Gouvernance de l’information : l’essentiel est dans la valeur !


EIM, documents, référentiels, ECM, MDM, actifs informationnels, sont tout autant de termes que l’on retrouve tant dans les notes des analystes que des fournisseurs de solutions de « gouvernance de l’information« .

Récemment, quelques « experts français » ont pensé pertinent de mettre en avant la notion de  gouvernance documentaire alors que nous entendions déjà parler de gouvernance IT et bien sur de gouvernance du système d’information mais plus rarement de gouvernance des données !

Alors quoi de neuf ?

Côté éditeurs de solutions de gestion documentaire et de collaboration, pas grand chose.

Les solutions Open Source (Nuxeo, Alfresco, etc.) et SharePoint ou encore Documentum, Open Text et IBM ont largement contribué à ce que toutes (ou presque) les solutions disposent aujourd’hui des fonctionnalités de « records management » et de certifications (du type DOD).

Pour autant ni l’approche collaborative, ni l’intégration des « briques » de records management dans les plateformes de gestion documentaire ne sont suffisantes pour remplir les exigences d’une stratégie de gouvernance de l’information.
Côté données, solutions de business intelligence et master data management, pas de révolution annoncée pour les prochaines semaines mais plutôt une consolidation autour des solutions et des fonctionnalités disponibles.

Besoin d’une nouvelle perspective !

Bien évidemment que sans « records management », sans contrôle de la qualité des données, sans fonctionnalités de eDiscovery, il n’y a pas de bonne gouvernance de l’information.

Mais bien que nécessaires, ces applications et ces outils ne sont pas suffisants !

Jusqu’alors les projets touchant à la gouvernance de l’information ont été des projets IT, donc techniques et organisés à partir d’intégration de solutions ou de développements adhoc et ce le plus souvent dans une approche « risk management » ou encore « peur du gendarme« .

Il est temps de penser la gouvernance de l’information différemment et principalement au regard du non alignement (conformité) sur les besoins et exigences des métiers !

Le plus souvent, il est difficile, voire impossible, de MESURER les conséquences réelles de la non conformité, donc de mettre en oeuvre des mesures correctives avec finesse et granularité.

La collaboration au service de la gouvernance des données

Dans ce domaine, comme dans toute l’entreprise, l’heure est à la collaboration.
En effet, comment aligner les métiers, l’IT ainsi que les responsables des données atour d’un projet et d’un objectif commun, si ce n’est par une pratique collaborative plus forte ?

Il faut remédier à un état bien trop souvent existant et pouvoir clairement répondre à quelques questions essentielles :

  • Quelle est la valeur (du point de vue métier) d’une information et/ou d’une donnée et comment en mesure-t-on l’impact (quels indicateurs) ?
  • Qui est responsable de la conformité des données au regard des obligations et des politiques de l’organisation ?
  • Qui de l’IT, des métiers, des responsables des données, participe de ce programme et dans quel rôle ?

La mise en oeuvre d’une stratégie de gouvernance de l’information, donc des données, impose de remettre la valeur de l’information au centre des considérations, mais également de gérer la mise en oeuvre des projets autour des rôles de chacun et non plus de seules responsabilités fonctionnelles ou organisationnelles : stewarship versus ownership.

Réseau social et valorisation du patrimoine (expérience en Suisse)


Il est toujours intéressant de s’arrêter quelques instants sur des expériences et des projets qui « fonctionnent bien » et celui qui nous intéresse dans cette note en fait indiscutablement partie !

Le projet notrehistoire.ch est une bonne illustration des atouts d’un réseau social (on ne parle plus ici de réseau social grand public ou de réseau social d’entreprise) mis en oeuvre en tant que projet (culturel en l’occurence).

La plateforme, basée sur la solution Hyperweek, a été officiellement lancée le 29 octobre 2009 sous l’initiative de la Fondation pour la Sauvegarde du Patrimoine audiovisuel de la TSR dans le but de “créer une fresque en images et en sons de l’histoire de la Suisse romande au XXe siècle« .

