La dématérialisation : pré-requis de l’entreprise numérique!


En cette rentrée, les projets de digital workplace continuent à se préciser et c’est tant mieux !

Et dans la plupart des cas, la réflexion menée par les porteurs de projets – côté business et infrastructures – soulève très souvent la question de la réalité de la dématérialisation des documents dans l’entreprise.

Le constat est objectif : les échanges dans l’entreprise (ou l’administration) ne sont pas – ou si peu – dématérialisés !

Si pour vous, le titre de ce billet est un truisme, ce en quoi vous n’auriez pas tort, il n’en reste pas moins qu’à l’heure de la transformation numérique des organisations, tout reste à faire pour beaucoup d’entre elles !

La dématérialisation des outputs et autres flux d’impression a été largement mise en oeuvre ces dernières années, de même que les fonds documentaires (archives) et les courriers entrants.
Nécessaire et souvent bienvenue pour des raisons évidentes de commodités et soutenues par des ROI (ou des espérances) bien documentés, cette étape de la dématérialisation a permis à de nombreuses organisations de considérer qu’elles avaient d’ores et déjà atteint une bonne maturité numérique.

Et puis, il y a l’EMAIL, le super "convoyeur" de documents et toutes les applications métiers bénéficiant d’un espace de gestion documentaire ou d’un accès à des solutions d’archivage électronique : tout pour donner l’illusion d’une entreprise bien dans l’iconomie !

Au fur et à mesure que les réflexions avancent et que les projets se précisent, il n’est pas rare de découvrir des pans entiers de l’entreprise qui ont échappé à la dématérialisation, voire à l’informatisation (sauf à considérer le traitement de texte et le parapheur comme des solutions numériques).

Très souvent, les procédures internes les plus simples ont échappé à la volonté de dématérialisation du simple fait qu’elles sont singulières, peu connues des responsables de projets des équipes IT et que globalement tout le monde en est satisfait et qu’il n’y a pas d’urgence, ni de ROI qui pousse à réfléchir à leur transformation.
Et chacun de valider une facture, une note de frais, voire une commande, en y apposant son paraphe avant de la "pousser" vers le bureau du prochain validateur, etc., tout le monde connaît ce quotidien dans les services : on re matérialise (imprimer) des documents entrants dématérialisés à l’arrivée pour les faire circuler dans un parapheur de signataire en signataire avant de les re-dématériliser (numériser) pour les conserver dans des applications ou les archiver !

Ces pratiques posent deux problèmes :

  1. elles sont pour la plupart peu sécurisées même si tout le monde pense le contraire (ou presque)
  2. elles sont des points de blocages (des grains de sables) au coeur des initiatives d’évolution vers l’entreprise numérique et des chantiers (change management) qui l’accompagnent et la facilitent.

La question de l’automatisation et de l’interopérabilité des solutions et des processus ne peut être traitée avec succès que si – entre autres – les collaborateurs ont acquis une maturité numérique dans leur quotidien au travail.
Une digital workplace pertinente est d’abord une offre de service numérique pertinente organisée autour du mieux travailler des collaborateurs pour leur meilleur confort et le plus grand bénéfice de l’organisation.

L’entreprise numérique – et c’est bien le cas des entreprises "digital natives" – est une entreprise affranchie du besoin de documents matérialisés.

Il est important pour toutes les organisations d’engager des actions afin de transformer le quotidien des collaborateurs pour finalement réussir à proposer une organisation du travail plus pertinente et plus efficace.

Ce changement ne peut pas se faire sans eux, et les personnes qui ont la responsabilité de la gestion de cette évolution auraient tort de s’en tenir aux seules volontés exprimées par leurs "managers".

A German perspective on successful social business stories

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Claude Super:

Une approche pragmatique, humble, en constante évolution par des entreprises performantes pour des résultats très intéressants ! à découvrir, comprendre et s’en inspirer. Merci

Originally posted on Ripple Effect Group:

At Ripple Effect Group, we are acutely aware of the impact of culture on technology adoption and the use of social media. In this guest post, Christoph Schmaltz – a Ripple Effect Group associate based in Munich, Germany – explores the case studies of three German companies that have been successful in their social business journey.

I am German. I hate being late. I am tall. I am not blond. I don’t have blue eyes. I don’t drink (much) beer. I am not a fan of David Hasselhoff. I don’t wear Lederhosen. I hate Sauerkraut! And sometimes my room is a chaos.

