Archives de Tag: records management

Edition de logiciels : la survie passe obligatoirement par le « social »


Enterprise 2.0 est devenue une appellation, certes, un peu galvaudée, mais néanmoins représentative d’une certaine réalité dans l’évolution des entreprises.

Aujourd’hui de nombreux chefs d’entreprise tentent d’adopter le concept ou, à minima, savent qu’il existe et souhaiteraient en savoir plus.
Il est également satisfaisant de constater – à la suite des premiers retours d’expérience – que la mise en oeuvre d’un réseau social d’entreprise n’est plus l’apanage de quelques-uns (early adopters), mais que l’outil est considéré comme essentiel au développement de l’entreprise.

Depuis les années 80, les entreprises ont travaillé et se sont appuyées sur des d’applications du type 1.0 que l’on peut classer selon trois types :

  • Les applications transactionnelles : solutions centrées sur les données et conçus pour gérer les processus et les transactions commerciales de base.
  • les outils de productivité : outils axés autour des documents utilisés par les employés et utilisés pour la gestion et la maintenance des fichiers.
  • les outils de communication : du type courrier électronique  (problématiques de volume sans cesse croissant, classement, organisation, archivage) à disposition de chaque collaborateur.

Geoffrey Moore, auteur de la bible du marketing hi-tech Crossing the Chasm, qualifie ces applications Enterprise 1.0 de « systems of records« , et en toute modestie, nous les avons qualifié ici d‘informatique de gestion !
Tout en répondant à un besoin essentiel des entreprises, il leur manque la capacité à promouvoir l’engagement social.

Le modèle Enterprise 2.0 : un nouveau paradigme de gestion basée sur les réseaux sociaux d’entreprise.

C’est en quelque sorte la plate-forme d’engagement pour tous et, bien au-delà de l’entreprise, qui permet à chacun de s’engager davantage en restant connecté avec les personnes et les activités autour de soi.

Ce faisant, la participation, la contribution, et la collaboration gagnent en efficacité pour permettre d’atteindre ainsi les objectifs opérationnels plus élevés pour l’entreprise.
Les réseaux sociaux d’entreprise ont pour objectif de « mettre » un peu plus d’engagement, de contexte social, dans les systèmes de gestion auxquels ils ne se subsituent pas (pour le moment) !

De nombreuses entreprises ont fait des expériences avec les plates-formes d’engagement ces deux dernières années avec un taux d’échec relativement élevé.
Certains rapports indiquent même que près de 90% des projets d’engagement basés sur un réseau social d’entreprise meurent, ou connaissent un « désintérêt » très rapide, dans les 3-6 premiers mois.

Pourquoi l’adoption d’une plate-forme de l’engagement d’un tel défi difficile à relever ?
Une de réponses est que nous avons tous des vieilles habitudes qui ont la vie dure.
Nous préférons tous continuer à faire les choses de façon familière, donc facile – basée sur les systèmes que nous avons connus tout au long de notre vie professionnelle – et que toute nouveauté peut être perturbatrice et gênante pour la plupart d’entre-nous.

Et, ainsi que nous l’avons déjà maintes fois signalé, toute adoption réussie nécessite une transformation culturelle, comportementale pour toute l’organisation.

De par leur conception, les logiciels et systèmes actuels sont centrés autour des enregistrements, basés sur les données d’entreprise, les documents, les  messages, le tout orchestré à partir des modèles et des processus.

Nous agissons quotidiennement dans une organisation du travail très structurée, principalement réactive, et basée sur un flux de production linéaire.

Différemment, les plateformes d’engagement sont elles centrées sur la personne.
Leur mission est de faciliter les tâches de collaboration tellesque la résolution de problèmes, la gestion des exceptions, la recherche d’un consensus ou d’une solution novatrice, etc., bref toutes les tâches qui ne peuvent être modélisées et programmées dans des processus structurés ou des flux de travail.

En conséquence, la plateforme doit se développer pour être porteuse de proactivité  et s’engager, en parallèle, dans des activités multiples, transversales et diverses, telles que :

  • Rassembler et maintenir une « masse critique » de membres actifs à travers et au-delà de l’entreprise.
  • Bâtir un écosystème de réseaux et de communautés par ces membres et pour ces membres.
  • Contribuer à « donner du sens » aux relations entre les membres
  • S’intégrer pleinement avec les systèmes actuellement en production.
  • Valoriser les contributeurs (ereputation) et faire en sorte que tout le monde est incité à apporter des idées et partager les connaissances en tout temps.
  • Permettre le suivi de toutes les activités pertinentes par n’importe qui, n’importe où, n’importe quand.
  • Mettre en évidence avec opportunité les sujets et les collaborations d’actualité.

Le but des réseaux sociaux d’entreprise est de faciliter les changements et de réussir à transformer les habitudes de chacun –  passer d’un comportement réactif à la proactivité, d’un fonctionnement linéaire à un modèle diffus (transversal) –  objectif qui est loin d’être trivial.

Alors de quoi avez-vous besoin ?

D’une volonté politique, de leader(s) qui apporte(nt) leur soutien à ce changement et de solutions (plateformes) techniques matures, intégrées et réellement centrées autour de l’engagement !

————————————————————————————————————–

Note largement inspirée de la publication faite par Pehon Cheng (Broadvision) dans CIO Network daté du 22 avril 2011

Médias sociaux, espaces publics et gouvernance : état de l’art des outils et méthodes d’archivage


Retrouvez ci-après le rapport publié, en mars 2011, conjointement par l’American Council for Technology et Industry Advisory Council à propos de l’état de l’art en matière de politiques et de solutions d’archivage pour les médias sociaux.