Cette expérience a été bâtie autour d’un projet éditorial et en indépendance, notamment technique (site indépendant), par rapport aux médias (TSR, RSR et L’Illustré) qui le soutiennent et en assurent la promotion.

La découverte et la mise en valeur du patrimoine historique commun

Depuis fin 2009, ce sont plus de 1’300 suisses romands qui se sont inscrits sur notrehistoire.ch pour mettre en ligne, donc partager leurs archives : plus de 17’900 photos, 525 vidéos, plus de 100 interviews audios et près de 300 notes ou articles documentés.
Aujourd’hui, un « noyau » de contributeurs très actifs s’est crée autour d’une petite centaine de participants tandis que la plateforme affiche une moyenne de 500 à 700 visites par jour. Naturellement les fonds personnels ne sont pas extensibles et une fois le tri fait et les décisions de publication prises, les contributions se limitent souvent à l’ajout d’informations complémentaires ainsi qu’à des commentaires à propos de documents mis en ligne par d’autres contributeurs.
Mais l’intérêt pour la plateforme ne se dément pas et, jour après jour, de nouveaux contributeurs rejoignent l’espace social pour participer à la constitution de ce panorama de l’histoire de la Suisse romande.
Claude Zurcher, responsable éditorial de notrehistoire.ch, nous confie que le versement de nouveaux documents est très régulier. Il est également fier de la qualité des contenus accessibles à tout à chacun.
L’existence d’une charte éditoriale claire et précise permet aux contributeurs de décider des contenus qu’ils souhaitent mettre en ligne au regard de leur intérêt pour la communauté tandis que l’existence d’une politique de métadonnées liées à ces contenus en facilite le classement ainsi que l’indexation.
Il est également intéressant de noter que les contributeurs sont tout autant urbains que ruraux et que les cantons dans lesquels les institutions, telle la Médiathèque du Valais, ont une activité soutenue, sont largement plus représentés que les autres.

Et aujourd’hui, les interactions avec ces institutions sont un des vecteurs de consolidation de la plateforme actuelle et des fonds de contenus qu’elle héberge.

Ainsi, le projet est essentiel à la vie du réseau social d’entreprise ou public et qu’au delà des discours incantatoires qui pullulent sur le web, il est important de savoir rester concret.

Renforcer les liens sociaux

Au delà du projet qui sert de fondation à la communauté, il y a la dimension sociale, la création et/ou la réactivation de liens au sein de cette communauté.

Ainsi de nouvelles « communautés » se créent autour de centre d’intérêts communs : régions, villages, famille, profession, etc. Pour Claude Zurcher la qualité de l’interface (utilisabilité)à été déterminante dans le développement de cette activité sociale qui est, sans aucun doute, un de meilleurs critères pour qualifier la réussite de ce projet.

Les contributeurs aiment à apporter leurs documents en tant qu’illustrations de la réalité sociale, politique et culturelle de la Suisse romande et il est important de mentionner que la question, légitime, de la sphère privée, ne se pose pas car l’enjeu est le témoignage et le partage au service de la communauté, bien loin de l’exhibitionnisme et de la futilité de certaines plateformes dites sociales !

La richesse du lien social et sa vigueur tiennent également au fait que dans cet espace ce sont les protagonistes, les acteurs, qui publient, commentent, annotent, partagent, bref, qui donnent un éclairage sur notre histoire commune !

Une des leçons de cette expérience tient également au fait que le lien social est transversal, qu’il n’est pas exclusivement lié aux organisations qu’il peut transcender et que seuls des espaces ouverts, mis en oeuvre en toute clarté (charte, autorégulation) avec des objectifs réalistes et fédérateurs peuvent créer les conditions favorables à son épanouissement.

