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ECM 2010 / E 2.0 – Réalités et tendances (étude AIIM)


L’association AIIM a récemment mené une enquête auprès de ses membres pour comprendre les tendances ainsi que les meilleures pratiques autour de l’ECM.

Les résultats de cette enquête ont fait l’objet d’un rapport disponible en téléchargement sur le site aiim.org.

Cette enquête a été menée auprès de 751 personnes dont:

  • 31% représentant les organisations de plus de 5.000 employés,
  • 43% représentant les organisations ayant entre 500 et 5.000 employés,
  • et 26% représentant les organisations comptant entre 10 et 500 employés.

Plusieurs éléments clés méritent d’être mis en exergue :

Qui utilise une application de gestion de contenu transversale ?

Près de 25% des sondés déclarent avoir mis une solution ECM (GED) en production au niveau de toute l’entreprise dans les 5 dernières années et qu’ils en sont satisfaits.
Mais, plus de 15% en sont à la phase d’étude de la mise en œuvre d’un tel système et à peu près le même pourcentage de répondants indique utiliser un ou plusieurs systèmes existants appelés à être remplacés prochainement.

Il est un peu surprenant de constater que près de 15% ont déclaré ne pas avoir un système en place !

Toutefois, il est important de se rappeler que l’enquête a porté sur les organisations de toutes formes et dimensions et il est possible que les organisations n’utilisant une solution ECM sont les entreprises de plus petite taille (le rapport ne fait pas cette distinction).

 

Solutions ECM

AIIM survey 2010

 

Quels sont les moteurs de la mise en oeuvre d’un outil ECM ?

A la question concernant l’évaluation des facteurs opérationnels importants autour de documents et de la gestion des dossiers, ce sont plus de 25% des répondants qui indiquent «l’amélioration de l’efficacité» comme la priorité tandis que pour 18%, «l’optimisation des processus d’affaires » est la priorité absolue. Mais n’est-ce pas la même chose?
L’amélioration d’un processus métier est faite pour vous apporter plus d’efficacité!

Parmi les autres priorités, il faut noter : faciliter la collaboration, un avantage concurrentiel, etc.

Plus de 10% des sondés considèrent que «la réduction des risques » est également une priorité absolue.
Il est intéressant de constater que parmi les facteurs incitatifs et au regard des précédentes enquêtes, la gestion des risques ainsi que la conformité régressent (retour au niveau de 2006) tandis que les moteurs métiers (efficacité, maîtrise des coûts) redeviennent primordiaux (niveau de 2004) et que la gestion de la collaboration continue sa percée.

 

Solutions ECM

AIIM survey 2010

 

Raisons de l’implémentation d’une solution d’entreprise

Il n’est pas étonnant de constater que la principale raison mentionnée tient au volume de contenu crée, à la difficulté de gérer cette volumétrie et la richesse des contenus au service de l’entreprise .

Il est intéressant de noter que la notion de collaboration n’est pas mentionnée d’une manière explicite bien que la raison numéro deux est «maximiser le partage des connaissances dans une entreprise où les ressources sont dispersées ».

 

Solutions ECM

AIIM survey 2010

 

Pilotes pour la collaboration interne  ?

Au sujet de l’entreprise 2.0 ou de  la collaboration interne, la question posée par AIIM tournait autour des principaux facteurs de la collaboration interne.

Les trois réponses les plus en vue étaient les suivantes:

  • Meilleure utilisation de la connaissance partagée
  • Accroître la collaboration avec et entre les équipes
  • Meilleure gestion de projet et coordination.

Bien évidemment, ces réponses sont très liées à la préoccupation majeure. à savoir l’amélioration de l’efficacité au sein de l’organisation.

Le fil conducteur que nous voyons se dessiner autour de l’ECM et de l’entreprise 2.0 (selon ce rapport) est que les organisations ont besoin d’une meilleure façon de gérer, organiser et partager le contenu qui est créé.

 

Solutions ECM

AIIM survey 2010

 

Et ce constat nous permet de rappeler que l’EIM (Enterprise Information Management) est bien une stratégie conduite par des besoins métiers – donc pro active –  et non pas par une attitude défensive uniquement basée sur des critères de conformité, de gestion de risques et de contrôle des coûts.

