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Comment l’utilisation des données et des contenus change notre quotidien ?


Fin août le quotidien anglais Telegraph publiait un article intitulé « 10 ways data is changing how we live » dans lequel Conrad Quilty-Harper illustrait ses propos par des exemples allant de la consommation courante à l’éducation en passant par les conflits armés !

Une collecte impressionnante de données

Depuis quelques années, les spécialistes du marketing ont mis en place des outils de collecte de données, souvent liées à nos habitudes de consommation, qui servent aujourd’hui à toutes (ou presque) les entreprises ou aux particuliers (voyez ce reportage de Nouvo sur le GPS et l’utilisation des infos concernant le réseau mobile).

Que ce soit à partir des données recueillies au travers de l’utilisation des cartes de fidélité, des cartes de crédit ou de tout autre moyen, il est possible de prévoir (prédire?) le comportement des consommateurs, que nous sommes, au bénéfice des sociétés industrielles.
L’exploitation des données de service (âge, nom, adresse), des données comportementales (ce sont les données recueillies sur vous : habitudes d’achats, abonnements en ligne, etc.), mais également des données dérivées (par exemple, une cotisation au WWF vous identifierait plutôt comme une personne avec une orientation écologique et donc potentiellement intéressée par les produits bios) font que nous ne sommes pas ou plus des inconnus pour tous nos fournisseurs.

Un exhibitionnisme numérique !

Au dela des données que nous acceptons (consciemment ou pas) de communiquer, il est une autre catégorie de données, les données divulguées , celles que l’on publie : photographies, vidéos, messages, billets d’humeur, etc.
Quant il s’agit de renseigner certaines informations dans un outil du type annuaire (données confiées car le contrôle est exercé par un tiers généralement le propriétaire de l’outil ou du site), l’utilité est évidente.
Ainsi avec les options de localisation (GPS, Google Maps et tout autre outil professionnel), il a été possible de rationaliser et d’optimiser les services de livraison, mais également d’assure une meilleure visibilité à des enseignes au travers d’applications du type Around me.

Pourtant, la mise en ligne de données personnelles est délicate et pleine de risques.
La juxtaposition de tout ou partie de ces données peut entraîner une dégradation votre sécurité.
Les questions liées à la garantie de l’anonymat sont importantes pour les organismes travaillant sur des données dites sensibles (gestion financière, santé, armement).
Je suis enclin à penser qu’elles le sont pour tous et c’est pour cela que la prudence s’impose (savez-vous avec quelle facilité on peut reconstituer un numéro de sécurité sociale ainsi que beaucoup d’autres identifiants !).

Au delà de la garantie de l’anonymat, l’exigence de transparence.

Avec la révolution numérique et la possibilité pour chacun d’interagir et de donner son opinion, l’heure est à la transparence !
Et chacun de donner son avis à propos d’une bonne (ou mauvaise) table, d’un cursus universitaire, d’un hôtel et que sais-je encore.
Cette nouvelle possibilité d’échanger en toute objectivité (vraiment?) est une source de changements importants.
En effet, il n’y a pas si longtemps, les classements et la rédaction des guides étaient réservés à un nombre restreint de spécialistes souvent reconnus mais parfois auto-proclamés.
Aujourd’hui, « Monsieur-tout-le-monde » peut écrire, classer, juger, partager ses expériences, recommander en ligne et ce à propos de n’importe quel service, prestation et fournisseur ou établissement.

Cette réalité apporte probablement un peu plus de transparence et la mixité d’avis d’experts et d’utilisateurs ou de consommateurs et contribue, au delà de la « démocratie » numérique, à des changements importants.
Certaines de ces informations vont en effet largement influencer les fournisseurs de services ou de denrées qu’ils soient privés ou publics.
Notre quotidien va ainsi être lié à des débats « publics » ouverts dans des réseaux sociaux ou sur des sites dédiées et portant sur des questions de développement local, d’éthique politique ou encore de lois à portée sociale.

La transparence, que nous souhaitons, peut forcer certains acteurs à changer leur comportement pour mieux « coller » aux attentes de leur public.

Avec des sites comme Wikileads, il est probable que les données publiées influencent encore plus largement notre quotidien (conflits armés, stratégie, défense, etc.).

Le vaste échange de données que nous vivons a un impact réel sur notre quotidien et aucun domaine n’y échappe.
A nous de mettre en oeuvre, à titre personnel d’abord et si nous le souhaitons, une politique de gestion de notre information qui peut se résumer en une question :
que suis-je prêt à communiquer à mon sujet et pour quelle contrepartie ?

