Arrêtez de lire vos emails et mettez-vous au travail!


Tout le monde (ou presque) s’en plaint, mais tout le monde use et parfois abuse de l’email !

youvegotmailDans les années 95, on se réjouissait de recevoir des courriers électroniques à un point tel que la notification sonore « You’ve Got a Mail » a fait un malheur en nombre de téléchargements.

Dans les années 2000, on s’est réjouit de voir s’afficher des notifications nous permettant de ne pas rater le ou les messages tant attendus ou espérés.

Depuis quelques années, nous sommes de plus en plus nombreux à recevoir et lire les messages électroniques sur plusieurs supports PC, tablettes et smartphones.

Du point de vue de la mise à disposition et des systèmes d’alertes, tout fonctionne bien !
Du point de vue de la productivité, le courrier électronique est de plus en plus un facteur de dégradation.
A entendre certains collaborateurs dans les entreprises et autres organisations, on serait presque tentés de penser que leur occupation est de « lire les emails ».

Si pour les communications personnelles, tout va pour le mieux, il en est différemment dans le monde professionnel et quand les deux se rencontrent, il n’est pas rare de frôler l’absurde !
L’email souffre, depuis sa mise à disposition, d’un déficit d’accompagnement !
A cet égard, il représente – à la limite de la caricature – les maux dont risquent de souffrir les outils, solutions  ou plateformes mises à disposition des employés pour une pratique collaborative et sociale plus intense, plus riche donc plus profitable.

Personne n’a jamais participé (ou cela remonte à longtemps) à une séance de formation au courrier électronique et il est vrai que les « clients emails » du type Mail ou Outlook sont suffisamment simples et intuitifs pour savoir s’en servir sans avoir besoin d’un guide technique.

Et personne, non plus, ne s’est vu proposé un accompagnement à l’utilisation de l’email !
Alors on distribue large (« just in case ») en abusant des CC voire des CCi et l’email est devenu pour certains :

  • un justificatif de présence
  • un alibi
  • un témoin de surcharge
  • un distributeur semi automatique de tâches
  • etc.

people-use-email-too-much-480x371Et une fois l’envoi fait, certains en rajoutent en vous demandant des accusés de réception, des accusés de lecture ou font « le suivi » directement en vous téléphonant dans les cinq minutes.

Dans ce contexte, certains collaborateurs n’hésitent pas à considérer l’application email comme l’outil indispensable, toujours ouvert et qui sert à tout (ou presque).

Si avec le courrier électronique la distribution est immédiate, cela ne signifie pas pour autant que les messages sont d’une importance égale !
L’indicateur d’importance est assez peu utilisé ou à mauvais escient car trop souvent il révèle plus l’empressement de l’émetteur à recevoir une réponse qu’un réel besoin de traitement rapide et/ou attentionné.

La manque d’anticipation de l’usage du courrier électronique conduit certains d’entre-nous au bord de la crise de nerfs quotidienne, tandis que d’autres commencent à mettre en oeuvre des « pratiques de contournement » pour éviter cet harcèlement !

Il y a bien sur de nombreuses options ouvertes, dont :

  • ne relever ses emails que deux à trois fois par jour (matin, midi et soir)
  • automatiser le classement desemailsrecus
    • par priorité (en CC)
    • par dossier ou projet
    • par thème (newsletter, résultat de veille, etc.)
  • ne pas paramétrer sa messagerie professionnelle sur son téléphone personnelle
  • ne pas relever les messages en weekend et congés
  • ….

Il y a quelques mois, certains ont cru voir dans le réseau social d’entreprise, une bonne réponse pour supplanter l’email dans les usages en entreprise.
Quelles que soient les les expériences, je crains qu’il faille chercher ailleurs que dans les outils !

Le réseau social d’entreprises est a priori, et sauf à prendre le temps de choisir ses paramètres, une machine à notifier par email !

Si le travail en groupe dans des communautés et des espaces collaboratifs est plus efficace, mieux sécurisé et beaucoup plus productif, il n’en demeure pas moins que le dire ne suffit pas !

