E20, Social business : du buzzword à la mise en production !


La conférence organisée à Lausanne le 25 avril sera l’occasion de revenir sur certains « fondamentaux » qui caractérisent les initiatives « social business » et avec eux les réseaux sociaux d’entreprise !

A l’instar des employés qui ont besoin d’un réel accompagnement pour comprendre et être à l’aise avec les stratégies, les outils et les moyens mis à leur disposition, les porteurs des initiatives « social business » peuvent avoir à « composer » avec des résistances internes.

Il y a d’abord les résistances  » conservatrices «  !
Mieux-avantOn y trouve pêle mêle les nostalgiques (c’était mieux avant), les pré retraités (quelque soit leur âge), les pas concernés, les pressés (pas le temps), les « surbookés » (non mais allo, quoi!), bref tous ceux qui ont de « bonnes raisons » pour dévaluer, voire faire échouer ce type de projets.
On les rencontre à tous les niveaux des métiers !

Il y a les résistances  » frustrées «  !
Ce sont souvent des profils d’employés qui craignent de voir leur rôle ou leur influence dévalorisés par des projets de ce type.
frsutratedIls peuvent souffrir d’un manque de reconnaissance, de valorisation, qui peut provoquer un refus de tout projet dont ils estiment qu’ils contribueraient encore plus à leur « isolement ».
On les rencontre bien évidemment dans le « middle management », mais également souvent dans les départements informatiques qui parfois assistent à une déferlante de demandes de contribution et de support à des projets dont ils sont loin d’avoir été les initiateurs, voire les conseillers.

Enfin, il a les résistances  » fourbes « .
fourbeElles peuvent être partout (tous les niveaux, tous les métiers) dans l’entreprise, ce qui les rend souvent très dangereuses.
Difficiles à déceler, donc à combattre (convaincre), elles s’expriment au travers des « lieux sociaux » que leurs tenants affectionnent : machine à café, fumoir, restaurant du coin ou encore « meetings secrets » !
Il s’agit, à la différence des autres types, d’une stratégie mise en oeuvre par des collaborateurs inquiets de leur avenir dans une entreprise dont ils ne comprennent plus le dessein sans toutefois l’avouer !

La réalité du succès des projets collaboratifs et sociaux dans les entreprises passe par l’affrontement avec ces résistances dans un objectif de conviction et non d’opposition.

La passion ne suffit pas et si la raison peut aider c’est parce qu’elle porte en elle les contenus « pédagogiques » qui peuvent éclairer quant à la stratégie, aux objectifs et au chemin qui sera suivi.

f_requirementsAu delà des résistances humaines, il y a les résistances plus techniques, arguments souvent utilisés, parce que soit disant objectifs, pour combattre un projet « social business ».

Avant la mise en production, la phase des spécifications fonctionnelles et techniques (ou l’inverse) est souvent l’occasion d’arbitrage (nive to have versus must have) entre  les résistances (impossibilités) de la plateforme et/ou des conditions d’exploitation.

Il ne faut pas sous estimer ces difficultés qui sont souvent réelles !
Les ignorer ne peut que renforcer les résistances.

Du buzzword à la mise en production, les initiatives « social business » suivent des parcours singuliers bornés par des étapes structurantes conditionnant le succès : cahier des charges, spécifications fonctionnelles, spécifications techniques, développement (ou intégration), recette, pilote, notamment.
Quelle que soit la taille de l’organisation ou l’ampleur (périmètre) du projet, ce cheminement ne peut pas se faire sans les « utilisateurs clefs » fonctionnels et techniques, les équipes en charge de l’exploitation, les compétences en terme de sécurité, les responsables métiers, les managers « intermédiaires », etc., tout autant de résistances potentielles avec qui il faudra « composer » !

La mise en production n’est pas que le fait, loin s’en faut, de la technique, et ce point à lui seul représente également la singularité de ce type de projets au regard de ce que nous avons connu par le passé !

