Cinq mots clefs pour la gouvernance de l’information, est-ce bien raisonnable ?


Non,
enfin, pas si sur !

En effet, en relisant ces notes après une courte pause estivale, il me vient à l’esprit d’autres mots, d’autres notions, d’autres acronymes, qui auraient également pu faire l’objet d’un développement publié en pleine canicule.

Tout d’abord pourquoi SERVICE sans S ?
Parce qu’ici, on préfère parler un langage fonctionnel et non technique !

La vie est faite de choix et le mien a été clairement de valoriser STRATEGIE (et non pas POLITIQUE), EVALUATION (non pas VALEUR), CYCLE (sûrement pas ETAPES), SERVICE (non SERVICES), CONFIANCE (non pas SECURITE), qu’en serait-il pour vous ?

Bientôt, je reviendrai sur la gouvernance de l’information avec des mises en perspectives nouvelles, organisées autour de mots clefs qui sont également porteurs de sens pour tous les acteurs du monde économique et social : COUT(S), RISQUE(S) et CONFORMITE.

Nous avons déjà évoqué, souvent rapidement, une autre dimension de la gouvernance de l’information qui, elle aussi, mérite qu’on s’y attarde.
Les mots clefs de cette série représentent une réalité encore peu ou mal approchée par certaines organisations : SOCIAL, 2.0, MUTATION.

A bientôt et Bonne rentrée.

En attendant, une note à lire sur le Blog de Michael Maoz (Gartner) : Who’s on First: Social CRM for the Asocial enterprise

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #4 SERVICE


#4 SERVICE

Pourquoi une stratégie de gouvernance de l’information ?

Par seule obligation de respect des normes, des lois ou également pour apporter un nouveau/meilleur SERVICE à toute l’organisation ?

Selon Le Dictionnaire, le service est défini comme l’action de servir, de s’acquitter de certains devoirs ou de certaines fonctions ; le résultat de cette action.

Ainsi, la mise en oeuvre fonctionnelle et technique d’une stratégie de gouvernance de l’information doit obligatoirement être l’occasion d’une meilleure qualité et/ou de nouveaux services tant en interne qu’au-delà des murs de l’entreprise.

Instruire, décider d’une stratégie, puis faire un travail d’évaluation des informations pour construire un référentiel de conservation est une tâche bien trop importante et donc trop onéreuse pour être considérée UNIQUEMENT comme une réponse à des besoins de conformité.

Il y a probablement beaucoup de moyens ou d’astuces pour limiter les risques de non conformité même si les retentissements donnés à certaines affaires outre-atlantique laissent à penser le contraire (Enron, Coleman Holdings Inc. v. Morgan Stanley & Co ou encore Zubulake vs. UBS Warburg Inc.) et le quotidien des gestionnaires de risques est d’identifier et d’anticiper autant que faire se peut ce type de « désagrément ».

Quand bien même, un vendeur pourrait se prévaloir de la solution miracle en réponse à ces questions de conformité (en perpétuelle évolution), quel argument saura-t’il utiliser pour convaincre l’exécutif d’une organisation, les responsables opérationnels ainsi que l’IT, d’investir des sommes considérables afin de «dormir sur ses deux oreilles» ?

Le besoin de conformité n’est jamais aussi pressant que lorsque l’autorité constate de manquements ou des fautes, c’est un peu comme pour les limitations de vitesse, et les contrôles radars qui permettent de s’assurer que les automobilistes sont vigilants dans certains secteurs dangereux mais qui ne garantissent pas que tout à chacun roule toujours à la limite imposée !

Hors cette analogie un peu rapide, il faut reconnaître que le moteur des organisations réside dans leur but de développement (ou a minima de survie dans certaines conjonctures) et que toute stratégie secondaire doit concourir à la réalisation de cet objectif premier.

Avec l’entreprise 2.0, la gouvernance de l’information doit constituer une opportunité de création de nouveaux services, sources de plus d’efficacité et supports de croissance.

