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La journée « sans-papier » : contenus et processus 2.0


Soyons clair, ce n’est pas un appel à un gigantesque autodafé du contenu des bibliothèques privées et publiques, pas plus qu’une nouvelle manifestation de soutien aux nombreux réfugiés politiques et économiques qui errent dans les rues de nos métropoles occidentales.

Non, il s’agit d’une initiative lancée par AIIM et dont la première édition s’est tenue le 28 octobre avec un seul but : épargner notre planète en imprimant moins ou plus du tout !

Comment y arriver :

  1. Imprimer ou copier que ce qui doit IMPERATIVEMENT l’être
  2. Numériser tous les contenus imprimés et les détruire
  3. Mettre en production en interne des outils collaboratifs (wikis, blogs)
  4. Centraliser la conservation des documents (en cours de révision) dans un référentiel
  5. Déployer au maximum l’utilisation des formulaires électroniques tant en interne que dans vos relations extérieures.
  6. Adopter les systèmes de facturation et de paiements électroniques (EDI)
  7. Utiliser la signature électronique
  8. Dessiner, gérer et imaginer tous les processus métiers en tant qu’applications dématérialisées.

Sécurité de l’information : politiques et stratégies


Nous sommes nombreux à travailler sur les questions de sécurité, d’évaluation, de valorisation de l’information et des contenus au service des organisations.

Le Pôle Numérique a publié récemment une synthèse de ses réflexions et de ses travaux que je vous propose de découvrir ci-après.

Entreprise 2.0 et applications mobiles : nouvelle frontière de la gestion de contenus ?


Le modèle 2.0 et l’incroyable rapidité du développement des applications mobiles constituent une nouvelle frontière pour les applications de gestion de contenus.

Jusqu’alors, les fournisseurs de solutions de gestion de contenus travaillaient à partir du postulat suivant : verrouiller les contenus et organiser les échanges en fonction de processus (flux) métiers très structurés – en parfaite harmonie avec une organisation client-serveur, et la sécurisation des informations dans une zone protégée (firewall).

Mais les besoins des organisations d’aujourd’hui sont différents, notamment depuis que le lieu de travail peut être hors des murs de l’organisation et que les collaborateurs ont de plus en plus souvent besoin d’être en mesure d’accéder et partager du contenu à partir de n’importe où et avec n’importe quel appareil.

Tout sur Mobile

La demande pour l’accès mobile à des applications métiers et à l’information émane de partout.

Cell Phone Features
Via: Cell Phones

C’est un phénomène bottom-up (les utilisateurs ainsi que les services informatiques recherchent des solutions qui permettent d’ «étendre le bureau» en toute sécurité), et top-down (chacun s’attend naturellement à ce que les appareils utilisés quotidiennement – iPhone, Android, Blackberry – servent également pour faciliter la vie professionelle).

Forrester estime que d’ici la fin de 2010, 30% des employés auront téléchargé au moins une application métier qu’ils utilisent pour leur travail sur un smartphone.

Du  côté des services informatiques, on s’active également pour trouver les solutions permettant une main-d’œuvre plus mobile: environ la moitié des entreprises en Amérique du Nord et en Europe sont engagées dans des stratégies mobiles et tandis que Blackberry reste dominant, on constate que d’autres plates-formes comme IOS, Android et Windows Mobile gagnent rapidement en légitimité.

Quelles conséquences pour la gestion de contenus ?

Tout d’abord, les éditeurs qui n’ont pas compris l’importance des technologies mobiles sont en complet décalage avec la transformation massive qui se déroule dans les entreprises, tandis que les autres gardent un avantage concurrentiel significatif.

Au delà de ce constat, il faut comprendre que les solutions doivent être «agnostiques» au regard des questions de plate forme et qu’elles devront assurer les services quelque soit l’hétérogénéité des dispositifs dans les organisations d’aujourd’hui et de demain.

Les solutions de gestion de contenus, à l’instar des applications du type  Yammer, GoToMeeting, Salesforce, etc.,  qui sont disponibles sur mobiles, doivent franchir le pas pour «servir» sur mobiles les contenus et documents qui sont au centre des processus métiers.

Un réel défi

Traditionnellement, les systèmes d’ECM ont été pensés et construits pour contrôler les contenus, non pas pour les diffuser.
De plus, de nombreuses fonctionnalités ont été développées en fonction des plates-formes et de l’infrastructure serveur (OS), mais la mobilité nécessite des procédures probablement plus simple et une présentation de l’information adaptée au support et à la capacité des réseaux (notamment en terme de volume et de bande passante).

