Open data, données ouvertes, …. perdu ?
Prenez le temps de visionner la présentation ci-après :
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WCM, ECM : l’information en tant que service
La Cabinet Gartner a publié fin août la dernière version du Magic Quadrant (« Magic Quadrant for Web Content Management ») consacré à la gestion de contenu web et les « gagnants » sont Autonomy, Open Text, Oracle, SDL, SiteWore et FatWire Software.
Il y a peu, Dan Elam publiait dans son blog une tribune intitulée Entreprise Content Management is dead, dans laquelle il explique en quoi les solutions traditionnelles de gestion de documents ont failli et pourquoi elles n’ont pas de place dans un proche avenir.
La juxtaposition dans le temps de ces deux informations sont révélatrices des mutations que nous vivons et qui impactent fortement les déploiements technologiques de demain.
Les organisations commencent à comprendre l’importance des canaux online et il n’est pas surprenant d’entendre que, lors d’une enquête menée auprès d’un millier de partenaires, IBM a, par exemple, découvert que 45% d’entre eux testaient les réseaux sociaux afin de trouver de nouvelles façons de générer du chiffre d’affaires (Source : Le Monde Informatique).
Les employés et les clients évoluent rapidement dans leur façon de consommer et de produire des contenus mais également d’interagir avec les sources d’information.
Il n’est pas rare d’entendre aujourd’hui, les plus jeunes se plaindrent de « l’archaïsme » de l’outil email et, en conséquence, préférer une communication efficace, concise et plus rapide (performante?) au travers des outils de messagerie instantanée ou encore de microblogging comme Twitter.
Cette réalité pousse les organisations à déployer des solutions répondant à l’attente du public en terme de :
- facilité d’utilisation (utilisabilité)
- d’accessibilité (navigateur web, smartphone, Ipad, etc.)
- et de pertinence des données et des informations disponibles (mode push et pull)
Et tous les spécialistes d’appeler à la réalisation de vraies solutions de gestion de contenus (baptisées Universal Content Management) capables d’offrir des services de recherche, de consultation, d’agrégation, d’analyse des contenus produits et utilisés tant au sein de l’entreprise qu’en dehors de ses propres systèmes et applications.
L’information est une richesse et son utilisation va, avec les innovations technologiques et les améliorations apportées aux solutions de gestion de contenu web, contribuer à la création de nouvelles richesses dans un monde dématérialisé, étendu et plus fluide.
L’affirmation de l’homme (ami, client, partenaire, collègue, employé, etc.) au coeur des processus de traitement et d’exploitation des contenus permet de faire sortir l’entreprise de son carcan et de ses chapelles traditionnelles (métiers, technologies, outils).
Elle peut ainsi faire voler en éclat une organisation obsolète dont on perçoit qu’elle n’est plus adaptée pour mettre à disposition l’information en toute confiance, et ainsi elle la valorise au service du développement de l’entreprise.
La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #5 CONFIANCE
#5 CONFIANCE
Tel est le maître mot de la gouvernance de l’information !
Selon Le Dictionnaire, la CONFIANCE c’est le fait de croire fortement ou l’impression de sécurité envers une personne à qui l’on se remet.
Parmi les 5 mots clefs choisis associés à la gouvernance de l’information, la CONFIANCE est probablement le catalyseur de tout ce qui a été écrit dans nos précédentes notes.
Nous parcourons, regardons, lisons, écoutons autant de contenus et d’informations qu’il nous est possible ou vers lesquels notre soif d’information et notre curiosité naturelle nous conduit.
Nous savons que les sources sont d’inégale qualité, et nous avons appris ensemble, ou seul, à faire la part des choses et à juger ces contenus avec un certain regard critique quant à leur qualité et surtout leur véracité.
L’espace informatif tel que nous le connaissons au travers des médias classiques (TV, radio, presse écrite) et du web n’est pas un espace de confiance, et cela n’est pas si grave (avons-nous le choix ?) !
Dans les entreprises et les organisations, les choses sont bien différentes, et il est impératif que chacun d’entre-nous ait confiance dans les informations, les données et les contenus qu’il utilise, manipule et communique.
La CONFIANCE ne se décrète pas ; elle se crée et se développe dans un système, un espace où les conditions lui sont favorables.
Avec la gouvernance de l’information, les contours et les règles de cet espace vont être non seulement définies, mais également contrôlées et mesurées dans leur application.
Au même titre que l’évaluation des actifs informationnels va être faite pour apporter un meilleur service et répondre aux exigences de conformité, ce sont les paramètres de sécurité, les règles d’accès et les contrôles de communication qui sont précisés.
L’espace de confiance va se construire autour de :
- la parfaite connaissance des contenus,
- la maîtrise de leur cycle de vie et de leur capacité d’exploitation,
- l’utilisation facile de ces informations (métadonnées, documents et données structurés)
- la gestion rigoureuse des questions de sécurité
- le contrôle strict des accès.
Les conséquences pour l’organisation d’une incapacité à mettre en oeuvre son espace de confiance vont bien au-delà de dispositions légales.
C’est pourquoi, en s’attachant au respect des règles, la gouvernance de l’information contribue à instaurer cet espace de confiance dont elle doit en rester la garante.
La révolution numérique va nous pousser à devenir tous plus acteurs que consommateurs d’information et de contenus.
Cette mutation irréversible est porteuse d’opportunités incroyables pour les organisations qui sauront, à l’instar des technologies 2.0, mettre l’homme au coeur des projets et des processus.
En répondant aux légitimes inquiétudes quant à la CONFIANCE, la stratégie de gouvernance de l’information est une brique constitutive du socle sur lequel se bâtit la réalité économique de demain.
