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Et si SharePoint était plus « social » que certains veulent le dire !


Sujet à risque s’il en est pour un public de lecteur francophone !

Eh oui, en France (en particulier) mais également en Suisse, quand on parle de SharePoint c’est souvent pour afficher la supériorité fonctionnelle et technique de sa solution ou encore (parfois les deux) profiter d’un réflexe « anti Microsoft » dans un but louable d’augmenter ses ventes de solution ou de services !
IFSi la fin est « naturelle », les moyens ou toutefois les arguments sont toujours discutables !

  • Si le fait d’être un « petit » éditeur indépendant suffisait à livrer des solutions pertinentes et innovantes, il y a longtemps que les mêmes auraient pris de l’embonpoint !
  • S’il suffisait de crier « haro sur le courrier électronique » pour créer une réelle proposition de valeur, nous serions nombreux à avoir déjà adopté de nouveaux usages.
  • Si l’open source était la seule caution pour une solution de qualité et sans bug, les entreprises l’auraient déjà consacré en production.
  • Si le rachat de Yammer prouvait que SharePoint n’a aucune dimension « sociale », etc…

Mais …

  • Les projets ne se construisent pas sur des arguments « marketing », ni avec des SI, mais avec des outils et des méthodes !
  • Et on le dit suffisamment fort, les projets de réseaux sociaux d’entreprise ne sont pas, avant tout, des projets techniques !
  • Nombreuses, sont les entreprises qui disposent de solutions collaboratives (souvent autour du document) et d’une réelle expertise SharePoint en interne !

Alors, quoi de neuf dans SP 13 ?

On a beaucoup parlé de la nouvelle interface (plus épurée), de la mise en place d’une offre d’applications (SP ou maison), de l’optimisation de la gestion des contenus (gestion code HTML et images), de l’existence d’un mur (fil d’activité) aussi convaincant qu’ailleurs et d’une très bonne version mobile.

Mais on a beaucoup moins parlé de l’évolution de l’architecture de la solution, évolution qui justifie à elle seule la proposition de valeur « sociale » de SP13.

Le « social business » est affaire de flux et de contenus utilisés, transmis, annoté, partagés, etc.., par les utilisateurs.

La majeure partie des solutions proposées se sont attachés à la dynamique des flux : information, personnes, activités, etc., sans aller plus que de raison chercher à valoriser « autrement » le contenu.
Avec SP 13, l’information (le contenu) est mis au coeur de l’activité : avec FAST la construction des pages de contenu (aspect éditorial) est dynamique au regard des critères de profilage et, même si l’organisation de ces contenus (sites SP) héritée des précédentes versions perdure, les performances et la « vie de l’utilisateur » s’en trouvent « bonifiées !

Ayant l’occasion de travailler sur des projets en cours de « développement » sur SP 13, je vois bien les contraintes de SP, tout autant que les atouts d’une solution mature, efficace, rassurante et évolutive.

Si l’on pense que les « technologies sociales » seront des espaces structurants de l’entreprise de demain et que de ce fait elles doivent s’inscrire dans une interopérabilité réelle et efficiente avec les outils existants en production (ERP, ECM) et les stratégies de gestion de l’information, nul doute que SharePoint est une offre intéressante qui devrait permettre à bon nombre d’utilisateurs de passer d’une étape « collaborative » à de réelles « relations sociales » porteuses de valeur ajoutée pour eux et pour l’organisation.

Bien sur, il n’y a pas que SharePoint et je suis persuadé que les conseils dispensés dans la présentation ci-après par Luc (Atleya) valent également pour d’autres solutions techniques.

On en parle ?

 

Reality Check Social 2013 for Blog

E20, Social business : du buzzword à la mise en production !


La conférence organisée à Lausanne le 25 avril sera l’occasion de revenir sur certains « fondamentaux » qui caractérisent les initiatives « social business » et avec eux les réseaux sociaux d’entreprise !

A l’instar des employés qui ont besoin d’un réel accompagnement pour comprendre et être à l’aise avec les stratégies, les outils et les moyens mis à leur disposition, les porteurs des initiatives « social business » peuvent avoir à « composer » avec des résistances internes.

Il y a d’abord les résistances  » conservatrices «  !
Mieux-avantOn y trouve pêle mêle les nostalgiques (c’était mieux avant), les pré retraités (quelque soit leur âge), les pas concernés, les pressés (pas le temps), les « surbookés » (non mais allo, quoi!), bref tous ceux qui ont de « bonnes raisons » pour dévaluer, voire faire échouer ce type de projets.
On les rencontre à tous les niveaux des métiers !

