Archives Mensuelles: août 2010

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #4 SERVICE


#4 SERVICE

Pourquoi une stratégie de gouvernance de l’information ?

Par seule obligation de respect des normes, des lois ou également pour apporter un nouveau/meilleur SERVICE à toute l’organisation ?

Selon Le Dictionnaire, le service est défini comme l’action de servir, de s’acquitter de certains devoirs ou de certaines fonctions ; le résultat de cette action.

Ainsi, la mise en oeuvre fonctionnelle et technique d’une stratégie de gouvernance de l’information doit obligatoirement être l’occasion d’une meilleure qualité et/ou de nouveaux services tant en interne qu’au-delà des murs de l’entreprise.

Instruire, décider d’une stratégie, puis faire un travail d’évaluation des informations pour construire un référentiel de conservation est une tâche bien trop importante et donc trop onéreuse pour être considérée UNIQUEMENT comme une réponse à des besoins de conformité.

Il y a probablement beaucoup de moyens ou d’astuces pour limiter les risques de non conformité même si les retentissements donnés à certaines affaires outre-atlantique laissent à penser le contraire (Enron, Coleman Holdings Inc. v. Morgan Stanley & Co ou encore Zubulake vs. UBS Warburg Inc.) et le quotidien des gestionnaires de risques est d’identifier et d’anticiper autant que faire se peut ce type de « désagrément ».

Quand bien même, un vendeur pourrait se prévaloir de la solution miracle en réponse à ces questions de conformité (en perpétuelle évolution), quel argument saura-t’il utiliser pour convaincre l’exécutif d’une organisation, les responsables opérationnels ainsi que l’IT, d’investir des sommes considérables afin de «dormir sur ses deux oreilles» ?

Le besoin de conformité n’est jamais aussi pressant que lorsque l’autorité constate de manquements ou des fautes, c’est un peu comme pour les limitations de vitesse, et les contrôles radars qui permettent de s’assurer que les automobilistes sont vigilants dans certains secteurs dangereux mais qui ne garantissent pas que tout à chacun roule toujours à la limite imposée !

Hors cette analogie un peu rapide, il faut reconnaître que le moteur des organisations réside dans leur but de développement (ou a minima de survie dans certaines conjonctures) et que toute stratégie secondaire doit concourir à la réalisation de cet objectif premier.

Avec l’entreprise 2.0, la gouvernance de l’information doit constituer une opportunité de création de nouveaux services, sources de plus d’efficacité et supports de croissance.

La mise en oeuvre de référentiels, l’évaluation du capital informationnel et le recensement des informations peut-il servir de socle au développement des plates-formes du savoir et de la collaboration dont nous pressentons tous qu’elles sont à l’origine des organisations de demain ?

La déduplication des informations (métadonnées, documents, données structurées) partagées entre les CRM, ERP, ECM et plate-formes collaboratives, ainsi que leur valorisation (multi canal, mode push, etc.), au delà des architectures en silo, sont autant de considérations intégrées à une stratégie de gouvernance de l’information.

Cette stratégie, de part sa capacité à améliorer le SERVICE apporté à et par l’organisation, devient moteur de développement et support de la mutation vers l’entreprise 2.0.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #3 CYCLE


#3 CYCLE

Un des éléments déterminant de l’EVALUATION du capital informationnel d’une organisation est la notion de CYCLE.

Selon Le Dictionnaire, la définition du CYCLE est : une série de phénomènes se déroulant à périodicité régulière, la durée entre deux reproductions de cette série de phénomènes et par extension série d’événements marquant une étape de fabrication industrielle, une étape de maturation naturelle.

Les notions d’étapes, de périodicité et de durée sont essentielles quand on s’attache à la gouvernance de l’information.

En effet, la valeur d’un contenu, quel qu’il soit, n’est bien évidemment pas linéaire dans le temps.

Cette valeur, que nous avons déjà définie comme pouvant être métier ou d’usage, mais également juridique et patrimoniale, va fluctuer au fil du temps, des contextes ainsi que des évènements.

Le capital informationnel est soumis à des influences, des événements externes qui peuvent modifier la manière dont il doit être géré par l’organisation.

Très souvent, l’information n’a qu’une valeur évènementielle, ponctuelle voire instantanée, mais quand bien même le cycle de vie est court, il existe et doit être intégré dans les processus.
La notion de cycle est donc indépendante de la durée même si celle-ci en constitue un des paramètres.

