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Actifs informationnels vs Données


Le débat autour de la gestion de l’information et des données n’est-il qu’une illustration de la différence des points de vue des métiers et des techniques ?

Le modèle 2.0 accélère la croissance du volume de données disponibles mais il se développe autour de solutions de partage, de collaboration et de diffusion de l’information, est-ce pour autant un paradoxe ?

La donnée est technique

Un monde de données

La production de données croît à très grande vitesse ces dernières années. Ces données sont stockées dans les outils que nous utilisons, à savoir PC, tablettes et appareils mobiles.
Elles sont enregistrées à notre demande ou à notre insu et nous n’avons aucun contrôle sur leur durée de vie, leur utilisation par des tiers (programmes ou individus), leur exploitation et leur protection.

Ceci est généralement du ressort des équipes techniques et de la direction informatique dans les entreprises et de tout à chacun pour les communications dans des espaces sociaux ou personnels.

S’il est un problème avec les données, c’est bien qu’elles persistent dans les mémoires des systèmes (souvent sous forme dupliquée), quand bien même elles ne servent plus à grand chose, si leur cycle de vie n’a pas été défini (donc leur destruction programmée) a priori .

Nous sommes aujourd’hui confrontés à la réalité d’un « gisement à ciel ouvert » de données personnelles (voir l’essai de taxonomie) que nous acceptons de confier à des services tiers pour des usages que nous ne connaissons pas et à propos desquels nous n’avons aucune (ou si peu) garantie (malgré la CNIL en France ou l’utilisation de solutions techniques comme nous le précise la note publiée sur Le GrenierduNet) !

La prolifération des données n’est pas sans poser d’autres problèmes et il semblerait d’après certaines études que le volume de données produit dépasse déjà de 35%  les capacités de stockage.

Archivage dans le Cloud

Archivage dans le Cloud

l’information est un actif

L’information est née de la contextualisation et de l’interprétation des données.
Elle est donc étroitement liée aux systèmes en production, sans lesquels, elle n’existe pas.

Pourtant sa durée de vie est différente et l’une des caractéristiques de l’information est sa volatilité et sa rapide obsolescence.

En effet, à la différence de la donnée, l’information apporte une très forte valeur ajoutée à un moment donné et si sa conservation est utile à des fins patrimoniales, elle l’est plus rarement à des fins uniquement métiers.

Dans l’entreprise, mais également pour le particulier, l’information est le plus souvent représentée sous une forme reposant sur l’utilisation d’un support de communication (écrite [Output Management], visuelle ou verbale) et ceci contribue largement à sa valeur ajoutée.

La valeur de l’information est déterminée par la pertinence et la fiabilité des données exploitées ; elle est révélée et donc rendue utilisable par sa mise en forme, mais n’oublions pas qu’au-delà des traitements automatiques, la valeur de l’information réside également dans la mise en perspective et la réflexion (objective ou subjective) autour du matériau brut que représentent ces données !

Data - Information - Knowledge - Wisdom

Data - Information - Knowledge - Wisdom

 

 

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ECM 2.0 : Interopérabilité, Standards et Certification


La gestion électronique de documents, et plus généralement de contenus, continue à évoluer au gré, notamment, des déploiements des applications du modèle 2.0.

Quand Frédéric Charles écrit dans un commentaire publié sur ce blog : »Ceci pour dire que le plus compliqué pour aborder ce sujet est de faire comprendre aux éditeurs et consultants que le Content Management tel qu’il le pratique depuis 10 ans n’a plus d’avenir et qu’il doivent intégrer le 2.0. Ensuite la technologie suivra et le ticket d’entrée n’est pas élevé (sinon on ne serait pas partis). L’effort est à mettre sur les usages » en parlant de son expérience à la Lyonnaise des Eaux, il remet en quelque sorte l’église au milieu du village en rappelant qu’in fine c’est l‘utilisateur qui « bâtit » la solution !

Au delà de l’intégration du 2.0, les éditeurs ne peuvent plus faire l’économie de la mise en oeuvre des technologies d’interopérabilité ni de l’obtention de certifications.

L’interopérabilité au service de la fluidité et de la circulation des contenus

Tout le monde le dit, certains l’écrivent, les analystes le proclament, l’entreprise 2.0 est basée sur un modèle qui, entre autre, bannit les cloisonnements entre référentiels (généralement verticaux) pour une approche non pas transversale mais mutualisée (donc ouverte) !