Il y a les résistances  » frustrées «  !
Ce sont souvent des profils d’employés qui craignent de voir leur rôle ou leur influence dévalorisés par des projets de ce type.
frsutratedIls peuvent souffrir d’un manque de reconnaissance, de valorisation, qui peut provoquer un refus de tout projet dont ils estiment qu’ils contribueraient encore plus à leur « isolement ».
On les rencontre bien évidemment dans le « middle management », mais également souvent dans les départements informatiques qui parfois assistent à une déferlante de demandes de contribution et de support à des projets dont ils sont loin d’avoir été les initiateurs, voire les conseillers.

Enfin, il a les résistances  » fourbes « .
fourbeElles peuvent être partout (tous les niveaux, tous les métiers) dans l’entreprise, ce qui les rend souvent très dangereuses.
Difficiles à déceler, donc à combattre (convaincre), elles s’expriment au travers des « lieux sociaux » que leurs tenants affectionnent : machine à café, fumoir, restaurant du coin ou encore « meetings secrets » !
Il s’agit, à la différence des autres types, d’une stratégie mise en oeuvre par des collaborateurs inquiets de leur avenir dans une entreprise dont ils ne comprennent plus le dessein sans toutefois l’avouer !

La réalité du succès des projets collaboratifs et sociaux dans les entreprises passe par l’affrontement avec ces résistances dans un objectif de conviction et non d’opposition.

La passion ne suffit pas et si la raison peut aider c’est parce qu’elle porte en elle les contenus « pédagogiques » qui peuvent éclairer quant à la stratégie, aux objectifs et au chemin qui sera suivi.

f_requirementsAu delà des résistances humaines, il y a les résistances plus techniques, arguments souvent utilisés, parce que soit disant objectifs, pour combattre un projet « social business ».

Avant la mise en production, la phase des spécifications fonctionnelles et techniques (ou l’inverse) est souvent l’occasion d’arbitrage (nive to have versus must have) entre  les résistances (impossibilités) de la plateforme et/ou des conditions d’exploitation.

Il ne faut pas sous estimer ces difficultés qui sont souvent réelles !
Les ignorer ne peut que renforcer les résistances.

Du buzzword à la mise en production, les initiatives « social business » suivent des parcours singuliers bornés par des étapes structurantes conditionnant le succès : cahier des charges, spécifications fonctionnelles, spécifications techniques, développement (ou intégration), recette, pilote, notamment.
Quelle que soit la taille de l’organisation ou l’ampleur (périmètre) du projet, ce cheminement ne peut pas se faire sans les « utilisateurs clefs » fonctionnels et techniques, les équipes en charge de l’exploitation, les compétences en terme de sécurité, les responsables métiers, les managers « intermédiaires », etc., tout autant de résistances potentielles avec qui il faudra « composer » !

La mise en production n’est pas que le fait, loin s’en faut, de la technique, et ce point à lui seul représente également la singularité de ce type de projets au regard de ce que nous avons connu par le passé !

Les PME de Suisse romande partent dans le nuage


121122-Boost-197Après Lionel Tissot qui nous dressait un portrait de la mise en oeuvre de projets sociaux et collaboratifs dans le monde de l’horlogerie suisse, c’est au tour de  Jean-Philippe Gierczak, Associé Boost (Suisse) de nous parler de « digital workplace » dans le monde des petites et moyennes entreprises en Suisse romande.

Bonjour Jean-Philippe, en premier lieu, quel impact le cloud peut-il avoir en général sur l’organisation des petites et moyennes entreprises ?

Le cloud peut permettre aux petites et moyennes entreprises de les libérer de contraintes opérationnelles et de se concentrer sur leurs activités. Confiant l’intégralité de ces tâches à des professionnels (opérations liées à la maintenance, la sécurité des données, les sauvegardes, …), ces entreprises réduisent leurs risques. Leur infrastructure est sous contrôle et la gestion des postes de travail est très simplifiée. La mise en œuvre très rapide de nouvelles solutions applicatives, une infrastructure qui s’adapte instantanément  à leur besoins leur permettent d’être extrêmement réactives face aux opportunités du marché comme à leurs contraintes.Une meilleure utilisation des fonds avec une structure de coût adaptée au plus près de l’utilisation réelle.
Enfin, les solutions Cloud constituent une réponse très efficace aux besoins de mobilité des collaborateurs ou aux besoins de partage et de collaboration des entreprises présentes dans plusieurs sites.

