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La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #2 EVALUATION


#2 EVALUATION

Dans notre série «la gouvernance de l’information en « 5 mots clefs », nous avons déjà discuté du mot clef STRATEGIE.

S’il est clair pour beaucoup d’entre-nous que la gouvernance de l’information est une stratégie et ne peut être réduite à une solution ou une application informatique, c’est également parce que parmi les autres mots clefs qui la caractérisent nous trouvons EVALUATION.

Selon Le Dictionnaire, l’évaluation c’est l’appréciation d’une valeur, d’un capital.
Tout est dit ou presque !

En effet, il ne peut y avoir de gouvernance de l’information, de stratégie quant à la gestion des informations (données et documents) sans leur évaluation.

Il n’est pas rare de rencontrer des responsables juridiques d’entreprise qui, partant du principe de précaution (le fameux «just in case»), considèrent qu’il faut TOUT conserver.

Ce réflexe bien compréhensible n’est plus adapté :

  • les volumes de données non structurées augmentent trop vite
  • la complexité des risques encourus est plus importante
  • les solutions ne sont pas adaptées et/ou très couteuses.

Avec la gouvernance de l’information, il faut savoir apprécier son capital informationnel.

A un titre purement personnel, il nous est facile de tout garder (photos, emails, logs de messages sur Skype ou MSN, lettres, feuilles de calculs, copies numérisées de documents, etc.) sans trop se préoccuper de la valeur juridique, informationnelle ou simplement sentimentale de ces données et documents.

Au niveau des organisations et des entreprises, le travail d’évaluation doit être fait en fonction de plusieurs critères conjoints :

  • valeur juridique (obligation de conformité, gestion des risques)
  • valeur métier (pertinence de la conservation de l’information pour les affaires)
  • valeur patrimoniale

Ainsi l’organisation doit mettre en oeuvre un référentiel des données et contenus qui constituent son capital informationnel au regard des critères présentés ci-dessus.
Ce référentiel permettra non seulement d’avoir une vue d’ensemble ou par type des actifs, en terme de données et de documents physiques ou numériques, de l’organisation mais également de guider les «producteurs» dans les processus de conservation ou de pérennisation (archivage) des seuls contenus éligibles.

La pratique d’évaluation est à la base de l’exécution d’une stratégie de gouvernance de l’information.
Il s’agit d’un travail réalisé avec les concours des archivistes et des responsables métiers, mais également de l’IT (en charge de mettre en production les solutions techniques les mieux adaptées).

Il s’agit d’un travail de réflexion et de décision qui ne peut faire l’objet en préalable d’aucune automatisation.

Il s’agit également d’un travail continu qui s’inscrit dans la durée (évolution des contextes : production et utilisation de contenus, contraintes légales ou règlementaires, etc.).

Il s’agit enfin d’une validation au niveau exécutif à l’instar de ce qui se passe pour toutes les questions et décisions liées au capital, qu’il soit financier, humain ou informationnel, des organisations.

Réseaux sociaux d’entreprise et gouvernance de l’information


L’entreprise 2.0 va se développer par la mise en production de RSE basés sur des solutions techniques pleinement matures.

Ces applications de RSE sont le plus souvent encore très généralistes, elles sont le terreau  nécessaire au développement des nouvelles pratiques, mais certaines commencent à proposer des approches plus verticales et spécialisées.
Que ce soit Jalios, SharePoint ou encore Jive ou Jamespot.pro, ces solutions s’appuient sur un pack fonctionnel commun permettant de mettre en oeuvre les dimensions relationnelles et conversationnelles, si caractéristiques du monde 2.0.

Avec ces solutions ce sont des nouvelles fonctionnalités mais surtout une rupture avec les solutions de gestion de contenus qui se met en place dans l’entreprise. Ainsi, l’organisation est centrée sur les conversations ou l’activité des membres (le document est associé et non plus au centre de la ou des discussions).
Les RSE impliquent tous les processus de l’entreprise 2.0 et sont porteurs de rupture à tous les niveaux de l’organisation.

En matière de contenu et de données, ce sont les RSE qui participent le plus à la croissance des volumes de contenus non structurés (± 80% de l’information utilisée dans l’entreprise).
Ce contenu doit pouvoir être utilisé directement et indirectement en association avec les informations existantes dans les bases des ERP (données structurées), des CRM mais également des solutions de gestion de documents (ECM).

L’entreprise 2.0, pour être encore plus efficace, doit pouvoir relier, associer, agréger tous ces contenus et ce, afin de rationaliser des processus tel celui de la relation client (facturation, après-vente, gestion de compte, etc.).

