Nous sommes nombreux à travailler sur les questions de sécurité, d’évaluation, de valorisation de l’information et des contenus au service des organisations.
Le Pôle Numérique a publié récemment une synthèse de ses réflexions et de ses travaux que je vous propose de découvrir ci-après.
L’entreprise 2.0 est un modèle qui va permettre à nos organisations de continuer d’évoluer, mais cela n’est pas sans difficultés tant l’existant est important, voire stratégique, surtout quand on aborde la question des processus métiers.
Dans ce contexte, la gestion des contenus (ECM) fait partie des préoccupations des responsables métiers et des équipes informatiques et le chemin peut être semé d’embûches, alors autant suivre quelques balises utiles !
Evaluation
Tous les contenus produits, reçus et utilisés dans votre organisation n’ont pas la même valeur d’usage et, de ce seul point de vue, il est urgent de procéder à leur évaluation tant le volume grossit rapidement.
Pour évaluer le contenu, il y a quelques moyens qu’il faut mettre en oeuvre en « standard ». Il peut s’agir de règles basées sur les métadonnées liées au contenu (type, auteur, mots clefs), mais cela risque de ne pas être suffisant.
D’autres moyens sont à envisager, tels le suivi de l’usage des contenus et documents (tracking), mais comme nous l’avons déjà mentionné au travers de nombreuses notes sur ce blog, la valeur d’usage ne représente pas la valeur « légale », ni la valeur patrimoniale, et le premier écueil de l’intégration d’une solution efficace d’ECM dans le modèle de l’entreprise 2.0 réside dans la capacité et les méthodes d’évaluation des actifs informationnels.
Utilisation
Les documents et contenus utilisés dans un processus, par une application, sont-ils susceptibles de servir également d’autres services de l’organisation (CRM, ERP, etc.) et si oui, à court, moyen ou long terme ?
L’utilisation des informations par plusieurs processus associés, ou non, ne doit pas signifier duplication ou copie des contenus et des documents, mais mutualisation, ce qui implique la création de référentiels communs.
Conservation
La conservation des documents et des contenus est souvent faite à l’image de l’organisation des organisations : dans des référentiels verticaux.
La migration de ces dizaines (voire plus) de solutions en production est illusoire (en tout cas très difficile et risquée).
Des processus métiers adaptés et automatisés (BPM) et la fédération des solutions d’archivage peuvent apporter à l’utilisateur le contenu dont il a besoin, indépendamment des architectures d’archivage en production dans l’organisation.
Restitution
Un contenu inaccessible est un contenu inutile !
L’existence d’un contenu n’est dû qu’à la possibilité d’y accéder, de le réutiliser, de l’échanger, etc.
C’est bien pourquoi sa restitution doit être TOUJOURS possible (en respect des règles de confidentialité et des droits d’utilisation) à partir de solutions centralisées ou au moins communes aux utilisateurs, processus et applications qui en ont besoin.
Protection
Comment protéger un document quant il est sauvegardé sur un disque local ou sur un appareil mobile ?
Des solutions de DLP (Data Loss Prevention) permettent de « monitorer » dans le périmètre de votre organisation, mais il faut également se prémunir conte les risques inhérents aux contenus qui « sortent » de ce périmètre et protéger les actifs informationnels.
Dématérialisation
Permettre un accès plus rapide, plus facile aux documents, en toute sécurité ET être « green », ce sont le plus de la dématérialisation et de la fin de l’ère Gutenberg !
C’est une réalité pour beaucoup d’organisations qui dématérialisent tous les contenus qu’elles peuvent en proposant à leurs clients (factures, contrats, etc.), partenaires (bons de commande, relevés, etc.) et employés (fiche de salaire, etc.) l’utilisation de documents électroniques.
Contextualisation
La pertinence est une priorité absolue pour l’utilisateur et l’efficacité des systèmes.
Seule la contextualisation des contenus et des documents permet la mise en oeuvre de cet environnement favorable au développement et à la croissance des organisations.
Collision
L’arrivée des réseaux sociaux d’entreprise, l’exposition des organisations sur Facebook, LinkedIn, Viadeo ou encore Twitter, le développement des applications mobiles sont à l’origine de beaucoup de questions (encore ouvertes) qui ont fait l’objet de nombreuses notes sur ce blog (contrôles, mesures, politiques, etc).
Qu’en est-il des possibilités d’e-Discovery pour ces documents et contenus ?
Les risques de collision entre Entreprise 2.0 et impératifs d’e-Discovery sont bien réels !
S’il est bien un secteur dans lequel la dématérialisation représente une avancée significative dans la gestion des données et des contenus, c’est celui de la santé.
Mais c’est également, un des secteurs qui gèrent, véhiculent et utilisent des données très sensibles parce que personnelles.
La présentation de Philippe Eveillard vous permettra d’avoir un premier aperçu de la réalité du Dossier Médical du Patient.
A lire également (quoique moins récent) Médecine 2.0 du même auteur.
Le modèle 2.0 et l’incroyable rapidité du développement des applications mobiles constituent une nouvelle frontière pour les applications de gestion de contenus.
Jusqu’alors, les fournisseurs de solutions de gestion de contenus travaillaient à partir du postulat suivant : verrouiller les contenus et organiser les échanges en fonction de processus (flux) métiers très structurés – en parfaite harmonie avec une organisation client-serveur, et la sécurisation des informations dans une zone protégée (firewall).
