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ECM 2.0 : Interopérabilité, Standards et Certification


La gestion électronique de documents, et plus généralement de contenus, continue à évoluer au gré, notamment, des déploiements des applications du modèle 2.0.

Quand Frédéric Charles écrit dans un commentaire publié sur ce blog : »Ceci pour dire que le plus compliqué pour aborder ce sujet est de faire comprendre aux éditeurs et consultants que le Content Management tel qu’il le pratique depuis 10 ans n’a plus d’avenir et qu’il doivent intégrer le 2.0. Ensuite la technologie suivra et le ticket d’entrée n’est pas élevé (sinon on ne serait pas partis). L’effort est à mettre sur les usages » en parlant de son expérience à la Lyonnaise des Eaux, il remet en quelque sorte l’église au milieu du village en rappelant qu’in fine c’est l‘utilisateur qui « bâtit » la solution !

Au delà de l’intégration du 2.0, les éditeurs ne peuvent plus faire l’économie de la mise en oeuvre des technologies d’interopérabilité ni de l’obtention de certifications.

L’interopérabilité au service de la fluidité et de la circulation des contenus

Tout le monde le dit, certains l’écrivent, les analystes le proclament, l’entreprise 2.0 est basée sur un modèle qui, entre autre, bannit les cloisonnements entre référentiels (généralement verticaux) pour une approche non pas transversale mais mutualisée (donc ouverte) !

Etant entendu qu’au delà des voeux pieux et d’une certaine candeur, nous savons tous qu’il y a une technologie en production derrière ces solutions, permettez-moi de revenir sur un standard d’interopérabilité lancé par les éditeurs et à propos duquel Nuxeo a beaucoup communiqué ces derniers temps : je veux parler de CMIS !

CMIS doit permettre aux applications de s’affranchir des éditeurs (en terme de spécifications techniques).
Aujourd’hui, la valeur ajoutée est dans la gestion, la distribution et l’accessibilité du contenu au-delà de tout logiciel.
Ceci favorise l’agilité ainsi que la réflexion sur des nouvelles méthodes de gestion de l’information stratégique, et cela va bien au-delà des spécificités du référentiel développé par tel ou tel éditeur.

Laurence Hart précise, dans la présentation ci-dessous, 3 cas dans lesquels la circulation des contenus bénéficient des atouts de CMIS  :

  • référentiel à référentiel
  • application à référentiel
  • fédération de référentiels

CMIS est une première étape vers l’interopérabilité, mais le monde de la gestion de contenu propose d’autres normes potentielles : PDF/A pour la conservation à long terme de documents électroniques, Dublin Core pour les métadonnées ou encore OpenSocial en tant que moyen pour faciliter la collaboration en ligne, les échanges sociaux  et leur intégration avec les solutions ECM « classiques ».
La définition des référentiels se fait au regard du respect des standards tels PRONOM [formats de fichiers], IANA [types MIME], ICA, ISO 639, OAIS, Moreq2 et des l’exigence d’interopérabilité.

Les organisations qui souhaitent rester compétitives et réactives doivent réfléchir au-delà du référentiel unique.

La certification au service d’un espace de confiance

DOD 501.2, Moreq 2, les exigences de conformité ne manquent pas et qu’elles soient d’origine européenne ou nord-américaine, elles soulignent à quel point il est essentiel pour les solutions de gestion de contenus d’apporter également une réponse en terme de construction d’espace de confiance.

Il n’est pas surprenant de constater que les solutions qui communiquent le plus aujourd’hui à propos des certifications DOD (records management) sont des solutions portées par le monde de l’open source : Alfresco, Nuxeo, alors que IBM, EMC, Oracle, Microsoft, Xerox, Vignette et OpenText, bien que disposant de solutions également certifiées, sont plus discrets sur ce sujet.

Au-delà des questions d’argumentaires marketing, il est patent que l’ECM 2.0, qu’il soit issu de monde de l’open source ou de celui des éditeurs plus traditionnels, doit intégrer des fonctionnalités du type records management mais surtout prouver sa capacité, par les certifications dont les solutions disposent, à assurer pleinement la confiance dans les systèmes et les contenus.