On notera parmi les autres enseignements de cette étude la place des offres SaaS, outsourcée ou disponibles sur le cloud ainsi que la place de l’open source mais également de MS Share Point sur le marché des solutions ECM d’entreprise.

A découvrir ici!

LinkedIn, Viadeo, Xing et actifs informationnels (RH?)


Aux côtés de Twitter et de Facebook, il existe un autre type d’applications de réseautage sur lesquelles bon nombre d’entre-nous publient et échangent : ce sont les réseaux sociaux de mise en relation professionnelle du type LinkedIn ou encore Viadeo ou Xing.

Quelles particularités ?

Les réseaux sociaux de mise en relation professionnelle ont été mis en oeuvre sur le même concept, la même idée originelle, que Facebook mais « réservé » à un public de professionnels (IT à l’origine).

Ainsi, on y trouve le même type d’information, à savoir et en reprenant notre taxonomie (reprise par Hubert Guillaud sur son blog Internet Actu) des données sociales :

  • les “données de services” : les données que vous confiez à un site social afin de l’utiliser. Ces données peuvent inclure votre nom légal, votre âge voir le numéro de votre carte de crédit.
  • Les “données divulguées”, c’est-à-dire celles que vous publiez sur votre profil et vos pages : billets de blogs, photographies, messages, commentaires.
  • Les “données confiées”, c’est-à-dire celles que vous publiez sur les pages (et profil) de membres de votre réseau. (A la différence des données divulguées, quelqu’un d’autre en a le contrôle)
  • Les “données fortuites” sont celles que d’autres personnes publient à votre propos.
  • Les “données comportementales” sont celles que le site recueille sur vous en surveillant ce que vous faites et avec qui vous le faites. Il peut s’agir de livres que vous lisez, des sujets sur lesquels vous écrivez, des articles auxquels vous accédez (et qui permettent de prévoir votre appartenance sociale, politique, etc.).

Ceci étant dit, la particularité de ces réseaux  (outre le fait que la moyenne d’âge des utilisateurs est sensiblement plus élevée que sur Facebook) tient à leur but : valoriser le CV ou le parcours professionnel des membres par une organisation de la collecte et de la présentation de l’information UNIQUEMENT basées sur le curriculum vitae (donc l’expérience du titulaire du profil).

Des informations très sensibles

Les données personnelles, telles que notre expérience professionnelles, font partie des données « sensibles », il n’est qu’à voir comment le SIRH est souvent géré en autonomie et indépendance du SI dans les entreprises pour s’en assurer.

 

 

Ainsi, les réseaux sociaux sont devenus un des outils utilisés par les recruteurs et les services de gestion des ressources humaines (voir le blog de Carole Blancot) qui n’hésitent pas à chercher et consulter les profils (y compris les recommandations – souvent peu fiables – cf. note publiée en juillet), mais également à suivre l’actualité des sociétés et à utiliser les différents groupes pour y poster les offres d’emploi.

Ces informations sont personnelles et précieuses pour les membres.
Elles sont disponibles, faciles d’accès mais restent à valider par les services RH et les entreprises.

Quels actifs représentent-elles pour l’entreprise ?

Ils sont de deux types :

1) A propos des candidats et des employés :
les informations publiées sur ces réseaux sociaux de mise en relation professionnelle sont de nature à être valorisées par l’entreprise ou tout au mois par le service RH.
Mais, il faut compter avec les règles de confidentialité et de protection des données personnelles !

2) A propos des entreprises et des organisations :
la plupart d’entre-elles occupent le terrain au même titre que leurs dirigeants et leurs employés.

 

 

Souvent, elles n’y diffusent que des informations générales.
Pourtant certaines n’hésitent pas à utiliser ouvertement ces réseaux comme outil de recrutement et utilisent le support pour publier des informations pertinentes au regard de leurs objectifs (l’exemple d’IBM) mais ces informations existent par ailleurs dans les référentiels et le réseau social n’est qu’un canal de diffusion supplémentaire.

Les réels actifs informationnels pour l’entreprise tiennent plutôt à ce qu’on appelle communément l’e-reputation et il est probable que les informations qui la concernent ou qu’elle diffuse doivent être intégrées, au même titre que les autres contenus, dans le référentiel commun, ne serait-ce que par souci de sa propre protection.

Données, documents, où est la valeur ?


On a déjà évoqué la question contenu – contexte dans le cadre de notre réflexion quant à l’évaluation des actifs informationnels.

