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Intranet 2.0 : source de productivité ou machin inutile ?


Si le titre de ce billet est un brin provocateur, il n’en est pas moins le reflet d’une question que devrait se poser responsables de communication interne, RH et équipes IT.

Intranet_priorites_2014Et la question est vraiment d’actualité si on en juge par le dernier article de Collaboratif Info qui annonce – chiffres à l’appui – que le Réseau Social d’Entreprise est la priorité 2014 des responsables intranet.
On ne peut que s’en réjouir !

La première remarque qui me vient à l’esprit est en fait une question quant à la place du réseau social vis à vis de l’intranet existant.

Question d’autant plus pressante que beaucoup d’entreprises optent actuellement pour des « plateformes internes » hybrides alliant avec plus ou moins de succès communication interne (e.g. top down), dialogue et collaboration (e.g. dimension sociale).

A chacun sa stratégie, ses choix techniques et ses contraintes culturelles mais il serait dommage de retomber dans les pièges qui – à la fin des années 90 – ont conduit au lancement d’une offre de contenus peu pertinente et donc décevante.
Pourtant, l’intranet est l’une des rares plateformes qui pourrait être commune à tous les salariés dans les entreprises, mais pour autant elle ne reçoit souvent pas plus qu’un succès d’estime.

Développé par des équipes techniques à des fins de communication « top down », l’intranet souffre d’un cruel manque de leadership et d’une réelle non adéquation avec les besoins des employés.
Du fait de l’absence de « reconnaissance » de l’employé et de l’absence de profilage des informations, l’intranet s’est trop souvent « dupliqué » en un nombre incalculable de plateformes par branche, par site, par département, par pays et que sais-je encore sans compter les « wikis pirates » qui prolifèrent au sein des équipes IT !

La faiblesse de l’audience (sauf pour les pages « utiles » : annuaire, formulaires [frais, congés, formation], etc.) – bien que peu communiquée en interne – couplée avec les coûts de maintenance, oblige à réagir et à valoriser ce « canal presque historique » de communication numérique en interne !

C’est pourquoi , aujourd’hui, beaucoup  d’équipes de communication avec l’appui des ressources humaines et de l’IT travaillent à renouveler cet outil pour qu’il soit plus pertinent, plus riche, plus personnel et ainsi plus utile mais aussi plus simple au niveau publication et mise à jour.

Cette évolution centrée sur l’utilisateur et une approche plus ouverte de la communication est devenue plus facile avec la disponibilité d’outils de gestion de contenus et l’intérêt pour les réseaux sociaux d’entreprise.

Basé autour d’un quadriptyque – profil, social, applications, contenus – et largement guidé par un cadre de gouvernance, l’intranet de demain est une plate-forme utile, fiable, universelle et connectée à l’infrastructure de l’entreprise.

C’est une plateforme riche de services et de contenus largement personnalisés et disponibles.

Aujourd’hui différentes solutions sont disponibles et en publiant avec le Lab des Usages la note de synthèse (cf. plus bas), nous souhaitons partager les premiers retours d’expérience de mise en œuvre dans le cadre de projets d’intranet sociaux d’une solution largement utilisée pour la gestion de documents, mais également la collaboration autour de projets.
Cette première note de 2014 concerne donc SharePoint dont nous savons que ce n’est ni la seule, ni la meilleure, solution pour la publication de contenu ou le déploiement d’un réseau social.
Nous espérons avoir bientôt l’opportunité de publier une note à propos d’une autre solution qui remporte – à juste titre – un franc succès en Europe : Jalios !
Les autres solutions du marché suivront au gré des projets et de la pertinence des retours d’expérience.

Pour revenir à SharePoint 2013, nous estimons que les atouts, outre un périmètre iso fonctionnel avec les autres solutions, sont à chercher du côté de son architecture – principalement le positionnement et les capacités du moteur de recherche – mais également en tant que brique d’une infrastructure de gestion des contenus et d’espaces collaboratifs et opportunité de valorisation de l’expertise déjà acquise en interne.