Y a t-il des bonnes pratiques déjà répandues ou en est-on encore à un stade plus « expérimental »

Nous voyons se dégager deux tendances :

  • Soit le passage au cloud est réalisé à l’occasion d’un nouveau besoin applicatif, et il est aujourd’hui difficile de ne pas s’intéresser aux solutions SaaS…
  • Soit à périmètre applicatif identique, l’environnement du client est rationnalisé et passé en mode cloud.

Dans tous les cas, il est important de bien communiquer auprès des employés et de les accompagner dans ces changements, même s’ils sont mineurs en termes d’utilisation. Gérer cette transition comme un vrai projet est nécessaire pour son succès.
Je qualifierais plus d’« expérimentale » la pratique qui consiste à laisser à chaque utilisateur la possibilité de répondre de façon ad-hoc à un nouveau besoin. Ces solutions s’adoptent ensuite par contagion, mais les effets dans le temps ne sont pas maitrisés et peuvent mettre en péril la sécurité des données et la productivité : tout employé devient administrateur informatique !

Quels sont les principaux facteurs de l’adoption d’une offre disponible dans le cloud ?

La richesse de l’offre applicative disponible permet d’identifier des solutions en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Le temps de mise en œuvre et l’investissement initial faibles permettent d’avoir un retour sur investissement plus rapide, qui de plus n’est pas dégradé dans le temps par des dépenses de gestion ou d’évolution de l’infrastructure.
Enfin nous retrouvons les facteurs de mobilité (accessibilité depuis tout point connecté), de disponibilité et de sécurité (gestion par des équipes expérimentées sur des infrastructures de haut niveau).

En terme de sécurité d’accès et des informations, quelles précautions faut-il prendre?

Bien que chaque profession ait ses propres pratiques, il est préférable en règle générale de ne pas laisser une législation étrangère s’imposer à ses données.
Etudier dans le détail le SLA (service level agreement) offert par le prestataire, notamment en termes de préservation et d’accès aux données bien sûr.
Pour l’accès, depuis un simple couple nom d’utilisateur/mot de passe jusqu’aux solutions de token ou OTP (One Time Password) comme dans l’eBanking, le fournisseur devrait pouvoir apporter à chacun une solution adaptée à ses contraintes.
Cette solution permet de créer des accès temporaires à des externes à un groupe restreint d’application ou de données. L’intégration de collaborateurs « occasionnels » est simplifiée ; sa productivité et sa valeur ajoutée sont augmentées.
A nouveau, il sera nécessaire de communiquer les bonnes pratiques auprès des utilisateurs, en particulier lorsqu’ils accèdent à leur environnement en déplacement.
Un avantage considérable pour les collaborateurs en mobilité, notamment au delà de nos frontières : n’avoir aucune donnée sur le poste lui-même est rassurant en cas de perte ou de vol de leur portable…
Enfin, une clause de réversibilité qui permette la récupération des données durant toute la durée du contrat mais surtout en cas de rupture est naturel, mais c’est mieux en l’écrivant.

Est-il possible de disposer d’un « poste de travail  » distant et complet en termes de besoins applicatifs?

boost-cloudOui, il est possible de disposer d’un poste qui permette de d’accéder à l’ensemble de ses applicatifs, qu’ils soient web ou client lourd.
Nous avons développé Boost Connect, qui représente une nouvelle génération de bureau virtuel : il s’agit d’une interface web qui permet à nos clients d’accéder à l’ensemble de leurs applications, et qui inclut des fonctionnalités de collaboration et de partage d’information.
Le poste de travail physique n’est plus aussi important : depuis n’importe quel terminal (pc sous windows, Mac, tablette etc), nos clients ont  accès de façon sécurisée à l’ensemble de leurs applications et données.
L’assistance à l’utilisateur n’est pas oubliée : en standard, un accès au support est disponible directement dans Boost Connect.

En résumé, c’est un poste complet qui simplifie l’accès aux applications (Single Sign On), dispose d’une interface directe avec le support, et propose fonctionnalités de réseau social d’entreprise pour favoriser les échanges et la cohésion des équipes.

Ces « postes de travail à distance » bénéficient de quel niveau de maintenance ?

Le bureau virtuel et les applications font l’objet de l’attention d’équipes expérimentées en 7×24. Les logiciels sont maintenus en configuration optimale et les données sauvegardées quotidiennement.
Ce qui permet de s’engager sur des taux de disponibilité très élevés qui atteignent les 99,9%.
Quant au poste physique, il peut être substitué en quelques secondes, par un nouveau « device ». Les clients peuvent bien sûr conserver leurs contrats de support, ou bien les alléger…

 Comment voyez- vous l’évolution du poste de travail à moyen terme ?