Il y a quelques semaines, je publiais une note de « prévision » quant aux acteurs de l’ECM, note basée sur 5 règles du jeu :

  1. avoir une taille critique (a priori le jeu est réservé aux majors)
  2. avoir une offre cohérente incluant :
    1. Master data management
    2. Business Intelligence
    3. Records Management
    4. eDiscovery
    5. Fédération de contenus (ECM) et support des applications traditionnelles mais également SharePoint, emails ainsi que tous les fichiers produits par les collaborateurs
    6. Web Content Management
    7. Architecture 2.0
  3. supporter les médias et réseaux sociaux
  4. disposer d’un écosystème performant
  5. supporter le cloud (privé et/ou public)

Aujourd’hui, il nous faut probablement préciser l’importance des standards, y compris des standards d’interopérabilité.


Agrégation et publication des contenus sociaux = output management 2.0 pour community manager ?


Les contours de l’output management 2.0 sont encore flous tant il est vrai que pour beaucoup d’acteurs et de « gourous », il n’est, et ne peut être, qu’une question technique et donc à traiter en dernier ressort.
Pas si sur ! , et l’agrégation de contenus (au delà des fils RSS) pourrait être considéré comme une évolution probable.

Récemment, j’ai eu le plaisir de rencontrer Edouard Lambelet, fondateur de SmallRivers et créateur de paper.li à l’occasion du prix Strategis décerné le mardi 16 novembre (au fait le lauréat est Poken).

Paper.li (cliquez ici pour découvrir et utiliser ce service) est présenté par certains comme un « automated curation tool« , c’est à dire une solution d’agrégation et de présentation de contenu, pour d’autres, il ne s’agit pas de « curation »

La discussion est ouverte et c’est le signe que ce type de services a du sens face à la déferlante d’information qui nous submerge, que certains ont déjà baptisée « infobésité » (infobesity), et à propos de laquelle vous pouvez lire la note publiée le 15 novembre.

L’union du Pull et du Push

A l’occasion de ce rapide échange avec Edouard Lambelet, il a été intéressé par l’emploi que je faisais de terme édition à propos de « Claude Super Daily » poussés sur Twitter deux fois par jour.

Twitter.com/ClaudeSuper

Twitter.com/ClaudeSuper

En effet, l’utilisation que je fait de service est uniquement de pousser de l’information que je juge intéressante (parce que je suis [NDLR suivre] les « émetteurs » sur Twitter) à défaut d’être toujours pertinente sous un format pratique (mise en page rappelant la presse papier), agréable à parcourir (thèmes, sections, textes, images, vidéos) et valorisant pour le « rédacteur en chef » que je suis malgré moi.

Un des atouts, à mon avis, de ce service est dans l’automatisation de la collecte des informations (pull), son organisation, sa présentation et sa diffusion (push) vers votre audience, votre public, votre cible quoi !

Les dangers de l’automatisation

Par contre, l’utilisation à des fins purement métiers de ce type de services n’est pas sans risque : la perte ou l’absence de contrôle.

Chacun sait que le contrôle des informations publiées en votre nom est un élément critique de votre crédibilité, de votre image, de votre e-reputation.

Les réseaux sociaux sont à l’origine de l’explosion des contenus et il est intéressant de pouvoir disposer de solutions faciles, intuitives pour « faire le tri » et relayer ce qui nous paraît pertinent.

Les outils d’agrégation du type paper.li représentent une nouvelle génération de services plus simples d’utilisation que Netvibes ou autres agrégateurs de RSS feeds, mais ils sont encore loin d’apporter les garanties nécessaires aux professionnels de l’information.

Paper.li/ClaudeSuper

Loin de faire concurrence à la presse traditionnelle pour le moment, ces services peuvent, à moindre coût (mise à disposition d’options de personnalisation, filtres, nouvelles sources, etc.) représenter une vraie alternative à toutes les publications internes (lettres, revues de presse, etc.) ou collégiales (symposium, congrès, conférences) qui sont souvent, il faut le reconnaître, de médiocre qualité au regard du travail fourni et des ressources employées.

