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Réseaux sociaux d’entreprise, gestion de contenu, gouvernance et records management


Le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise n’est pas un phénomène neutre du point de vue de la gestion de contenu (ECM), ni de l’archivage et/ou du « records management ».

S’il est de la responsabilité du management de décider des opportunités d’utilisation des RSE, il est patent que leur mise en production ne peut se faire sans l’appui et l’implication des équipes techniques mais également des responsables de la gestion de contenus et des archivistes.

Le contenu généré, partagé et utilisé dans les réseaux sociaux d’entreprise est éligible au programme de gouvernance de l’information.

Depuis quand sur les réseaux sociaux ? - Etude Equaero

Ainsi selon une étude réalisée fin 2010 par Isabelle Oudot-Klein, directrice du développement d’Equaero, étude dont les résultats sont disponibles en ligne, les entreprises viennent de se lancer sur les réseaux sociaux avec pour « premier objectif » la qualité de leur image.
En ce qui concerne l’image et la préoccupation, l’investissement dans les médias sociaux procède souvent d’un constat comme le souligne Isabelle Oudot-Klein : « Les entreprises ont remarqué que leurs clients sont déjà actifs sur Internet et parlent d’elles sans hésiter en bien ou en mal. Elles se sentent par conséquent obligées d’entrer à leur tour dans la conversation pour ne pas perdre la maîtrise de leur réputation ».

La maîtrise de la réputation est évidemment très importante et elle passe également par l’évaluation et le contrôle des informations et des contenus échangés et publiés.

Le réseau social d’entreprise participe à la croissance des volumes de contenus et il doit s’inscrire dans la politique au service de la gouvernance de l’information.

Nous avons déjà eu l’occasion sur ce blog de débattre de l’intérêt des RSE en matière de gouvernance de l’information, mais également de présenter le point de vue de professionnels quant à l’avenir des archivistes (records managers) au service des projets de gestion de contenus.

L’ECM ou Enterprise Content Management, a souvent été le type de projet géré par les équipes informatiques où il est question de mettre en production des  technologies et des outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et restituer les contenus qu’ils soient structurés ou non structurés.
L’ECM met l’accent sur trois défis:

  • Automatiser les processus de conformité tout en améliorant l’efficacité du personnel, grâce à la collaboration, la communication et le partage de l’information.
  • Transformer les processus d’affaires grâce à l’intégration des contenus et à l’automatisation des processus.
  • Optimiser l’infrastructure de gestion des contenus et la conformité grâce à la capture, l’archivage, la conservation, la recherche et la restitution des documents et des informations.

De toute évidence, vu les aspects techniques et architecturaux de la mise en production des référentiels, les équipes informatiques devraient être leaders de ces projets, or il semble que souvent il n’en n’est rien, car ils ne peuvent à eux seuls justifier de l’intérêt (ROI) des ces programmes !
C’est ici que le record manager ou archiviste peut intervenir et devenir un soutien déterminant aux projets ECM.


Le records manager peut « vous sauver la mise »

 

Les records manager sous pression

L’élément clé de toute mise en oeuvre d’un projet ECM est de savoir comment il se rapporte aux questions de conformité, à la gestion des risques, et aux besoins d’e-discovery.
Le fait que l’informatique peut réduire les redondances de données et rationaliser le stockage des documents et de sauvegarde est secondaire.

La réussite de tout programme de gestion de contenu s’articule autour de la mise en œuvre de règles de conservation des documents et des capacités de contrôle des différents types de contenu (messages électroniques [email ou IM], documents, contenus réseaux sociaux et espaces collaboratifs internes,contenu web,  bases de données, ou les lecteurs externes, pour n’en nommer que quelques-uns).

Le records manager peut devenir un allié dans le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise car lui seul permet, aujourd’hui, de les inscrire définitivement dans le périmètre des applications (d’infrastructure?) qui participe activement aux programmes de gouvernance de l’information et servent ainsi les besoins de conformité de l’entreprise.


Social software: risques de bulle de la valeur 2.0 ?


Une disparité propice à une bulle de la valeur 2.0 selon USEO

Le marché du Social Software n’est plus le marché de niche des débuts.
Il s’est élargi et intègre aujourd’hui des acteurs traditionnels, des « pure players » et un écosystème Open Source.

En 2010, l’offre a atteint la maturité, notamment chez les éditeurs spécialisés.