Elle doit également pouvoir mettre à disposition des RSE ces contenus afin de favoriser la dimension conversationnelle et ceci en toute sécurité, fiabilité et facilité.

Les RSE impliquent également une rupture dans la gestion de la gouvernance de l’information car ils obligent à une stratégie où les contenus structurés et non structurés sont gérés par des règles communes permettant à l’entreprise de valoriser ce patrimoine informationnel mais également de se protéger.

Contrairement au web, l’entreprise 2.0 a l’obligation de mettre en place un système où la confiance dans les contenus, les processus, est indéniable.
Cette confiance passe obligatoirement par une évaluation précise et objective de l’actif informationnel (information stewardship) et de son utilisation.

Elle passe également par ne connaissance des risques et le respect absolu des cadres juridiques dans lesquels l’entreprise évolue.

Les RSE doivent donc contribuer à la réalité de cet espace de confiance. Leur supervision ainsi que leur contrôle doit accompagner leur formidable développement dans l’entreprise.

L’entreprise 2.0 va, avec les réseaux sociaux d’entreprise, se doter d’outils pour gérer la gestion des savoirs et des  savoir-faire informels. Elle doit s’attacher à ce que ces outils servent également la mise en oeuvre des espaces de confiance.

e-volution 2.0 : chance ou risque ?


L’été est bien là et profitons de la bonne humeur générale pour regarder notre révolution 2.0 d’une oeil légèrement malicieux !

J’ai toujours été amusé de constater en écoutant les prévisions météos aux Etats-Unis que de temps en temps, il y avait des chances d’averses pluvieuses tandis qu’en France les météorologues parlent plus souvent de risques.

Tout le monde sait que le mot chance est employé dans le sens de probabilité, mais il n’empêche que son emploi est peut-être révélateur d’une approche différente du  monde.

Partir du principe que la probabilité qu’une chose arrive est également porteuse d’opportunités (si vous me permettez ce raccourci extrêmement rapide) relève d’une pensée positive qui me séduit bien plus que de considérer toute chose du point de vue du ou des risques qu’elle porte en elle-même ou génère.

Pour revenir aux averses (de pluie ou de neige), le risque est de gâcher une belle journée ensoleillée, de rendre la circulation moins fluide et de probablement de réduire votre brushing à néant!
Par contre, l’opportunité ou la chance d’une averse, c’est d’abord  un phénomène naturel indispensable à notre existence, une occasion de se rafraîchir ou de « farter » ses skis, que sais-je encore !

La « révolution 2.0 » que nous sommes en train de vivre et/ou de subir met en exergue une différence comportementale importante entre ceux qui considérent qu’il s’agit d’une opportunité et ceux qui y voient surtout des risques (donc des menaces).

Pour chacun d’entre nous, le choix entre conservatisme (confort) et audace est permanent et nous savons trouver nos solutions et nous adapter plus ou moins rapidement (opportunisme ?).
Au niveau des entreprises et selon le point de vue et le réalisme de leur dirigeants, le choix entre chance et risque sera déterminant de leur avenir.
Dans une étude récente, USEO illustre les changements actuels liés à l’apparition des « Réseaux Sociaux d’Entreprises (RSE ) qui vont se distinguer des Intranets traditionnels en introduisant de nouvelles règles:

  • Une existence numérique : L’accès est conditionné à la création d’une identité numérique
  • La transparence : La possibilité de savoir qui est venu consulter une information. Plus globalement, l’activité de chacun est affichée : ses lectures, ses contributions, ses interactions,  etc.
  • La mise en relation: L’identification d’autres membres ayant des centres d’intérêt communs et la possibilité de rentrer en contact avec eux.
  • La conversation : La possibilité pour chacun d’engager la conversation, de s’insérer dans une discussion, d’apporter une information

Ces nouvelles règles conduisent au développement de nouvelles valeurs au sein de l’entreprise :

  • La capacité à entrer en contact avec les autres
  • L’abondance
  • La confiance, l’e-réputation,

Des valeurs portées par l’Organisation, mais qui bousculent les modes d’organisation hiérarchiques et dérangent ceux qui estiment que leur «utilité» tient à l’information qu’ils possèdent. Pour cette raison, les RSE se développent dans les contextes où les collaborateurs s’emparent de l’outil avec l’approbation de la Direction. Mais c’est l’encadrement intermédiaire qui en réinventant son mode de management va permettre d’utiliser pleinement le levier procuré par les RSE (pour : fluidifier la circulation de l’information, valoriser les compétences, augmenter le partage d’expertise, etc.) au service d’objectifs métiers. »

En ce qui me concerne, il est clair que nous avons des chances d’entreprise 2.0 dans les mois qui viennent !