Si l’on se réfère à l’infographie ci-dessous, il est clair qu’il devient urgent de statuer sur la valeur de chaque information et de savoir où réside cette valeur.

Explosion de l'information

Illustration extraite du livre 24-hour consumer

Sans revenir dans le détail sur le débat de l’évaluation de la valeur des informations, il n’est probablement pas inutile de rappeler notre « taxinomie » du concept de valeur de l’information.

  • Il y a d’abord la valeur métier qui représente la pertinence d’une information et sa valeur ajoutée dans un processus métier (marketing, ventes, finances, RH, etc..)
  • Il a également la valeur légale d’une information qui considère cette information comme un élément constitutif de protection de celui qui l’a produite et /ou émise.
  • Il y a enfin la valeur patrimoniale de l’information qui juge de l’intérêt de la conservation de cette information pour son apport à une organisation, un sujet, etc.

Données et documents, quelles différences ?

Dans le monde numérique, les données appartiennent au monde structuré tandis que les documents sont des données non structurées même s’ils apparaissent sous forme de rapports ou de listes formatées.

Bien évidemment, cette différence est essentielle du point de vue de la gestion technique mais également dans l’évaluation et l’utilisation d’une base d’information constituée à plus de 80% par des contenus non structurés !

Pour un certain nombre d’information, il existe une autre différence qui tient à la valeur apportée à la représentation et au contexte de la création et de l’utilisation de l’information.

En effet, au regard de la protection des consommateurs que nous sommes, il est indiscutable, pour nous, que le document « facture » tel que nous le recevons en ligne ou par la Poste est porteur de valeur alors que pour le fournisseur, il ne s’agit que d’une représentation graphique et couchée sur le papier des données gérées dans ses systèmes. Dans ce cas, quid de l’importance de la forme ?

Une réalité de plus en plus complexe

Il est probable que l’importance de la mise en forme et de la représentation des informations, principalement pour des raisons légales, est une réalité avec laquelle les utilisateurs des solutions d’ECM devront composer encore longtemps.

Mais, s’il est facile de stocker et de conserver un document produit par des chaines éditiques ou numérisés dans des contextes de dématérialisation, ceci n’est pas vrai pour tous les contenus dont les organisations veulent exploiter le capital.

En effet, si les formats standards (PDF/A) sont faciles à mettre en oeuvre pour les documents formattés, leur utilisation devient bien plus complexe pour les documents du type courrier électronique sans parler des contenus audio et vidéos, ni des contenus générés par les applications mobiles (cf. ci-après enquête CMSWire) !

IM

What do you think is the next big thing for Information Management?

Et si une partie de la réponse se trouvait dans les métadonnées ?

Comment faire entrer le non structuré dans le monde des données structurées pour le bénéfice de l’organisation ?

La disponibilité de toujours plus d’applications sur les mobiles, les nouveaux services d’agrégation d’information, le développement rapide des outils et des services de business intelligence, la mise en oeuvre de référentiels transversaux, sont autant de réalités qui avec l’explosion des volumes vont pousser à l’industrialisation et à la standardisation de processus de traitement de l’information principalement organisés sur l’exploitation des données structurées.

Au delà des réponses techniques, il s’agit surtout de mettre en oeuvre des processus d’évaluation de l’information (au regard de  la valeur métier, légale et/ou patrimoniale) au travers de jeux de métadonnées, mais également d’utilisation et d’échange de ces informations par le biais de canaux et de services adaptés.

La représentation graphique de l’information reste secondaire, dépendante du support (smartphone, Ipad, intanet, GUI applicatif, etc.) ou au mieux (ou pire) figée pour des raisons légales (protection contre certains risques).

Mais, l’ultime enjeu de la dématérialisation n’est-il pas de considérer la valeur de l’information indépendamment de sa représentation graphique (héritage Gutenberg!?) ?

FaceBook et actifs informationnels ?


Hier, je postais une note rapide à propos de la valeur des contenus poussés sur la plateforme Twitter dans laquelle je précisais que malgré l’absence de valeur, ou la très faible valeur « métier », patrimoniale ou encore plus légale de ces contenus, il n’en restait pas moins que certains de ces contenus pouvaient représenter un risque pour les organisations.

