Plateformes et pratiques : partager d’abord pour mieux collaborer ensuite


Changeons d’habitude, à moins qu’il ne s’agisse de mieux utiliser les meilleures de nos habitudes !

share-button-on-keyboard-665x442La collaboration ne va pas « toute seule » et bien qu’elle soit un pilier de l’entreprise de demain, elle est parfois difficile à mettre en oeuvre dans les organisations.

Pourtant, il est une pratique qui nous est familière, celle du partage !

En effet, nous avons coutume, depuis la nuit des temps, de partager (plus ou moins selon les moments, les humeurs et les objets) au sein des communautés dans lesquels nous vivons.

L’entreprise, dans son schéma d’organisation, a privilégié l’individu pour des raisons de contrôle et de discipline : ainsi nous sommes « contraints » à garder « pour nous » la plupart des contenus que nous produisons.
Et l’individu dans sa logique de quête de pouvoir a su profiter de cette opportunité pour arrêter de partager au travail, mais continuer à le faire avec gourmandise, voir frénésie, dans son quotidien privé.
La quête de l’efficacité de l’entreprise s’est transformée en un individualisme forcené de la part des salariés !
Et la question est de savoir si le résultat est satisfaisant.
Apparemment pas complètement, car si le bénéfice de la collaboration est une évidence pour beaucoup, les projets souffrent, malgré tout, trop souvent d’un succès d’estime avant de sombrer dans le quotidien et d’être mis à mort par les mauvaises habitudes.

Et si à l’instar de ce que certains outils (rapidement bien nommés « share ») proposent, les solutions de partage pouvaient représenter un bon moyen pour une réelle pratique collaborative ?
En effet, si contrairement à ce qui se passe habituellement, à savoir la conduite d’un projet selon un plan en plusieurs étapes dont :

  • identification des sujets ou des thèmes propices au collaboratif en termes de besoins ou d’opportunités
  • choix de la plate-forme support
  • validation
  • travail au sujet de la gouvernance
  • mise en oeuvre des types de communautés
  • pilote
  • communication
  • recrutement des community managers
  • formation
  • ouverture des premiers espaces collaboratifs
  • etc…..

les entreprises mettaient en oeuvre – sans autre ambition annoncée – des solutions de partage (type SharePoint, Box ou encore DropBox) en remplacement des nombreux « share » plus ou moins officiels et sous contrôle (ne seraient-ce que du point de vue sécurité) pour les employés.

Pourquoi ne pas imaginer que des espaces communs de stockages de contenus (documents, fichiers, messages, etc.) seraient favorables à l’essor d’une collaboration guidée essentiellement par le besoin ?

Mais méfions-nous des raccourcis trop rapides, il ne s’agit pas de « lancer ces initiatives » et de laisser les choses se fairent toutes seules.
Les agissements du management depuis les 30 dernières années ont créée une culture de la méfiance et l’arrivée inopinée du courrier électronique à la fin du siècle dernier a contribué largement à affaiblir la collaboration en renforçant l’individualisme.

000000042890Aujourd’hui, les employés, à l’instar de l’étude reprise par Mashable, plébiscitent l’usage du courrier électronique au quotidien, loin devant les réseaux sociaux.

Le très fort taux d’usage de l’email, outil asynchrone, par rapport aux autres solutions dans le quotidien des employés est un véritable obstacle à une collaboration efficace et efficiente.

 

Dans un billet récent, Bertrand Duperrin mettait en garde contre l’utilisation d’outils asynchrones pour le traitement des tâches critiques et je partage ce point de vue.

La collaboration dans le traitement des tâches critiques doit se faire dans un contexte « rigoureux », professionnel, autour de pratiques discutées et acceptées par les parties prenantes afin de garantir un résultat pertinent en temps et en heure.

Le fait de créer de considérer que les contenus, messages et fichiers sont à l’origine ou en tout cas peuvent être les « déclencheurs » d’une collaboration intelligente et efficace est-il envisageable ?

Si oui, les plateformes traditionnelles dites « collaboratives » souvent issues ou associées à des solutions de gestion documentaire et/ou de gestion de projets vont devoir se transformer pour apporter avec plus de souplesse et d’agilité le cadre et les fonctionnalités nécessaires pour le bon fonctionnement de la collaboration et selon la granularité induite par l’objet, le thème et les objectifs assignés.

En tant qu’élément de la stratégie, la plateforme se doit s’être intuitive, disponible, adaptée (et adaptable) aux parties prenantes et aux circonstances.

Un des éléments clefs de la montée en puissance des « share » est la capacité des moteurs de recherche et autres solutions d’indexation à servir la pratique avec excellence et célérité.