Dans l’entreprise, numérique tous les outils sont utiles, mais tous ne sont pas pertinents pour tous les usages et il est dommage que – faute d’accompagnement et de mise en valeur de pratiques « vertueuses », le client email soit devenu l’application centrale du collaborateur et l’objet principal de ses préoccupations quotidiennes.
De ce point de vue, on ne peut que regretter l’utilisation massive du courrier électronique à des fins de communication les plus diverses avec l’employé qui sait qu’il peut trouver dans sa boîte de réception :

  • messages officiels de sa hiérarchie,
  • convocations internes,
  • demandes pressantes d’information,
  • correspondance clients et/ou fournisseurs,
  • notifications diverses,
  • messages « humoristiques » de ses collègues et ou ami,
  • ………

Il est plus que temps que les entreprises, les responsables IT et tous les managers prennent des décisions quant à la place de l’accompagnement des collaborateurs dans leur stratégie.
Le courrier électronique n’est – pour le moment – que l’élément le plus visible mais il en sera ainsi pour toutes les pratiques que l’entreprise souhaitera favoriser à son meilleur bénéfice.

Un effort doit être fait par l’entreprise sans tarder pour redonner à tous les employés la disponibilité en temps et en concentration qui leur permettra de remplir leur cahier des charges avec engagement et professionnalisme.

Le reste n’est souvent qu’une perte de temps, d’énergie et parfois de ses nerfs !

En entreprise, le réseau social est souvent à la hauteur de ses promesses !


Tel est l’enseignement majeur de l’étude publiée par OpinionWay et réalisée juin 2014 en France pour le compte d’Axys Consultants.

Note des RSE

Il y a beaucoup d’enseignements intéressants dans ce document et j’ai relevé tout particulièrement l’intérêt des plates formes collaboratives et réseaux sociaux dans l’amélioration qualitative de la relation humaine dans l’entreprise !

Une meilleure relation humaine

Et pour tous ceux qui doutent encore (ou qui n’osent pas), je ne peux pas résister à l’envie de partager avec vous, cette cartographie de la perception de valeur par les utilisateurs !
Avec ces résultats, on peut définitivement abandonner la méthode Coué et les déclarations d’intention pour faire confiance aux utilisateurs pour qui la proposition de valeur est réelle !

Cartographie de la perception de valeur des réseaux sociaux d'entreprise

 

N’hésitez pas à découvrir les nombreux et riches enseignements que contient cette étude (disponible en téléchargement) !

Nouvelles fonctionnalités, nouveaux outils : n’en jetez plus la cour est pleine !


On n’en peut plus, on n’en veut plus !

La course à la nouvelle fonctionnalité, au « Wow Effect », à l’ergonomie qui « déchire », les employés n’en peuvent plus !

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La solution technologique comme unique réponse à toutes les questions posées par et dans l’entreprise, personne ne peut plus suivre !

Ces dernières années, nous  (vous, moi, les autres, les entreprises) aurions dû migrer nos applications professionnelles dans le cloud, y accéder avec des appareils mobiles, sans oublier de mettre en oeuvre une stratégie « big data » !

La réalité des entreprises est bien loin des présentations et discours des nombreux « évangélistes » supportés par les éditeurs de logiciels.
Prenez par exemple le « big data » :
Quelle est la valeur des analyses produites par ces outils pour votre business ?
De quelles données s’agit-il ?
Quelle en est la qualité ?

Le big data est au software business ce que l’alicament est pour l’industrie agro alimentaire : un relais de croissance sans pour autant que les effets escomptés (et vantés par les éditeurs) aient été réellement prouvés.
Il est en probablement tout autant pour bon nombre de « solutions », outils et fonctionnalités parmi lesquelles l’entreprise doit apprendre à faire le tri pour ne retenir que celles qui lui sont vraiment utiles dans une perspective organisationnelle et business.

Rachel Happe, co fondatrice de The Community Roundtable publiait récemment :

The biggest problem for me is that we haven’t even learned to effectively use the technology we already have. In fact, we haven’t even learned – at the organizational level – to use technology that is three decades old.

Les entreprises ont des objectifs précis et les outils qu’elles choisissent de mettre en production le sont pour servir la réalisation de ceux-ci et la performance.

new-technology-protestingLes entreprises ont beaucoup de contraintes en dehors des ressources humains et financières, elles doivent composer avec leur histoire (applications), leur mémoire (données) et leur environnement (besoins) et les équipes IT ne gèrent pas une infrastructure de services informatiques comme on gère son smartphone ou sa tablette.
Avant de décommissioner une application, il faut avoir instruit et décider du choix de ce qui va la remplacer, effectuer les tests nécessaires et travailler à l’infrastructure nécessaire pour que cela fonctionne correctement, tout autant de choses inutiles sur votre Iphone !