La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #4 SERVICE
#4 SERVICE
Pourquoi une stratégie de gouvernance de l’information ?
Par seule obligation de respect des normes, des lois ou également pour apporter un nouveau/meilleur SERVICE à toute l’organisation ?
Selon Le Dictionnaire, le service est défini comme l’action de servir, de s’acquitter de certains devoirs ou de certaines fonctions ; le résultat de cette action.
Ainsi, la mise en oeuvre fonctionnelle et technique d’une stratégie de gouvernance de l’information doit obligatoirement être l’occasion d’une meilleure qualité et/ou de nouveaux services tant en interne qu’au-delà des murs de l’entreprise.
Instruire, décider d’une stratégie, puis faire un travail d’évaluation des informations pour construire un référentiel de conservation est une tâche bien trop importante et donc trop onéreuse pour être considérée UNIQUEMENT comme une réponse à des besoins de conformité.
Il y a probablement beaucoup de moyens ou d’astuces pour limiter les risques de non conformité même si les retentissements donnés à certaines affaires outre-atlantique laissent à penser le contraire (Enron, Coleman Holdings Inc. v. Morgan Stanley & Co ou encore Zubulake vs. UBS Warburg Inc.) et le quotidien des gestionnaires de risques est d’identifier et d’anticiper autant que faire se peut ce type de « désagrément ».
Quand bien même, un vendeur pourrait se prévaloir de la solution miracle en réponse à ces questions de conformité (en perpétuelle évolution), quel argument saura-t’il utiliser pour convaincre l’exécutif d’une organisation, les responsables opérationnels ainsi que l’IT, d’investir des sommes considérables afin de «dormir sur ses deux oreilles» ?
Le besoin de conformité n’est jamais aussi pressant que lorsque l’autorité constate de manquements ou des fautes, c’est un peu comme pour les limitations de vitesse, et les contrôles radars qui permettent de s’assurer que les automobilistes sont vigilants dans certains secteurs dangereux mais qui ne garantissent pas que tout à chacun roule toujours à la limite imposée !
Hors cette analogie un peu rapide, il faut reconnaître que le moteur des organisations réside dans leur but de développement (ou a minima de survie dans certaines conjonctures) et que toute stratégie secondaire doit concourir à la réalisation de cet objectif premier.
Avec l’entreprise 2.0, la gouvernance de l’information doit constituer une opportunité de création de nouveaux services, sources de plus d’efficacité et supports de croissance.
La mise en oeuvre de référentiels, l’évaluation du capital informationnel et le recensement des informations peut-il servir de socle au développement des plates-formes du savoir et de la collaboration dont nous pressentons tous qu’elles sont à l’origine des organisations de demain ?
La déduplication des informations (métadonnées, documents, données structurées) partagées entre les CRM, ERP, ECM et plate-formes collaboratives, ainsi que leur valorisation (multi canal, mode push, etc.), au delà des architectures en silo, sont autant de considérations intégrées à une stratégie de gouvernance de l’information.
Cette stratégie, de part sa capacité à améliorer le SERVICE apporté à et par l’organisation, devient moteur de développement et support de la mutation vers l’entreprise 2.0.
La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #3 CYCLE
#3 CYCLE
Un des éléments déterminant de l’EVALUATION du capital informationnel d’une organisation est la notion de CYCLE.
Selon Le Dictionnaire, la définition du CYCLE est : une série de phénomènes se déroulant à périodicité régulière, la durée entre deux reproductions de cette série de phénomènes et par extension série d’événements marquant une étape de fabrication industrielle, une étape de maturation naturelle.
Les notions d’étapes, de périodicité et de durée sont essentielles quand on s’attache à la gouvernance de l’information.
En effet, la valeur d’un contenu, quel qu’il soit, n’est bien évidemment pas linéaire dans le temps.
Cette valeur, que nous avons déjà définie comme pouvant être métier ou d’usage, mais également juridique et patrimoniale, va fluctuer au fil du temps, des contextes ainsi que des évènements.
Le capital informationnel est soumis à des influences, des événements externes qui peuvent modifier la manière dont il doit être géré par l’organisation.
Très souvent, l’information n’a qu’une valeur évènementielle, ponctuelle voire instantanée, mais quand bien même le cycle de vie est court, il existe et doit être intégré dans les processus.
La notion de cycle est donc indépendante de la durée même si celle-ci en constitue un des paramètres.
Tout contenu, tout document, toute donnée, utilisé et produit par et dans l’organisation, a un cycle de vie qui inclut sa destruction ou son versement à des fonds d’archives patrimoniales (Archives Nationales par exemple).
La particularité du cycle de vie est, qu’en en faisant partie intégrante des paramètres de chaque typologie, il est intimement lié au référentiel de conservation des contenus structurés et non structurés.
Au niveau juridique, le cycle de vie reflète les dispositions légales quant à l’obligation de conservation des informations, c’est à dire la durée des différents cycles successifs auquel est soumis le contenu.
Au niveau métier, le cycle de vie intègre des notions de cycles qui peuvent être différenciés, non seulement du fait de la typologie du contenu, mais également du fait des exigences ou des besoins d’accessibilité et de restitution.
Enfin, d’un point de vue technique et financier, le cycle de vie épouse les contraintes de conformité ainsi que les politiques en matière de gestion des risques tout en privilégiant les coûts les plus bas en ce qui concerne les solutions techniques (déduplication notamment) et support hardware d’archivage.
La gouvernance de l’information est bien une stratégie organisée autour de l’évaluation des données et des documents dont l’usage et les besoins de conformité encadrent un cycle de vie défini dans le référentiel de conservation.
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