La moitié des solutions étudiées par USEO a « atteint » le carré de l’intelligence collective qui requiert un potentiel relationnel et conversationnel important.
Ce nombre a augmenté du fait de nouveaux arrivants et des bons fonctionnels innovants réalisés par certaines solutions de RSE.
La question centrale pour 2011 est maintenant le développement des usages.

  • Tous les projets adossés aux solutions du marché sauront-ils atteindre les promesses de l’entreprise 2.0 ?
  • Quels retours peut-on faire des stratégies mises en œuvre à ce jour ?

USEO évalue le potentiel social des solutions du marché en rapprochant les usages possibles et les concepts organisationnels de l’entreprise 2.0.

L’étude met en garde contre un risque de désillusion et de « bulle 2.0 » causé par la manière empirique dont les projets 2.0 sont menés.
Les solutions des éditeurs 2.0 ne se valent pas toutes et les projets ne traitent pas tous avec la même profondeur des usages 2.0.

Les acteurs de l’Entreprise 2.0 ont réussi à changer le regard des entreprises sur leurs modes de management et les ont convaincus de développer un mode d’organisation en réseau. Or beaucoup de projets se révéleront n’être qu’une étape vers l’entreprise 2.0 et seront loin d’apporter ce qui était promis.

Faute de clairvoyance et de pédagogie, le crédit acquis pourrait être brutalement remis en cause et stopper net l’élan actuel.
L’étude explore les stratégies qui permettront aux entreprises d’éviter ces désillusions :

  • donner le temps à l’organisation d’évoluer en fonction des changements de pratiques ciblés, de la culture existante et de l’effort engagé
  • choisir des outils adaptés aux intentions d’usages et moduler les bénéfices attendus en conséquence
  • mettre en place une gouvernance pour la transformation de l’entreprise qui surpasse la dimension SI et s’inscrivent dans la durée.

Liste des 28 solutions étudiées :
Affinitiz, BlueKiwi, BuddyPress, Calinda SocialFactor software + Sharepoint 2010, Clearvale (BroadVision), Confluence (Atlassian), Dimelo, Drupal + modules sociaux, Elgg, eXo Platform, Jalios ESN, Jamespot.pro, Jive SBS, Knowledge Plaza, Liferay Social Office, Lotus Connections (IBM), Newsgator + Sharepoint 2010, PersonAll, Portaneo, SeeMy, SharePoint, Successfactors, Socialtext, TalkSpirit (Blogspirit), Telligent, Vibe Cloud (Novell), Yammer, Yoolink Pro.

A découvrir ci-après :

Intuitions 2011 : mobilité, sphère privée et rentabilité


C’est devenu un exercice convenu, notamment outre Atlantique, et mi décembre, chacun y va de ses prédictions pour l’année suivante.

Alors pourquoi pas nous ?

Boule de cristal
Soyons clair, nous me sommes pas des experts du Tarot, de plus nous n’avons pas acheté une boule de cristal !

Nous resterons donc modestes en précisant nos intuitions et nos observations dans cette note.

1. La mobilité sera en vedette en 2011 avec un taux d’adoption très haut à travers le monde, adoption favorisée par des applications de plus en plus nombreuses et pertinentes dans tous les domaines : professionnels, humanitaires, éducation, loisirs, etc.

MobilitéSmartphones, tablettes, autant de « nouveaux » supports qui vont enfin favoriser l’adoption et l’utilisation de ces applications.
Une question reste ouverte : les opérateurs de téléphonie mobile (à court d’innovation depuis 10 ans) continueront-ils à n’être qu’un canal de distribution des appareils et un fournisseur de « tuyaux » ou seront-ils capables d’affronter le marché avec de nouvelles offres/produits ?

2. le cloud, plus que jamais !
Au delà du « buzz », le cloud computing est le socle technique sur lequel s’épanouit la mobilité et il va connaître un développement toujours soutenu.
Certaines questions (sécurité, disponibilité) restent ouvertes mais plus personne ne doute de l’intérêt du cloud computing, ne serait-ce qu’au regard de préoccupations strictement économiques.

3. le déclin de Facebook

Vous pensez paradoxal au vu des assertions précédentes ?

Le modèle Facebook est tout sauf clair et l’appropriation de cette application par les services marketing des entreprises peut lui coûter cher.
Facebook a besoin de vous (vos données) pour servir les opérations marketing des entreprises, mais Facebook vous apporte si peu en échange !
Au delà des questions de protection des données personnelles, est-il possible pour Facebook de tenir longtemps ce « grand écart » ?

