Données, documents, où est la valeur ?

On a déjà évoqué la question contenu – contexte dans le cadre de notre réflexion quant à l’évaluation des actifs informationnels.

Si l’on se réfère à l’infographie ci-dessous, il est clair qu’il devient urgent de statuer sur la valeur de chaque information et de savoir où réside cette valeur.

Explosion de l'information

Illustration extraite du livre 24-hour consumer

Sans revenir dans le détail sur le débat de l’évaluation de la valeur des informations, il n’est probablement pas inutile de rappeler notre « taxinomie » du concept de valeur de l’information.

  • Il y a d’abord la valeur métier qui représente la pertinence d’une information et sa valeur ajoutée dans un processus métier (marketing, ventes, finances, RH, etc..)
  • Il a également la valeur légale d’une information qui considère cette information comme un élément constitutif de protection de celui qui l’a produite et /ou émise.
  • Il y a enfin la valeur patrimoniale de l’information qui juge de l’intérêt de la conservation de cette information pour son apport à une organisation, un sujet, etc.

Données et documents, quelles différences ?

Dans le monde numérique, les données appartiennent au monde structuré tandis que les documents sont des données non structurées même s’ils apparaissent sous forme de rapports ou de listes formatées.

Bien évidemment, cette différence est essentielle du point de vue de la gestion technique mais également dans l’évaluation et l’utilisation d’une base d’information constituée à plus de 80% par des contenus non structurés !

Pour un certain nombre d’information, il existe une autre différence qui tient à la valeur apportée à la représentation et au contexte de la création et de l’utilisation de l’information.

En effet, au regard de la protection des consommateurs que nous sommes, il est indiscutable, pour nous, que le document « facture » tel que nous le recevons en ligne ou par la Poste est porteur de valeur alors que pour le fournisseur, il ne s’agit que d’une représentation graphique et couchée sur le papier des données gérées dans ses systèmes. Dans ce cas, quid de l’importance de la forme ?

Une réalité de plus en plus complexe

Il est probable que l’importance de la mise en forme et de la représentation des informations, principalement pour des raisons légales, est une réalité avec laquelle les utilisateurs des solutions d’ECM devront composer encore longtemps.

Mais, s’il est facile de stocker et de conserver un document produit par des chaines éditiques ou numérisés dans des contextes de dématérialisation, ceci n’est pas vrai pour tous les contenus dont les organisations veulent exploiter le capital.

En effet, si les formats standards (PDF/A) sont faciles à mettre en oeuvre pour les documents formattés, leur utilisation devient bien plus complexe pour les documents du type courrier électronique sans parler des contenus audio et vidéos, ni des contenus générés par les applications mobiles (cf. ci-après enquête CMSWire) !

IM

What do you think is the next big thing for Information Management?

Et si une partie de la réponse se trouvait dans les métadonnées ?

Comment faire entrer le non structuré dans le monde des données structurées pour le bénéfice de l’organisation ?

La disponibilité de toujours plus d’applications sur les mobiles, les nouveaux services d’agrégation d’information, le développement rapide des outils et des services de business intelligence, la mise en oeuvre de référentiels transversaux, sont autant de réalités qui avec l’explosion des volumes vont pousser à l’industrialisation et à la standardisation de processus de traitement de l’information principalement organisés sur l’exploitation des données structurées.

Au delà des réponses techniques, il s’agit surtout de mettre en oeuvre des processus d’évaluation de l’information (au regard de  la valeur métier, légale et/ou patrimoniale) au travers de jeux de métadonnées, mais également d’utilisation et d’échange de ces informations par le biais de canaux et de services adaptés.

La représentation graphique de l’information reste secondaire, dépendante du support (smartphone, Ipad, intanet, GUI applicatif, etc.) ou au mieux (ou pire) figée pour des raisons légales (protection contre certains risques).

Mais, l’ultime enjeu de la dématérialisation n’est-il pas de considérer la valeur de l’information indépendamment de sa représentation graphique (héritage Gutenberg!?) ?

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