Parce que les enjeux sont différents, les organisations ont besoin de plus de temps pour analyser les impacts d’une technologie et faire les choix les plus pertinents.

On saurait gré aux éditeurs et en particulier aux « product managers » de mettre un peu plus d’énergie à travailler sur les aspects « utilisation » et « proposition de valeur » des nouvelles versions qu’ils proposent plutôt que se limiter à « sur vendre » des fonctionnalités dont les utilisateurs ne voient pas toujours la pertinence dans leur quotidien au bureau ou à l’atelier.

L’évolution numérique des entreprises ne se fera pas uniquement par la mise en oeuvre de technologies et fonctionnalités nouvelles mais également (et surtout) par la mise en oeuvre de stratégies d’écoute et d’accompagnement qui permettront « d’embarquer » les employés sans qui tout cela n’est que chimère et le restera !

Un bon conseil : investissez temps et moyens dans l’accompagnement des employés, les questions de management et de leadership et oubliez les « nouveautés technologiques » pendant un certain temps.
Il est grand temps de faire – à nouveau confiance – aux équipes IT qui ont su, jusque là, mettre en oeuvre les bonnes solutions et les bonnes pratiques au service du business !

L’innovation managériale est en marche, enfin on l’espère !


Durant deux jours, le panorama de l’innovation managériale a permis de faire le point quant à l’innovation en matière de pratique managériale.

Les organisateurs – que je remercie – m’avaient gentillement invité à lancer les débats et je vous livre ci-après le support que j’ai partagé avec les participants.

Par ailleurs, vous trouverez sous #PIM14 le fil twitter de cette conférence dont je salue ici la qualité de l’organisation et du choix des débatteurs ! Bravo à Marion Breuleux et à toute l’équipe !

La journée du 1er octobre a été l’occasion de débats et de présentations animées et très intéressantes.

Pour ma part, j’ai particulièrement apprécié les échanges entre @alexis8antoine (YISI) et @adeo_carlosem (Groupe Adeo) qui nous ont proposé un regard croisé et parfois divergent sur les méthodes et les pratiques collaboratives et sociales dans des grandes entreprises.

Il y a eu le « plaidoyer » bienvenu de @antoamiel pour la mise en oeuvre d’incubateurs à start-up par les grandes entreprises, mais bien que très intéressantes, ces propositions ne reflétaient pas de véritables innovations managériales sur le terrain, plutôt des pratiques auxquelles il serait bien de commencer à réfléchir ou à agir  !

Par contre, l’après-midi a été l’occasion de témoignages particulièrement pertinents et j’ai du quitter la conférence à regret ! j’espère que les échanges ont continué avec le même niveau de qualité et vu les orateurs, je suis certain que cela a été le cas.

IMG_3855Les organisateurs nous ont proposé les témoignages croisés de Frederic Mazzella (@mazaic) PDG de blablacar et de Renaug Guillerm (@videdressing) Président de VideDressing.com.

Tout d’abord, on les remercie vivement d’avoir laissé la langue de bois aux vestiaires et de nous avoir parlé de leur style de management « startup » dont on peut dire qu’il est avant tout orienté résultats et basé sur un pragmatisme à toute épreuve ; il suffit de regarder les « conseils » érigés en méthode de travail qui sont affichés partout sous forme de stickers !

Avec ces deux intervenants, on était dans le monde des startups, de l’innovation et a priori rien de très surprenant à ce qu’il y ait également des tentatives (et tentations) d’un management différent.

Avec Valérie Dehlinger – Directrtice de l’offre low cost et low fare ID TGV – OUIGO – nous avons eu le plaisir d’écouter un témoignage de terrain (une grande entreprise française étatique) sans concessions d’une personne légitimement fière des résultats.

Simplicité, écoute, pragmatisme sont les mots clefs de la méthode de Valérie Dehlinger et des équipes qu’elle anime autour de questions logistiques, humaines et économiques pas si simples, le tout dans un contexte négatif par rapport à l’image du « low cost » dans l’entreprise.

Avec à la clef des résultats incomparables par rapport à ce qui se passe ailleurs dans ce groupe et si selon ses dires « l’agilité est clef », il est dommage de constater que cette expérience managériale (côté laboratoire) n’intéresse personne au sein même de la SNCF !

Nul doute que des nouvelles pratiques et de nouveaux comportements portés par des nouvelles ambitions et/ou  des hommes nouveaux commencent à se déplier ci et là, mais force est de constater que côté management, le conservatisme est encore roi !