Ouvrir de nouvelles perspectives en associant numérique et fonds historiques

Enfin et sans vouloir aller trop vite, notrehistoire.ch a les capacités et la légitimité à concilier institutions et patrimoine social.
Une application Iphone est en cours de publication et pourquoi pas demain, des guides, des expositions thématiques avec les musées et autres institutions culturelles, des projets d’édition, un déploiement en Suisse (au niveau national) ou des projets similaires en Europe ou ailleurs.

Les idées ne manquent pas, mais il faut rester simples et pragmatiques et avancer au rythme qui est le sien.
Ces enseignements valent également pour les projets d’entreprises dans lesquels la patience et la capacité à mettre en perspective ces initiatives, au regard des objectifs globaux, sont essentiels.

Au fait, vous n’avez pas encore visité notrehistoire.ch ? l’accès y est libre !

Bon voyage en Romandie.

Réseaux sociaux d’entreprise, plateformes collaboratives : enfin dans la cour des grands !


Fin 2010, Jeremiah Owyang, analyste à Altimeter Group, avait clairement annoncé, à l’occasion de LeWeb, que 2011 verait la professionnalisation et le développement du « social businesss ».

Il y a quelques jours, Julien Codorniou (Facebook) déclarait  « Un jour chaque société aura son responsable Facebook »  et l’opérateur de réseaux sociaux grand public d’y aller de son opération de séduction.

Demain, IBM lance le Forum Intégration et Gouvernance de l’Information à l’occasion duquel les réseaux sociaux d’entreprise seront abordés notamment du point de vue de la gestion et la gouvernance de contenu.

Depuis quelques semaines, les éditeurs y vont, chacun à son tour, de leur solution.

Que l’on vienne

ils jouent tous maintenant dans la cour des grands !

Début janvier, USEO a publié son évaluation des différentes solutions disponibles et récemment AIIM a rendu public son guide pour une bonne mise en oeuvre des réseaux sociaux d’entreprise.

Les solutions me manquent pas et les entreprises identifient mieux la valeur ajoutée de ces espaces pour les équipes (RH, customer care, etc.) dans certains processus clefs pour le succès.

La maturité des outils, leur ouverture et la probable convergence des réseaux sociaux d’entreprise avec les solutions de gestion de contenu ( partenariat technologique entre blueKiwi et Entropysoft), voire certains CRM (Lotus Connection – Sugar CRM), sont autant de signes que ces solutions s’inscrivent dorénavant dans les « solutions d’infrastruture » que les entreprises vont déployer au service de projets ponctuels ou structurants selon les cas.

Cette maturité, dont on ne peut que se féliciter, va probablement conduire à une concentration au niveau des acteurs mais également à une amélioration technique de l’offre, notamment en terme de sécurité et de contrôle tant des accès que des contenus dont il faudra, pour ces derniers, savoir faire l’évaluation pour mieux en définir le cycle de vie.

Et n’oublions pas que nos messages, nos contenus, sont probablement moins éphémères que ceux dessinés à l’eau sur le pavé par ce chinois à Pékin, mais sachons mettre en oeuvre les bonnes méthodes et les bons outils pour une meilleure exploitation de ces actifs informationnels partagés également dans les réseaux sociaux d’entreprise !

A lire en complément :
Réseaux sociaux d’entreprise : retour d’expérience de groupeReflect, So’xpert et Altaïde

Réseaux sociaux d’entreprise (retours d’expériences, suite) : Orange

Réseaux sociaux d’entreprise, gestion de contenu, gouvernance et records management

Entreprise 2.0, réseaux sociaux et information stewardship

Entreprise 2.0 | RSE : La menace des 7 péchés capitaux !