4. Twitter : nouvelle agence de presse ?
Pour beaucoup d’entre-nous Twitter (qui n’a rien d’un réseau social) est en quelque sorte une organisation du type agence de presse dont le fil est alimenté au regard de nos intérêts par les contributeurs que nous avons choisis.
Avec des outils du type paper.li (agrégation automatique de contenus poussés sur Twitter ou autres réseaux sociaux), il devient possible d’aller plus loin dans la diffusion de ces contenus et la création « à la demande » de supports pertinents, faciles et valorisants, ne manquent plus que les journalistes !

5. Les réseaux sociaux d’entreprises (RSE)  progressent et c’est l’entreprise 2.0 qui avance un peu plus avec eux.
A la différence de Facebook, les réseaux sociaux d’entreprises apportent une réelle valeur ajoutée et leur adoption par les entreprises et les organisations ira croissante.
Pour autant, ce ne sera pas « le grand soir » et il est certain que la mise en oeuvre de ces solutions se fera projet par projet.
Ce qui signifie rester dans une approche peu transversale et vraiment pas entreprise 2.0 !

6. Sphère privée et sécurité
L’infobésité qui caractérise notre époque est naturellement due aux innovations technologiques (web 2.0, facilité d’accès, etc.), mais elle pose d’énormes problèmes de contrôle et de gestion.
En 2011, les questions liées au respect de la sphère privée ainsi qu’à la sécurité des données et des informations vont dominer le débat au niveau technique mais également fonctionnel.
Les projets de gouvernance de l’information continuent à avancer en fédérant les ressources stratégiques dans l’entreprise.
En 2011, seuls les projets (dossier patient, open data, etc.) et les solutions qui pourront apporter la preuve du respect de la sphère privée gagneront la confiance durable des utilisateurs !

7. l’ECM et BI un mariage qui va bien
Avec le case management, il est probable que les éditeurs sont aujourd’hui capable de proposer des solutions matures pour un marché en croissance soutenue.
En 2011, le décisionnel restera essentiel et les solutions de gestion de contenus qui lui viennent en soutien  connaitront, du fait de leur pertinence, un vrai succès.
A noter également, la forte progression des solutions open source et des standards d’interopérabilité qui va contribuer à faire de ces outils des réponses transversales adaptées aux besoins des entreprises.
Pourtant, elles ne pourront pas en rester là et devront offrir rapidement des  solutions à la question des contenus « mobiles ».

8. Entreprise 2.0 : la recherche de rentabilité

Le modèle 2.0 est porteur de perspectives de croissance mais son adoption par les entreprises et les organisations est encore timide.
Les technologies sont là et ne demandent qu’à être mise en production.
Si les considérations techniques et la frilosité de certaines directions informatiques sont un frein à la mise en oeuvre de l’entreprise 2.0, il est probable que nous assisterons, en 2011, à la multiplication d’expériences réussies dans différents secteurs économiques.
L’entreprise 2.0 ce n’est pas une page Facebook, un compte Twitter et un community manager ; l’entreprise 2.0 ce sont des projets collaboratifs organisés autour de solutions du type RSE en production à un niveau départemental ou transversal et ce modèle restera en quête de ses indicateurs de rentabilité en 2001.

Enfin, pour se détendre un peu :
Et si Apple absorbait Adobe  ? ou HP qui achète SAP ? ou bien…… je laisse les analystes à leurs prédictions………….

Meilleurs voeux et à bientôt !

Entreprise 2.0 et entreprises : les cas Lyonnaise des Eaux, MMA, L’Oréal, Renault,.. ..


Souvent une illustration est plus pertinente qu’un long article !

Tout d’abord retrouvez l’interview de Richard Collin [Professeur, Directeur de l’Institut de l’Entreprise 2.0  Ecole de Management Grenoble, Directeur associé de Nextmodernity]

Vous trouverez sous ce lien une interview vous permettant de mieux comprendre le processus mis en place chez MMA pour faire évoluer l’entreprise vers le 2.0.

Renault entende devenir une entreprise 2.0 et Julie Girard (web 2.0 program manager) décrit l’approche dans l’interview ci-après :

Renault 2.0 (février 2011)

L’Oréal n’est pas en reste et dans la vidéo ci-dessous Gérard Edouard Dias explique –  à l’occasion du HUBFORUM 2010 –  le rôle des RH dans ce processus.