Etant entendu qu’au delà des voeux pieux et d’une certaine candeur, nous savons tous qu’il y a une technologie en production derrière ces solutions, permettez-moi de revenir sur un standard d’interopérabilité lancé par les éditeurs et à propos duquel Nuxeo a beaucoup communiqué ces derniers temps : je veux parler de CMIS !

CMIS doit permettre aux applications de s’affranchir des éditeurs (en terme de spécifications techniques).
Aujourd’hui, la valeur ajoutée est dans la gestion, la distribution et l’accessibilité du contenu au-delà de tout logiciel.
Ceci favorise l’agilité ainsi que la réflexion sur des nouvelles méthodes de gestion de l’information stratégique, et cela va bien au-delà des spécificités du référentiel développé par tel ou tel éditeur.

Laurence Hart précise, dans la présentation ci-dessous, 3 cas dans lesquels la circulation des contenus bénéficient des atouts de CMIS  :

  • référentiel à référentiel
  • application à référentiel
  • fédération de référentiels

CMIS est une première étape vers l’interopérabilité, mais le monde de la gestion de contenu propose d’autres normes potentielles : PDF/A pour la conservation à long terme de documents électroniques, Dublin Core pour les métadonnées ou encore OpenSocial en tant que moyen pour faciliter la collaboration en ligne, les échanges sociaux  et leur intégration avec les solutions ECM « classiques ».
La définition des référentiels se fait au regard du respect des standards tels PRONOM [formats de fichiers], IANA [types MIME], ICA, ISO 639, OAIS, Moreq2 et des l’exigence d’interopérabilité.

Les organisations qui souhaitent rester compétitives et réactives doivent réfléchir au-delà du référentiel unique.

La certification au service d’un espace de confiance

DOD 501.2, Moreq 2, les exigences de conformité ne manquent pas et qu’elles soient d’origine européenne ou nord-américaine, elles soulignent à quel point il est essentiel pour les solutions de gestion de contenus d’apporter également une réponse en terme de construction d’espace de confiance.

Il n’est pas surprenant de constater que les solutions qui communiquent le plus aujourd’hui à propos des certifications DOD (records management) sont des solutions portées par le monde de l’open source : Alfresco, Nuxeo, alors que IBM, EMC, Oracle, Microsoft, Xerox, Vignette et OpenText, bien que disposant de solutions également certifiées, sont plus discrets sur ce sujet.

Au-delà des questions d’argumentaires marketing, il est patent que l’ECM 2.0, qu’il soit issu de monde de l’open source ou de celui des éditeurs plus traditionnels, doit intégrer des fonctionnalités du type records management mais surtout prouver sa capacité, par les certifications dont les solutions disposent, à assurer pleinement la confiance dans les systèmes et les contenus.

Il y a quelques semaines, je publiais une note de « prévision » quant aux acteurs de l’ECM, note basée sur 5 règles du jeu :

  1. avoir une taille critique (a priori le jeu est réservé aux majors)
  2. avoir une offre cohérente incluant :
    1. Master data management
    2. Business Intelligence
    3. Records Management
    4. eDiscovery
    5. Fédération de contenus (ECM) et support des applications traditionnelles mais également SharePoint, emails ainsi que tous les fichiers produits par les collaborateurs
    6. Web Content Management
    7. Architecture 2.0
  3. supporter les médias et réseaux sociaux
  4. disposer d’un écosystème performant
  5. supporter le cloud (privé et/ou public)

Aujourd’hui, il nous faut probablement préciser l’importance des standards, y compris des standards d’interopérabilité.


La gouvernance de l’information : une affaire trop sérieuse pour être laissée dans les mains des… ?


Qui pour prendre en charge, la stratégie et les programmes de gestion des actifs informationnels ?

La gouvernance de l’information est une affaire sérieuse, très sérieuse et probablement TROP sérieuse pour être laissée dans les SEULES mains des …….

1) informaticiens
Vous souvenez-vous du fameux tube des années 2000, ingénieur informaticien ?
– non, cliquez ici (ça a très mal vieilli !, vous êtes prévenu)
– oui (tant mieux, on peut continuer !)

Ce tube (sur la toile francophone) a révélé, par une dérision (de mauvais goût), la fin de la suprématie et de l’exclusivité des informaticiens sur les questions de traitement de l’information.

Les équipes informatiques sont en charge du bon fonctionnement des systèmes et des solutions décidées dans l’entreprise.
Leur rôle est essentiel et va au delà des préoccupations purement ou strictement techniques pour garantir le meilleur niveau de services.
Il s’agit pour les responsables informatiques, urbanistes, architectes et développeurs d’apporter en permanence la technologie la plus adaptée et la plus sure, l’organisation la plus agile, le ROI le plus avantageux, le TCO le plus acceptable, etc.
Et vous voudriez qu’en plus ils s’occupent de gouvernance de l’information !