Le but de cette étude est d’ouvrir un débat autour de l’utilisation des technologies collaboratives issues du Web 2.0, également connues sous le nom de médias sociaux, dans le but d’aider les autorités et les citoyens à communiquer plus étroitement et ouvertement.

L’étude a été réalisé au travers d’entretiens avec 10 organismes autour des questions de gestion des contenus partagés et publiés sur les médias sociaux.
L’ACT-IAC cherchait à explorer, identifier et à comprendre les meilleures pratiques de gouvernance, les politiques de rétention et d’archivage supportant les médias sociaux utilisés au service de la mission de l’agence.

ECM et RSE : Perspectives 2011 et retour d’Info360 [J. Mancini -AIIM]


La dernière étude sectorielle produite par AIIM avec notamment une section consacrée aux « outils « sociaux » et collaboratifs  (adoption et « business drivers ») dans l’entreprise.

Et pour tous ceux qui n’étaient pas à Washington la semaine dernière pour Info360, ci-dessous quelques notes communiquées par John Mancini.

eDiscovery, records management, gouvernance de l’information : ce qu’il faut savoir !


Gouvernance de l’information, litigation hold, eDiscovery, records management,…. les éditeurs sont prolifiques et les contenus ne manquent pas de Alfresco à Nuxeo en passant par IBM, Microsoft ou encore Open Text.

Ci-après le point de vue de EMC :

Réseaux sociaux d’entreprise, gestion de contenu, gouvernance et records management


Le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise n’est pas un phénomène neutre du point de vue de la gestion de contenu (ECM), ni de l’archivage et/ou du « records management ».

S’il est de la responsabilité du management de décider des opportunités d’utilisation des RSE, il est patent que leur mise en production ne peut se faire sans l’appui et l’implication des équipes techniques mais également des responsables de la gestion de contenus et des archivistes.

Le contenu généré, partagé et utilisé dans les réseaux sociaux d’entreprise est éligible au programme de gouvernance de l’information.

Depuis quand sur les réseaux sociaux ? - Etude Equaero

Ainsi selon une étude réalisée fin 2010 par Isabelle Oudot-Klein, directrice du développement d’Equaero, étude dont les résultats sont disponibles en ligne, les entreprises viennent de se lancer sur les réseaux sociaux avec pour « premier objectif » la qualité de leur image.
En ce qui concerne l’image et la préoccupation, l’investissement dans les médias sociaux procède souvent d’un constat comme le souligne Isabelle Oudot-Klein : « Les entreprises ont remarqué que leurs clients sont déjà actifs sur Internet et parlent d’elles sans hésiter en bien ou en mal. Elles se sentent par conséquent obligées d’entrer à leur tour dans la conversation pour ne pas perdre la maîtrise de leur réputation ».

La maîtrise de la réputation est évidemment très importante et elle passe également par l’évaluation et le contrôle des informations et des contenus échangés et publiés.

Le réseau social d’entreprise participe à la croissance des volumes de contenus et il doit s’inscrire dans la politique au service de la gouvernance de l’information.

Nous avons déjà eu l’occasion sur ce blog de débattre de l’intérêt des RSE en matière de gouvernance de l’information, mais également de présenter le point de vue de professionnels quant à l’avenir des archivistes (records managers) au service des projets de gestion de contenus.

L’ECM ou Enterprise Content Management, a souvent été le type de projet géré par les équipes informatiques où il est question de mettre en production des  technologies et des outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et restituer les contenus qu’ils soient structurés ou non structurés.
L’ECM met l’accent sur trois défis:

  • Automatiser les processus de conformité tout en améliorant l’efficacité du personnel, grâce à la collaboration, la communication et le partage de l’information.
  • Transformer les processus d’affaires grâce à l’intégration des contenus et à l’automatisation des processus.
  • Optimiser l’infrastructure de gestion des contenus et la conformité grâce à la capture, l’archivage, la conservation, la recherche et la restitution des documents et des informations.

De toute évidence, vu les aspects techniques et architecturaux de la mise en production des référentiels, les équipes informatiques devraient être leaders de ces projets, or il semble que souvent il n’en n’est rien, car ils ne peuvent à eux seuls justifier de l’intérêt (ROI) des ces programmes !
C’est ici que le record manager ou archiviste peut intervenir et devenir un soutien déterminant aux projets ECM.


Le records manager peut « vous sauver la mise »

 

Les records manager sous pression

L’élément clé de toute mise en oeuvre d’un projet ECM est de savoir comment il se rapporte aux questions de conformité, à la gestion des risques, et aux besoins d’e-discovery.
Le fait que l’informatique peut réduire les redondances de données et rationaliser le stockage des documents et de sauvegarde est secondaire.

La réussite de tout programme de gestion de contenu s’articule autour de la mise en œuvre de règles de conservation des documents et des capacités de contrôle des différents types de contenu (messages électroniques [email ou IM], documents, contenus réseaux sociaux et espaces collaboratifs internes,contenu web,  bases de données, ou les lecteurs externes, pour n’en nommer que quelques-uns).

Le records manager peut devenir un allié dans le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise car lui seul permet, aujourd’hui, de les inscrire définitivement dans le périmètre des applications (d’infrastructure?) qui participe activement aux programmes de gouvernance de l’information et servent ainsi les besoins de conformité de l’entreprise.