pour garantir le meilleur niveau de services.
Il s’agit pour les responsables informatiques, urbanistes, architectes et développeurs d’apporter en permanence la technologie la plus adaptée et la plus sure, l’organisation la plus agile, le ROI le plus avantageux, le TCO le plus acceptable, etc.
Et vous voudriez qu’en plus ils s’occupent de gouvernance de l’information !

Non, les équipes informatiques sont là pour soutenir l’entreprise dans sa mutation.
Elles testent, paramètrent, développent, intégrent, mettent en production, assurent le suivi, etc., les outils et les solutions qui servent de socle technique.

Les directions informatiques se soucient peu de la valeur de l’information, mais beaucoup plus de son coût (production, stockage,conservation, restitution, circulation, exploitation, sécurisation, etc.)

2) archivistes et records managers
Alors, vous me direz que la gouvernance de l’information, c’est une affaire à laisser entre les mains des archivistes et autres records managers.
Entre valeur patrimoniale, valeur « légale« , valeur « marchande« , qu’en est-il pour définir les actifs informationnels de l’organisation ?

Le « records management » ou l’archivage considère essentiellement la valeur patrimoniale et « légale » pour définir l’actif informationnel et supporter une politique de gouvernance de l’information, mais ce n’est pas à mon avis suffisant :

  • Le records management est statique alors que la gouvernance de l’information est dynamique,
  • le records management est réactif alors que la gouvernance de l’information se veut pro active,
  • le records management est principalement centré sur la rétention alors que la gouvernance de l’information est au service de l’exploitation des informations en support à la croissance des affaires.

A l’instar des services informatiques qui sont plus soucieuses du coût que de la valeur de l’information, les archivistes s’intéressent plus à la valeur patrimoniale et/ou « légale » de l’information qu’à sa valorisation par les métiers.

3) directeurs juridiques, risk managers et avocats
S’il n’est pas pertinent de laisser la gouvernance de l’information dans les seules mains, ni des équipes informatiques, ni des archivistes,  doit-elle revenir aux affaires juridiques ?

En effet, dans la gestion des actifs informationnels. il y a une dimension légale, respect des règles, recherche de conformité, dont seuls les départements juridiques sont aptes à superviser la mise en oeuvre.

Pourtant, ni les responsables juridiques, ni les risks managers ne peuvent prendre en charge à eux-seuls cette responsabilité.
Les responsables juridiques ne se soucient pas de la valeur de l’information, ils cherchent à protéger l’organisation contre les risques liées à l’existence de l’information !

Pour les responsables informatiques, le coût est souvent plus important que la valeur, pour les archivistes, la conservation est prépondérante alors que pour les juristes, c’est la réalité du risque inhérent à l’information et c’est pourquoi, ils ont tendance à tout conserver, « juste au cas où » !

4) exécutifs
Bien évidemment, ce rôle incombe à l’exécutif et aux dirigeants.
Pas si sur !
S’il est évident que les niveaux exécutifs des entreprises doivent s’intéresser à ces questions comme ils se passionnent quand il s’agit d’actifs financiers ou autres, il n’est pas certain qu’ils aient plus de pertinence que les autres pour instruire une réelle politique de gouvernance de l’information, par contre, eux seuls peuvent en décider.

Au niveau exécutif, l’information peut être analysée et comprise, selon les influences déterminantes, comme un coût, une obligation, un levier, etc. et il leur devient plus difficile de gérer, seuls, cette question.

L’émergence d’un nouveau rôle
Les réflexions autour de la valorisation et la gestion des actifs informationnels des organisations
vont contribuer à l’émergence de nouveaux rôles à propos desquels certains analystes n’hésitent pas à parler de formation dans les toutes prochaines années (voir le programme d’IBM).

C’est un manager qui sait gérer une équipe pluridisciplinaire réunissant des juristes, des spécialistes métiers, des responsables marketing, des architectes/urbanistes et des utilisateurs informatiques.
Cette équipe a mission d’instruire le programme de gouvernance de l’information à des fins de décision par l’exécutif au niveau global ainsi que des différents métiers.

Son rôle consiste à :

  • mener à bien la synthèse de tous les besoins,
  • valider l’évaluation des actifs informationnels (au regard des différents besoins),
  • instruire les processus décisionnaires
  • contrôler la mise en application des outils et des nouveaux services qui en sont issus.

La gouvernance de l’information est une affaire trop sérieuse pour ne pas être laissée dans les mains d’un collège d’experts doués de bon sens et soucieux d’efficacité et de pragmatisme.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #2 EVALUATION


#2 EVALUATION

Dans notre série «la gouvernance de l’information en « 5 mots clefs », nous avons déjà discuté du mot clef STRATEGIE.

S’il est clair pour beaucoup d’entre-nous que la gouvernance de l’information est une stratégie et ne peut être réduite à une solution ou une application informatique, c’est également parce que parmi les autres mots clefs qui la caractérisent nous trouvons EVALUATION.

Selon Le Dictionnaire, l’évaluation c’est l’appréciation d’une valeur, d’un capital.
Tout est dit ou presque !