Non, les équipes informatiques sont là pour soutenir l’entreprise dans sa mutation.
Elles testent, paramètrent, développent, intégrent, mettent en production, assurent le suivi, etc., les outils et les solutions qui servent de socle technique.

Les directions informatiques se soucient peu de la valeur de l’information, mais beaucoup plus de son coût (production, stockage,conservation, restitution, circulation, exploitation, sécurisation, etc.)

2) archivistes et records managers
Alors, vous me direz que la gouvernance de l’information, c’est une affaire à laisser entre les mains des archivistes et autres records managers.
Entre valeur patrimoniale, valeur « légale« , valeur « marchande« , qu’en est-il pour définir les actifs informationnels de l’organisation ?

Le « records management » ou l’archivage considère essentiellement la valeur patrimoniale et « légale » pour définir l’actif informationnel et supporter une politique de gouvernance de l’information, mais ce n’est pas à mon avis suffisant :

  • Le records management est statique alors que la gouvernance de l’information est dynamique,
  • le records management est réactif alors que la gouvernance de l’information se veut pro active,
  • le records management est principalement centré sur la rétention alors que la gouvernance de l’information est au service de l’exploitation des informations en support à la croissance des affaires.

A l’instar des services informatiques qui sont plus soucieuses du coût que de la valeur de l’information, les archivistes s’intéressent plus à la valeur patrimoniale et/ou « légale » de l’information qu’à sa valorisation par les métiers.

3) directeurs juridiques, risk managers et avocats
S’il n’est pas pertinent de laisser la gouvernance de l’information dans les seules mains, ni des équipes informatiques, ni des archivistes,  doit-elle revenir aux affaires juridiques ?

En effet, dans la gestion des actifs informationnels. il y a une dimension légale, respect des règles, recherche de conformité, dont seuls les départements juridiques sont aptes à superviser la mise en oeuvre.

Pourtant, ni les responsables juridiques, ni les risks managers ne peuvent prendre en charge à eux-seuls cette responsabilité.
Les responsables juridiques ne se soucient pas de la valeur de l’information, ils cherchent à protéger l’organisation contre les risques liées à l’existence de l’information !

Pour les responsables informatiques, le coût est souvent plus important que la valeur, pour les archivistes, la conservation est prépondérante alors que pour les juristes, c’est la réalité du risque inhérent à l’information et c’est pourquoi, ils ont tendance à tout conserver, « juste au cas où » !

4) exécutifs
Bien évidemment, ce rôle incombe à l’exécutif et aux dirigeants.
Pas si sur !
S’il est évident que les niveaux exécutifs des entreprises doivent s’intéresser à ces questions comme ils se passionnent quand il s’agit d’actifs financiers ou autres, il n’est pas certain qu’ils aient plus de pertinence que les autres pour instruire une réelle politique de gouvernance de l’information, par contre, eux seuls peuvent en décider.

Au niveau exécutif, l’information peut être analysée et comprise, selon les influences déterminantes, comme un coût, une obligation, un levier, etc. et il leur devient plus difficile de gérer, seuls, cette question.

L’émergence d’un nouveau rôle
Les réflexions autour de la valorisation et la gestion des actifs informationnels des organisations vont contribuer à l’émergence de nouveaux rôles à propos desquels certains analystes n’hésitent pas à parler de formation dans les toutes prochaines années (voir le programme d’IBM).

C’est un manager qui sait gérer une équipe pluridisciplinaire réunissant des juristes, des spécialistes métiers, des responsables marketing, des architectes/urbanistes et des utilisateurs informatiques.
Cette équipe a mission d’instruire le programme de gouvernance de l’information à des fins de décision par l’exécutif au niveau global ainsi que des différents métiers.

Son rôle consiste à :

  • mener à bien la synthèse de tous les besoins,
  • valider l’évaluation des actifs informationnels (au regard des différents besoins),
  • instruire les processus décisionnaires
  • contrôler la mise en application des outils et des nouveaux services qui en sont issus.

La gouvernance de l’information est une affaire trop sérieuse pour ne pas être laissée dans les mains d’un collège d’experts doués de bon sens et soucieux d’efficacité et de pragmatisme.

Les impacts technologiques en quelques slides..


En complément et en illustration de la note publiée le 13 septembre, une présentation des impacts technologiques de la gouvernance de l’information.



Et en clin d’oeil:

Comment l’utilisation des données et des contenus change notre quotidien ?