A vous de répondre !

WCM, ECM : l’information en tant que service


La Cabinet Gartner a publié fin août la dernière version du Magic Quadrant (« Magic Quadrant for Web Content Management ») consacré à la gestion de contenu web et les « gagnants » sont Autonomy, Open Text, Oracle, SDL, SiteWore et FatWire Software.

Il y a peu, Dan Elam publiait dans son blog une tribune intitulée Entreprise Content Management is dead, dans laquelle il explique en quoi les solutions traditionnelles de gestion de documents ont failli et pourquoi elles n’ont pas de place dans un proche avenir.

La juxtaposition dans le temps de ces deux informations sont révélatrices des mutations que nous vivons et qui impactent fortement les déploiements technologiques de demain.

Les organisations commencent à comprendre l’importance des canaux online et il n’est pas surprenant d’entendre que, lors d’une enquête menée auprès d’un millier de partenaires, IBM a, par exemple, découvert que 45% d’entre eux testaient les réseaux sociaux afin de trouver de nouvelles façons de générer du chiffre d’affaires (Source : Le Monde Informatique).
Les employés et les clients évoluent rapidement dans leur façon de consommer et de produire des contenus mais également d’interagir avec les sources d’information.
Il n’est pas rare d’entendre aujourd’hui, les plus jeunes se plaindrent de « l’archaïsme » de l’outil email et, en conséquence, préférer une communication efficace, concise et plus rapide (performante?) au travers des outils de messagerie instantanée ou encore de microblogging comme Twitter.
Cette réalité pousse les organisations à déployer des solutions répondant à l’attente du public en terme de :

  • facilité d’utilisation (utilisabilité)
  • d’accessibilité (navigateur web, smartphone, Ipad, etc.)
  • et de pertinence des données et des informations disponibles (mode push et pull)

Et tous les spécialistes d’appeler à la réalisation de vraies solutions de gestion de contenus (baptisées Universal Content Management) capables d’offrir des services de recherche, de consultation, d’agrégation, d’analyse des contenus produits et utilisés tant au sein de l’entreprise qu’en dehors de ses propres systèmes et applications.

L’information est une richesse et son utilisation va, avec les innovations technologiques et les améliorations apportées aux solutions de gestion de contenu web, contribuer à la création de nouvelles richesses dans un monde dématérialisé, étendu et plus fluide.

L’affirmation de l’homme (ami, client, partenaire, collègue, employé, etc.) au coeur des processus de traitement et d’exploitation des contenus permet de faire sortir l’entreprise de son carcan et de ses chapelles traditionnelles (métiers, technologies, outils).
Elle peut ainsi faire voler en éclat une organisation obsolète dont on perçoit qu’elle n’est plus adaptée pour mettre à disposition l’information en toute confiance, et ainsi elle la valorise au service du développement de l’entreprise.


Social, 2.0, mutation et gouvernance de l’information


La mise en perpective de la gouvernance de l’information au travers des différents prismes associés aux 5 mots clefs : STRATEGIE, EVALUATION, CYCLE, SERVICE, CONFIANCE à laquelle nous avons ajouté en début de semaine un éclairage autour des réalités de COUTS, RISQUES et CONFORMITE trouve, dans les quelques lignes qui suivent, son épilogue.
Aujourd’hui, nous allons, comme annoncé mi-août, clore cette série de notes par le développement de notre point de vue de ce que peut être la gouvernance de l’information en regard des thèmes suivants : SOCIAL(E), 2.0 et MUTATION.

Mettre en valeur la dimension sociale

Aujourd’hui, tout ou presque est social MAIS surtout le réseau !
Nous avons déjà abordé le sujet des réseaux sociaux en général et des réseaux sociaux d’entreprise courant juillet dans nos précédentes notes et du point de vue de la gouvernance de l’information, il est clair que les contenus échangés, commentés et utilisés par ces groupes sont éligibles, au niveau des entreprises, au programme de gestion des documents et autres contenus et actifs informationnels.

En participant de ces programmes, ces contenus, du moins certains, vont acquérir une valeur officielle, reconnue, valorisant ainsi le système.
Dans la dimension sociale, il y a surtout les interactions et l’échange dont la mise en valeur peut également être supportée par la gouvernance de l’information.
Prenons pour exemple un cas simple :
vous avez rendez-vous avec cabinet de recrutement ou avec un responsable ressources humaines, et pour cet entretien vous avez préparé CV, recommandations, certificats de travail ainsi que tous les documents valorisant votre parcours et votre personne.
Généralement, l’entretien, pour tout aussi cordial qu’il puisse être, va être principalement basé sur la lecture par chacun des documents et la découverte des informations.

