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Social, 2.0, mutation et gouvernance de l’information


La mise en perpective de la gouvernance de l’information au travers des différents prismes associés aux 5 mots clefs : STRATEGIE, EVALUATION, CYCLE, SERVICE, CONFIANCE à laquelle nous avons ajouté en début de semaine un éclairage autour des réalités de COUTS, RISQUES et CONFORMITE trouve, dans les quelques lignes qui suivent, son épilogue.
Aujourd’hui, nous allons, comme annoncé mi-août, clore cette série de notes par le développement de notre point de vue de ce que peut être la gouvernance de l’information en regard des thèmes suivants : SOCIAL(E), 2.0 et MUTATION.

Mettre en valeur la dimension sociale

Aujourd’hui, tout ou presque est social MAIS surtout le réseau !
Nous avons déjà abordé le sujet des réseaux sociaux en général et des réseaux sociaux d’entreprise courant juillet dans nos précédentes notes et du point de vue de la gouvernance de l’information, il est clair que les contenus échangés, commentés et utilisés par ces groupes sont éligibles, au niveau des entreprises, au programme de gestion des documents et autres contenus et actifs informationnels.

En participant de ces programmes, ces contenus, du moins certains, vont acquérir une valeur officielle, reconnue, valorisant ainsi le système.
Dans la dimension sociale, il y a surtout les interactions et l’échange dont la mise en valeur peut également être supportée par la gouvernance de l’information.
Prenons pour exemple un cas simple :
vous avez rendez-vous avec cabinet de recrutement ou avec un responsable ressources humaines, et pour cet entretien vous avez préparé CV, recommandations, certificats de travail ainsi que tous les documents valorisant votre parcours et votre personne.
Généralement, l’entretien, pour tout aussi cordial qu’il puisse être, va être principalement basé sur la lecture par chacun des documents et la découverte des informations.

Dans le cadre d’un programme de gouvernance de l’entreprise, il est possible d’anticiper la valorisation et le contexte d’utilisation de ces informations (données) autour d’un réseau social d’entreprise étendue.
Dans ce cas où la transmission des informations et des documents est faite simplement dans une application partagée, il est probable que lors du premier rendez-vous, la place sera bien plus grande pour des échanges ouverts, riches et approfondis (sur la base des informations déjà transmises et lues).
L’acte d’échange, donc la dimension sociale, est ainsi valorisé au-delà des supports documentaires ou informationnels.

Communiquer, interagir, échanger au-delà de la technique, bienvenue dans l’ère 2.0.

2.0 et demain 3.0, le débat est ouvert notamment au travers de nombreuses notes sur le web.
J’aime beaucoup la définition que reprend @benoitvidal en citant le schéma que propose @chiefmartec qui a le mérite d’être clair et d’expliquer simplement le changement :

  • Le web 1.0 consiste à lier des pages. Les géants qui ont émergés de cette vague sont Google et Yahoo!, ils nous aident à trouver du contenu des pages web.
  • Le web 2.0 consiste à lier des personnes. Les médias sociaux ont explosé, en permettant le partage de photos et vidéos sur flickr et YouTube, ou en nous connectant avec nos amis et collègues à travers Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.
  • Le web 3.0 consiste à lier des données. Qui sera le leader de cette période ?

Le web 1.0 a apporté le web marketing et le search marketing. Le web 2.0 nous a apporté le social media marketing. Le web 3.0 nous apporte un nouveau concept, le data marketing.

Nul besoin d’en rajouter sur l’impérieuse nécessité d’une stratégie de gestion des actifs informationnels (données et documents) et si vous en doutez encore allez jeter un oeil sur l’article paru dans Le Temps de ce jour à propos du web sémantique.

Une mutation bien au-delà de ce que nous imaginons.

La révolution numérique est en marche et nul ne peut en douter.
Les évolutions technologiques de ces 20 dernières années sont le socle d’une mutation profonde de notre société et de notre condition.

Nul ne sait où nous allons, mais tout le monde s’accorde à constater que nous y allons avec précipitation.
Il y a quelques jours Jean-Claude Guillebaud abordait, entre autres, cette réalité de notre mutation et la vitesse à laquelle elle se passe, dans A Première Vue – RSR, tandis que d’autres tels Hans Moravec ou encore Paul Virilio (théoricien de la vitesse) travaillent sur les étapes et les conséquences de cette révolution numérique.