Chaos. German style.

No. I mean real chaos. Not German style!  In certain aspects I am not your typical German, in others I certainly am.

Just to make sure: Stereotypes don’t apply in all its glory to everyone, but there are reasons they exist. This blog post is not about stereotypes per se though…

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Social Business, quelles perspectives pour vous?


La transformation du cadre de travail est le bon moment pour tenter une approche plus pertinente car personnalisée.

La méthode largement décrite et "supportée" notamment par John Stepper "working out loud" appartient aux pratiques intéressantes et certainement productrice de valeur dans beaucoup de cas.

Une des difficultés de ces approches "peu standardisées", ouvertes et encore très perturbantes tient à la bonne compréhension des attentes de tout à chacun.

Jane McConnell a récemment publié un document que je partage ci-après, document issu des groupes de travail qu’elle anime autour de la question de la "digital workplace"

Jane distingue 5 types d’acteurs concernés par la mutation de l’environnement de travail.

A mon avis, l’intérêt de cette "typologie" tient surtout au fait qu’elle émane directement des réflexions des représentants des entreprises et des organisations menant une réflexion active sur le sujet.

stakeholders digital workplace

 

La méthode d’investigation ou de compréhension des attentes de chacun, soit la réelle proposition de valeur pour ces acteurs, est un travail "classique" d’écoute et d’échanges qui peut permettre au travers de "persona" et de "use cases" d’approcher au mieux les objectifs, donc de travailler à la mise en place des outils et surtout des pratiques et de la gouvernance ad hoc !

Et des éléments de mesure ……..

Analytics

pour mieux comprendre les apports et l’adéquation aux attentes afin d’anticiper et de dessiner les futurs "milestones" de l’évolution du travail dans l’organisation. 

La maturité du "social business": plus de valeur au delà du B2C


Le dernier rapport du MITSloan management review, en collaboration avec Deloitte University Press, vient de sortir en ligne et il dresse un tableau plutôt optimiste quant aux perspectives du "social business" en terme de création de valeur pour les entreprises !

Le niveau global de maturité est encore bas, mais prometteur, et cette étude produit des données qui sont probablement proches, voire très proches de la réalité et non, comme certaines, largement sur évaluées et tenant plus de la méthode Coué que de la réalité sur le terrain.

Social Business Report MITSloan 2104

Selon cette étude, et bien au delà du marketing et du mythe de la révolution du B2C, les entreprises disposent de trois leviers pour mettre en oeuvre des stratégies "social business" créatrices de valeur :

  • Utiliser et valoriser les analyses des données "sociales" dans les processus d’évaluation et de décision : aujourd’hui 67% des entreprises interrogées le font !
  • Déployer une vision de l’entreprise à partir de propositions de valeur que porte, pour elle, le "social business" : 90% des responsables d’entreprises ayant une bonne maturité en "social business" affirment que l’impact est positif !

Social business report MITSloan 2014

  • Aller au delà des utilisations "marketing" pour en tirer tous les bénéfices : support à l’innovation pour 87% des sondés, gestion des talents et management (leadership) pour 83% et pour 60% intégration forte au niveau opérationnel.

Social Business Report MITSloan 2014

Ce document regorge de données intéressantes notamment au travers des cas (Red Cross, BASF, par exemple) présentés en illustration et permettez-moi de vous conseiller vivement de télécharger et de lire la globalité de l’étude.

En complément :
L’entreprise de demain, bien au-delà des processus !
Social business : tout le monde (ou presque) s’en fout !
Les dirigeants actuels ont mal "au numérique" !
L’entreprise de demain : besoin de "social business intelligence"!
Un réseau social d’entreprise, pour que faire ?
Ils sont en train de passer à côté de la révolution 2.0 !

Santé, business, éducation, le numérique change tout, y compris le regard sur soi !


Pendant que certains baignent encore dans un conservatisme bien confortable, les facteurs de perturbation continuent à croître en nombre, en disponibilité et en pertinence.

Le numérique est à l’origine d’innombrables tout autant qu’incroyables changements. Dans le monde numérique, nous agissons différemment et ceci influe largement l’économie, le commerce, le fonctionnement ainsi que l’organisation des entreprises, quoiqu’en disent certains !