Retrouvez ici les publications de la société USEO


Contenu/Contexte : quels actifs informationnels ?


A l’occasion de la dernière édition de Enterprise 2.0 à Boston au début juin 2010, de nombreuse discussions et présentations ont traité du management et de l’apport des réseaux sociaux et collaboratifs.

Le développement des espaces de collaboration peut être un formidable accélérateur du partage des connaissances, mais est-il pour autant un levier de croissance pour l’entreprise ?

Pour nous la réponse est clairement OUI !

Pour autant les contenus crées, échangés, commentés dans ces espaces ont une valeur inégale dans le temps et seuls certains d’entre-eux répondent aux critères de définition de ce qu’est un actif informationnel (cf. Quelle économie pour le XXIe siècle ? par Jacques Sapir).

« Il n’y a pas d’information ou de connaissance en dehors d’un contexte précis » rappelle Sapir avant de poursuivre par la définition de l’actif informationnel comme « une information considérée comme simultanément pertinente et utilisable pour une décision donnée ».

La gouvernance de l’information est une stratégie qui consiste à recenser, à organiser ces actifs et à valoriser leur contenu au service de la croissance.
Cette stratégie est clairement pro active dans le sens où elle tient d’une volonté d’optimiser l’utilisation de tous les actifs de l’organisation, notamment par le mise en oeuvre de référentiels. Il ne s’agit pas seulement de protéger l’organisation en s’assurant de la conformité de ses pratiques quant à la conservation des informations (sécurité, gestion des accès, cycle de vie, anonymisation, destruction) mais bien plus, de mettre à disposition des processus métiers, une information identifiée pour sa valeur et son apport.

Les plateformes E2.0 évoluent rapidement vers le concept de  Social Business Design (voir la définition de ce concept sur le blog d’Aximark) dans lequel on ne se contente pas de valoriser un peu plus le contenu non structuré existant dans l’entreprise au travers de réseaux collaboratifs, mais surtout de mettre en oeuvre une réelle stratégie de création de richesse en utilisant la valeur de ces actifs.

Dans ce contexte, la gouvernance de l’information doit être considérée comme le socle sur lequel sera bâti l’architecture de l’entreprise 2.0.
Cette évolution majeure dans l’approche du contenu doit trouver, pour chaque organisation, sa justification en tant que support de croissance.

Quelques liens :
Boston 2010 sur le site de NextModernity et Usage2.0
L’entreprise 2.0 par Frédéric CAVAZZA
Enterprise 2.0 – Boston 2010 sur le blog d’Anthony Poncier
Aximark, le blog

Tout le monde, il est beau, tout le monde il est gentil…


En tout cas, tout le monde se souvient du film de Jean Yanne !

Aujourd’hui, les réseaux sociaux sont devenus incontournables tant pour une catégorie de personnes privées que pour les entreprises et les organisations.

Sans revenir sur les idées développées dans les notes précédentes, arrêtons-nous sur une fonctionnalité disponible sur ces plateformes collaboratives : donner une appréciation (notée ou pas) ou délivrer une recommandation .

L’opportunité de publier un avis est un facteur de transparence et nous devons nous en réjouir !

Vraiment ?

Si l’énoncé ci-dessus n’appelle dans son principe aucune contestation, c’est bien dans cette évidence qu’est le problème.

La transparence tant souhaitée peut-elle constituer un piège dans certains cas ?
Autrement dit, s’il est facile de donner une note moyenne, voire mauvaise à un restaurant ou un hôtel, est-il aussi naturel de refuser une « recommandation » à un ami ou à un supérieur hiérarchique et surtout est-il possible de ne pas écrire une recommandation très flatteuse et probablement moins objective ?

Il est probable que les mentalités et les approches soient très différentes à ce sujet entre le monde anglo-saxon et le monde latin. Outre Atlantique, il est courant de solliciter des recommandations, dont il est facile de constater qu’elles ne sont souvent qu’une juxtaposition de qualités « attendues » rarement étayées par des faits ou des réalisations précises.

En Europe et particulièrement dans le monde francophone, il est, culturellement, recommandé de ne pas « s’afficher »  en mettant en avant un profil aussi génial qu’incroyable !

Quoiqu’il en soit, nous sommes plusieurs à avoir constaté que la plupart de ces recommandations tiennent du « prêté pour un rendu » et qu’elle n’engage personne à l’exception de celui qui les prend pour argent comptant.

Vous pouvez recommander ce blog, si vous le souhaitez, mais également réagir et commenter cette note.

A bon entendeur !