Archives de Catégorie: Dématérialisation

ECM-CMS : toute ce que avez rêvez de savoir à propos d’Alfresco


Les réseaux sociaux sont sur le devant de la scène depuis quelques mois, mais il ne faut pas pour autant oublier la gestion de contenus (ECM/CMS) dont les solutions font partie des  applications indispensables à la valorisation de l’information au service des processus métiers.

Ces solutions sont également appelées à être le support des réseaux sociaux d’entreprise par la gestion des documents et autres contenus produits, échangés et utilisés dans ces espaces.

De temps en temps, nous revenons sur les offres des éditeurs et vous trouverez ci-dessous une présentation (très commerciale) de la solution Alfresco, solution « open source » comme Nuxeo et tant d’autres.

Bonne lecture.

Réseaux sociaux d’entreprise : retour d’expérience de groupeReflect, So’xpert et Altaïde


Il y a quelques semaines, vous avez eu l’occasion de découvrir sur ce blog les témoignages de représentants d’entreprises qui avaient décidé d’intégrer le modèle 2.0.

Aujourd’hui, ce sont trois utilisateurs de blueKiwi, solution de réseau social, d’entreprise qui partagent en vidéo leur « retour d’expérience ».

Réseaux sociaux d’entreprise, gestion de contenu, gouvernance et records management


Le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise n’est pas un phénomène neutre du point de vue de la gestion de contenu (ECM), ni de l’archivage et/ou du « records management ».

S’il est de la responsabilité du management de décider des opportunités d’utilisation des RSE, il est patent que leur mise en production ne peut se faire sans l’appui et l’implication des équipes techniques mais également des responsables de la gestion de contenus et des archivistes.

Le contenu généré, partagé et utilisé dans les réseaux sociaux d’entreprise est éligible au programme de gouvernance de l’information.

Depuis quand sur les réseaux sociaux ? - Etude Equaero

Ainsi selon une étude réalisée fin 2010 par Isabelle Oudot-Klein, directrice du développement d’Equaero, étude dont les résultats sont disponibles en ligne, les entreprises viennent de se lancer sur les réseaux sociaux avec pour « premier objectif » la qualité de leur image.
En ce qui concerne l’image et la préoccupation, l’investissement dans les médias sociaux procède souvent d’un constat comme le souligne Isabelle Oudot-Klein : « Les entreprises ont remarqué que leurs clients sont déjà actifs sur Internet et parlent d’elles sans hésiter en bien ou en mal. Elles se sentent par conséquent obligées d’entrer à leur tour dans la conversation pour ne pas perdre la maîtrise de leur réputation ».

La maîtrise de la réputation est évidemment très importante et elle passe également par l’évaluation et le contrôle des informations et des contenus échangés et publiés.

Le réseau social d’entreprise participe à la croissance des volumes de contenus et il doit s’inscrire dans la politique au service de la gouvernance de l’information.

Nous avons déjà eu l’occasion sur ce blog de débattre de l’intérêt des RSE en matière de gouvernance de l’information, mais également de présenter le point de vue de professionnels quant à l’avenir des archivistes (records managers) au service des projets de gestion de contenus.

L’ECM ou Enterprise Content Management, a souvent été le type de projet géré par les équipes informatiques où il est question de mettre en production des  technologies et des outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et restituer les contenus qu’ils soient structurés ou non structurés.
L’ECM met l’accent sur trois défis:

  • Automatiser les processus de conformité tout en améliorant l’efficacité du personnel, grâce à la collaboration, la communication et le partage de l’information.
  • Transformer les processus d’affaires grâce à l’intégration des contenus et à l’automatisation des processus.
  • Optimiser l’infrastructure de gestion des contenus et la conformité grâce à la capture, l’archivage, la conservation, la recherche et la restitution des documents et des informations.

De toute évidence, vu les aspects techniques et architecturaux de la mise en production des référentiels, les équipes informatiques devraient être leaders de ces projets, or il semble que souvent il n’en n’est rien, car ils ne peuvent à eux seuls justifier de l’intérêt (ROI) des ces programmes !
C’est ici que le record manager ou archiviste peut intervenir et devenir un soutien déterminant aux projets ECM.