Nos comportements guident ainsi les entreprises à nous proposer de nouveaux outils et de nouvelles applications.
Celles-ci sont souvent imaginées et développées par des "jeunes pousses" dans une démarche "lean startup" et en exploitant avec pertinence les données disponibles (big data) pour mieux préciser un modèle d’affaires efficace.
Il y a bien évidemment tous les services traditionnels : billetteries, réservations, etc., auxquels le numérique a donné une meilleure disponibilité et accessibilité.
Mais il y a également de nombreux services qui se déploient avec une approche nouvelle pour apporter des réponses à des besoins personnels et professionnels.
Dans le domaine de l’éducation, les MOOC viennent, avec les chaînes vidéos, enrichir l’offre de contenus en support à la connaissance et à l’apprentissage.
A l’image de ce que nous proposent les secteurs de la banque, des loisirs ou des transports, la démarche s’inscrit dans une tendance déjà bien ancrée en occident : le "Do It Yourself".
Jusqu’alors cantonnées au bricolage et autres tâches manuelles, les offres se sont multipliées depuis les années 2000 dans le monde de la prestation des services, puis des échanges intellectuels.

Il est un domaine, jusqu’alors et encore sacralisé pour beaucoup, qui, petit à petit, succombe également aux charmes du numérique : la santé.

Les offres "Quantified Self" développées pour les sportifs, mais aussi plus généralement pour tous ceux qui souhaitaient se connaître un peu mieux, collecter des données (très) personnelles et les partager, connaissent depuis environ 5 ans un succès très important.

Très naturellement, ces capteurs et ces pratiques, tout autant que l’appétit du public pour ce type de "services", ont un intérêt pour les professionnels de la santé, mais aussi pour d’autres entreprises comme les compagnies d’assurances (AXA a lancé une offre d’assurance incluant un objet connecté).
Sans entrer dans le débat de la protection des données personnelles (débat qu’il faudra bien avoir un jour) dans ce billet, il est étonnant de constater la vitesse à laquelle des propositions nouvelles et plus ou moins perturbantes apparaissent également dans le monde de la santé et des "business" qui y sont liés.

Il suffit de suivre (un peu) l’actualité de l’innovation pour constater que le mouvement est lancé et que demain, notre rapport à la santé et nos pratiques de consommation vont également beaucoup changer.

Du bien être à l’auto surveillance (voire analyses), chacun a le loisir quant aux "outils" qu’il peut utiliser tout en contribuant (un peu et c’est selon) à une meilleure connaissance globale !

Et c’est ainsi que se constitue notre identité d’homonuméricus :
être focalisé comme jamais sur lui-même, son existence et sa représentation, mais aussi contributeur d’une expérience de partage au service – on l’espère – du mieux collectif !

Dans le réel, le corps donne d’emblée existence à la personne, lui permettant de se manifester aux yeux des autres et ainsi de construire son identité par différenciation. À l’écran, la personne doit prendre existence : si elle n’agit pas et ne laisse pas de traces d’elle-même, elle est invisible pour un autre. Cette nécessité de prendre existence en laissant des traces est un changement radical du paradigme de l’identité.

Représentation de soi et identité numérique
Une approche sémiotique et quantitative de l’emprise culturelle du web 2.0 par Fanny Georges

Bien évidemment, tout ceci est très excitant et quand vous prenez le temps de regarder – par exemple – des offres du type de celle proposée par Force Impact Technology avec le FITGuard, il fait nul doute que nous sommes entrés dans une "nouvelle époque".

WID_letterheadPour aller plus avant sur le sujet de l’eHealth et de l’innovation dans le monde de la santé, le WID-I4H, conférence qui se tiendra à Genève fin août, est l’évènement auquel il faut participer (c’est gratuit, mais il demandé de s’inscrire) ou suivre par défaut en Live stream ou LiveTweet (#WIDI4H).

fenvDans le domaine des entreprises et pour tout ce qui tourne autour de l’image et de la réputation, le Forum Economique du Nord Vaudois qui se tiendra le 4 septembre accueillera parmi les meilleurs spécialistes. Les débats et présentations seront également accessibles en direct en ligne, ici en Live blogging et sur Twitter (#FENV2014) et aujourd’hui en pleine actualité, un beau cas d’effet Streisand dans la restauration en France !