D’ailleurs, à ce titre, il est toujours prudent de mettre en place des procédures de conservation et d’intégrer ces contenus dans la politique de gouvernance de l’information et des référentiels utilisés dans l’entreprise.

FaceBook : la réalité du réseau

La différence fondamentale entre Twitter et FaceBook tient à ce que ce dernier est une application de réseau et non pas un outil de « push » d’information.

Sur Facebook, vous ne « recrutez » pas des abonnés et vous ne souscrivez pas à des sources d’information, vous rassemblez autour de vous les personnes (au travers de leurs avatars) avec lesquelles vous souhaitez partager des informations, des émotions et qui l’acceptent (le principe de réciprocité et d’accord mutuel n’existe pas sur Twitter).

Cette dimension de réseau offre de nouvelles perpectives quant aux contenus partagés et à leur valorisation éventuelle.

Selon les différents informations statistiques disponibles notamment sur le site de la plateforme, le contenu généré et sous contrôle de FaceBook est gigantesque.

Ce contenu représente en terme de typologies et de valeur tout ce qu’on peut imaginer (à l’exception peut-être des documents produits en traitement batch) : ce sont autant de vidéos, photos, images, fichiers audios, fils d’infos, messageries instatanées, données personnelles, données de géolocalisation, présentations, documents, bref, un vrai catalogue à la Prévert !

Contenus et réseaux sociaux

Contenus et réseaux sociaux

Beaucoup, trop ?, de contenus

Depuis quelques années, les spécialistes du marketing ont mis en place des outils de collecte de données, souvent liées à nos habitudes de consommation, qui servent aujourd’hui à toutes (ou presque) les entreprises.

Depuis peu, il existe des tentatives de classification des données et informations partagées sur les réseaux sociaux.

Cette taxonomie (reprise par Hubert Guillaud sur son blog Internet Actu) des données sociales permet de distinguer

  • les “données de services” : les données que vous confiez à un site social afin de l’utiliser. Ces données peuvent inclure votre nom légal, votre âge voir le numéro de votre carte de crédit.
  • Les “données divulguées”, c’est-à-dire celles que vous publiez sur votre profil et vos pages : billets de blogs, photographies, messages, commentaires.
  • Les “données confiées”, c’est-à-dire celles que vous publiez sur les pages (et wall) de membres de votre réseau. (A la différence des données divulguées, quelqu’un d’autre en a le contrôle)
  • Les “données fortuites” sont celles que d’autres personnes publient à votre propos.
  • Les “données comportementales” sont celles que le site recueille sur vous en surveillant ce que vous faites et avec qui vous le faites. Il peut s’agir de jeux auxquels vous jouez, des sujets sur lesquels vous écrivez, des articles auxquels vous accédez (et qui permettent de prévoir votre appartenance politique).
  • Les “données dérivées” sont des données concernant l’utilisateur issu de toutes les autres données. (par exemple, un soutien affirmé au WWF vous identifierait plutôt comme une personne avec une orientation écologique)

La caverne d’Ali Baba ?

Si ce n’est pas le cas, il s’agit sans aucun doute d’un beau filon susceptible de contenir quelques pépites de choix.

La valeur de ce contenu est incroyable tant le volume est grand et son exploitation par les équipes marketing est une priorité pour toutes les organisations.
Il s’agit d’imaginer et de mettre en oeuvre des stratégies de « récupération » de ces informations, stratégies complexes, audacieuses et aux résultats incertains.

Mais, il s’agit également pour les organisations de considérer les informations émises et reçues comme des actifs porteurs de valeur ajoutée mais également de risques qu’il faut analyser.

Il ya beaucoup de questions ouvertes à ce sujet et il est clair, comme le rappelait récemment Bertrand Duperrin dans une note sur son blog, que la sécurité quant à la teneur des contenus échangés n’est pas qu’une affaire de technique, de procédures et d’informatique, mais également et surtout de comportement et de sensibilisation et de formation.

Au delà de ces considérations, les contenus mis à disposition sur ces réseaux publics ou internes ont, pour certains, une valeur importante et il s’agit également de les intégrer au niveau de la politique de gouvernance de l’information et des référentiels, non pas en tant que source de risques mais bien éléments de valeur ajoutée pour l’organisation.

La gouvernance de l’information (slides en anglais)


Pour ceux qui ne vont pas sur Slideshare ! ,-)

Merci et bonne lecture !

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