Le records manager peut « vous sauver la mise »

 

Les records manager sous pression

L’élément clé de toute mise en oeuvre d’un projet ECM est de savoir comment il se rapporte aux questions de conformité, à la gestion des risques, et aux besoins d’e-discovery.
Le fait que l’informatique peut réduire les redondances de données et rationaliser le stockage des documents et de sauvegarde est secondaire.

La réussite de tout programme de gestion de contenu s’articule autour de la mise en œuvre de règles de conservation des documents et des capacités de contrôle des différents types de contenu (messages électroniques [email ou IM], documents, contenus réseaux sociaux et espaces collaboratifs internes,contenu web,  bases de données, ou les lecteurs externes, pour n’en nommer que quelques-uns).

Le records manager peut devenir un allié dans le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise car lui seul permet, aujourd’hui, de les inscrire définitivement dans le périmètre des applications (d’infrastructure?) qui participe activement aux programmes de gouvernance de l’information et servent ainsi les besoins de conformité de l’entreprise.


Social software: risques de bulle de la valeur 2.0 ?


Une disparité propice à une bulle de la valeur 2.0 selon USEO

Le marché du Social Software n’est plus le marché de niche des débuts.
Il s’est élargi et intègre aujourd’hui des acteurs traditionnels, des « pure players » et un écosystème Open Source.

En 2010, l’offre a atteint la maturité, notamment chez les éditeurs spécialisés.

La moitié des solutions étudiées par USEO a « atteint » le carré de l’intelligence collective qui requiert un potentiel relationnel et conversationnel important.
Ce nombre a augmenté du fait de nouveaux arrivants et des bons fonctionnels innovants réalisés par certaines solutions de RSE.
La question centrale pour 2011 est maintenant le développement des usages.

  • Tous les projets adossés aux solutions du marché sauront-ils atteindre les promesses de l’entreprise 2.0 ?
  • Quels retours peut-on faire des stratégies mises en œuvre à ce jour ?

USEO évalue le potentiel social des solutions du marché en rapprochant les usages possibles et les concepts organisationnels de l’entreprise 2.0.

L’étude met en garde contre un risque de désillusion et de « bulle 2.0 » causé par la manière empirique dont les projets 2.0 sont menés.
Les solutions des éditeurs 2.0 ne se valent pas toutes et les projets ne traitent pas tous avec la même profondeur des usages 2.0.

Les acteurs de l’Entreprise 2.0 ont réussi à changer le regard des entreprises sur leurs modes de management et les ont convaincus de développer un mode d’organisation en réseau. Or beaucoup de projets se révéleront n’être qu’une étape vers l’entreprise 2.0 et seront loin d’apporter ce qui était promis.

Faute de clairvoyance et de pédagogie, le crédit acquis pourrait être brutalement remis en cause et stopper net l’élan actuel.
L’étude explore les stratégies qui permettront aux entreprises d’éviter ces désillusions :

  • donner le temps à l’organisation d’évoluer en fonction des changements de pratiques ciblés, de la culture existante et de l’effort engagé
  • choisir des outils adaptés aux intentions d’usages et moduler les bénéfices attendus en conséquence
  • mettre en place une gouvernance pour la transformation de l’entreprise qui surpasse la dimension SI et s’inscrivent dans la durée.

Liste des 28 solutions étudiées :
Affinitiz, BlueKiwi, BuddyPress, Calinda SocialFactor software + Sharepoint 2010, Clearvale (BroadVision), Confluence (Atlassian), Dimelo, Drupal + modules sociaux, Elgg, eXo Platform, Jalios ESN, Jamespot.pro, Jive SBS, Knowledge Plaza, Liferay Social Office, Lotus Connections (IBM), Newsgator + Sharepoint 2010, PersonAll, Portaneo, SeeMy, SharePoint, Successfactors, Socialtext, TalkSpirit (Blogspirit), Telligent, Vibe Cloud (Novell), Yammer, Yoolink Pro.

A découvrir ci-après :

Le web 3.0 est déjà là ! (retour sur TechnoArk 11)


Le web 3.0 ou l’internet des objets est déjà une réalité !