Capture d’écran 2014-07-14 à 16.26.24En ce qui concerne la pertinence de l’accompagnement des utilisateurs en des pratiques en faveur de l’adoption de "nouveaux outils", rendez-vous à Paris, le 11 septembre (Retour d’expérience sur l’adoption des usages collaboratifs de la société Moët Hennesy)

Capture d’écran 2014-07-14 à 16.25.58Enfin et pour ce qui concerne plus généralement les questions d’innovation, de modèles d’affaire et de management, rendez-vous au Panorama des Innovations Managériales (1er et 2 octobre) à Paris.

Les dirigeants actuels ont mal "au numérique" !


Philippe Lemoine, 64 ans, président de LaSer, précise dans une interview publiée sur Libération

Oui, il existe une disruption numérique de l’économie française. Et, oui, elle engendre de vrais risques, comme le siphonnage de la marge de nos entreprises par de nouveaux prestataires dotés d’une puissance capitalistique énorme. Selon l’agence Moody’s, Apple, Microsoft, Google, Cisco, Oracle et Qualcomm rassemblent 25% du cash détenu par les entreprises américaines. Ensuite, nous assistons à une rigidification vis-à-vis des changements issus du numérique de la part des grands acteurs nationaux, qui réclament une approche protectionniste des pouvoirs publics. Enfin, nous connaissons actuellement un déficit de pensée utopiste. Pour les Français, seuls les Américains seraient capables de changer le quotidien grâce au numérique. Un manque de confiance en nous qui ne fait que renforcer les «Gafa»[Google, Apple, Facebook, Amazon].

Le constat est clair et l’annonce un peu rude, mais comment serait-il possible de faire autrement devant ce manque de vision qui caractérise – selon lui – les dirigeants français, mais également devant la frilosité de beaucoup de "managers" européens trop souvent incapables de sortir des conservatismes qui les ont guidé tout au long de leur carrière !

Le chemin sera long et plusieurs études et sondages le confirment : après le travail conduit au premier semestre et repris ici sous le titre "Les CEO et la C-suite au pied du mur pour construire l’entreprise de demain !, j’aimerais partager avec vous quelques éléments publiés sous le titre "The digital tipping point" courant juin par McKinsey à la suite d’un travail conduit auprès de 850 dirigeants d’entreprises (C level executives).

Cette étude met en exergue trois enseignements :

  1. l’absence de vision business : Le C level doit travailler à comprendre pour communiquer afin de convaincre et de rassembler autour d’une vision dans laquelle le numérique est clairement porteur de valeur et de performance économique et sociale
  2. Exigence d’une mise en oeuvre "globale" : l’évolution vers l’iconomie n’est pas un choix (à la carte) !
    Il est important de "projeter" toute l’entreprise : organisation, méthodes, pratiques, processus et outils afin de saisir les meilleures opportunités, à faire les bons choix et en recueillir les bénéfices
  3. Manque de compétences : qu’ils soient techniques ou fonctionnels, les talents font cruellement défaut.
    Cette absence de vivier de compétences est un frein à la maturité numérique des organisations et faudra-t-il compter sur des initiatives privées (irresponsabilité des états) pour créer les conditions de formations adaptées ?

Dans le détail et tout d’abord, il y a les nouvelles rassurantes et notamment le fait que les dirigeants sont de plus en plus nombreux à soutenir les initiatives "numériques" et le premier d’entre-eux reste sans surprise le CIO !

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Les dirigeants, notamment des secteurs haute technologie et télécom, mais également d’Amérique du Nord, mettent plus d’espoirs que les autres dans la capacité du numérique à contribuer à une meilleure performance économique soit en favorisant une "croissance organique", soit en ouvrant de nouveaux marchés (produits, services, …).

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Le client reste prioritaire dans la vision "numérique" de ces dirigeants et il n’est pas surprenant de constater que, selon eux, la majorité des efforts doivent être concentrés sur cette relation et l’exploitation des informations (big data) :

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Mais le chemin reste difficile et selon la taille de l’organisation, les dirigeants reconnaissent souvent qu’un des principaux challenges est de "faire avec " une structure organisationnelle qui représente en fait un obstacle à cette évolution.
Au delà du manque d’agilité de l’organisation et des nombreux conservatismes, le manque de compétences est une réelle difficulté pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille !

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Plus de détails et de résultats sur le site de Mc Kinsey :  "Insights & Publications"

Client, CMO, CFO, qui sera le "boss" de l’entreprise de demain ?


A force de (re)mettre en avant le client dans les préoccupations, voire les stratégies, des entreprises, nous en sommes presque revenus au slogan un temps si populaire dans certaines enseignes "ici, le client est roi".

