Réseaux sociaux d’entreprise, joker de la gouvernance de l’information ?


Les prédictions pour 2011 sont formelles : les réseaux sociaux d’entreprise vont se développer dans les entreprises !

Ces outils et leur mise en oeuvre sont à la base du modèle d’entreprise 2.0 qui, par ailleurs, a fait l’objet de nombreuses publications dont certaines ont été relayées sur ce blog. La mise en oeuvre s’avère compliquée et de nombreuses questions sont encore en suspens (voir les retours d’expérience de MMA, L’Oréal ou encore Renault).

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Dans le même temps, le monde de l’information management s’agite autour des questions bien légitimes de protection et de valorisation des actifs informationnels.
Records manager, administrateurs de référentiels, architectes, juristes et risques managers, entre-autres, cherchent la solution la mieux adaptée en réponse à leurs besoins.

Pas de solution miracle

Les fournisseurs ne proposent pas de solution miracle et si certains standards (CMIS, Dublin Core, etc.) émergent et favorisent l’interopérabilité, il est patent que nous sommes encore très loin de solutions transversales opérationnelles.

Partant de ce constat et en regardant de plus près les approches de certains éditeurs, notamment le concept prometteur du case management, il est peut-être plus pertinent de considérer que nous devons faire évoluer les outils qui nous aident à utiliser les actifs informationnels plutôt que de tenter d’appliquer à nos schémas existant des procédures complexes et incertaines (du point de vue des résultats).

La verticalisation est très importante dans les entreprises et tout à chacun peut aisément s’en rendre compte par l’observation du nombre de solutions concurrentes (notamment pour ce qui est de l’archivage et de la gestion de contenus) en production dans la même entreprise.

Il est probable que ce fonctionnement en « silo » persistera et actuellement aucune solution de gestion des actifs informationnels ne peut prétendre y échapper pour la simple raison que si elles permettent une interopérabilité au niveau de la restitution des contenus, aucune n’ouvre la possibilité à une solution tiers d’appliquer ses propres règles au niveau de la rétention (capture, indexation, cycle de vie, suppression).

Le réseau social d’entreprise pour s’affranchir des « silos »

Au vu du débat suscité par la note publiée mardi 4 à propos de l’email, il est clair que la question passionne et je souhaite pousser un peu plus loin le débat.
Je persiste à penser que l’email est un outil en sursis pour les raisons déjà évoquées : absence de sécurité, absence de contextualisation, absence de bonnes manières, absence de contrôle (spamming) et je suis convaincu que le réseau social d’entreprise représente une alternative pertinente pour une communication professionnelle et efficace !

Le réseau d’entreprise représente la contextualisation des actions et des contenus (données structurées et non-structurées) autour des projets à l’aide d’une automatisation de certains processus.

Il représente également du point de vue de la gouvernance de l’information, et plus généralement des actifs informationnels, une solution entièrement sous contrôle !

Le paradoxe de l’entreprise 2.0 est de vouloir supprimer (ou réduire) les barrières verticales mais également d’assurer la protection, la sécurité et donc la confiance autour des contenus échangés, ce qui, dans la plupart des cas, pourrait conduire à un retour de la centralisation dans le SI.

ITPour le SI, il est probable que les solutions centralisées, même si elles sont mises en oeuvre au niveau d’instances départementales, représentent un net avantage en terme de contrôle (eDiscovery) et de sécurisation de l’information.

Il faut également compter avec les économies potentielles du fait de la moindre duplication des contenus et donc de la maîtrise des volumes

JuridiqueAu niveau juridique et légal, le réseau social d’entreprise apporte des réponses pertinentes en terme de :

  • traçabilité,
  • contrôle des contenus et des actions.

Le réseau social d’entreprise permet également une meilleure d’identification et prévention des risques par l’application des politiques à un niveau centralisé et non distribué.

Les métiersLes métiers, quant à eux, trouveront avec le réseau social d’entreprise un moyen d’accroître leur efficacité par l’utilisation d’applications cohérentes, intuitives, modernes et surtout non dispersées !

Le réseau social d’entreprise n’a pas vocation à remplacer toutes les applications métiers existantes, mais il doit réussir la fédération des échanges et des contenus autour des projets et au-delà des applications verticales.

Symbole de l’entreprise 2.0, le réseau social d’entreprise pourrait trouver une source de légitimation donc de mise en oeuvre accélérée par sa contribution à la stratégie de gouvernance de l’information !


Les impacts technologiques de la gouvernance de l’information


La gouvernance de l’information est une stratégie qui oblige à de nombreuses évolutions, modifications et adaptations technologiques.

A lire les nombreux articles et notes à propos de la mutation numérique que nous vivons, il est quelquefois surprenant de constater le peu d’intérêt qu’il peut y avoir pour la technologie qui supporte ces changements.

Je n’ai pas les compétences des ingénieurs qui travaillent au quotidien sur les technologies de demain, mais il me semble que les impératifs de transparence, de confiance et d’efficience, sont autant de contraintes d’un strict point de vue technique.