La journée TechnoArk 2011 a été l’occasion de faire le point sur le développement des solutions techniques en appui au web 3.0, développement très largement favorisé par l’adoption massive des smartphones et des applications mobiles.

« Homo lubens versus Homo faber »

Aurélien Fouillet, sociologue, professeur à l’Université Descartes Paris V (Sorbonne) a clairement présenté le contexte de l’explosion de l’utilisation des réseaux (voir nos précédentes notes) et de l’importance du facteur « mobilité » et de l’affordance.

Depuis le début des années 90, nous sommes entrés dans une période de réenchantement, caractérisée par l’importance des communautés, des réseaux, du partage, …, mais également par un certain déni du futur !

« La disponibilité des applications sur mobiles est un moyen de ritualiser et de rendre festifs tous les évènements de la vie » nous expliquait Aurélien Fouillet (Interview TechnoArk11) tout en rappelant « la puissance affective d’un nouveau pacte social : le fatriarcat« .

Malheureusement programmé en seconde partie de matinée, l’exposé du sociologue aurait pu être une excellente entrée en matière aux présentations de GS1, l’Oréal, Carrefour et de l’organisation non gouvernementale TFT.

M-commerce et packaging étendu

Si la terminologie du M-commerce (traduisez le commerce électronique disponible sur appareils mobiles tels les smartphones) ne vous est pas familière, vous trouverez dans la présentation de Florence Jacob de quoi satisfaire votre curiosité.

Quel(s) contenu(s) ?

Il n’y a aucun doute quant à la disponibilité des technologies, ni quant à l’intérêt de « pousser » ou de mettre à disposition des consommateurs plus d’information et de contenus « contextualisés » donc pertinents et utiles.

Tant GS1 que Georges-Edouard Dias –  Directeur Digital Business – du Groupe L’Oréal ont rapidement précisé le contexte du packaging étendu et mis en perspective l’intérêt de l’utilisation de ces technologies dans une démarche commerciale.
Rappelons que selon Forrester, le web influence 42% des ventes de détail.

Rappelons également que le téléphone mobile est l’appareil le plus utilisé dans les pays émergents (et le tiers monde), très loin devant le PC  et que  l’internet mobile devrait connaître dans les prochaines années une croissance très forte.

Les descriptifs « produits » sont prêts et ils ne sont souvent que l’extension des contenus publiés sur l’emballage traditionnel, mais avec une utilisation quasi généralisée de la vidéo.

Les exemples présentés par G-E Dias autour de l’expérience l’Oréal tant en ce qui concerne les produits que l’innovation dans un packaging adapté aux marchés locaux (vente au sachet en Inde) ont réellement mis en évidence la convergence internet et « brick and mortar » dans le commerce de détail.

Par contre, la grande distribution semble encore à la recherche de son « business model » lié au packaging étendu.
La présentation de Jean Christophe Hermann – directeur marketing digital – Groupe Carrefour s’est limitée à la description de services (pas très nouveaux) du type coupons/réduction, carte de fidélité, shopping-list, entre autres, produits par l’enseigne et disponibles sur smartphones.
L’implication du distributeur dans la gestion des contenus fournis par les fabricants, surtout dans la création de contenus porteurs de valeur ajoutée pour le client, ne semble pas très claire du côté de chez Carrefour.

La grande distribution va probablement faire évoluer son « business model » mais la réflexion nous a semblé un peu à la traîne des possibilités techniques.
Il est vrai que créer du contenu pertinent et utile pour le consommateur est compliqué et qu’il requiert des compétences complémentaires à celles des techniciens et des « commerçants » traditionnels.

Le web 3.0 est déjà là en ce qui concerne les techniques, mais la communication entre objets doit apporter plus qu’une connexion, elle doit se nourrir de nouveaux contenus, enrichis par rapport au packaging traditionnel.

La personnalisation, l’intrusion dans la sphère « intime », tout autant que la géolocalisation – éléments inhérents au monde mobile – doivent également nourrir les réflexions autour des contenus qui serviront à propos le consommateur « mobile ».