La gouvernance de l’information est une nécessité qui va accompagner cette transformation et l’innovation informatique qui révolutionne notre rapport au réel ne peut que se faire dans un espace de confiance et de rigueur.

Sommes-nous prêts ?

Coûts, risques, conformité et gouvernance de l’information


Durant l’été, nous avons exploré ou mis en perspective la gouvernance de l’information au travers des cinq mots clefs : STRATEGIE, EVALUATION, CYCLE, SERVICE et CONFIANCE.

Nous souhaitons avec ces quelques lignes donner encore plus de consistance à la notion de gouvernance de l’information (ou gestion pro active des actifs informationnels) au travers des thématiques des COUTS, des RISQUES et de la CONFORMITE.

La gouvernance de l’information est le socle des succès de demain car elle est à la source d’une meilleure capacité d’anticipation et de réaction.
En effet, pour progresser sur la voie de l’agilité, les entreprises doivent prendre, souvent rapidement, les bonnes décisions.
Celles-ci sont le fait des responsables opérationnels ou fonctionnels qui s’appuient sur les informations produites et échangées par les systèmes traditionnels et dans les solutions collaboratives et autres réseaux sociaux d’entreprise.

Les entreprises doivent continuer à se développer, à exister ou bien à survivre en cette période de crise ou, soyons optimiste, de sortie de crise.
Leur capacité à innover doit être réelle et la gouvernance de l’information est au coeur même des processus d’innovation (collaboration, écoute, etc.) et de mutation (2.0) des entreprises.

Une aide au contrôle des coûts

Aujourd’hui, chacun surveille les coûts et il est facile de constater que nous sommes « priés » de faire beaucoup avec peu ! Ce n’est pas nouveau me direz-vous et, sans contrôle des coûts et optimisation des recettes, il n’y a pas de bénéfices donc pas de survie, économiquement parlant.
La gouvernance de l’information peut agir comme une aide à la maîtrise des coûts.
En effet, la simple évaluation conjuguée à une approche du cycle de vie de l’information ainsi que des contenus peut influencer les coûts.
Les fournisseurs de solutions de stockage ont développé des outils permettant la déduplication des données et la gestion de ces contenus dans le « cloud » agit comme un réducteur de coût à périmètre constant. MAIS, les volumes ne cessent de croître et l’équation devient bien plus complexe que par le passé.
Avec la gouvernance de l’information, il est plus facile de passer d’une gestion traditionnelle (budgets IT, + x% d’une année sur l’autre, etc.) à une gestion contrôlée et largement influencée par la capacité  d’un projet à maintenir ou créer de la valeur pour l’entreprise.
Sans une gestion précise et rigoureuse des actifs informationnels qui sont constitutifs de ces mêmes projets, donc de la création de valeur, il est plus difficile de remettre en cause les schémas obsolètes de gestion (réduction) des coûts !
L’organisation informatique, en charge de la gestion des contenus, ainsi que les outils seront jugés à l’aune de la rentabilité et du service qu’ils sauront apporter au bon moment (quelle pro activité, quelle collaboration, quels échanges ?) aux métiers.

Un atout dans la gestion des risques

L’évaluation de son capital informationnel est une étape de la gestion des risques.
Le zéro risque est inconcevable et il faut donc se préparer à gérer le risque, aussi dans ce domaine l’adage, « Mieux vaut un mal connu qu’un bien qui reste à connaître« , reste pertinent.
Chaque organisation, chaque entreprise met en place sa propre politique de gestion des risques et il lui appartient de considérer les risques comme une donnée de son business, ce qui suppose que des outils de mesure ont été mis en place avec les métiers et les services fonctionnels.
Les référentiels, les réseaux sociaux ainsi que les plate formes collaboratives d’entreprises peuvent permettre d’anticiper plus rapidement les menaces et c’est également en cela que la gouvernance de l’information, par l’analyse et le contrôle, va aider les responsables tant au niveau exécutif que des métiers à apprécier la réalité quotidienne des risques avec lesquels ils doivent composer.
La gouvernance de l’information agit selon deux dimensions dans la gestion des risques :

  • en supportant le mode push, qui sous forme d’alerte, met en garde un exécutif ou un responsable quant à l’existence de risques (échelle ?) dans un dossier, un processus.
  • en valorisant le savoir et la connaissance des pratiques d’un marché, d’une région, au regard des règles internes de l’organisation (par exemple : anticiper les risques d’une position dominante sur un marché, etc.) et des conséquences possibles ou probables.