En effet, il ne peut y avoir de gouvernance de l’information, de stratégie quant à la gestion des informations (données et documents) sans leur évaluation.

Il n’est pas rare de rencontrer des responsables juridiques d’entreprise qui, partant du principe de précaution (le fameux «just in case»), considèrent qu’il faut TOUT conserver.

Ce réflexe bien compréhensible n’est plus adapté :

  • les volumes de données non structurées augmentent trop vite
  • la complexité des risques encourus est plus importante
  • les solutions ne sont pas adaptées et/ou très couteuses.

Avec la gouvernance de l’information, il faut savoir apprécier son capital informationnel.

A un titre purement personnel, il nous est facile de tout garder (photos, emails, logs de messages sur Skype ou MSN, lettres, feuilles de calculs, copies numérisées de documents, etc.) sans trop se préoccuper de la valeur juridique, informationnelle ou simplement sentimentale de ces données et documents.

Au niveau des organisations et des entreprises, le travail d’évaluation doit être fait en fonction de plusieurs critères conjoints :

  • valeur juridique (obligation de conformité, gestion des risques)
  • valeur métier (pertinence de la conservation de l’information pour les affaires)
  • valeur patrimoniale

Ainsi l’organisation doit mettre en oeuvre un référentiel des données et contenus qui constituent son capital informationnel au regard des critères présentés ci-dessus.
Ce référentiel permettra non seulement d’avoir une vue d’ensemble ou par type des actifs, en terme de données et de documents physiques ou numériques, de l’organisation mais également de guider les «producteurs» dans les processus de conservation ou de pérennisation (archivage) des seuls contenus éligibles.

La pratique d’évaluation est à la base de l’exécution d’une stratégie de gouvernance de l’information.
Il s’agit d’un travail réalisé avec les concours des archivistes et des responsables métiers, mais également de l’IT (en charge de mettre en production les solutions techniques les mieux adaptées).

Il s’agit d’un travail de réflexion et de décision qui ne peut faire l’objet en préalable d’aucune automatisation.

Il s’agit également d’un travail continu qui s’inscrit dans la durée (évolution des contextes : production et utilisation de contenus, contraintes légales ou règlementaires, etc.).

Il s’agit enfin d’une validation au niveau exécutif à l’instar de ce qui se passe pour toutes les questions et décisions liées au capital, qu’il soit financier, humain ou informationnel, des organisations.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #1 STRATEGIE


#1 STRATEGIE

La gouvernance ou plus simplement la bonne gestion de l’information, c’est tout d’abord une stratégie !

Selon Le Dictionnaire, la définition du mot stratégie est l’art de combiner et de coordonner diverses actions pour atteindre un but.

Inutile ici de disserter sur l’art, mais prenons un peu plus de temps pour tenter de mieux comprendre les buts à atteindre et les actions ou moyens à disposition.

Quels buts ?

Le premier but de toute organisation est de grandir ou à défaut de «rester en vie».
Pour ce faire les entreprises, mais également les organisations à vocation moins profitable, vont décider et déployer des stratégies, souvent opportunistes, leur permettant, du moins le souhaite t’elle, d’assurer leur pérennité.

La différence des contextes, mais également la relative imprévisibilité des évènements va naturellement largement influencer à court et moyen terme la stratégie.

Pour atteindre ce but ultime, l’organisation va devoir mettre en oeuvre des stratégies «secondaires», quelquefois ponctuelles, toujours conjoncturelles.

En ce qui concerne la gouvernance de l’information, il s’agira, notamment, de :

  • gérer les risques de conformité (lois et règlements)
  • anticiper les évolutions fonctionnelles (entreprise 2.0)
  • contribuer au développement des affaires
  • etc.

Quelles actions ?

Dans la mesure où la gouvernance de l’information est partie intégrante (sous-ensemble) et importante de la stratégie de l’organisation, elle doit être instruite avec le concours de toute l’organisation pour une mise en oeuvre faite sous l’impulsion et le contrôle des dirigeants.

Au delà de cette étape nécessaire qu’est l’implication forte de l’exécutif des organisations, d’autres actions sont indispensables :

  • impliquer toute l’organisation (opérationnels, fonctionnels, IT, etc.)
  • expliquer la stratégie
  • communiquer sur l’importance des enjeux
  • préparer les prochaines étapes
  • adapter la structure organisationnelle et fonctionnelle
  • conduire et accompagner les changements qu’elle induit
  • définir les processus, les contrôles et les mesures
  • forcer son application et évaluer les résultats
  • assurer la disponibilité des solutions techniques

En fin de compte, le gouvernance de l’information est bien une stratégie centrée sur le traitement des informations produites et utilisées par l’entreprise.
Elle ne peut se résumer à une simple (ou très compliquée) question technique ou fonctionnelle de records management.

La gouvernance de l’information fait partie des anticipations de l’organisation.
Elle s’inscrit dans une attitude proactive et non pas simplement réactive aux évolutions structurelles ou contextuelles.