Fin août le quotidien anglais Telegraph publiait un article intitulé « 10 ways data is changing how we live » dans lequel Conrad Quilty-Harper illustrait ses propos par des exemples allant de la consommation courante à l’éducation en passant par les conflits armés !

Une collecte impressionnante de données

Depuis quelques années, les spécialistes du marketing ont mis en place des outils de collecte de données, souvent liées à nos habitudes de consommation, qui servent aujourd’hui à toutes (ou presque) les entreprises ou aux particuliers (voyez ce reportage de Nouvo sur le GPS et l’utilisation des infos concernant le réseau mobile).

Que ce soit à partir des données recueillies au travers de l’utilisation des cartes de fidélité, des cartes de crédit ou de tout autre moyen, il est possible de prévoir (prédire?) le comportement des consommateurs, que nous sommes, au bénéfice des sociétés industrielles.
L’exploitation des données de service (âge, nom, adresse), des données comportementales (ce sont les données recueillies sur vous : habitudes d’achats, abonnements en ligne, etc.), mais également des données dérivées (par exemple, une cotisation au WWF vous identifierait plutôt comme une personne avec une orientation écologique et donc potentiellement intéressée par les produits bios) font que nous ne sommes pas ou plus des inconnus pour tous nos fournisseurs.

Un exhibitionnisme numérique !

Au dela des données que nous acceptons (consciemment ou pas) de communiquer, il est une autre catégorie de données, les données divulguées , celles que l’on publie : photographies, vidéos, messages, billets d’humeur, etc.
Quant il s’agit de renseigner certaines informations dans un outil du type annuaire (données confiées car le contrôle est exercé par un tiers généralement le propriétaire de l’outil ou du site), l’utilité est évidente.
Ainsi avec les options de localisation (GPS, Google Maps et tout autre outil professionnel), il a été possible de rationaliser et d’optimiser les services de livraison, mais également d’assure une meilleure visibilité à des enseignes au travers d’applications du type Around me.

Pourtant, la mise en ligne de données personnelles est délicate et pleine de risques.
La juxtaposition de tout ou partie de ces données peut entraîner une dégradation votre sécurité.
Les questions liées à la garantie de l’anonymat sont importantes pour les organismes travaillant sur des données dites sensibles (gestion financière, santé, armement).
Je suis enclin à penser qu’elles le sont pour tous et c’est pour cela que la prudence s’impose (savez-vous avec quelle facilité on peut reconstituer un numéro de sécurité sociale ainsi que beaucoup d’autres identifiants !).

Au delà de la garantie de l’anonymat, l’exigence de transparence.

Avec la révolution numérique et la possibilité pour chacun d’interagir et de donner son opinion, l’heure est à la transparence !
Et chacun de donner son avis à propos d’une bonne (ou mauvaise) table, d’un cursus universitaire, d’un hôtel et que sais-je encore.
Cette nouvelle possibilité d’échanger en toute objectivité (vraiment?) est une source de changements importants.
En effet, il n’y a pas si longtemps, les classements et la rédaction des guides étaient réservés à un nombre restreint de spécialistes souvent reconnus mais parfois auto-proclamés.
Aujourd’hui, « Monsieur-tout-le-monde » peut écrire, classer, juger, partager ses expériences, recommander en ligne et ce à propos de n’importe quel service, prestation et fournisseur ou établissement.

Cette réalité apporte probablement un peu plus de transparence et la mixité d’avis d’experts et d’utilisateurs ou de consommateurs et contribue, au delà de la « démocratie » numérique, à des changements importants.
Certaines de ces informations vont en effet largement influencer les fournisseurs de services ou de denrées qu’ils soient privés ou publics.
Notre quotidien va ainsi être lié à des débats « publics » ouverts dans des réseaux sociaux ou sur des sites dédiées et portant sur des questions de développement local, d’éthique politique ou encore de lois à portée sociale.

La transparence, que nous souhaitons, peut forcer certains acteurs à changer leur comportement pour mieux « coller » aux attentes de leur public.

Avec des sites comme Wikileads, il est probable que les données publiées influencent encore plus largement notre quotidien (conflits armés, stratégie, défense, etc.).

Le vaste échange de données que nous vivons a un impact réel sur notre quotidien et aucun domaine n’y échappe.
A nous de mettre en oeuvre, à titre personnel d’abord et si nous le souhaitons, une politique de gestion de notre information qui peut se résumer en une question :
que suis-je prêt à communiquer à mon sujet et pour quelle contrepartie ?

A vous de répondre !