Actifs informationnels vs Données


Le débat autour de la gestion de l’information et des données n’est-il qu’une illustration de la différence des points de vue des métiers et des techniques ?

Le modèle 2.0 accélère la croissance du volume de données disponibles mais il se développe autour de solutions de partage, de collaboration et de diffusion de l’information, est-ce pour autant un paradoxe ?

La donnée est technique

Un monde de données

La production de données croît à très grande vitesse ces dernières années. Ces données sont stockées dans les outils que nous utilisons, à savoir PC, tablettes et appareils mobiles.
Elles sont enregistrées à notre demande ou à notre insu et nous n’avons aucun contrôle sur leur durée de vie, leur utilisation par des tiers (programmes ou individus), leur exploitation et leur protection.

Ceci est généralement du ressort des équipes techniques et de la direction informatique dans les entreprises et de tout à chacun pour les communications dans des espaces sociaux ou personnels.

S’il est un problème avec les données, c’est bien qu’elles persistent dans les mémoires des systèmes (souvent sous forme dupliquée), quand bien même elles ne servent plus à grand chose, si leur cycle de vie n’a pas été défini (donc leur destruction programmée) a priori .

Nous sommes aujourd’hui confrontés à la réalité d’un « gisement à ciel ouvert » de données personnelles (voir l’essai de taxonomie) que nous acceptons de confier à des services tiers pour des usages que nous ne connaissons pas et à propos desquels nous n’avons aucune (ou si peu) garantie (malgré la CNIL en France ou l’utilisation de solutions techniques comme nous le précise la note publiée sur Le GrenierduNet) !

La prolifération des données n’est pas sans poser d’autres problèmes et il semblerait d’après certaines études que le volume de données produit dépasse déjà de 35%  les capacités de stockage.

Archivage dans le Cloud

Archivage dans le Cloud

l’information est un actif

L’information est née de la contextualisation et de l’interprétation des données.
Elle est donc étroitement liée aux systèmes en production, sans lesquels, elle n’existe pas.

Pourtant sa durée de vie est différente et l’une des caractéristiques de l’information est sa volatilité et sa rapide obsolescence.

En effet, à la différence de la donnée, l’information apporte une très forte valeur ajoutée à un moment donné et si sa conservation est utile à des fins patrimoniales, elle l’est plus rarement à des fins uniquement métiers.

Dans l’entreprise, mais également pour le particulier, l’information est le plus souvent représentée sous une forme reposant sur l’utilisation d’un support de communication (écrite [Output Management], visuelle ou verbale) et ceci contribue largement à sa valeur ajoutée.

La valeur de l’information est déterminée par la pertinence et la fiabilité des données exploitées ; elle est révélée et donc rendue utilisable par sa mise en forme, mais n’oublions pas qu’au-delà des traitements automatiques, la valeur de l’information réside également dans la mise en perspective et la réflexion (objective ou subjective) autour du matériau brut que représentent ces données !

Data - Information - Knowledge - Wisdom

Data - Information - Knowledge - Wisdom

 

 

(e)Promotion, (e)Réputation, (e)xposition,…, (e)ntreprise (e)t moi


L’IFOP, sous la direction de Frédéric Micheau a récemment réalisé un sondage sur l’utilisation du « personal branding » au service des marques pour le compte de l’Atelier.

Dans le rapport disponible en téléchargement, il y beaucoup d’informations très intéressantes du point de vue des initiateurs du sondage mais également d’un point de vue plus général, notamment dans la première partie de l’étude à propos de la diffusion des informations sur Internet.

Une exposition maitrisée ?

Nous sommes très nombreux à publier (divulguer?) des informations personnelles sur internet (53% des sondés) et 33% des personnes interrogées confirment poster des informations les concernant au moins une fois par semaine !

Il est également intéressant de constater que beaucoup d’entre-nous communiquent également des informations professionnelles sur le réseau (30% selon les résultats publiés).

Si le phénomène peut surprendre, il reste cependant très lié à l’explosion de l’utilisation des réseaux sociaux en France et il n’est pas surprenant de lire que 58% des sondés publient ces informations sur Facebook tandis que le second canal, le blog à égalité avec Viadeo, n’est utilisé que par 14% des personnes interrogées.