Quant le réseau social (et le microblogging) devient prédominant et pertinent, il est nécessaire de pouvoir disposer de nouvelles solutions de push de contenus nés avec, ou grâce, à lui et donc particulièrement bien adaptées à ces contraintes : des solutions d’output management !

Entreprise 2.0, analyse, valorisation et gouvernance de l’information


Nombreux sont les échanges autour de l’entreprise 2.0 et du bon usage de la quantité l’information générée et véhiculée par ce nouveau modèle.

Dernièrement se tenait à Francfort, l’Entreprise 2.0 summit et je vous laisse lire le compte rendu très intéressant publié sur BlogSpirit.

Il y a quelques jours, IBM faisait son show annuel à Las Vegas : IBM Information On Demand et cette édition a été l’occasion de nombreuses annonces

(toutes les vidéos sont en ligne à http://www.youtube.com/user/IODGC)

et notamment celle concernant IBM’s Case Manager (pour ceux qui ont un doute sur la définition du Case Management, merci de suivre ce lien)

Case Manager est présenté comme une extension du noyau ECM (FileNet) à travers l’intégration de fonctionnalités existant dans plusieurs autres logiciels et, en particulier, capacités d’analyse, processus et règles, mais également partage et collaboration.

Case Manager est organisé autour d’un nouvel outil de conception plutôt destiné aux analystes d’affaires et d’un environnement utilisateur accessible au travers d’une nouvelle génération de widgets/mashups.

Sans entrer dans le détail de l’offre, il m’a semblé important de mentionner les éléments pertinents lors de la création des différents cas :

  • les propriétés du cas (métadonnées)
  • les rôles (en liaison avec les utilisateurs)
  • le type de cas qui peuvent exister (cas liés, interdépendants, etc.)
  • le type de documents qui peuvent être inclus dans le cas voire déclencher le cas
  • les données et les recherches (y compris affichage et restitution)
  • les droits des utilisateurs (ou des rôles)
  • le ou les dossiers par défaut inclus dans le cas
  • les tâches qui peuvent être ajoutés à cette affaire, dont chacun est un processus (même s’il n’y a qu’une seule étape)
  • le processus derrière chacune des tâches

Il est clair que cette offre ouvre la voie d’une nouvelle utilisation des données et des informations et si l’annonce du Case Manager ne fait que suivre le mouvement amorcé par ACM , elle n’en reste pas moins intéressante et novatrice.

En ajoutant des possibilités d’intégration (BPM ) mais également d’analyse des données, la solution vient «marier» avantageusement business intelligence et gestion de contenus pour plus de confiance et une meilleure gestion des actifs informationnels.

Naturellement, la concurrence n’est pas en reste et l’acquisition récente de Streamserve par OpenText est une des étapes de consolidation de l’offre ECM dans un nouveau type de solution qui, quelle s’appelle EIM (Entreprise Information Management) ou UCM (Universal Case Management), vient conforter les initiatives et projets du type 2.0, en y ajoutant les dimensions de contrôle, donc de confiance, qui lui sont indispensables.

Intégration « content management » et entreprise 2.0


L’entreprise 2.0 est un modèle qui va permettre à nos organisations de continuer d’évoluer, mais cela n’est pas sans difficultés tant l’existant est important, voire stratégique, surtout quand on aborde la question des processus métiers.

Dans ce contexte, la gestion des contenus (ECM) fait partie des préoccupations des responsables métiers et des équipes informatiques et le chemin peut être semé d’embûches, alors autant suivre quelques balises utiles !