Réseaux sociaux d’entreprise : savoir cultiver son jardin !


Ce n’est pas un hasard si Yann Gourvennec nous propose une présentation de 11 constats sur les fondamentaux du RSE !

En effet, il y a peu, Gartner annoncait que, selon une étude, seuls +10% des réseaux sociaux d’entreprise pouvaient être considérés comme des réussites !

Les échecs sont à imputer à un manque d’objectif clair !
Pour le cabinet, le chemin vers le succès des plateformes sociales et collaboratives passe obligatoirement par un  objectif qui sache répondre à  5 caractéristiques :

  • Le « magnétisme » : Le but devrait naturellement inciter les gens à participer du fait du «ce que je vais y trouver ».
    Les utilisateurs doivent saisir facilement son importance et la valeur de la participation. L’objectif doit avoir un sens pour les participants, et générer chez eux un besoin impérieux d’y participer.
    Si vous devez investir beaucoup pour  susciter l’intérêt des utilisateurs, vous avez choisi le mauvais objectif !
  • L’engouement : Le but doit « parler » à suffisamment de personnes pour catalyser une communauté et offrir un haut niveau de contribution des participants.
    Les meilleures communautés sont fortement déséquilibrées dans leurs approches bidirectionnelles, ce qui signifie que la collectivité contribue beaucoup plus aux échanges que l’entreprise.
    Un objectif pertinent crée une richesse de contribution souvent inattendue.
  • La valeur pour l’organisation : Le but doit correspondre à un objectif « business ».
    C’est la caractéristique «ce qu’il y a dedans pour l’organisation ». Choisissez des buts où la valeur pour l’organisation peut être clairement mesurée et partagée avec la communauté, c’est une source de motivation pour continuer à participer.
  • Un faible risque pour la collectivité notamment au regard de quatre types de risques:
    •    culturel :  la culture d’entreprise n’est pas propice à la collaboration de masse.
    •    d’adoption : les employés ne seront pas enclins à collaborer sur ce sujet ou dans cette communauté.
    •    informationnels : l’information partagée de la communauté est de nature sensible (confidentialité).
    •    résultat : la communauté, malgré les interactions et les échanges, ne portera ses fruits.
  • Anticiper l’évolution et le croissance de la communauté : Promouvoir des sujets sur lesquels vous et votre équipe pouvez construire. Evaluer les sujets au regard de leur interactions (complexité) et de leurs capacités à générer des résultats probants.

Découvrez le point de vue de Yan Gourvennec, tendance printanière et toujours très pertinente 😉

Social business : en avant vers la collaboration ciblée, donc efficace !


Alan Lepofsky (@AlanLepo) nous livre dans cette présentation (dont vous pouvez survoler rapidement les premières slides) une analyse de l’intérêt de la contextualisation (intégration ? interopérabilité ?) du social avec les applications en production dans les entreprises.

Publiée sous le titre « The rise of purposeful collaboration », cette prezo a l’intérêt à partir des slides 23 de présenter des illustrations concrètes.

Au cas ou vous n’auriez pas envie de parcourir le document, ci-après la slide qui résume le tout !

benefits_purpose

En bonus, une présentation faite par Alcatel-Lucent (@mjadoul) à propos de son expérience d’Intranet social avec Jive !!

Enjoy 😉

Les PME de Suisse romande partent dans le nuage


121122-Boost-197Après Lionel Tissot qui nous dressait un portrait de la mise en oeuvre de projets sociaux et collaboratifs dans le monde de l’horlogerie suisse, c’est au tour de  Jean-Philippe Gierczak, Associé Boost (Suisse) de nous parler de « digital workplace » dans le monde des petites et moyennes entreprises en Suisse romande.

Bonjour Jean-Philippe, en premier lieu, quel impact le cloud peut-il avoir en général sur l’organisation des petites et moyennes entreprises ?