La maîtrise de l’exposition sur internet dépend de la maîtrise des canaux utilisés et en utilisant aussi largement Facebook, il est probable que beaucoup d’entre nous avons perdu le contrôle de notre communication à des fins personnelles, amicales et/ou professionnelles.

Have we share too much information?

Have we share too much information?

Les garde-fous

La question est posée dans l’infographie ci-dessus, sommes-nous en train de partager TROP d’information ?

En ce qui concerne les informations professionnelles (incluant bon gré mal gré des données concernant l’employeur, voire la marque), la prudence semble plus importante et il est rassurant de constater que les sondés publient ce type d’information pour « la bonne cause » : principalement développer son réseau, trouver un job, mais peu pour recruter (seulement 3%).
Il s’agit bien d’une communication d’informations professionnelles à des fins uniquement personnelles et cette communication se fait en liberté « surveillée ».
21% des sondés qui ne publient pas d’information professionnelles affirment ne pas en avoir le droit tandis que 33% craignent que l’utilisation qui en sera faite n’est pas conforme à leurs attentes.

Enfin, il peut être rassurant de lire que 82% des personnes ayant participé au sondage se disent  préoccupés (très ou assez) par la confidentialité des données personnelles  publiées sur Internet alors qu’ils ne sont plus que 65% en ce qui concerne les informations professionnelles (on aurait aimé connaître le point de vue côté entreprise, mais qui côté entreprise ?).

Prenez le temps de lire le détail de l’étude et le compte-rendu de l’Atelier du 23 novembre mis en ligne par Fadhila Brahimi.

Pour ce qui est de la protection des données, voyez nos précédentes notes et surtout c’est VOUS qui êtes responsable de vos publications et de votre identité numérique.

Et en bonus, cette infographie sur l’utilisation des réseaux sociaux par les Fortune 100.

Réseaux sociaux et Fortune 100

Réseaux sociaux et Fortune 100 - mars 2010

Entreprise 2.0 : gestion du volume et contrôle du débit d’information


2020 :  35 millions de zettabytes d’information disponibles selon les uns (1.2 zettabytes pour 2010), cela fait beaucoup !

Explosion de l'information

Illustration extraite du livre 24-hour consumer (

En 2020, nos journées feront toujours 24 heures et comme nous (moi, et vous ?) ne souhaitons pas a priori consacrer tout notre temps à « parcourir » le vaste monde des données, il va falloir travailler et mettre en oeuvre les outils de contrôle du volume mais également du débit des flux d’information.

Si on en juge par l’infographie à droite, en 2020, il est clair que nous allons de devenir de gré ou de force très sélectifs quant aux contenus (pages web, sites marchands, réseaux sociaux, etc..) lus ou regardés en ligne.

Il est certain que chacun d’entre-nous va réagir face à cette nouvelle forme de pollution : trop d’information (information pollution) et il suffit de lire les articles publiés par Jakob Nielsen dès 2003 pour s’en convaincre.

Gérer les volumes

Il n’y a pas un jour, un symposium, une conférence, où il n’y a pas une communication faite sur l’incroyable augmentation du volume de l’information à notre disposition.

Bien sur, cette réalité est une source d’enrichissement (pas uniquement sur le plan intellectuel), mais elle est également porteuse de risques et de contraintes physiques et de coûts.

La question de la gestion des volumes est essentielle et ne doit pas être vue d’un simple point de vue IT, comptable ou juridique.
L’entreprise 2.0 place l’humain au centre de ses processus et de ce fait en appelant en permanence ses collaborateurs, ses partenaires et ses clients à la participation et à la collaboration, elle contribue largement à l’explosion des contenus qu’elle doit ensuite gérer au mieux de ses intérêts et de ses contraintes.

Time Magazine :   Personne de l'année (17/12/2006)

Time Magazine : Personne de l'année (17/12/2006)

Le contrôle des volumes ne doit pas être un retour en arrière à la structure pyramidale classique, pourtant il est IMPERATIF.

Le contrôle ne peut se faire sans la mesure (quantité) ni l’évaluation (qualité) des contenus générés et stockés dans les systèmes en production au service de l’entreprise.