Au stade de la plupart des projets que nous connaissons, il est acquis que tant les fonctionnalités offertes que leur mise en œuvre sont suffisantes pour proposer un intranet 2.0 qui serve une information fiable et profilée tout en laissant les communautés se développer dans un cadre de gouvernance opérationnelle

SharePoint 2013 anticipe bien l’évolution de nos besoins et de nos pratiques face à la masse d’information disponible en mettant en avant des fonctionnalités de recherche riches pour des résultats incluant – selon la demande – les contenus, mais également les personnes et les communautés.

Un intranet social est basé sur une plateforme qui doit autoriser une publication de contenus facile et intuitive pour une diffusion classique ou plus ciblée (profil ou communautés) tout en ouvrant à l’utilisateur (reconnu au travers d’un profil riche) des espaces d’expression (commentaires ou contributions) au gré de ses besoins et envies et de ce point de vue SP 13 apporte des réponses satisfaisantes.

Selon vous ?

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Social business : optez pour la simplicité !


Je suis souvent surpris par la complexité des discours, des billets, des présentations quand il s’agit de plateformes ou de solutions y compris « sociales ».

Pour ma part, et tout au long des projets auxquels je participe je privilégie la simplicité, qui n’est en rien une dégradation fonctionnelle, mais bien au contraire une valorisation des fonctionnalités au travers de la simplicité de leur utilisation.

Et à ce titre, je viens partager avec vous, comme à chaque fois que je repère des applications ou des outils qui vont dans ce sens.

Il y tout d’abord et pour tous ceux qui, côté marketing notamment, travaillent avec les médias sociaux, cette incroyable application Simply Social (difficile de faire plus compliqué, non !).

En quelques copies d’écran, vous aurez compris qu’ici c’est la logique métier qui prime avec l’expérience utilisateur pour produire une interface pertinente !

4 - Strategy

1 - Tasks

3 - Editorial calendarPour mettre en oeuvre et assurer le suivi des campagnes c’est à dire définir et s’aligner sur une stratégie, gérer des contributeurs et des contenus et organiser le tout dans un planning précis, il est difficile de faire plus simple et efficace.

Un regret : les notifications sont en fait de emails !!!
Une telle interface mérite un vrai système de notification et non un envoi d’email !!!!!!

La seconde application dont je souhaitais mentionner la nouvelle version a déjà fait l’objet de citations sur ce blog. Il s’agit de Harmon.ie dont je ne sais toujours pas pourquoi Microsoft ne l’a pas encore acheté (mais bon cela ne me regarde pas et bientôt l’App de harmon.ie sera dans le catalogue des Apps de Office Store) !!

Cette dernière version propose outre la mobilité, le support de Yammer permettant à tous ceux qui n’ont pas mis en production les fonctions sociales de SahrePoint 2013 ou qui ont opté pour Office 365 (email, SharePoint, Office), l’offre cloud de Microsoft, d’offrir une interface unique pour ces composants collaboratifs et sociaux (qui, rappelons-le, ne fonctionnent pas ensemble sur une installation « on premise »).

Simple car tout – ou presque – est disponible en sécurité et en déconnexion dans une seule interface !

A vous de juger 😉

Vous

La mobilité va-t-elle tuer l’interface homme machine ?


tom_cruise_minorityreportOn a tous quelques difficultés à « se plier » aux exigences des interfaces « hommes-machines » et il faut bien reconnaître que la discipline – bien réelle depuis les début de l’informatique de gestion – connaît aujourd’hui quelques faiblesses.

Au delà des questions classiques de valorisation de l’expérience utilisateur, nous n’en sommes encore qu’aux débuts et « tout ou presque » est ouvert !

Comme le disait Donal Norman en 1990:

The real problem with the interface is that it is an interface. Interfaces get in the way. I don’t want to focus my energies on an interface. I want to focus on the job…I don’t want to think of myself as using a computer, I want to think of myself as doing my job.