Le cloud peut permettre aux petites et moyennes entreprises de les libérer de contraintes opérationnelles et de se concentrer sur leurs activités. Confiant l’intégralité de ces tâches à des professionnels (opérations liées à la maintenance, la sécurité des données, les sauvegardes, …), ces entreprises réduisent leurs risques. Leur infrastructure est sous contrôle et la gestion des postes de travail est très simplifiée. La mise en œuvre très rapide de nouvelles solutions applicatives, une infrastructure qui s’adapte instantanément  à leur besoins leur permettent d’être extrêmement réactives face aux opportunités du marché comme à leurs contraintes.Une meilleure utilisation des fonds avec une structure de coût adaptée au plus près de l’utilisation réelle.
Enfin, les solutions Cloud constituent une réponse très efficace aux besoins de mobilité des collaborateurs ou aux besoins de partage et de collaboration des entreprises présentes dans plusieurs sites.

Y a t-il des bonnes pratiques déjà répandues ou en est-on encore à un stade plus « expérimental »

Nous voyons se dégager deux tendances :

  • Soit le passage au cloud est réalisé à l’occasion d’un nouveau besoin applicatif, et il est aujourd’hui difficile de ne pas s’intéresser aux solutions SaaS…
  • Soit à périmètre applicatif identique, l’environnement du client est rationnalisé et passé en mode cloud.

Dans tous les cas, il est important de bien communiquer auprès des employés et de les accompagner dans ces changements, même s’ils sont mineurs en termes d’utilisation. Gérer cette transition comme un vrai projet est nécessaire pour son succès.
Je qualifierais plus d’« expérimentale » la pratique qui consiste à laisser à chaque utilisateur la possibilité de répondre de façon ad-hoc à un nouveau besoin. Ces solutions s’adoptent ensuite par contagion, mais les effets dans le temps ne sont pas maitrisés et peuvent mettre en péril la sécurité des données et la productivité : tout employé devient administrateur informatique !

Quels sont les principaux facteurs de l’adoption d’une offre disponible dans le cloud ?

La richesse de l’offre applicative disponible permet d’identifier des solutions en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Le temps de mise en œuvre et l’investissement initial faibles permettent d’avoir un retour sur investissement plus rapide, qui de plus n’est pas dégradé dans le temps par des dépenses de gestion ou d’évolution de l’infrastructure.
Enfin nous retrouvons les facteurs de mobilité (accessibilité depuis tout point connecté), de disponibilité et de sécurité (gestion par des équipes expérimentées sur des infrastructures de haut niveau).

En terme de sécurité d’accès et des informations, quelles précautions faut-il prendre?

Bien que chaque profession ait ses propres pratiques, il est préférable en règle générale de ne pas laisser une législation étrangère s’imposer à ses données.
Etudier dans le détail le SLA (service level agreement) offert par le prestataire, notamment en termes de préservation et d’accès aux données bien sûr.
Pour l’accès, depuis un simple couple nom d’utilisateur/mot de passe jusqu’aux solutions de token ou OTP (One Time Password) comme dans l’eBanking, le fournisseur devrait pouvoir apporter à chacun une solution adaptée à ses contraintes.
Cette solution permet de créer des accès temporaires à des externes à un groupe restreint d’application ou de données. L’intégration de collaborateurs « occasionnels » est simplifiée ; sa productivité et sa valeur ajoutée sont augmentées.
A nouveau, il sera nécessaire de communiquer les bonnes pratiques auprès des utilisateurs, en particulier lorsqu’ils accèdent à leur environnement en déplacement.
Un avantage considérable pour les collaborateurs en mobilité, notamment au delà de nos frontières : n’avoir aucune donnée sur le poste lui-même est rassurant en cas de perte ou de vol de leur portable…
Enfin, une clause de réversibilité qui permette la récupération des données durant toute la durée du contrat mais surtout en cas de rupture est naturel, mais c’est mieux en l’écrivant.