Dans le cadre d’un programme de gouvernance de l’entreprise, il est possible d’anticiper la valorisation et le contexte d’utilisation de ces informations (données) autour d’un réseau social d’entreprise étendue.
Dans ce cas où la transmission des informations et des documents est faite simplement dans une application partagée, il est probable que lors du premier rendez-vous, la place sera bien plus grande pour des échanges ouverts, riches et approfondis (sur la base des informations déjà transmises et lues).
L’acte d’échange, donc la dimension sociale, est ainsi valorisé au-delà des supports documentaires ou informationnels.

Communiquer, interagir, échanger au-delà de la technique, bienvenue dans l’ère 2.0.

2.0 et demain 3.0, le débat est ouvert notamment au travers de nombreuses notes sur le web.
J’aime beaucoup la définition que reprend @benoitvidal en citant le schéma que propose @chiefmartec qui a le mérite d’être clair et d’expliquer simplement le changement :

  • Le web 1.0 consiste à lier des pages. Les géants qui ont émergés de cette vague sont Google et Yahoo!, ils nous aident à trouver du contenu des pages web.
  • Le web 2.0 consiste à lier des personnes. Les médias sociaux ont explosé, en permettant le partage de photos et vidéos sur flickr et YouTube, ou en nous connectant avec nos amis et collègues à travers Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.
  • Le web 3.0 consiste à lier des données. Qui sera le leader de cette période ?

Le web 1.0 a apporté le web marketing et le search marketing. Le web 2.0 nous a apporté le social media marketing. Le web 3.0 nous apporte un nouveau concept, le data marketing.

Nul besoin d’en rajouter sur l’impérieuse nécessité d’une stratégie de gestion des actifs informationnels (données et documents) et si vous en doutez encore allez jeter un oeil sur l’article paru dans Le Temps de ce jour à propos du web sémantique.

Une mutation bien au-delà de ce que nous imaginons.

La révolution numérique est en marche et nul ne peut en douter.
Les évolutions technologiques de ces 20 dernières années sont le socle d’une mutation profonde de notre société et de notre condition.

Nul ne sait où nous allons, mais tout le monde s’accorde à constater que nous y allons avec précipitation.
Il y a quelques jours Jean-Claude Guillebaud abordait, entre autres, cette réalité de notre mutation et la vitesse à laquelle elle se passe, dans A Première Vue – RSR, tandis que d’autres tels Hans Moravec ou encore Paul Virilio (théoricien de la vitesse) travaillent sur les étapes et les conséquences de cette révolution numérique.

La gouvernance de l’information est une nécessité qui va accompagner cette transformation et l’innovation informatique qui révolutionne notre rapport au réel ne peut que se faire dans un espace de confiance et de rigueur.

Sommes-nous prêts ?

Coûts, risques, conformité et gouvernance de l’information


Durant l’été, nous avons exploré ou mis en perspective la gouvernance de l’information au travers des cinq mots clefs : STRATEGIE, EVALUATION, CYCLE, SERVICE et CONFIANCE.

Nous souhaitons avec ces quelques lignes donner encore plus de consistance à la notion de gouvernance de l’information (ou gestion pro active des actifs informationnels) au travers des thématiques des COUTS, des RISQUES et de la CONFORMITE.

La gouvernance de l’information est le socle des succès de demain car elle est à la source d’une meilleure capacité d’anticipation et de réaction.
En effet, pour progresser sur la voie de l’agilité, les entreprises doivent prendre, souvent rapidement, les bonnes décisions.
Celles-ci sont le fait des responsables opérationnels ou fonctionnels qui s’appuient sur les informations produites et échangées par les systèmes traditionnels et dans les solutions collaboratives et autres réseaux sociaux d’entreprise.

Les entreprises doivent continuer à se développer, à exister ou bien à survivre en cette période de crise ou, soyons optimiste, de sortie de crise.
Leur capacité à innover doit être réelle et la gouvernance de l’information est au coeur même des processus d’innovation (collaboration, écoute, etc.) et de mutation (2.0) des entreprises.