Master Data Management, socle de la gouvernance de l’information


Quand on parle de MDM ou de gestion des données référentielles en français, généralement on veut apporter une réponse aux besoins de :

  • Différenciation des informations stratégiques des informations « métier »,
  • Vision globale des informations stratégiques.
  • Qualification et fiabilité de l’information.
  • Diffusion optimale de l’information (quelle information, à qui, quand, où).
  • Gouvernance ou tout au moins continuité historique de l’information : (source unique de référence, unicité d’identifiant pour l’ensemble de l’entreprise, traçabilité tant réglementaire que pour des besoins de reporting).

Le point de vue d’IBM :

ECM et RSE : Perspectives 2011 et retour d’Info360 [J. Mancini -AIIM]


La dernière étude sectorielle produite par AIIM avec notamment une section consacrée aux « outils « sociaux » et collaboratifs  (adoption et « business drivers ») dans l’entreprise.

Et pour tous ceux qui n’étaient pas à Washington la semaine dernière pour Info360, ci-dessous quelques notes communiquées par John Mancini.

Réseaux sociaux et protection des données personnelles


En complément de la note publiée en début de semaine à propos de la sphère privée et des médias sociaux, retrouvez ci-après le point de vue de Jacques Folon.

Que d’information (suite), y a-t-il un pilote ???


En juillet 2010, je publiais une note à propos de la production de contenus, de big data et du phénomène « d’information overload » ou d’infobésité (infobesity) qui semble être une des caractéristiques majeures de notre monde 2.0.

En 2003, Jakob Nielsen mettait en garde contre « l’information pollution »,  la difficulté d’absorber toutes ces informations et un phénomène de « zapping » généralisé.

Depuis qu’une société informatique française a su créer le buzz en mettant en avant son projet de généraliser les réseaux sociaux d’entreprise afin de supprimer les emails (trop ci, trop ça) et reprendre ainsi une hypothèse formulée sur ce blog en début d’année, il n’est pas une semaine sans un article dans la presse ou dans les blogs à propos de l’infobésité !

Ne voir dans les réseaux sociaux d’entreprise que des avantages en terme de gestion de courriel est surprenant et associer le « trop plein » d’information au seul usage de la messagerie électronique est tout aussi réducteur.

Trop d’information et de contenus

Le volume d’information produit double chaque année et il est majoritairement le fait d’individus (en opposition aux contenus produits par les applications, par exemple : les factures, les relevés de banque, etc.) et majoritairement constitué de contenus non structurés (tels que emails, vidéos, messages, courriers).

Voyez ci-dessous l’illustration vidéo faite en 2010 par Informatica :

Nouvelles méthodes et anticipations

De même que l’entreprise 2.0 ne peut-être réduite à la mise à disposition d’outils issus du web 2.0 aux collaborateurs, il est impossible de ne pas mettre en oeuvre des stratégies pour gérer ce flux permanent d’information généré par et pour les individus et les organisations.

Toutes les études se rejoignent sur le fait que dans les réseaux sociaux publics, 1% des « abonnés » créent les contenus, 24 % sont actifs tandis que 75% restent passifs voire pas intéressés. De même, des enquêtes récentes ont permis de constater que moins de 10% des messages émis sur Twitter étaient lus !

En ce qui concerne, les réseaux sociaux d’entreprise et si on en croit certains retours d’expérience (exemple: Alcatel Lucent), le taux d’activité est bien meilleur !

Il nous est impossible de traiter ce flux en temps réel et il est probable que beaucoup de contenus ne méritent aucune attention et n’ont aucun intérêt (sauf pour celui qui les a créés).

Tant que la publication de contenus sera gratuite (pas facturée en tant que telle pour le particulier), il est certain que la volumétrie produite continuera à croître exponentiellement, mais il est également probable que la volumétrie stockée ou conservée ne pourra suivre la tendance au même rythme.

Pour l’entreprise, la production et la conservation des contenus ainsi que le traitement de l’information ont un coût qu’il faut maîtriser et ajuster en fonction de leur valeur (cliquer ici pour calculer le coût du trop plein d’information pour votre entreprise).

Tout est question de méthode avant de parler d’outils !

A lire en complément :