D’une manière rapide et simple, suffit-il d’être à l’écoute des clients pour réussir et si oui, à quoi serviront encore les managers dans les entreprises, à part organiser une production de biens et de services en parfaite adéquation avec la demande exprimée ?

Bien évidemment, non !

L’entreprise a besoin de comprendre et d’anticiper les envies et les désirs de ces clients et il est important qu’elle sache mettre en place les outils, les pratiques et les hommes qui vont lui permettre de le faire.
Mais pour autant, cela ne suffira pas forcément à faire le succès de l’entreprise !

Il faut plus et généralement c’est "le boss" qui est à l’origine des "success story" !

 Qui sera l’initiateur, l’animateur et le serviteur des réussites de demain ?

A priori, le client tient un rôle essentiel mais il n’est pas bon dans l’anticipation de ses propres besoins et trop souvent il n’est intéressant qu’en tant que suiveur ; peut-on faire entièrement confiance à un "early adopter" ?

L’exploitation des données récoltées après des clients (le très fameux big data) a placé sous les feux de la rampe les fonctions marketing et plus particulièrement le CMO !

cssuite-evolution-past30yearsDésormais promu au sein de la C suite, les responsables des secteurs marketing (parfois ventes) sont les grands gagnants de la première "révolution" numérique, communément appelée "social business".

Le marketing dans le monde numérique, tout aussi pertinent et sympathique soit-il, ne fait souvent que confirmer ce que certains avaient déjà ressenti et son intérêt est bien plus grand pour l’exploitation d’un marché que pour anticiper des tendances.
En fin de compte, le marketing serait plutôt du type conservateur alors que l’entreprise de demain a également besoin de perturbateurs et de "visionnaires" pour imaginer les relais de croissance (innovation) dont elle aura besoin.

Il nous reste encore pas mal de C, et s’il en est un qui nourrit de grands espoirs, c’est bien le CFO !

Pour moi, il représente le "pire des candidats" : peu imaginatif, porteur d’une vision de l’entreprise toute en rapports et processus de contrôle et focalisé sur la recherche permanente de la haute performance économique et pour qui l’innovation représente un tel risque qu’il est préférable de s’en écarter !
Son "âge d’or" est désormais derrière lui et seule une association opportuniste avec le CMO – quand celui ci sait parler ROI – pourrait momentanément lui donner l’illusion d’un regain de popularité.

Depuis un billet publié en juillet 2012, et plusieurs autres (dont celui avec Jon Husband), on a commencé à bien voir se dessiner le portait du "boss" de l’entreprise de demain ainsi que les contours de son rôle.

Dans les start-ups, c’est au gré des difficultés, des succès mais aussi des rencontres et des stratégies que se forgent les destins des meilleurs et qu’ainsi s’affinent les profils des grands dirigeants de demain.

Dans les grandes entreprises, voire certaines moyennes, on fait depuis longtemps déjà "oublié" le client pour se concentrer sur son existence propre, ses ambitions, ses viviers de dirigeants (grandes écoles) et ses conservatismes (tout sous contrôle) propres aux élites actuelles.

Il y a des qualités qui restent « intangibles » bien que parfois peu valorisées au quotidien, telles que l’empathie ou encore la bienveillance. Dans un monde connecté, la compétence ne suffit plus, le manager doit montrer sa capacité à s’entourer des meilleurs et à « donner envie » à ses équipes dont l’engagement est clef. On ne demande pas à un manager d’être omniscient, ni d’avoir le don d’ubiquité, par contre son écoute, son ouverture au dialogue et son savoir être sont les atouts qu’il doit être capable de mettre en valeur.

En résumé, compétent, habile, humain, simple, avec de l’autorité et sachant prendre des décisions, telles sont les qualités essentielles du manager dans un monde de réseau.

A l’instar des initiatives de hacking du travail, puis-je proposer que l’on commence sérieusement à hacker le management et pourquoi pas lancer nos propres initiatives ou participer à celles déjà existantes comme MiX ?

Y a t-il un "Gary Hamel" francophone pour nourrir ce débat et nous aider à créer les conditions favorables à un management ouvert, agile, respectueux, visionnaire, doué d’autorité et guide légitime d’hommes et de femmes au service du succès de leur entreprise ?

Pour aller plus loin, ce billet sur le blog de EFE (une interview que j’ai donnée) ou encore ce billet du Nouvel économiste : Le client-roi, c’est désormais vrai