Tout contenu, tout document, toute donnée, utilisé et produit par et dans l’organisation, a un cycle de vie qui inclut sa destruction ou son versement à des fonds d’archives patrimoniales (Archives Nationales par exemple).

La particularité du cycle de vie est, qu’en en faisant partie intégrante des paramètres de chaque typologie, il est intimement lié au référentiel de conservation des contenus structurés et non structurés.

Au niveau juridique, le cycle de vie reflète les dispositions légales quant à l’obligation de conservation des informations, c’est à dire la durée des différents cycles successifs auquel est soumis le contenu.

Au niveau métier, le cycle de vie intègre des notions de cycles qui peuvent être différenciés, non seulement du fait de la typologie du contenu, mais également du fait des exigences ou des besoins d’accessibilité et de restitution.

Enfin, d’un point de vue technique et financier, le cycle de vie épouse les contraintes de conformité ainsi que les politiques en matière de gestion des risques tout en privilégiant les coûts les plus bas en ce qui concerne les solutions techniques (déduplication notamment) et support hardware d’archivage.

La gouvernance de l’information est bien une stratégie organisée autour de l’évaluation des données et des documents dont l’usage et les besoins de conformité encadrent un cycle de vie défini dans le référentiel de conservation.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #2 EVALUATION


#2 EVALUATION

Dans notre série «la gouvernance de l’information en « 5 mots clefs », nous avons déjà discuté du mot clef STRATEGIE.

S’il est clair pour beaucoup d’entre-nous que la gouvernance de l’information est une stratégie et ne peut être réduite à une solution ou une application informatique, c’est également parce que parmi les autres mots clefs qui la caractérisent nous trouvons EVALUATION.

Selon Le Dictionnaire, l’évaluation c’est l’appréciation d’une valeur, d’un capital.
Tout est dit ou presque !

En effet, il ne peut y avoir de gouvernance de l’information, de stratégie quant à la gestion des informations (données et documents) sans leur évaluation.

Il n’est pas rare de rencontrer des responsables juridiques d’entreprise qui, partant du principe de précaution (le fameux «just in case»), considèrent qu’il faut TOUT conserver.

Ce réflexe bien compréhensible n’est plus adapté :

  • les volumes de données non structurées augmentent trop vite
  • la complexité des risques encourus est plus importante
  • les solutions ne sont pas adaptées et/ou très couteuses.

Avec la gouvernance de l’information, il faut savoir apprécier son capital informationnel.

A un titre purement personnel, il nous est facile de tout garder (photos, emails, logs de messages sur Skype ou MSN, lettres, feuilles de calculs, copies numérisées de documents, etc.) sans trop se préoccuper de la valeur juridique, informationnelle ou simplement sentimentale de ces données et documents.

Au niveau des organisations et des entreprises, le travail d’évaluation doit être fait en fonction de plusieurs critères conjoints :

  • valeur juridique (obligation de conformité, gestion des risques)
  • valeur métier (pertinence de la conservation de l’information pour les affaires)
  • valeur patrimoniale

Ainsi l’organisation doit mettre en oeuvre un référentiel des données et contenus qui constituent son capital informationnel au regard des critères présentés ci-dessus.
Ce référentiel permettra non seulement d’avoir une vue d’ensemble ou par type des actifs, en terme de données et de documents physiques ou numériques, de l’organisation mais également de guider les «producteurs» dans les processus de conservation ou de pérennisation (archivage) des seuls contenus éligibles.

La pratique d’évaluation est à la base de l’exécution d’une stratégie de gouvernance de l’information.
Il s’agit d’un travail réalisé avec les concours des archivistes et des responsables métiers, mais également de l’IT (en charge de mettre en production les solutions techniques les mieux adaptées).

Il s’agit d’un travail de réflexion et de décision qui ne peut faire l’objet en préalable d’aucune automatisation.

Il s’agit également d’un travail continu qui s’inscrit dans la durée (évolution des contextes : production et utilisation de contenus, contraintes légales ou règlementaires, etc.).

Il s’agit enfin d’une validation au niveau exécutif à l’instar de ce qui se passe pour toutes les questions et décisions liées au capital, qu’il soit financier, humain ou informationnel, des organisations.