Au service des impératifs de conformité

La gouvernance de l’information est bien évidemment au service de la conformité et au-delà au service de la réussite de l’entreprise.
Si certaines organisations pensent qu’elles peuvent s’affranchir des questions de conformité, elles se trompent lourdement et se rangent d’emblée du côté de celles qui n’auront pas survécu.

En effet, au delà des risques liés à l’absence de conformité (non respect des règles, des lois, des normes et en conséquence le risque de condamnation à des amendes importantes), c’est le coeur même de l’entreprise qui est touché.
Le non respect des règles altère la relation client, déstabilise les employés et, in fine, nuit gravement à toute l’entreprise.
Avec la gestion des actifs informationnels, l’entreprise contrôle ses activités, par exemple au regard du respect de la sphère privée, des lois des pays dans lesquels elle opère ET elle organise l’utilisation de tout ou partie de ces (ses) actifs dans la valorisation de ses produits ou l’amélioration de ses services auprès de ses clients et plus globalement sur la « place du marché« .

En servant les impératifs de conformité, la gouvernance de l’information valorise la totalité des activités de l’entreprise, mais également son image bien au-delà des réseaux sociaux qu’elle utilise pour faire la promotion de ses produits ou services.
Sans afficher ostensiblement sa conformité (qui n’est que bien légitime et normale), l’entreprise dispose d’une stratégie bien plus valorisante en terme de réputation et de pénétration de marché.
Ou comment considérer la conformité comme un support de croissance et non plus uniquement comme une contrainte légitime mais pesante !

Cinq mots clefs pour la gouvernance de l’information, est-ce bien raisonnable ?


Non,
enfin, pas si sur !

En effet, en relisant ces notes après une courte pause estivale, il me vient à l’esprit d’autres mots, d’autres notions, d’autres acronymes, qui auraient également pu faire l’objet d’un développement publié en pleine canicule.

Tout d’abord pourquoi SERVICE sans S ?
Parce qu’ici, on préfère parler un langage fonctionnel et non technique !

La vie est faite de choix et le mien a été clairement de valoriser STRATEGIE (et non pas POLITIQUE), EVALUATION (non pas VALEUR), CYCLE (sûrement pas ETAPES), SERVICE (non SERVICES), CONFIANCE (non pas SECURITE), qu’en serait-il pour vous ?

Bientôt, je reviendrai sur la gouvernance de l’information avec des mises en perspectives nouvelles, organisées autour de mots clefs qui sont également porteurs de sens pour tous les acteurs du monde économique et social : COUT(S), RISQUE(S) et CONFORMITE.

Nous avons déjà évoqué, souvent rapidement, une autre dimension de la gouvernance de l’information qui, elle aussi, mérite qu’on s’y attarde.
Les mots clefs de cette série représentent une réalité encore peu ou mal approchée par certaines organisations : SOCIAL, 2.0, MUTATION.

A bientôt et Bonne rentrée.

En attendant, une note à lire sur le Blog de Michael Maoz (Gartner) : Who’s on First: Social CRM for the Asocial enterprise

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #5 CONFIANCE


#5 CONFIANCE

Tel est le maître mot de la gouvernance de l’information !

Selon Le Dictionnaire, la CONFIANCE c’est le fait de croire fortement ou l’impression de sécurité envers une personne à qui l’on se remet.

Parmi les 5 mots clefs choisis associés à la gouvernance de l’information, la CONFIANCE est probablement le catalyseur de tout ce qui a été écrit dans nos précédentes notes.

Nous parcourons, regardons, lisons, écoutons autant de contenus et d’informations qu’il nous est possible ou vers lesquels notre soif d’information et notre curiosité naturelle nous conduit.

Nous savons que les sources sont d’inégale qualité, et nous avons appris ensemble, ou seul, à faire la part des choses et à juger ces contenus avec un certain regard critique quant à leur qualité et surtout leur véracité.
L’espace informatif tel que nous le connaissons au travers des médias classiques (TV, radio, presse écrite) et du web n’est pas un espace de confiance, et cela n’est pas si grave (avons-nous le choix ?) !

Dans les entreprises et les organisations, les choses sont bien différentes, et il est impératif que chacun d’entre-nous ait confiance dans les informations, les données et les contenus qu’il utilise, manipule et communique.

La CONFIANCE ne se décrète pas ; elle se crée et se développe dans un système, un espace où les conditions lui sont favorables.

Avec la gouvernance de l’information, les contours et les règles de cet espace vont être non seulement définies, mais également contrôlées et mesurées dans leur application.