Au delà des questions techniques, il s’agit d’une opportunité incroyable pour repenser et refondre la façon dont le contenu est présenté et consommé.
En effet, la forme du téléphone mobile et les limites inhérentes (taille, etc.) sont autant de facteurs qui font que les différentes solutions doivent «muter» de systèmes parfois lourds vers des organisations (architectures) plus agiles et rationnelles et à de interfaces beaucoup plus conviviales et faciles d’utilisation.

Lors de la conception d’un environnement mobile, les fournisseurs doivent décider quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour l’utilisateur mobile afin de faciliter l’accès, le partage et la collaboration autour des contenus.
Ils doivent également penser à l’affichage et à la présentation des contenus (par exemple : «file plan» et noms de fichiers, fil (liens) de contenus ou de discussions en temps réel, etc.).

Le tout dans le Cloud

Les périphériques mobiles sont devenus également un facteur essentiel pour le développement de technologies dans le «cloud», parce qu’ils représentent la catégorie de supports qui nécessite absolument le «cloud».

La réalité d’une main-d’œuvre mobile est à portée de main du fait d’un accès à Internet facile partout et d’un large éventail d’appareils mobiles sophistiqués à disposition, mais également de l’existence des solutions logicielles qui utilisent le «cloud» pour le stockage et l’archivage et dont le contenu peut être à disposition des mobiles également.

Les solutions de gestion de contenus disponibles sur le cloud en soutien aux plates-formes mobiles vont définitivement renvoyer aux «oubliettes» les questions de stockage local tout en permettant des intégrations fortes avec des suites mobiles du type QuickOffice (Quickoffice » Home), ou des solutions CRM comme Salesforce mobile (Mobile Lite – salesforce.com).

Source : Zenoss.com

Le support de la mobilité est la prochaine frontière pour les acteurs de l’ECM, et les éditeurs devront y faire face en  créant des outils plus rationnels et des interfaces plus simples, plus faciles et plus conviviales.

L’ECM devient la plate-forme de service des contenus au delà des appareils et des plateformes et, pour ce faire, elle doit également être disponible dans le cloud, qu’il soit public, hybride ou privé.

ECM 2010 / E 2.0 – Réalités et tendances (étude AIIM)


L’association AIIM a récemment mené une enquête auprès de ses membres pour comprendre les tendances ainsi que les meilleures pratiques autour de l’ECM.

Les résultats de cette enquête ont fait l’objet d’un rapport disponible en téléchargement sur le site aiim.org.

Cette enquête a été menée auprès de 751 personnes dont:

  • 31% représentant les organisations de plus de 5.000 employés,
  • 43% représentant les organisations ayant entre 500 et 5.000 employés,
  • et 26% représentant les organisations comptant entre 10 et 500 employés.

Plusieurs éléments clés méritent d’être mis en exergue :

Qui utilise une application de gestion de contenu transversale ?

Près de 25% des sondés déclarent avoir mis une solution ECM (GED) en production au niveau de toute l’entreprise dans les 5 dernières années et qu’ils en sont satisfaits.
Mais, plus de 15% en sont à la phase d’étude de la mise en œuvre d’un tel système et à peu près le même pourcentage de répondants indique utiliser un ou plusieurs systèmes existants appelés à être remplacés prochainement.

Il est un peu surprenant de constater que près de 15% ont déclaré ne pas avoir un système en place !

Toutefois, il est important de se rappeler que l’enquête a porté sur les organisations de toutes formes et dimensions et il est possible que les organisations n’utilisant une solution ECM sont les entreprises de plus petite taille (le rapport ne fait pas cette distinction).

 

Solutions ECM

AIIM survey 2010

 

Quels sont les moteurs de la mise en oeuvre d’un outil ECM ?

A la question concernant l’évaluation des facteurs opérationnels importants autour de documents et de la gestion des dossiers, ce sont plus de 25% des répondants qui indiquent «l’amélioration de l’efficacité» comme la priorité tandis que pour 18%, «l’optimisation des processus d’affaires » est la priorité absolue. Mais n’est-ce pas la même chose?
L’amélioration d’un processus métier est faite pour vous apporter plus d’efficacité!

Parmi les autres priorités, il faut noter : faciliter la collaboration, un avantage concurrentiel, etc.

Plus de 10% des sondés considèrent que «la réduction des risques » est également une priorité absolue.
Il est intéressant de constater que parmi les facteurs incitatifs et au regard des précédentes enquêtes, la gestion des risques ainsi que la conformité régressent (retour au niveau de 2006) tandis que les moteurs métiers (efficacité, maîtrise des coûts) redeviennent primordiaux (niveau de 2004) et que la gestion de la collaboration continue sa percée.