La mise en oeuvre de référentiels, l’évaluation du capital informationnel et le recensement des informations peut-il servir de socle au développement des plates-formes du savoir et de la collaboration dont nous pressentons tous qu’elles sont à l’origine des organisations de demain ?

La déduplication des informations (métadonnées, documents, données structurées) partagées entre les CRM, ERP, ECM et plate-formes collaboratives, ainsi que leur valorisation (multi canal, mode push, etc.), au delà des architectures en silo, sont autant de considérations intégrées à une stratégie de gouvernance de l’information.

Cette stratégie, de part sa capacité à améliorer le SERVICE apporté à et par l’organisation, devient moteur de développement et support de la mutation vers l’entreprise 2.0.

Enterprise Information Management, un nouvel « eldorado » ?


Il y a de nombreux domaines dans lesquels le potentiel de croissance est important. La gestion de l’information en tant qu’élément doté d’une valeur intrinsèque fait partie de ces opportunités.

La perte de contrôle de certaines grandes organisations quant à la conformité de leur procédures internes a conduit les administrations à édicter des règles contraignantes et à se donner les  moyens d’en vérifier l’application.
Il est difficile d’affirmer que la multiplication des règles, des lois et des normes a été l’élément clef de l’émergence du concept de l’Enterprise Information Management (gestion des actifs informationnels de l’entreprise), mais il est patent qu’elle y a participé.

Mais pourquoi cette émergence si « soudaine » ?
La mise en oeuvre d’un nouvel arsenal législatif  ou règlementaire ne justifie pas à elle seule cette « urgence ».
En effet, d’un point de vue cynique, le respect de la conformité peut être vu simplement comme une question de gestion des risques.
Aujourd’hui, les entreprises doivent faire face à un danger bien réel, la perte de contrôle des informations qu’elles produisent et qu’elles utilisent au quotidien !

L’arrivée du web 2.0 a propulsé l’individu, l’internaute, le collaborateur, vous et moi, dans un rôle d’acteur, donc de créateur et de publicateur de contenu et non plus simplement de consommateur. Le simple fait de permettre de mettre fin aux comportements uniquement passifs est en soi une révolution porteuse de nouveaux défis.

Un besoin impérieux de contrôle
Nous créons tous les jours de nouveaux contenus (courriers électroniques, vidéos, pages web, etc.) et nombreux sont ceux qui n’ont aucune valeur, mais cela signifie t-il pour autant qu’ils ne sont porteurs d’aucun risque pour une organisation ?

Pas si sur, aussi les entreprises doivent contrôler les documents et plus globalement tous les contenus non structurés produits à partir des applications mises à disposition de leurs collaborateurs.

Le contrôle est devenu une nécessité pour une bonne protection de l’entreprise, mais cela ne fait que compliquer la gestion des risques, même si la démarche est non plus simplement réactive mais plutôt proactive.

Valoriser la croissance ?
In Fine, la gestion des actifs informationnels de l’entreprise ne trouve pleinement sa valeur que si elle est un levier pour la croissance de l’entreprise.

Aussi, si ce concept représente bien un nouvel eldorado, les premiers à en tirer profit seront :

  • les entreprises elles-mêmes par une gestion plus fine et une valorisation de ces actifs
  • les grandes sociétés de conseils (Big 4, pour ne pas les nommer)
  • Les intégrateurs parmi les plus grands,  les plus pertinents et imaginatifs du marché
  • Les principaux acteurs de l’ECM et notamment ceux qui auront su « maîtriser » la gestion des contenus issus d’applications du type Microsoft SharePoint ou autres outils collaboratifs

Si tant est que l’EIM représente un jour un marché, ce ne sera pas un marché de niche.
Il demande une expérience,  une légitimité et une maîtrise technique qui est souvent le fait des plus grandes organisations.

Claude Super

Quelques liens utiles :
Gartner
Livre blanc publié par Atos Origin en mai 2008
Une illustration avec un cas client :http://www.slideshare.net/AlexDesobry/aligner-la-gestion-des-contenus-sur-les-processus-mtiers