En plaçant l’homme au coeur des processus, en affirmant la valeur de l’information, le monde 2.0 et ses slogans participatifs anticipent déjà l’automatisation des échanges entre processus et systèmes ainsi que l’aboutissement d’une certaine forme d’intelligence artificielle qui seront probablement les caractéristiques de notre proche avenir 3.0.

Les solutions de gestion de contenu

Le marché de l’ECM est, à priori, celui qui a le plus à gagner de cette mutation.
En effet, la dématérialisation est un réalité pour toutes les organisations et les solutions d’ECM ont souvent été développées en réponse à des projets de ce type.
Pourtant, ces solutions sont aujourd’hui confrontées à des besoins qui les obligent à se redéfinir d’un point de vue fonctionnel et bien évidemment technique.

  • Les images, les fichiers audio et vidéos sont de plus en plus utilisés sur l’internet que dans les réseaux d’entreprises.
  • Les documents sont souvent produits « à la demande » ou à la volée pour une consultation en ligne par des applications qui ne sont plus intégrées dans des processus « batch » d’impression en masse.
  • Les contenus ont des valeurs patrimoniales, légales, métiers, différentes.
  • Les solutions sont dans le cloud ou mises à disposition en SaaS.

Pour répondre à ces exigences, les éditeurs font évoluer leurs solutions, développent ou achètent les « briques » qui leur manquent.
La gestion de contenu est devenue bien plus complexe que les solutions d' »input management » ou d’imaging telles que présentées il y a encore quelques mois.
Il faut savoir apporter des réponses pertinentes  dans des environnements fonctionnels très différents :

  • la verticalisation ou comment valoriser les contenus : une réponse pertinente intégrée aux applications métiers.
  • la solution d’infrastructure, du type SharePoint à partir de laquelle on met en oeuvre de réponses bâties sur un socle technique homogène
  • les contenus en ligne et comment assurer fluidité et sécurité autour de contenus très diversifiés et volatiles
  • les réseaux sociaux, le KM, les wikis ainsi que tous les contenus partagés, mis à disposition tant en interne qu’au delà des « frontières » de l’entreprise.

Les évolutions techniques attendues
Les éditeurs ont déjà avancé sur plusieurs fronts et l’un d’entre-eux me paraît essentiel : l’interopérabilité !
Ainsi le travail autour de CMIS a probablement contribué à valider le fait que l’information est plus importante que la technologie qui la supporte.
Ainsi, la question de la mixité, et donc de la migration, des solutions en production pourrait ne pas ralentir l’évolution des applications en service.
Il est également important que ces solutions disposent des fonctionnalités minimales dont on devine à quel point elles seront importantes demain :

  • servir ou être intégré dans des applications métiers (BPM, solutions collaboratives, réseau social d’entreprise, contenus web, etc.)
  • supporter toutes les sources de production de contenus (legacy, ERP, CRM, RSE, collaboration, agrégateurs de contenus en ligne [Social news curation], etc.)
  • être disponible dans le Cloud
  • intégrer des fonctions pour l’eDiscovery, c’est à dire, au-delà d’un référentiel de métadonnées et de contenus,  forcer l’application des règles (contrôle et mesures) de gouvernance à l’ensembles des contenus éligibles
  • disposer de fonctions avancées de recherche (sémantique)

Au dela de l’ECM

La fédération de contenus est un thème porteur mais pas encore une réalité.
C’est pourtant sur ce terrain que les technologies vont devoir évoluer rapidement.
Il faut rappeler que la maîtrise de l’information n’est plus réservée aux services informatiques et que la fédération des contenus non structurés (interopérabilité des solutions (cf. CMIS) avec les contenus structurés ouvrent de grandes perspectives.

Annoncée un peu prématurément en novembre 2009 à Las Vegas par IBM, la convergence données structurées (base de données) et non structurées (documents formatés ou non, emails, vidéos, etc.) est INCONTOURNABLE !

Il existe de nombreux ponts entre données structurées et business intelligence, mais la mise à disposition d’un ou d’une catégorie d’outils du type MDM pour les documents et les contenus permettrait d’aller plus vite dans cette fédération tant annoncée.

La fédération de contenus est essentielle car elle apporte :

  • une réduction importante des redondances d’information (duplications inutiles, couteuses et risquées)
  • la valorisation par l’évaluation et la certification des données clefs
  • l’accélération des échanges d’information dans et au delà de l’entreprise
  • la mise à disposition en toute sécurité des informations pertinentes et essentielles dans leur contexte.

Ces évolutions technologiques sont l’objet de réflexions et de projets internes tant chez les éditeurs que dans les bureaux des urbanistes et autres architectes qui travaillent en étroite collaboration avec les métiers.

Pour préparer les solutions de demain qui passeront certainement pas une automatisation de l’évaluation et de l’échange des informations et des contenus par les systèmes, il est essentiel aujourd’hui de développer les fonctionnalités nécessaires.

Le réfrigérateur qui communique automatiquement avec les épiceries en ligne pour passer commande au meilleur prix les denrées dont il assure la conservation, ce n’est pas encore disponible chez votre revendeur préféré, mais demain… enfin, on verra…. (vous pouvez déjà l’apercevoir ici !)

Tout ceci est une histoire de CONFIANCE et dans ce domaine il est certain que les technologies avancent également très rapidement !