Est-il possible de disposer d’un « poste de travail  » distant et complet en termes de besoins applicatifs?

boost-cloudOui, il est possible de disposer d’un poste qui permette de d’accéder à l’ensemble de ses applicatifs, qu’ils soient web ou client lourd.
Nous avons développé Boost Connect, qui représente une nouvelle génération de bureau virtuel : il s’agit d’une interface web qui permet à nos clients d’accéder à l’ensemble de leurs applications, et qui inclut des fonctionnalités de collaboration et de partage d’information.
Le poste de travail physique n’est plus aussi important : depuis n’importe quel terminal (pc sous windows, Mac, tablette etc), nos clients ont  accès de façon sécurisée à l’ensemble de leurs applications et données.
L’assistance à l’utilisateur n’est pas oubliée : en standard, un accès au support est disponible directement dans Boost Connect.

En résumé, c’est un poste complet qui simplifie l’accès aux applications (Single Sign On), dispose d’une interface directe avec le support, et propose fonctionnalités de réseau social d’entreprise pour favoriser les échanges et la cohésion des équipes.

Ces « postes de travail à distance » bénéficient de quel niveau de maintenance ?

Le bureau virtuel et les applications font l’objet de l’attention d’équipes expérimentées en 7×24. Les logiciels sont maintenus en configuration optimale et les données sauvegardées quotidiennement.
Ce qui permet de s’engager sur des taux de disponibilité très élevés qui atteignent les 99,9%.
Quant au poste physique, il peut être substitué en quelques secondes, par un nouveau « device ». Les clients peuvent bien sûr conserver leurs contrats de support, ou bien les alléger…

 Comment voyez- vous l’évolution du poste de travail à moyen terme ?

Un poste de travail virtualisé qui permette d’être efficace, adapté à toute situation d’utilisation et accessible quel que soit le « device ».
Cette indépendance du poste physique permet aux utilisateurs de choisir leur terminal (ou device) : qu’ils soient MS Windows ou Mac, peu importe.
Un environnement qui présente à chacun, de façon personnalisée ses propres applications/alertes/flux d’information, tâches, … liés à son métier.
Nous avons beaucoup progressé avec Boost Connect, et nombre de ces caractéristiques sont déjà implémentées… Je me demande si je ne suis pas en train de vous décrire le présent !

Utilisez-vous ce type de services pour votre société ?

Oui, très largement. Les bénéfices ont été une mobilité inégalée (une réalité pour le télétravail), une communication informelle enrichissante, toujours la dernière version des logiciels sans s’en préoccuper.
Tous y trouvent leur compte dans l’entreprise, y compris les irréductibles qui souhaitent conserver quelques données sur leur poste de travail : un service de synchronisation automatique sécurisé se charge de leurs données…

Personnellement, je n’ai aucune application sur mon mac book air, 100% à distance !

Merci Jean-Philippe pour la richesse de ce retour d’expériences !

En complément,vous trouverez sur ce blog d’autres billets à propos de la digital workplace et notamment :

Entreprise 2.0, Social business, collaboration : quel intranet demain ?

L’intranet est mort, vive la #DigitalWorkPlace !

E 2.0 : vers une culture numérique (socialization, digital workplace, gen y)

Social business et gestion de contenus : taxonomie vs folksonomie ?


maturitymodelecm3Depuis plusieurs années, les solutions de gestion de contenu ont été mises en production dans un contexte de dématérialisation et d’économie, mais parfois également de besoin de gouvernance et d’une meilleure productivité !

Récemment, à l’occasion de Lotus Sphere 2013, Femke Goedhart proposait une présentation particulièrement intéressante quant à l’histoire de l’ECM et à l’impact du social business dans les pratiques et l’organisation des contenus.

socialcontentmanagement

La mise en perspective de la pratique de la folksonomie versus ou en complément de la taxonomie ouvre de nouveaux horizons quant à la pertinence ou encore à la légitimité des contenus.

Pour en reparler !