Vous pouvez également découvrez ici, la présentation de l’expérience Lyonnaise des Eaux faite dans le cadre de la conférence Media Aces du 6 octobre 2010.

LinkedIn, Viadeo, Xing et actifs informationnels (RH?)


Aux côtés de Twitter et de Facebook, il existe un autre type d’applications de réseautage sur lesquelles bon nombre d’entre-nous publient et échangent : ce sont les réseaux sociaux de mise en relation professionnelle du type LinkedIn ou encore Viadeo ou Xing.

Quelles particularités ?

Les réseaux sociaux de mise en relation professionnelle ont été mis en oeuvre sur le même concept, la même idée originelle, que Facebook mais « réservé » à un public de professionnels (IT à l’origine).

Ainsi, on y trouve le même type d’information, à savoir et en reprenant notre taxonomie (reprise par Hubert Guillaud sur son blog Internet Actu) des données sociales :

  • les “données de services” : les données que vous confiez à un site social afin de l’utiliser. Ces données peuvent inclure votre nom légal, votre âge voir le numéro de votre carte de crédit.
  • Les “données divulguées”, c’est-à-dire celles que vous publiez sur votre profil et vos pages : billets de blogs, photographies, messages, commentaires.
  • Les “données confiées”, c’est-à-dire celles que vous publiez sur les pages (et profil) de membres de votre réseau. (A la différence des données divulguées, quelqu’un d’autre en a le contrôle)
  • Les “données fortuites” sont celles que d’autres personnes publient à votre propos.
  • Les “données comportementales” sont celles que le site recueille sur vous en surveillant ce que vous faites et avec qui vous le faites. Il peut s’agir de livres que vous lisez, des sujets sur lesquels vous écrivez, des articles auxquels vous accédez (et qui permettent de prévoir votre appartenance sociale, politique, etc.).

Ceci étant dit, la particularité de ces réseaux  (outre le fait que la moyenne d’âge des utilisateurs est sensiblement plus élevée que sur Facebook) tient à leur but : valoriser le CV ou le parcours professionnel des membres par une organisation de la collecte et de la présentation de l’information UNIQUEMENT basées sur le curriculum vitae (donc l’expérience du titulaire du profil).

Des informations très sensibles

Les données personnelles, telles que notre expérience professionnelles, font partie des données « sensibles », il n’est qu’à voir comment le SIRH est souvent géré en autonomie et indépendance du SI dans les entreprises pour s’en assurer.

 

 

Ainsi, les réseaux sociaux sont devenus un des outils utilisés par les recruteurs et les services de gestion des ressources humaines (voir le blog de Carole Blancot) qui n’hésitent pas à chercher et consulter les profils (y compris les recommandations – souvent peu fiables – cf. note publiée en juillet), mais également à suivre l’actualité des sociétés et à utiliser les différents groupes pour y poster les offres d’emploi.

Ces informations sont personnelles et précieuses pour les membres.
Elles sont disponibles, faciles d’accès mais restent à valider par les services RH et les entreprises.

Quels actifs représentent-elles pour l’entreprise ?

Ils sont de deux types :

1) A propos des candidats et des employés :
les informations publiées sur ces réseaux sociaux de mise en relation professionnelle sont de nature à être valorisées par l’entreprise ou tout au mois par le service RH.
Mais, il faut compter avec les règles de confidentialité et de protection des données personnelles !

2) A propos des entreprises et des organisations :
la plupart d’entre-elles occupent le terrain au même titre que leurs dirigeants et leurs employés.

 

 

Souvent, elles n’y diffusent que des informations générales.
Pourtant certaines n’hésitent pas à utiliser ouvertement ces réseaux comme outil de recrutement et utilisent le support pour publier des informations pertinentes au regard de leurs objectifs (l’exemple d’IBM) mais ces informations existent par ailleurs dans les référentiels et le réseau social n’est qu’un canal de diffusion supplémentaire.

Les réels actifs informationnels pour l’entreprise tiennent plutôt à ce qu’on appelle communément l’e-reputation et il est probable que les informations qui la concernent ou qu’elle diffuse doivent être intégrées, au même titre que les autres contenus, dans le référentiel commun, ne serait-ce que par souci de sa propre protection.