Aujourd’hui, le hastag (#) représente à lui seul, d’infinies opportunités de collaboration !
Il suffit pour se laisser convaincre d’utiliser Twitter ou Facebook et de suivre avec curiosité où peuvent vous mener ces tag et autres métadonnées associées aux messages, aux contenus et aux profils.

Les métadonnées sont des éléments essentiels du monde numérique et il est contre productif de ne pas vouloir les utiliser pour qualifier, indexer, diffuser, rechercher, trouver et collaborer autour des contenus produits.

Le hashtag permet au partage de servir une collaboration efficace, il est donc un élément clef dans votre stratégie de gouvernance de l’information et de gestion des contenus !

Numérique, Robotique, Informatique, c’est Magique !


En fait, non !

Et c’est bien une partie du problème des entreprises.

La pensée « positive » et le besoin de rassurer pour mieux contrôler les employés ont conduit par le passé de nombreux dirigeants et managers à promettre un lendemain technologique facile, efficace et convivial.

Aujourd’hui, ces discours ont encore cours dans bon nombre d’organisations où la production informatique jongle comme elle peut avec un héritage hybride d’applications et de systèmes d’exploitation.

fix_20100825_cafeFaute d’avoir eu les moyens d’anticiper de tels bouleversements dans les usages, les équipes informatiques ont continué, avec l’appui bienveillant des managers métiers, à laisser croire que leurs efforts associés aux nouvelles applications ou fonctionnalités contribuaient à créer un « monde meilleur » du côté du bureau !
Et il est toujours fréquent d’entendre à l’occasion de réunions d’équipes, le manager annoncer « le nouveau CRM » ou la nouvelle application qui va (enfin) apporter la SOLUTION à tous les problèmes.

Mais, personne n’est dupe et depuis le temps qu’on promet de « raser gratis » demain, les employés ont pris l’habitude de la politesse et retournent sans grand espoir d’amélioration à leur quotidien.

La réalité est toujours plus compliquée et les projets moins faciles à mettre en oeuvre qu’initialement espéré, aussi je me demande pourquoi ne pas tenir un discours objectif sur ces sujets.
La communication interne devrait participer à ces initiatives et prendre la main (ou du moins donner son avis) sur les moyens et les messages.
Au même titre, que les décisions absurdes du management, les promesses trop rapides et mal étayées sont cause de désengagement !

La transformation de l’entreprise est soutenue par des initiatives et des solutions techniques, mais elle se fait au travers des hommes et donc du management.
La magie n’y a pas place, pas plus que les croyances, ni les superstitions !

L’entreprise est un monde dans lequel l’objectivité doit être valorisée au maximum afin que les collaborateurs aient confiance et s’investissent autant qu’ils le souhaitent à son service.

Dans ce contexte, il est assez difficile de faire la part des choses entre l’appétit d’employés toujours plus habiles à utiliser des applications souvent plus intuitives et agréables que les outils dont ils disposent au bureau et la qualité de l’offre réelle en terme d’applications et de service des entreprises.
Le fossé qui se creuse pourrait rapidement devenir très inquiétant, voire disqualifiant, pour bon nombre d’entreprises dont les dirigeants ont tant de mal à comprendre l’évolution numérique et ses conséquences directes ou indirectes, proches ou plus lointaines, pour eux et les organisations qu’ils animent ou gèrent, ou les deux.

Plus que jamais, management et communication sont étroitement liés dans une course à la bonne compréhension des enjeux commerciaux, humains, technologiques.
Ils doivent – avec pragmatisme, réalisme et humilité – travailler ensemble à la déclinaison de leur stratégie sur le terrain.
L’heure n’est plus (si elle l’a été un jour) aux grands shows, aux prédications des « gourous », aux pratiques incantatoires ou pire à la « prise de distance ».
La stratégie doit coller au terrain pour être bien comprise, acceptée et mise en oeuvre avec succès.
Les entreprises qui l’ont compris sont aujourd’hui concentrée sur leurs clients (le chiffre d’affaires, i.e. l’argent qui rentre IRL en dehors des feuilles de calcul Excel) et leurs employés dont ils savent que l’engagement est clef au service de la survie économique.

Rien de magique, que du travail, de la méthode, de l’empathie et une formidable envie, bref rien de nouveau de ce côté du business !

Le moteur de cette course à l’innovation technologique est le quotidien de chacun d’entre-nous et la carburant notre besoin « insatiable » d’information !