J’ai plaisir à partager cette excellente présentation faite par MC Casal (Relax in the Air) à l’occasion du talk du 28 octobre à Fribourg organisée par la toute jeune Swiss Tech Association (initiative que je salue et à qui je souhaite « tout de bon »).

Pour en reparler ces prochains mois

Le #tag au coeur de la valeur ajoutée des échanges et des réseaux


tagNon, il n’y aucun doute !
Le tag est à la gouvernance informationnelle et à la valeur dans les réseaux ce que la métadonnée – dans sa définition la plus simple – est à l’archivage !

En effet, si l’on pense que la valeur ajoutée de beaucoup des contenus publiés et partagés dans les réseaux tient parfois plus du contexte et des actions que des messages qu’ils contiennent et véhiculent.

Pour être plus illustratif, quand une organisation lance une enquête ou une consultation sur un thème précis, elle provoque inévitablement des réactions, des réflexions, des propositions faites sous la forme de documents (textes, discussions, images, etc.). Peux-t-on faire abstraction de ce contexte et considérer que seuls les éléments quantitatifs et qualitatifs issus de ces échanges et dûment consignés dans un document ont de la valeur ou faut-il également les valoriser au regard des « éléments contextuels » et comment valoriser les « outputs » non matérialisés ?

Quand, dans un réseau social d’entreprise, vous lisez une note ou un commentaire, n’avez-vous pas le réflexe de « jeter un oeil » sur le profil du contributeur ?
Si oui, c’est simplement que pour vous c’est important pour vous aider dans l’évaluation de ce contenu.

Depuis 2004, on a beaucoup parlé de social tagging, de folksonomie, et c’est vrai que dans le cadre d’une gouvernance informationnelle pertinente, personne ne peut faire l’impasse sur cet aspect de l’enrichissement des contenus.
Mais, un réseau est un espace d’échange et de partage avec des acteurs qui deviennent un « facteur de valorisation » des contenus, donc de l’information.
Qui plus est, au vu du bruit qui résonne sans cesse sur les médias et les réseaux sociaux publics mais également privés, il est important pour tout un chacun de pouvoir repérer et reconnaître rapidement les informations les plus pertinentes !
Pour ce faire, pas besoin de « full text search », mieux vaut souvent un bon nuage de tags !

Non pas que le moteur de recherche ne soit pas utile, mais il est insuffisant s’il ne permet pas de « classer » par facettes, profils ou tags les résultats qu’il affiche.
Il y a aujourd’hui, une concurrence extrêmement forte et pour se faire « remarquer » dans une logique de réseau, le profil est aussi important que d’autres éléments contextuels de l’information : date, lieu, format, forme, usages (nombre de vues par exemple), évaluation, par exemple).

Dans la logique d’une organisation de référentiels en silos et de « file system », la taxonomie – dont l’illustration la plus pauvre est l’arborescence

> dossier
-> sous-dossier
–>sous sous-dossier

– pouvait suffire à un système de gestion.

Dans un système de contribution, la valeur des contenus n’est pas réduite à l’expression écrite des informations (outputs) et il n’est pas rare de considérer qu’un contenu à de la valeur à un moment donnée simplement au regard des tags qui le caractérisent.

La facette ne représente pas une « nouvelle structuration » de l’information, ce n’est ni plus ni moins qu’une catégorisation des tags pour plus d’efficacité dans des « classements transverses « (au fait vous avez remarqué la nouveauté dans OS X Maverick ? )

tags_OSXMaverick

Tout concourt aujourd’hui (mobilité, volume, formats, volatilité, etc.) à ce que la valeur de l’information soit noyée ou simplement difficile à « remarquer ».
Il faut que tout à chacun puisse exploiter l’information qui lui est utile au moment où il en a le plus besoin et au moyen des outils qui sont les siens.
Cartographie-twitter-csuLe tag apporte cette dimension « personnelle » du service (cartographie de l’information) tout en restant loin d’une notification profilée.
La gestion des tags – gouvernance informationnelle – avec la rigueur nécessaire (revues, maintenance, mise à jour, gestion des langues, entre autres) permet de rendre opérationnelle la stratégie de valorisation des actifs informationnels de l’entreprise.
Elle est au coeur de la valorisation des contenus et des personnes dans les réseaux sociaux d’entreprises, espaces collaboratifs et plateformes de knowledge management tout simplement parce que d’un point de vue pratique, elle est simple à organiser et surtout à comprendre du point de vue des utilisateurs.