Nous sommes dorénavant au coeur des nouveaux systèmes et il nous appartient, en premier lieu, de gérer notre production et notre gestion (stockage et archivage) de tous ces contenus.

Au delà de cette profession de foi, les entreprises vont devoir mettre en place des procédures leur permettant de mesurer, donc de contrôler, le volume d’information et il est probable que de nouvelles compétences font rapidement voir le jour dans ce domaine.

L’entreprise 2.0 est un modèle source de développement, de croissance, de changements mais également l’occasion d’émergence de nouveaux profils dont celui qui prendra en charge « l’information stewardship » (voir quelques notes précédentes à ce sujet).

Contrôler les débits

A côté du rôle de « gestionnaire des actifs informationnels », il est un profil qui fait beaucoup parler de lui : le gestionnaire de communauté ou « community manager ».

Gérer le débit

Gérer le débit

Un de premiers moyens de contrôler le débit, c’est de contrôler le nombre de canaux de diffusion de l’information que l’on souhaite utiliser.

Pour le simple particulier que nous sommes, la vigilance est également de rigueur.
Si vous avez un doute sur l’utilisation (mercantile !) qui peut être faite des informations que vous divulguez (pardon partagez ) sur les réseaux sociaux, voyez cette analyse de la BBC.

Bien évidemment, l’entreprise 2.0 doit garder absolument le contrôle et mettre en place une réelle stratégie pour gérer le débit d’information.
On l’avait déjà constaté avec le marketing « classique », puis l’emarketing (principalement basé sur des campagnes emailing), un débit (ou une fréquence) trop élevé nuit parce que très souvent le récipiendaire est agacé par ce qu’il considère comme une pollution (tiens !).

Médias sociaux : 58% des fans se désabonnent des marques qui communiquent trop

Par contre, un débit faible ne vous permet pas d’exister dans la mémoire personnelle ou collective.
Avec le marketing 2.0, tout devient plus compliqué, plus sensible, plus difficile à régler car l’interaction directe et proche avec l’humain demande beaucoup de finesse et rend la standardisation plus aléatoire quant aux résultats.

Quant Michelle Blanc écrit que Facebook ne devrait pas être le fer de lance de votre stratégie web, elle illustre brillamment cette évidence : il faut une stratégie qui vous permettra de décider des canaux, des espaces afin de contrôler le débit.

L’entreprise 2.0, ainsi que tout à chacun, va « apprivoiser« et maîtriser l’incalculable masse d’information à disposition :

  • en évaluant sa production et sa consommation des contenus pour ne conserver que le plus pertinent en terme de valeur d’usage, légale (juridique) et patrimoniale (le reste sera consulté au gré des circonstances)
  • en identifiant avec précision les cibles ou les espaces de collaboration intéressants pour y diffuser selon une fréquence calculée les contenus adhoc.

La journée « sans-papier » : contenus et processus 2.0


Soyons clair, ce n’est pas un appel à un gigantesque autodafé du contenu des bibliothèques privées et publiques, pas plus qu’une nouvelle manifestation de soutien aux nombreux réfugiés politiques et économiques qui errent dans les rues de nos métropoles occidentales.

Non, il s’agit d’une initiative lancée par AIIM et dont la première édition s’est tenue le 28 octobre avec un seul but : épargner notre planète en imprimant moins ou plus du tout !

Comment y arriver :

  1. Imprimer ou copier que ce qui doit IMPERATIVEMENT l’être
  2. Numériser tous les contenus imprimés et les détruire
  3. Mettre en production en interne des outils collaboratifs (wikis, blogs)
  4. Centraliser la conservation des documents (en cours de révision) dans un référentiel
  5. Déployer au maximum l’utilisation des formulaires électroniques tant en interne que dans vos relations extérieures.
  6. Adopter les systèmes de facturation et de paiements électroniques (EDI)
  7. Utiliser la signature électronique
  8. Dessiner, gérer et imaginer tous les processus métiers en tant qu’applications dématérialisées.

Digital landfill: 1 amoung 8 reasons for deploying ECM


More about the 7 others in the presentation made by Atle Skjekkeland for AIIM below!