Au même titre que l’évaluation des actifs informationnels va être faite pour apporter un meilleur service et répondre aux exigences de conformité, ce sont les paramètres de sécurité, les règles d’accès et les contrôles de communication qui sont précisés.

L’espace de confiance va se construire autour de :

  • la parfaite connaissance des contenus,
  • la maîtrise de leur cycle de vie et de leur capacité d’exploitation,
  • l’utilisation facile de ces informations (métadonnées, documents et données structurés)
  • la gestion rigoureuse des questions de sécurité
  • le contrôle strict des accès.

Les conséquences pour l’organisation d’une incapacité à mettre en oeuvre son espace de confiance vont bien au-delà de dispositions légales.

C’est pourquoi, en s’attachant au respect des règles, la gouvernance de l’information contribue à instaurer cet espace de confiance dont elle doit en rester la garante.

La révolution numérique va nous pousser à devenir tous plus acteurs que consommateurs d’information et de contenus.
Cette mutation irréversible est porteuse d’opportunités incroyables pour les organisations qui sauront, à l’instar des technologies 2.0, mettre l’homme au coeur des projets et des processus.

En répondant aux légitimes inquiétudes quant à la CONFIANCE, la stratégie de gouvernance de l’information est une brique constitutive du socle sur lequel se bâtit la réalité économique de demain.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #4 SERVICE


#4 SERVICE

Pourquoi une stratégie de gouvernance de l’information ?

Par seule obligation de respect des normes, des lois ou également pour apporter un nouveau/meilleur SERVICE à toute l’organisation ?

Selon Le Dictionnaire, le service est défini comme l’action de servir, de s’acquitter de certains devoirs ou de certaines fonctions ; le résultat de cette action.

Ainsi, la mise en oeuvre fonctionnelle et technique d’une stratégie de gouvernance de l’information doit obligatoirement être l’occasion d’une meilleure qualité et/ou de nouveaux services tant en interne qu’au-delà des murs de l’entreprise.

Instruire, décider d’une stratégie, puis faire un travail d’évaluation des informations pour construire un référentiel de conservation est une tâche bien trop importante et donc trop onéreuse pour être considérée UNIQUEMENT comme une réponse à des besoins de conformité.

Il y a probablement beaucoup de moyens ou d’astuces pour limiter les risques de non conformité même si les retentissements donnés à certaines affaires outre-atlantique laissent à penser le contraire (Enron, Coleman Holdings Inc. v. Morgan Stanley & Co ou encore Zubulake vs. UBS Warburg Inc.) et le quotidien des gestionnaires de risques est d’identifier et d’anticiper autant que faire se peut ce type de « désagrément ».

Quand bien même, un vendeur pourrait se prévaloir de la solution miracle en réponse à ces questions de conformité (en perpétuelle évolution), quel argument saura-t’il utiliser pour convaincre l’exécutif d’une organisation, les responsables opérationnels ainsi que l’IT, d’investir des sommes considérables afin de «dormir sur ses deux oreilles» ?

Le besoin de conformité n’est jamais aussi pressant que lorsque l’autorité constate de manquements ou des fautes, c’est un peu comme pour les limitations de vitesse, et les contrôles radars qui permettent de s’assurer que les automobilistes sont vigilants dans certains secteurs dangereux mais qui ne garantissent pas que tout à chacun roule toujours à la limite imposée !

Hors cette analogie un peu rapide, il faut reconnaître que le moteur des organisations réside dans leur but de développement (ou a minima de survie dans certaines conjonctures) et que toute stratégie secondaire doit concourir à la réalisation de cet objectif premier.

Avec l’entreprise 2.0, la gouvernance de l’information doit constituer une opportunité de création de nouveaux services, sources de plus d’efficacité et supports de croissance.

La mise en oeuvre de référentiels, l’évaluation du capital informationnel et le recensement des informations peut-il servir de socle au développement des plates-formes du savoir et de la collaboration dont nous pressentons tous qu’elles sont à l’origine des organisations de demain ?

La déduplication des informations (métadonnées, documents, données structurées) partagées entre les CRM, ERP, ECM et plate-formes collaboratives, ainsi que leur valorisation (multi canal, mode push, etc.), au delà des architectures en silo, sont autant de considérations intégrées à une stratégie de gouvernance de l’information.

Cette stratégie, de part sa capacité à améliorer le SERVICE apporté à et par l’organisation, devient moteur de développement et support de la mutation vers l’entreprise 2.0.