Un poste de travail virtualisé qui permette d’être efficace, adapté à toute situation d’utilisation et accessible quel que soit le « device ».
Cette indépendance du poste physique permet aux utilisateurs de choisir leur terminal (ou device) : qu’ils soient MS Windows ou Mac, peu importe.
Un environnement qui présente à chacun, de façon personnalisée ses propres applications/alertes/flux d’information, tâches, … liés à son métier.
Nous avons beaucoup progressé avec Boost Connect, et nombre de ces caractéristiques sont déjà implémentées… Je me demande si je ne suis pas en train de vous décrire le présent !

Utilisez-vous ce type de services pour votre société ?

Oui, très largement. Les bénéfices ont été une mobilité inégalée (une réalité pour le télétravail), une communication informelle enrichissante, toujours la dernière version des logiciels sans s’en préoccuper.
Tous y trouvent leur compte dans l’entreprise, y compris les irréductibles qui souhaitent conserver quelques données sur leur poste de travail : un service de synchronisation automatique sécurisé se charge de leurs données…

Personnellement, je n’ai aucune application sur mon mac book air, 100% à distance !

Merci Jean-Philippe pour la richesse de ce retour d’expériences !

En complément,vous trouverez sur ce blog d’autres billets à propos de la digital workplace et notamment :

Entreprise 2.0, Social business, collaboration : quel intranet demain ?

L’intranet est mort, vive la #DigitalWorkPlace !

E 2.0 : vers une culture numérique (socialization, digital workplace, gen y)

Social business et gestion de contenus : taxonomie vs folksonomie ?


maturitymodelecm3Depuis plusieurs années, les solutions de gestion de contenu ont été mises en production dans un contexte de dématérialisation et d’économie, mais parfois également de besoin de gouvernance et d’une meilleure productivité !

Récemment, à l’occasion de Lotus Sphere 2013, Femke Goedhart proposait une présentation particulièrement intéressante quant à l’histoire de l’ECM et à l’impact du social business dans les pratiques et l’organisation des contenus.

socialcontentmanagement

La mise en perspective de la pratique de la folksonomie versus ou en complément de la taxonomie ouvre de nouveaux horizons quant à la pertinence ou encore à la légitimité des contenus.

Pour en reparler !

Social Business : un parcours singulier à conjuguer au pluriel !


Le récent E20 Summit à Paris a été une bonne occasion de remettre en perspective certaines expériences autour d’initiatives « sociales » mises en oeuvre par beaucoup de grandes organisations.

De toutes les sessions et les présentations que j’ai pu suivre, il en ressort un premier constat : le social business est une expérience singulière !

En effet, tous les retours d’expérience qui ont été présentés sont différents, uniques, particuliers !
unique

La singularité des initiatives du type social business tient :

  • à la stratégie propre à chaque projet,
  • aux objectifs
  • à la culture
  • à la période
  • etc.

mais également aux particularités de LA communauté, un objet unique de par :

  • son rythme
  • son objet
  • son périmètre
  • ses membres
  • ses leaders
  • son cycle de vie
  • etc.

à l’instar des fondements de la relation sociale et de son capital de richesse !

Mais pour être pouvoir espérer bénéficier de tout ou partie de ce capital social, il est nécessaire de MULTIPLIER les initiatives, les projets, les communautés.

Et comme une difficulté n’arrive jamais seule 😉 ce chemin semé d’embûches, que vous seuls pouvez construire avec l’aide de quelques garde-fous ne vous mènera au Graal qu’à la condition, non seulement de vous affranchir des méthodes trop rigoureuses, mais surtout d’accepter de découvrir de « nouveaux territoires ».

Jon Husband et Claude SuperQuand Jon Husband parle de Wirearchy :

..is a dynamic flow of power and authority, based on information, trust, credibility and a focus on results, enabled by interconnected technology and people.

il nous encourage à découvrir ces « nouveaux territoires » crées par la relation, la connexion ; territoires qui vivent, respirent et grandissent (et parfois disparaissent) au rythme des flux d’information, des discussions, de leur pertinence et du leadership légitime de ceux qui en sont les « porteurs de messages » !

La richesse naît de la pluralité des espaces, des communautés, qui restent tout autant d’objets uniques, singuliers, avec leurs propres caractéristiques.

Reste que dans le monde des affaires et des entreprises, le social business est la stratégie qui permet de conjuguer ces initiatives singulières au pluriel pour une meilleure performance économique et, on l’espère, également sociale !

Pour en parler 😉