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WCM, ECM : l’information en tant que service


La Cabinet Gartner a publié fin août la dernière version du Magic Quadrant (« Magic Quadrant for Web Content Management ») consacré à la gestion de contenu web et les « gagnants » sont Autonomy, Open Text, Oracle, SDL, SiteWore et FatWire Software.

Il y a peu, Dan Elam publiait dans son blog une tribune intitulée Entreprise Content Management is dead, dans laquelle il explique en quoi les solutions traditionnelles de gestion de documents ont failli et pourquoi elles n’ont pas de place dans un proche avenir.

La juxtaposition dans le temps de ces deux informations sont révélatrices des mutations que nous vivons et qui impactent fortement les déploiements technologiques de demain.

Les organisations commencent à comprendre l’importance des canaux online et il n’est pas surprenant d’entendre que, lors d’une enquête menée auprès d’un millier de partenaires, IBM a, par exemple, découvert que 45% d’entre eux testaient les réseaux sociaux afin de trouver de nouvelles façons de générer du chiffre d’affaires (Source : Le Monde Informatique).
Les employés et les clients évoluent rapidement dans leur façon de consommer et de produire des contenus mais également d’interagir avec les sources d’information.
Il n’est pas rare d’entendre aujourd’hui, les plus jeunes se plaindrent de « l’archaïsme » de l’outil email et, en conséquence, préférer une communication efficace, concise et plus rapide (performante?) au travers des outils de messagerie instantanée ou encore de microblogging comme Twitter.
Cette réalité pousse les organisations à déployer des solutions répondant à l’attente du public en terme de :

  • facilité d’utilisation (utilisabilité)
  • d’accessibilité (navigateur web, smartphone, Ipad, etc.)
  • et de pertinence des données et des informations disponibles (mode push et pull)

Et tous les spécialistes d’appeler à la réalisation de vraies solutions de gestion de contenus (baptisées Universal Content Management) capables d’offrir des services de recherche, de consultation, d’agrégation, d’analyse des contenus produits et utilisés tant au sein de l’entreprise qu’en dehors de ses propres systèmes et applications.

L’information est une richesse et son utilisation va, avec les innovations technologiques et les améliorations apportées aux solutions de gestion de contenu web, contribuer à la création de nouvelles richesses dans un monde dématérialisé, étendu et plus fluide.

L’affirmation de l’homme (ami, client, partenaire, collègue, employé, etc.) au coeur des processus de traitement et d’exploitation des contenus permet de faire sortir l’entreprise de son carcan et de ses chapelles traditionnelles (métiers, technologies, outils).
Elle peut ainsi faire voler en éclat une organisation obsolète dont on perçoit qu’elle n’est plus adaptée pour mettre à disposition l’information en toute confiance, et ainsi elle la valorise au service du développement de l’entreprise.


La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #1 STRATEGIE


#1 STRATEGIE

La gouvernance ou plus simplement la bonne gestion de l’information, c’est tout d’abord une stratégie !

Selon Le Dictionnaire, la définition du mot stratégie est l’art de combiner et de coordonner diverses actions pour atteindre un but.

Inutile ici de disserter sur l’art, mais prenons un peu plus de temps pour tenter de mieux comprendre les buts à atteindre et les actions ou moyens à disposition.

Quels buts ?

Le premier but de toute organisation est de grandir ou à défaut de «rester en vie».
Pour ce faire les entreprises, mais également les organisations à vocation moins profitable, vont décider et déployer des stratégies, souvent opportunistes, leur permettant, du moins le souhaite t’elle, d’assurer leur pérennité.

La différence des contextes, mais également la relative imprévisibilité des évènements va naturellement largement influencer à court et moyen terme la stratégie.

Pour atteindre ce but ultime, l’organisation va devoir mettre en oeuvre des stratégies «secondaires», quelquefois ponctuelles, toujours conjoncturelles.

En ce qui concerne la gouvernance de l’information, il s’agira, notamment, de :

  • gérer les risques de conformité (lois et règlements)
  • anticiper les évolutions fonctionnelles (entreprise 2.0)
  • contribuer au développement des affaires
  • etc.

Quelles actions ?

Dans la mesure où la gouvernance de l’information est partie intégrante (sous-ensemble) et importante de la stratégie de l’organisation, elle doit être instruite avec le concours de toute l’organisation pour une mise en oeuvre faite sous l’impulsion et le contrôle des dirigeants.

Au delà de cette étape nécessaire qu’est l’implication forte de l’exécutif des organisations, d’autres actions sont indispensables :

  • impliquer toute l’organisation (opérationnels, fonctionnels, IT, etc.)
  • expliquer la stratégie
  • communiquer sur l’importance des enjeux
  • préparer les prochaines étapes
  • adapter la structure organisationnelle et fonctionnelle
  • conduire et accompagner les changements qu’elle induit
  • définir les processus, les contrôles et les mesures
  • forcer son application et évaluer les résultats
  • assurer la disponibilité des solutions techniques

En fin de compte, le gouvernance de l’information est bien une stratégie centrée sur le traitement des informations produites et utilisées par l’entreprise.
Elle ne peut se résumer à une simple (ou très compliquée) question technique ou fonctionnelle de records management.

La gouvernance de l’information fait partie des anticipations de l’organisation.
Elle s’inscrit dans une attitude proactive et non pas simplement réactive aux évolutions structurelles ou contextuelles.

Management de l’information [devoir de vacances ;-) ]


A découvrir ou simplement parcourir.