 

Solutions ECM

AIIM survey 2010

 

Raisons de l’implémentation d’une solution d’entreprise

Il n’est pas étonnant de constater que la principale raison mentionnée tient au volume de contenu crée, à la difficulté de gérer cette volumétrie et la richesse des contenus au service de l’entreprise .

Il est intéressant de noter que la notion de collaboration n’est pas mentionnée d’une manière explicite bien que la raison numéro deux est «maximiser le partage des connaissances dans une entreprise où les ressources sont dispersées ».

 

Solutions ECM

AIIM survey 2010

 

Pilotes pour la collaboration interne  ?

Au sujet de l’entreprise 2.0 ou de  la collaboration interne, la question posée par AIIM tournait autour des principaux facteurs de la collaboration interne.

Les trois réponses les plus en vue étaient les suivantes:

  • Meilleure utilisation de la connaissance partagée
  • Accroître la collaboration avec et entre les équipes
  • Meilleure gestion de projet et coordination.

Bien évidemment, ces réponses sont très liées à la préoccupation majeure. à savoir l’amélioration de l’efficacité au sein de l’organisation.

Le fil conducteur que nous voyons se dessiner autour de l’ECM et de l’entreprise 2.0 (selon ce rapport) est que les organisations ont besoin d’une meilleure façon de gérer, organiser et partager le contenu qui est créé.

 

Solutions ECM

AIIM survey 2010

 

Et ce constat nous permet de rappeler que l’EIM (Enterprise Information Management) est bien une stratégie conduite par des besoins métiers – donc pro active –  et non pas par une attitude défensive uniquement basée sur des critères de conformité, de gestion de risques et de contrôle des coûts.

On notera parmi les autres enseignements de cette étude la place des offres SaaS, outsourcée ou disponibles sur le cloud ainsi que la place de l’open source mais également de MS Share Point sur le marché des solutions ECM d’entreprise.

A découvrir ici!

WCM, ECM : l’information en tant que service


La Cabinet Gartner a publié fin août la dernière version du Magic Quadrant (« Magic Quadrant for Web Content Management ») consacré à la gestion de contenu web et les « gagnants » sont Autonomy, Open Text, Oracle, SDL, SiteWore et FatWire Software.

Il y a peu, Dan Elam publiait dans son blog une tribune intitulée Entreprise Content Management is dead, dans laquelle il explique en quoi les solutions traditionnelles de gestion de documents ont failli et pourquoi elles n’ont pas de place dans un proche avenir.

La juxtaposition dans le temps de ces deux informations sont révélatrices des mutations que nous vivons et qui impactent fortement les déploiements technologiques de demain.

Les organisations commencent à comprendre l’importance des canaux online et il n’est pas surprenant d’entendre que, lors d’une enquête menée auprès d’un millier de partenaires, IBM a, par exemple, découvert que 45% d’entre eux testaient les réseaux sociaux afin de trouver de nouvelles façons de générer du chiffre d’affaires (Source : Le Monde Informatique).
Les employés et les clients évoluent rapidement dans leur façon de consommer et de produire des contenus mais également d’interagir avec les sources d’information.
Il n’est pas rare d’entendre aujourd’hui, les plus jeunes se plaindrent de « l’archaïsme » de l’outil email et, en conséquence, préférer une communication efficace, concise et plus rapide (performante?) au travers des outils de messagerie instantanée ou encore de microblogging comme Twitter.
Cette réalité pousse les organisations à déployer des solutions répondant à l’attente du public en terme de :

  • facilité d’utilisation (utilisabilité)
  • d’accessibilité (navigateur web, smartphone, Ipad, etc.)
  • et de pertinence des données et des informations disponibles (mode push et pull)

Et tous les spécialistes d’appeler à la réalisation de vraies solutions de gestion de contenus (baptisées Universal Content Management) capables d’offrir des services de recherche, de consultation, d’agrégation, d’analyse des contenus produits et utilisés tant au sein de l’entreprise qu’en dehors de ses propres systèmes et applications.

L’information est une richesse et son utilisation va, avec les innovations technologiques et les améliorations apportées aux solutions de gestion de contenu web, contribuer à la création de nouvelles richesses dans un monde dématérialisé, étendu et plus fluide.

L’affirmation de l’homme (ami, client, partenaire, collègue, employé, etc.) au coeur des processus de traitement et d’exploitation des contenus permet de faire sortir l’entreprise de son carcan et de ses chapelles traditionnelles (métiers, technologies, outils).
Elle peut ainsi faire voler en éclat une organisation obsolète dont on perçoit qu’elle n’est plus adaptée pour mettre à disposition l’information en toute confiance, et ainsi elle la valorise au service du développement de l’entreprise.