Evaluation
Tous les contenus produits, reçus et utilisés dans votre organisation n’ont pas la même valeur d’usage et, de ce seul point de vue, il est urgent de procéder à leur évaluation tant le volume grossit rapidement.
Pour évaluer le contenu, il y a quelques moyens qu’il faut  mettre en oeuvre en « standard ». Il peut s’agir de règles basées sur les métadonnées liées au contenu (type, auteur, mots clefs), mais cela risque de ne pas être suffisant.
D’autres moyens sont à envisager, tels le suivi de l’usage des contenus et documents (tracking), mais comme nous l’avons déjà mentionné au travers de nombreuses notes sur ce blog, la valeur d’usage ne représente pas la valeur « légale », ni la valeur patrimoniale, et le premier écueil de l’intégration d’une solution efficace d’ECM dans le modèle de l’entreprise 2.0 réside dans la capacité et les méthodes d’évaluation des actifs informationnels.

Utilisation
Les documents et contenus utilisés dans un processus, par une application, sont-ils susceptibles de servir également d’autres services de l’organisation (CRM, ERP, etc.) et si oui, à court, moyen ou long terme ?
L’utilisation des informations par plusieurs processus associés, ou non, ne doit pas signifier duplication ou copie des contenus et des documents, mais mutualisation, ce qui implique la création de référentiels communs.

Conservation
La conservation des documents et des contenus est souvent faite à l’image de l’organisation des organisations : dans des référentiels verticaux.
La migration de ces dizaines (voire plus) de solutions en production est illusoire (en tout cas très difficile et risquée).
Des processus métiers adaptés et automatisés (BPM) et la fédération des solutions d’archivage peuvent apporter à l’utilisateur le contenu dont il a besoin, indépendamment des architectures d’archivage en production dans l’organisation.

Restitution
Un contenu inaccessible est un contenu inutile !
L’existence d’un contenu n’est dû qu’à la possibilité d’y accéder, de le réutiliser, de l’échanger, etc.
C’est bien pourquoi sa restitution doit être TOUJOURS possible (en respect des règles de confidentialité et des droits d’utilisation) à partir de solutions centralisées ou au moins communes aux utilisateurs, processus et applications qui en ont besoin.

Protection
Comment protéger un document quant il est sauvegardé sur un disque local ou sur un appareil mobile ?
Des solutions de DLP (Data Loss Prevention) permettent de « monitorer » dans le périmètre de votre organisation, mais il faut également se prémunir conte les risques inhérents aux contenus qui « sortent » de ce périmètre et protéger les actifs informationnels.

Dématérialisation
Permettre un accès plus rapide, plus facile aux documents, en toute sécurité ET être « green », ce sont le plus de la dématérialisation et de la fin de l’ère Gutenberg !
C’est une réalité pour beaucoup d’organisations qui dématérialisent tous les contenus qu’elles peuvent en proposant à leurs clients (factures, contrats, etc.), partenaires (bons de commande, relevés, etc.) et employés (fiche de salaire, etc.) l’utilisation de documents électroniques.

Contextualisation
La pertinence est une priorité absolue pour l’utilisateur et l’efficacité des systèmes.
Seule la contextualisation des contenus et des documents permet la mise en oeuvre de cet environnement favorable au développement et à la croissance des organisations.

Collision
L’arrivée des réseaux sociaux d’entreprise, l’exposition des organisations sur Facebook, LinkedIn, Viadeo ou encore Twitter, le développement des applications mobiles sont à l’origine de beaucoup de questions (encore ouvertes) qui ont fait l’objet de nombreuses notes sur ce blog (contrôles, mesures, politiques, etc).

Qu’en est-il des possibilités d’e-Discovery pour ces documents et contenus ?
Les risques de collision entre Entreprise 2.0 et impératifs d’e-Discovery sont bien réels !


Santé : Dossier médical du patient et gouvernance de l’information (1)


S’il est bien un secteur dans lequel la dématérialisation représente une avancée significative dans la gestion des données et des contenus, c’est celui de la santé.

Mais c’est également, un des secteurs qui gèrent, véhiculent et utilisent des données très sensibles parce que personnelles.

La présentation de Philippe Eveillard vous permettra d’avoir un premier aperçu de la réalité du Dossier Médical du Patient.

A lire également (quoique moins récent) Médecine 2.0 du même auteur.