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Et pour tous ceux qui se passionnent pour les tendances, je vous propose de lire ce que Brian Solis anticipe pour les années à venir !
Pour les autres, c’est peut-être un bon moyen de se réveiller et de prendre le temps d’une réflexion salutaire pour espérer « survivre » ou mieux « gagner » dans un monde technologique qui va très vite, qui n’attend personne !

Sinon, c’est comme vous voulez !

Management : la dangereuse tentation de l’absurde !


« Le mieux est l’ennemi du bien » a-t-on coutume de dire et c’est une expression parmi mes favorites pour illustrer le manque de pragmatisme et d’humilité dont nous savons tous faire preuve selon les circonstances.

En matière de management, la dérive de certains vers l’absurde sous prétexte de mieux est inquiétante !

S’il s’agit d’une tendance, on ne peut que craindre qu’elle ne soit amplifiée par la crise économique, la nécessaire évolution dans le monde numérique et toutes les craintes que ce contexte suscite.

roi-de-l-absurdeL’absurde en matière de management, c’est d’abord s’attacher aux détails au détriment d’une vue d’ensemble.
Concrètement, c’est ne pas résister la tentation de vouloir TOUT réglementer ou organiser et de prendre le risque de la contre productivité.
Ne voit-on pas quotidiennement des propositions des lois et ou de règlements imaginés et proposés en réponse à des situations ou des cas marginaux ?

Qui supporte encore de se voir imposer de plus en plus de contraintes du seul fait du comportement d’une minorité indisciplinée ou irrespectueuse ?

Dans les entreprises, l’illusion du pouvoir de certains managers « intermédiaires » est telle qu’ils ne semblent trouver une quelconque existence qu’au travers de nouveaux règlements ou procédures tout aussi inutiles que peu productives.

Mais dans le management, la tentation de l’absurde est partout ! Elle est alimentée par l’intarissable soif de faire mieux !

Cela ressemble parfois à du transformisme appliqué aux bonnes pratiques :

  • maîtriser les dépenses devient abaisser coûte que coûte les frais
  • augmenter la productivité devient réduire l’intéressement
  • valoriser l’expérience devient en rajouter dans le cahier des charges
  • collaborer devient surveiller ses N-1
  • etc…

Et les conséquences sont souvent fâcheuses parce qu’elles touchent au coeur de la valeur de l’entreprise et qu’elles n’apparaissent que tardivement par rapport aux actes ou décisions qui les ont provoqué.

Le management absurde est la principale cause de démotivation et de désengagement de collaborateurs dont on espère qu’environ un peu plus de la moitié s’est réellement investi au service de l’entreprise (11% en France selon Isaac Getz dans la vidéo ci-dessous – Gallup 2011).

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Les décisions stupides ne sont pas l’apanage du « middle management », ni des « jeunes cadres » à peine sortis des écoles de commerce, mais il nous faut constater qu’elles partagent avec celles émanant du C level un point commun, leurs impacts et résultats ne sont que très rarement évalués avec objectivité.

En fait, les décisions absurdes ne servent que ceux qui les imaginent et les dictent.
Ce sont très souvent des « fausses bonnes idées » qui ressemblent à du bon sens mais dont l’objectif n’est que « carriériste » : tout le monde a vu des décisions stupides être prises au vu d’un tableau Excel flatteur, mais dont la mise en oeuvre s’est révélée être un fiasco par absence de réalisme tout en assistant – parfois médusé – aux félicitations des personnes qui en avaient eu l’idée !

Dans un monde numérique, plus rapide et de toute façon plus transparent, l’absurdité dans le management est à combattre avec vigueur et méthode !
Bien que l’enthousiasme et la confiance soient des qualités dont on peut nier l’importance dans les affaires, il n’est pas obligé pour autant de perdre le sens de la mesure et de la réalité !

Ainsi et pour vous aider, je vous suggère de vous méfier des quelques assertions qui pourraient très vite se transformer en décisions stupides ou pire encore en « communication honteuse » après coup.

Il y a beaucoup de conseils, de techniques, de pratiques, des standards et de mode en matière de management, mais il est une certitude : avoir du bon sens et une capacité d’écoute et d’empathie sont les deux meilleurs atouts à votre service !

N’oubliez pas que les employés sont maîtres dans l’art d’imaginer des pratiques de contournement à vos décisions et que bien souvent, trop occupé par votre stratégie d’avancement, vous ne voyez pas à quel point vos souhaits sont restés en réalité lettre morte !
Ne vous reste plus dans ce cas qu’à embellir votre présentation « power point » ou « adapter » votre tableau Excel !
Mais ce ne sont pas ces supports qui font la performance de l’entreprise !
A bon entendeur !

Pour une année 2015 pétillante et pleine de projets aboutis !


Tout simplement « Bonne Année » !