EIM, documents, référentiels, ECM, MDM, actifs informationnels, sont tout autant de termes que l’on retrouve tant dans les notes des analystes que des fournisseurs de solutions de « gouvernance de l’information« .
Récemment, quelques « experts français » ont pensé pertinent de mettre en avant la notion de gouvernance documentaire alors que nous entendions déjà parler de gouvernance IT et bien sur de gouvernance du système d’information mais plus rarement de gouvernance des données !
Alors quoi de neuf ?
Côté éditeurs de solutions de gestion documentaire et de collaboration, pas grand chose.
Les solutions Open Source (Nuxeo, Alfresco, etc.) et SharePoint ou encore Documentum, Open Text et IBM ont largement contribué à ce que toutes (ou presque) les solutions disposent aujourd’hui des fonctionnalités de « records management » et de certifications (du type DOD).
Pour autant ni l’approche collaborative, ni l’intégration des « briques » de records management dans les plateformes de gestion documentaire ne sont suffisantes pour remplir les exigences d’une stratégie de gouvernance de l’information.
Côté données, solutions de business intelligence et master data management, pas de révolution annoncée pour les prochaines semaines mais plutôt une consolidation autour des solutions et des fonctionnalités disponibles.
Besoin d’une nouvelle perspective !
Bien évidemment que sans « records management », sans contrôle de la qualité des données, sans fonctionnalités de eDiscovery, il n’y a pas de bonne gouvernance de l’information.
Mais bien que nécessaires, ces applications et ces outils ne sont pas suffisants !
Jusqu’alors les projets touchant à la gouvernance de l’information ont été des projets IT, donc techniques et organisés à partir d’intégration de solutions ou de développements adhoc et ce le plus souvent dans une approche « risk management » ou encore « peur du gendarme« .
Il est temps de penser la gouvernance de l’information différemment et principalement au regard du non alignement (conformité) sur les besoins et exigences des métiers !
Le plus souvent, il est difficile, voire impossible, de MESURER les conséquences réelles de la non conformité, donc de mettre en oeuvre des mesures correctives avec finesse et granularité.
La collaboration au service de la gouvernance des données
Dans ce domaine, comme dans toute l’entreprise, l’heure est à la collaboration.
En effet, comment aligner les métiers, l’IT ainsi que les responsables des données atour d’un projet et d’un objectif commun, si ce n’est par une pratique collaborative plus forte ?
Il faut remédier à un état bien trop souvent existant et pouvoir clairement répondre à quelques questions essentielles :
- Quelle est la valeur (du point de vue métier) d’une information et/ou d’une donnée et comment en mesure-t-on l’impact (quels indicateurs) ?
- Qui est responsable de la conformité des données au regard des obligations et des politiques de l’organisation ?
- Qui de l’IT, des métiers, des responsables des données, participe de ce programme et dans quel rôle ?
La mise en oeuvre d’une stratégie de gouvernance de l’information, donc des données, impose de remettre la valeur de l’information au centre des considérations, mais également de gérer la mise en oeuvre des projets autour des rôles de chacun et non plus de seules responsabilités fonctionnelles ou organisationnelles : stewarship versus ownership.
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