La gouvernance documentaire en France (Etude serdaLAB – mars 2011)


serdaLAB a publié à l’occasion du salon Documation 2011, un livre blanc intitulé La gouvernance documentaire dans les organisations françaises.

Vous pouvez le télécharger ici!

Pour notre part, nous en avons retenu que 53% des organisations interrogées n’appliquaient pas de politique de gouvernance documentaire.

Il est également intéressant de lire que seulement 11% des sondés définissent la gouvernance documentaire comme la valorisation des informations en tant que capital immatériel de l’organisation, tandis que pour seulement 4% il s’agit de maîtriser les risques liés à la gestion de l’information.

Retrouvez les nombreux enseignements disponibles dans ce livre blanc ci-après ou en le téléchargeant sur le site de serdaLAB.

ECM-CMS : toute ce que avez rêvez de savoir à propos d’Alfresco


Les réseaux sociaux sont sur le devant de la scène depuis quelques mois, mais il ne faut pas pour autant oublier la gestion de contenus (ECM/CMS) dont les solutions font partie des  applications indispensables à la valorisation de l’information au service des processus métiers.

Ces solutions sont également appelées à être le support des réseaux sociaux d’entreprise par la gestion des documents et autres contenus produits, échangés et utilisés dans ces espaces.

De temps en temps, nous revenons sur les offres des éditeurs et vous trouverez ci-dessous une présentation (très commerciale) de la solution Alfresco, solution « open source » comme Nuxeo et tant d’autres.

Bonne lecture.

La gestion de contenus part dans le nuage !


Beaucoup d’applications et de services que nous utilisons quotidiennement (surtout les applications mobiles) sont disponibles dans le cloud et, franchement, cela nous va bien !

Cloud computing : quelques statistiques

Cloud computing : quelques statistiques

La gestion de contenus (ECM – Magic Quadrant 2010 de Gartner) ne fait pas exception et avec la présentation préparée par SpringCM vous aurez une bonne appréciation des ses avantages :

ECM 2.0 : Interopérabilité, Standards et Certification


La gestion électronique de documents, et plus généralement de contenus, continue à évoluer au gré, notamment, des déploiements des applications du modèle 2.0.

Quand Frédéric Charles écrit dans un commentaire publié sur ce blog : »Ceci pour dire que le plus compliqué pour aborder ce sujet est de faire comprendre aux éditeurs et consultants que le Content Management tel qu’il le pratique depuis 10 ans n’a plus d’avenir et qu’il doivent intégrer le 2.0. Ensuite la technologie suivra et le ticket d’entrée n’est pas élevé (sinon on ne serait pas partis). L’effort est à mettre sur les usages » en parlant de son expérience à la Lyonnaise des Eaux, il remet en quelque sorte l’église au milieu du village en rappelant qu’in fine c’est l‘utilisateur qui « bâtit » la solution !

Au delà de l’intégration du 2.0, les éditeurs ne peuvent plus faire l’économie de la mise en oeuvre des technologies d’interopérabilité ni de l’obtention de certifications.

L’interopérabilité au service de la fluidité et de la circulation des contenus

Tout le monde le dit, certains l’écrivent, les analystes le proclament, l’entreprise 2.0 est basée sur un modèle qui, entre autre, bannit les cloisonnements entre référentiels (généralement verticaux) pour une approche non pas transversale mais mutualisée (donc ouverte) !

Etant entendu qu’au delà des voeux pieux et d’une certaine candeur, nous savons tous qu’il y a une technologie en production derrière ces solutions, permettez-moi de revenir sur un standard d’interopérabilité lancé par les éditeurs et à propos duquel Nuxeo a beaucoup communiqué ces derniers temps : je veux parler de CMIS !

CMIS doit permettre aux applications de s’affranchir des éditeurs (en terme de spécifications techniques).
Aujourd’hui, la valeur ajoutée est dans la gestion, la distribution et l’accessibilité du contenu au-delà de tout logiciel.
Ceci favorise l’agilité ainsi que la réflexion sur des nouvelles méthodes de gestion de l’information stratégique, et cela va bien au-delà des spécificités du référentiel développé par tel ou tel éditeur.