A suivre, pour en reparler

Expérience client et utilisateur : quelle valorisation ?


Depuis quelques années, du côté du design et d la conception en général, on ne parle que de cela : l’expérience utilisateur, qui selon le site UX-FR se résume à :

Le terme “Expérience Utilisateur” a été diffusé dans dans les années 90 par Donald Norman (auteur du célèbre “Design of everyday things” et aussi de la méthode de design centrée sur l’utilisateur) et, d’après la norme iso ISO 9241-210, correspond “aux réponses et aux perceptions d’une personne qui résultent de l’usage ou de l’anticipation de l’usage d’un produit, d’un service ou d’un système”.

Frank Cavazza rappelait, il y a quelques mois et à juste titre, que concevoir une expérience utilisateur était une « vraie discipline » et de renvoyer vers adoptive path et ses méthodes pour auditer, représenter et apprécier une expérience utilisateur (cf. l’exemple ci-après)

RailEurope_CXMap_FINAL copy_001

Aujourd’hui, on nous fait miroiter une alliance objective du « brick & mortar » et du virtuel par le biais du web 3 (internet des objets).
L’idée ou l’objectif est de faire que l’expérience utilisateur et/ou client dans un espace de vente influence, interagisse, prépare, que sais-je encore, la prochaine étape du parcours client (visite ou achat par exemple).
Pour être plus clair, il est très probable que la mutualisation de l’expérience client en ligne et client en boutique, pour un même profil, soit porteuse de valeur ajoutée.

Mais, comment s’en assurer ?

Si pour la vente de services, la dématérialisation de la relation client n’est pas considérée comme péjorative mais le plus souvent comme pertinente (gain de temps, disponibilité), il n’est pas acquis que pour la vente de biens (épicerie, parfums, etc.), il en soit de même.

D’ou la question – pour beaucoup de « commerçants » traditionnels qui exploitent également des sites de vente en ligne – de la valorisation croisée de l’expérience utilisateur et de sa mise en oeuvre dans une stratégie commerciale.

Du côté des outils et des applications professionnelles, il en est de même.

On propose aux employés de sortir d’une expérience utilisateur simple (pour ne pas dire simpliste) faite d’interfaces hommes machines pauvres en termes fonctionnels et organisées autour de la réalisation des tâches (de gestion) de l’entreprise pour « embrasser » une expérience de « réseauteur » confirmé avec – presque – les mêmes outils.

Où en est-on de la valorisation de nouveautés de ces derniers mois, à savoir :

  • modes de consommation de l’information (vidéos, conversations)
  • outils de mise à disposition de l’information (mobiles et notifications push)
  • richesse de l’information (donnée, contexte, métadonnées, auteur, usage)
  • fluidité et « privatisation » de certains échanges (mon profil, mon réseau)
  • gouvernance informationnelle et évaluation de l’information
  • virtualisation et externalisation de la réalisation de certaines tâches
  • prépondérance de l’information échangée sur l’information figée (écrite)
  • évolutivité et multiplicité des besoins donc des expériences
  • etc.

pour une meilleure expérience utilisateur ?

Où en sont les éditeurs dans ce travail de création de l’IHM de demain ?

Au delà des comportements singuliers, est-il possible de « standardiser » une expérience utilisateur pour en industrialiser l’application ?

Où faut-il imaginer des solutions souples et ouvertes dans lesquelles tout à chacun – s’il le souhaite et s’il en est capable – peut co construire à partir de « briques fonctionnelles » disponibles pour réaliser (selon ses objectifs) une expérience utilisateur réellement aboutie ?

2many_apps

A suivre et pour en reparler !