Une aide au contrôle des coûts

Aujourd’hui, chacun surveille les coûts et il est facile de constater que nous sommes « priés » de faire beaucoup avec peu ! Ce n’est pas nouveau me direz-vous et, sans contrôle des coûts et optimisation des recettes, il n’y a pas de bénéfices donc pas de survie, économiquement parlant.
La gouvernance de l’information peut agir comme une aide à la maîtrise des coûts.
En effet, la simple évaluation conjuguée à une approche du cycle de vie de l’information ainsi que des contenus peut influencer les coûts.
Les fournisseurs de solutions de stockage ont développé des outils permettant la déduplication des données et la gestion de ces contenus dans le « cloud » agit comme un réducteur de coût à périmètre constant. MAIS, les volumes ne cessent de croître et l’équation devient bien plus complexe que par le passé.
Avec la gouvernance de l’information, il est plus facile de passer d’une gestion traditionnelle (budgets IT, + x% d’une année sur l’autre, etc.) à une gestion contrôlée et largement influencée par la capacité  d’un projet à maintenir ou créer de la valeur pour l’entreprise.
Sans une gestion précise et rigoureuse des actifs informationnels qui sont constitutifs de ces mêmes projets, donc de la création de valeur, il est plus difficile de remettre en cause les schémas obsolètes de gestion (réduction) des coûts !
L’organisation informatique, en charge de la gestion des contenus, ainsi que les outils seront jugés à l’aune de la rentabilité et du service qu’ils sauront apporter au bon moment (quelle pro activité, quelle collaboration, quels échanges ?) aux métiers.

Un atout dans la gestion des risques

L’évaluation de son capital informationnel est une étape de la gestion des risques.
Le zéro risque est inconcevable et il faut donc se préparer à gérer le risque, aussi dans ce domaine l’adage, « Mieux vaut un mal connu qu’un bien qui reste à connaître« , reste pertinent.
Chaque organisation, chaque entreprise met en place sa propre politique de gestion des risques et il lui appartient de considérer les risques comme une donnée de son business, ce qui suppose que des outils de mesure ont été mis en place avec les métiers et les services fonctionnels.
Les référentiels, les réseaux sociaux ainsi que les plate formes collaboratives d’entreprises peuvent permettre d’anticiper plus rapidement les menaces et c’est également en cela que la gouvernance de l’information, par l’analyse et le contrôle, va aider les responsables tant au niveau exécutif que des métiers à apprécier la réalité quotidienne des risques avec lesquels ils doivent composer.
La gouvernance de l’information agit selon deux dimensions dans la gestion des risques :

  • en supportant le mode push, qui sous forme d’alerte, met en garde un exécutif ou un responsable quant à l’existence de risques (échelle ?) dans un dossier, un processus.
  • en valorisant le savoir et la connaissance des pratiques d’un marché, d’une région, au regard des règles internes de l’organisation (par exemple : anticiper les risques d’une position dominante sur un marché, etc.) et des conséquences possibles ou probables.

Au service des impératifs de conformité

La gouvernance de l’information est bien évidemment au service de la conformité et au-delà au service de la réussite de l’entreprise.
Si certaines organisations pensent qu’elles peuvent s’affranchir des questions de conformité, elles se trompent lourdement et se rangent d’emblée du côté de celles qui n’auront pas survécu.

En effet, au delà des risques liés à l’absence de conformité (non respect des règles, des lois, des normes et en conséquence le risque de condamnation à des amendes importantes), c’est le coeur même de l’entreprise qui est touché.
Le non respect des règles altère la relation client, déstabilise les employés et, in fine, nuit gravement à toute l’entreprise.
Avec la gestion des actifs informationnels, l’entreprise contrôle ses activités, par exemple au regard du respect de la sphère privée, des lois des pays dans lesquels elle opère ET elle organise l’utilisation de tout ou partie de ces (ses) actifs dans la valorisation de ses produits ou l’amélioration de ses services auprès de ses clients et plus globalement sur la « place du marché« .

En servant les impératifs de conformité, la gouvernance de l’information valorise la totalité des activités de l’entreprise, mais également son image bien au-delà des réseaux sociaux qu’elle utilise pour faire la promotion de ses produits ou services.
Sans afficher ostensiblement sa conformité (qui n’est que bien légitime et normale), l’entreprise dispose d’une stratégie bien plus valorisante en terme de réputation et de pénétration de marché.
Ou comment considérer la conformité comme un support de croissance et non plus uniquement comme une contrainte légitime mais pesante !