Mais les besoins des organisations d’aujourd’hui sont différents, notamment depuis que le lieu de travail peut être hors des murs de l’organisation et que les collaborateurs ont de plus en plus souvent besoin d’être en mesure d’accéder et partager du contenu à partir de n’importe où et avec n’importe quel appareil.
Tout sur Mobile
La demande pour l’accès mobile à des applications métiers et à l’information émane de partout.
Via: Cell Phones
C’est un phénomène bottom-up (les utilisateurs ainsi que les services informatiques recherchent des solutions qui permettent d’ «étendre le bureau» en toute sécurité), et top-down (chacun s’attend naturellement à ce que les appareils utilisés quotidiennement – iPhone, Android, Blackberry – servent également pour faciliter la vie professionelle).
Forrester estime que d’ici la fin de 2010, 30% des employés auront téléchargé au moins une application métier qu’ils utilisent pour leur travail sur un smartphone.
Du côté des services informatiques, on s’active également pour trouver les solutions permettant une main-d’œuvre plus mobile: environ la moitié des entreprises en Amérique du Nord et en Europe sont engagées dans des stratégies mobiles et tandis que Blackberry reste dominant, on constate que d’autres plates-formes comme IOS, Android et Windows Mobile gagnent rapidement en légitimité.
Quelles conséquences pour la gestion de contenus ?
Tout d’abord, les éditeurs qui n’ont pas compris l’importance des technologies mobiles sont en complet décalage avec la transformation massive qui se déroule dans les entreprises, tandis que les autres gardent un avantage concurrentiel significatif.
Au delà de ce constat, il faut comprendre que les solutions doivent être «agnostiques» au regard des questions de plate forme et qu’elles devront assurer les services quelque soit l’hétérogénéité des dispositifs dans les organisations d’aujourd’hui et de demain.
Les solutions de gestion de contenus, à l’instar des applications du type Yammer, GoToMeeting, Salesforce, etc., qui sont disponibles sur mobiles, doivent franchir le pas pour «servir» sur mobiles les contenus et documents qui sont au centre des processus métiers.
Un réel défi
Traditionnellement, les systèmes d’ECM ont été pensés et construits pour contrôler les contenus, non pas pour les diffuser.
De plus, de nombreuses fonctionnalités ont été développées en fonction des plates-formes et de l’infrastructure serveur (OS), mais la mobilité nécessite des procédures probablement plus simple et une présentation de l’information adaptée au support et à la capacité des réseaux (notamment en terme de volume et de bande passante).
Au delà des questions techniques, il s’agit d’une opportunité incroyable pour repenser et refondre la façon dont le contenu est présenté et consommé.
En effet, la forme du téléphone mobile et les limites inhérentes (taille, etc.) sont autant de facteurs qui font que les différentes solutions doivent «muter» de systèmes parfois lourds vers des organisations (architectures) plus agiles et rationnelles et à de interfaces beaucoup plus conviviales et faciles d’utilisation.
Lors de la conception d’un environnement mobile, les fournisseurs doivent décider quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour l’utilisateur mobile afin de faciliter l’accès, le partage et la collaboration autour des contenus.
Ils doivent également penser à l’affichage et à la présentation des contenus (par exemple : «file plan» et noms de fichiers, fil (liens) de contenus ou de discussions en temps réel, etc.).
Le tout dans le Cloud
Les périphériques mobiles sont devenus également un facteur essentiel pour le développement de technologies dans le «cloud», parce qu’ils représentent la catégorie de supports qui nécessite absolument le «cloud».
La réalité d’une main-d’œuvre mobile est à portée de main du fait d’un accès à Internet facile partout et d’un large éventail d’appareils mobiles sophistiqués à disposition, mais également de l’existence des solutions logicielles qui utilisent le «cloud» pour le stockage et l’archivage et dont le contenu peut être à disposition des mobiles également.
Les solutions de gestion de contenus disponibles sur le cloud en soutien aux plates-formes mobiles vont définitivement renvoyer aux «oubliettes» les questions de stockage local tout en permettant des intégrations fortes avec des suites mobiles du type QuickOffice (Quickoffice » Home), ou des solutions CRM comme Salesforce mobile (Mobile Lite – salesforce.com).
Source : Zenoss.com
Le support de la mobilité est la prochaine frontière pour les acteurs de l’ECM, et les éditeurs devront y faire face en créant des outils plus rationnels et des interfaces plus simples, plus faciles et plus conviviales.
L’ECM devient la plate-forme de service des contenus au delà des appareils et des plateformes et, pour ce faire, elle doit également être disponible dans le cloud, qu’il soit public, hybride ou privé.
Souvent une illustration est plus pertinente qu’un long article !
Tout d’abord retrouvez l’interview de Richard Collin [Professeur, Directeur de l’Institut de l’Entreprise 2.0 Ecole de Management Grenoble, Directeur associé de Nextmodernity]
Vous trouverez sous ce lien une interview vous permettant de mieux comprendre le processus mis en place chez MMA pour faire évoluer l’entreprise vers le 2.0.
Renault entende devenir une entreprise 2.0 et Julie Girard (web 2.0 program manager) décrit l’approche dans l’interview ci-après :
Renault 2.0 (février 2011)
L’Oréal n’est pas en reste et dans la vidéo ci-dessous Gérard Edouard Dias explique – à l’occasion du HUBFORUM 2010 – le rôle des RH dans ce processus.
Vous pouvez également découvrez ici, la présentation de l’expérience Lyonnaise des Eaux faite dans le cadre de la conférence Media Aces du 6 octobre 2010.
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