Laurence Hart précise, dans la présentation ci-dessous, 3 cas dans lesquels la circulation des contenus bénéficient des atouts de CMIS  :

  • référentiel à référentiel
  • application à référentiel
  • fédération de référentiels

CMIS est une première étape vers l’interopérabilité, mais le monde de la gestion de contenu propose d’autres normes potentielles : PDF/A pour la conservation à long terme de documents électroniques, Dublin Core pour les métadonnées ou encore OpenSocial en tant que moyen pour faciliter la collaboration en ligne, les échanges sociaux  et leur intégration avec les solutions ECM « classiques ».
La définition des référentiels se fait au regard du respect des standards tels PRONOM [formats de fichiers], IANA [types MIME], ICAISO 639OAIS, Moreq2 et des l’exigence d’interopérabilité.

Les organisations qui souhaitent rester compétitives et réactives doivent réfléchir au-delà du référentiel unique.

La certification au service d’un espace de confiance

DOD 501.2, Moreq 2, les exigences de conformité ne manquent pas et qu’elles soient d’origine européenne ou nord-américaine, elles soulignent à quel point il est essentiel pour les solutions de gestion de contenus d’apporter également une réponse en terme de construction d’espace de confiance.

Il n’est pas surprenant de constater que les solutions qui communiquent le plus aujourd’hui à propos des certifications DOD (records management) sont des solutions portées par le monde de l’open source : Alfresco, Nuxeo, alors que IBM, EMC, Oracle, Microsoft, Xerox, Vignette et OpenText, bien que disposant de solutions également certifiées, sont plus discrets sur ce sujet.

Au-delà des questions d’argumentaires marketing, il est patent que l’ECM 2.0, qu’il soit issu de monde de l’open source ou de celui des éditeurs plus traditionnels, doit intégrer des fonctionnalités du type records management mais surtout prouver sa capacité, par les certifications dont les solutions disposent, à assurer pleinement la confiance dans les systèmes et les contenus.

Il y a quelques semaines, je publiais une note de « prévision » quant aux acteurs de l’ECM, note basée sur 5 règles du jeu :

  1. avoir une taille critique (a priori le jeu est réservé aux majors)
  2. avoir une offre cohérente incluant :
    1. Master data management
    2. Business Intelligence
    3. Records Management
    4. eDiscovery
    5. Fédération de contenus (ECM) et support des applications traditionnelles mais également SharePoint, emails ainsi que tous les fichiers produits par les collaborateurs
    6. Web Content Management
    7. Architecture 2.0
  3. supporter les médias et réseaux sociaux
  4. disposer d’un écosystème performant
  5. supporter le cloud (privé et/ou public)

Aujourd’hui, il nous faut probablement préciser l’importance des standards, y compris des standards d’interopérabilité.


La journée « sans-papier » : contenus et processus 2.0


Soyons clair, ce n’est pas un appel à un gigantesque autodafé du contenu des bibliothèques privées et publiques, pas plus qu’une nouvelle manifestation de soutien aux nombreux réfugiés politiques et économiques qui errent dans les rues de nos métropoles occidentales.

Non, il s’agit d’une initiative lancée par AIIM et dont la première édition s’est tenue le 28 octobre avec un seul but : épargner notre planète en imprimant moins ou plus du tout !

Comment y arriver :

  1. Imprimer ou copier que ce qui doit IMPERATIVEMENT l’être
  2. Numériser tous les contenus imprimés et les détruire
  3. Mettre en production en interne des outils collaboratifs (wikis, blogs)
  4. Centraliser la conservation des documents (en cours de révision) dans un référentiel
  5. Déployer au maximum l’utilisation des formulaires électroniques tant en interne que dans vos relations extérieures.
  6. Adopter les systèmes de facturation et de paiements électroniques (EDI)
  7. Utiliser la signature électronique
  8. Dessiner, gérer et imaginer tous les processus métiers en tant qu’applications dématérialisées.